試論如何做好企業(yè)辦公室管理

譚延軍

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)經(jīng)營運作的樞紐中心，是企業(yè)溝通內(nèi)外、承上啟下、經(jīng)營決策之地，應將其管理擺在重要位置之上。文章立足于現(xiàn)代企業(yè)管理，對企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)涵、職責及其中存在的問題進行了扼要分析，并就問題提出了有針對性的加強與優(yōu)化管理措施，以消除辦公室管理中的不良現(xiàn)象，好好的服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；內(nèi)涵及職責；問題；優(yōu)化措施

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營運作中，辦公室是綜合性、全局性的管理與服務(wù)機構(gòu)，其管理效果關(guān)