信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)全面預(yù)算管理

許燕

摘要：建立在信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理對于整合企業(yè)預(yù)算管理所需要的信息，對合理降低企業(yè)成本有著舉足輕重的作用。文章將分析以信息化為基礎(chǔ)建立的全面預(yù)算管理所帶來的管理優(yōu)勢以及所面臨的阻礙，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；信息化；全面預(yù)算管理

一、引言

石油作為國家重要的能源性物資以及戰(zhàn)略性物資，具有極強(qiáng)的復(fù)雜性和隱秘性，使得石油開采行業(yè)成為了高投資、高風(fēng)險的行業(yè)。相比較于其他行業(yè)來說，石油開采企業(yè)投資大、資金需求總量較多，導(dǎo)致成本管理較為困難。另外，石油這種隱性的資源又具有很多不可遇見的因素，整個開采作業(yè)涉及到水、電、通訊、運(yùn)輸、消防以及環(huán)保安全等各個方面的工作，使得石油開采企業(yè)的成本管理更復(fù)雜。目前，很多國內(nèi)外優(yōu)秀的企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以信息化為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理，為企業(yè)日常成本管理提供了良好的環(huán)境。但是，由于信息技術(shù)的相對落后、管理理念的不成熟等各方面的原因，導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理還存在著一些問題有待改進(jìn)。

二、以信息化為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理的優(yōu)勢與所面臨的阻礙

（一）有利于信息處理，但預(yù)算編制的合理性尚有欠缺

以信息化為基礎(chǔ)基本解決了預(yù)算編制所需數(shù)據(jù)的收集問題，可以快速、高效的將往年的數(shù)據(jù)以及各石油開采項(xiàng)目、各個部門上報的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，減少了較大的工作量。但是，目前一些石油開采企業(yè)預(yù)算編制與企業(yè)的戰(zhàn)略性結(jié)合還有一定差距，影響了開采項(xiàng)目等工作的進(jìn)行。由于石油的特殊性，石油開采企業(yè)的預(yù)算編制不僅僅要考慮企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行情況，還需要考慮到國家宏觀政策的調(diào)控以及國際上石油開采的整體趨勢。通過綜合性的考慮來確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以此為核心進(jìn)行預(yù)算編制。此外，在預(yù)算編制方法上，由于石油開采企業(yè)涉及到的開采項(xiàng)目眾多，每年的開采項(xiàng)目受地理環(huán)境、自然氣候等各方面的不同而有所不同，采用加減預(yù)算編制的方法并不能客觀的反映企業(yè)下一年度所需經(jīng)費(fèi)的真實(shí)情況。但是，信息化基礎(chǔ)上，預(yù)算編制在通過審核之后，調(diào)整工作較為困難，涉及到很多部門工作數(shù)據(jù)、指標(biāo)的調(diào)整，給各部門員工的工作帶來一定的不便。

（二）便于預(yù)算監(jiān)控，但預(yù)算控制與調(diào)整協(xié)調(diào)性較差

信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理，在預(yù)算編制一經(jīng)確定以后，必須嚴(yán)格按照預(yù)算編制來執(zhí)行，否則將帶來很多不便。對于石油開采企業(yè)來說，信息化的全面預(yù)算管理給各地區(qū)石油項(xiàng)目開采、各部門成本控制帶來很大的便捷，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時監(jiān)控。在信息化環(huán)境下，信息是公開透明的，各項(xiàng)目的成本費(fèi)用、工程進(jìn)度，甚至各個員工的勞動量、工時等都是透明的，各個項(xiàng)目、各個部門之間也可隨時保持溝通。如果執(zhí)行過程中的某些指標(biāo)出現(xiàn)問題，會及時的彈出警告信息。但是，石油開采過程中，常常會存在著地理因素、氣候環(huán)境、機(jī)器設(shè)備、員工工作狀態(tài)等各方面不可預(yù)見的因素，不能按照預(yù)算編制進(jìn)行執(zhí)行，調(diào)整起來又很復(fù)雜，導(dǎo)致預(yù)算控制與調(diào)整之間的不協(xié)調(diào)，影響石油的開采和傳輸?shù)裙ぷ鳌?/p>

（三）預(yù)算分析和考核的數(shù)據(jù)結(jié)果更加科學(xué)，但預(yù)算考核機(jī)制的激勵性有待提高

預(yù)算考核機(jī)制是對預(yù)算執(zhí)行的分析與考評，起到發(fā)現(xiàn)、糾正并改正預(yù)算管理的不恰當(dāng)性以及激勵員工更加忠誠于企業(yè)的作用。信息化環(huán)境下，可以通過軟件來對實(shí)際結(jié)果和預(yù)算結(jié)果之間的差異進(jìn)行自動化的分析，生成分析結(jié)果。同時，在有需要的情況下還可以對個別的開采項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)分析，使得分析結(jié)果更加具有客觀性。此外，信息化背景下，員工的工作情況考核也可以通過軟件進(jìn)行快速的分析整理，按照考核指標(biāo)形成考核分析結(jié)果，為預(yù)算管理考核機(jī)制的建立打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，由于石油開采企業(yè)員工人數(shù)眾多，從基層開采工人到技術(shù)人員，再到各個層級的管理人員，與薪酬掛鉤的激勵方式并不能滿足對所有員工的管理，針對性的、多元化的懲罰與獎勵措施才是當(dāng)下全面預(yù)算管理所需要的。

（四）信息化背景下，全面預(yù)算管理人文環(huán)境薄弱

全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)的是一種全員參與的企業(yè)預(yù)算管理狀態(tài)。石油開采企業(yè)的員工人數(shù)眾多，綜合素質(zhì)分層較為明顯，實(shí)施全面預(yù)算管理的難度相對來說比較大。一方面，在實(shí)際工作中，一些基層的開采工人并不理解什么是全面預(yù)算管理，更不理解信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理與他們個人工作之間的關(guān)系，認(rèn)為這些都是管理者和財務(wù)部門的事情。事實(shí)上，在進(jìn)行預(yù)算編制時，也確實(shí)是由中高層管理者與財務(wù)相關(guān)部門為中心開展工作，缺乏全員的參與性，導(dǎo)致預(yù)算基礎(chǔ)不牢固，影響了后期預(yù)算的執(zhí)行。另一方面，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理不僅僅是技術(shù)上的變革，更是管理模式上的變革。由于信息化建設(shè)時間尚短，財務(wù)人員對于軟件的操作以及各板塊應(yīng)用擴(kuò)展的運(yùn)用還有所欠缺，由“核算型”向“管理型”的預(yù)算管理并沒有真正的實(shí)現(xiàn)，影響了整個預(yù)算管理過程的充分運(yùn)行。

三、完善信息化基礎(chǔ)上企業(yè)全面預(yù)算管理的具體措施

（一）從企業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā)，尊重“全員性”，采用合適的方式進(jìn)行預(yù)算編制

首先，注重外部數(shù)據(jù)、信息的收集與分析。以某石油開采有限公司為例，該公司響應(yīng)“十二五”規(guī)劃的號召，快速實(shí)現(xiàn)了開采、生產(chǎn)以及管理等活動的信息一體化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上所開展的外部數(shù)據(jù)、信息的收集主要從以下三方面進(jìn)行：一是國家相關(guān)政策，主要由黨建等政治工作者來完成；二是石油開采行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，主要通過分析專業(yè)性的行業(yè)報告來獲得信息；三是國際石油開采狀況，主要通過購買國際性的石油開采行業(yè)趨勢報告來實(shí)現(xiàn)信息的獲取。通過信息環(huán)境下所提供的內(nèi)部數(shù)據(jù)以及收集的外部數(shù)據(jù)來確定戰(zhàn)略目標(biāo)，作為預(yù)算編制的核心。其次，在進(jìn)行預(yù)算編制時，設(shè)立電子郵箱和公共郵箱，建立自下而上的溝通機(jī)制與自上而下的信息化反饋機(jī)制，充分聽取各項(xiàng)目、部門基層員工的聲音。因?yàn)樽罨鶎拥膯T工往往是開采、生產(chǎn)工作的具體執(zhí)行者，他們具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，最了解工作過程中各個環(huán)節(jié)所需要的步驟、機(jī)器設(shè)備，甚至是地理環(huán)境給項(xiàng)目帶來的影響等。通過聽取他們的意見，可以使得預(yù)算編制更加客觀、科學(xué)，更有利于基層員工開展工作。最后，充分、正確運(yùn)用零基預(yù)算。信息化使得零基預(yù)算變得不再那么復(fù)雜，數(shù)據(jù)的分析由軟件直接獲取，減少了繁重的工作量，并且比加減預(yù)算方法更加可靠，一些石油開采企業(yè)為了保證預(yù)算編制的合理，會選擇采用零基預(yù)算的方式進(jìn)行預(yù)算編制。

（二）制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，加強(qiáng)預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)性

通過總結(jié)多個石油開采企業(yè)預(yù)算調(diào)整的案例，從規(guī)章制度來進(jìn)行預(yù)先性的管理對于加強(qiáng)預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)性有著較好的效果。首先，根據(jù)開采、生產(chǎn)等情況，設(shè)定不同突發(fā)事件下，成本控制的應(yīng)對措施，并預(yù)留出合理的經(jīng)費(fèi)。比如，在石油合作開發(fā)項(xiàng)目中，如果發(fā)生政局動蕩，無法繼續(xù)進(jìn)行石油的開采勘探項(xiàng)目情況下，企業(yè)要預(yù)留設(shè)備、人員以及運(yùn)輸?shù)雀鞣矫娴慕?jīng)費(fèi)；在勘探出現(xiàn)錯誤的情況下，原先設(shè)定的預(yù)算經(jīng)費(fèi)如何進(jìn)行項(xiàng)目間的轉(zhuǎn)移等。其次，要有嚴(yán)格的審批制度，該措施是多數(shù)石油開采企業(yè)所采用的。審批制度不僅僅適用于調(diào)整申請時，而且還適用于上述調(diào)整預(yù)案形成時。通過專業(yè)人員的分析以及管理層的考量，嚴(yán)格的執(zhí)行審批制度。最后，對調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行總結(jié)與反饋。通過該措施的實(shí)施，可以考察先前的預(yù)案是否合理，如果不合理也可以及時的找出不合理的原因，進(jìn)一步完善預(yù)算調(diào)整的方案。循序漸進(jìn)，最終形成一套完整的基于信息化的預(yù)算調(diào)整機(jī)制，達(dá)到預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)。

（三）建立權(quán)責(zé)分明、多元化的、具有針對性的預(yù)算考核激勵機(jī)制

權(quán)責(zé)分明的預(yù)算考核激勵機(jī)制是從制度上對員工預(yù)算執(zhí)行的激勵。以某石油開采有限公司為例，該公司遵循“橫向到邊，縱向到底，層層下放”的思想來構(gòu)建預(yù)算管理的權(quán)責(zé)體系。橫向上，以各工程項(xiàng)目、各業(yè)務(wù)部門為單位，與負(fù)責(zé)人簽訂任務(wù)書，并明確負(fù)責(zé)人的責(zé)任；縱向上，各個工程項(xiàng)目、各業(yè)務(wù)部門的任務(wù)分配到各個基層員工，并在軟件中進(jìn)行錄入，便于軟件自動生成考核結(jié)果；按照級別，分別下放任務(wù)與責(zé)任。借助信息化軟件，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明的預(yù)算考核體系。此外，預(yù)算考核激勵機(jī)制要具有多元化、針對性強(qiáng)的特征。上文提到，石油開采企業(yè)員工的綜合素質(zhì)參差不齊，價值觀也存在著很大的差別?？梢越梃b華為集團(tuán)的經(jīng)驗(yàn)，在考慮預(yù)算考核的激勵機(jī)制時，對于高層的管理人員除了薪酬等物質(zhì)上的激勵機(jī)制外，主要以精神激勵為主。比如，給他們提供一個具體詳細(xì)的職業(yè)規(guī)劃并為其提供發(fā)展平臺；為他們提供出國深造的機(jī)會；擴(kuò)大其管理區(qū)域的范圍以及其職責(zé)權(quán)限等。對于石油勘探、開采等技術(shù)人員，為其營造繼續(xù)學(xué)習(xí)新技術(shù)的平臺和機(jī)會；例會公開表揚(yáng)，并作為優(yōu)秀事跡在企業(yè)內(nèi)部予以宣傳等。對于基層的員工，則主要為其提供物質(zhì)上的激勵措施。比如，提供良好的醫(yī)療環(huán)境；解決子女的教育問題、住房問題等。

（四）加強(qiáng)全面預(yù)算管理人文環(huán)境建設(shè)

信息化環(huán)境下，企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理就是為了更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的成本控制，降低企業(yè)運(yùn)營的內(nèi)耗，提高企業(yè)的經(jīng)營效益。全員參與是全面預(yù)算管理的關(guān)鍵部分，需要每一個員工參與到預(yù)算管理的整個過程中，因此就需要員工了解預(yù)算管理到底是什么，與自己的工作到底有哪些關(guān)系，自己在整個預(yù)算管理工作中的角色到底是什么。根據(jù)某大型國有企業(yè)關(guān)于員工參與預(yù)算管理情況的調(diào)查數(shù)據(jù)表明，企業(yè)內(nèi)部59.26%的員工不知道預(yù)算管理與自己的工作有什么關(guān)系，做不好又對自己的薪資影響有多大。以某石油開采企業(yè)為例，該企業(yè)以良好的企業(yè)文化為支撐，有著完善的員工培訓(xùn)制度。在對員工的培訓(xùn)過程中，企業(yè)會從員工切身利益出發(fā)，使其了解到全面預(yù)算管理對于個人和企業(yè)的重要性，信息化的全面預(yù)算管理對于其工作的影響。與此同時，也使得管理層以及相關(guān)財務(wù)部門認(rèn)識到全面預(yù)算管理中，員工的重要地位，真正的實(shí)現(xiàn)全員參與。此外，信息化建設(shè)下的全面預(yù)算管理，一方面需要提高財務(wù)人員關(guān)于信息化軟件的操作應(yīng)用水平；另一方面也要增強(qiáng)信息化建設(shè)隊(duì)伍的實(shí)力，以保證信息化系統(tǒng)能夠正常的運(yùn)行。

四、結(jié)論

信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)全面預(yù)算管理對于控制企業(yè)成本，降低企業(yè)的成本耗費(fèi)來說十分重要，不僅僅需要管理層以及相關(guān)財務(wù)人員的共同努力，還需要全體員工的共同參與，針對預(yù)算管理的整個過程進(jìn)行不斷完善，以達(dá)到健康運(yùn)行的狀態(tài)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱秋蕾.淺談集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)[J].中國總會計師，2014（06）.

[2]杜靜翌.基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)研究[J].財會通訊，2014（06）.

（作者單位：延長油田股份有限公司）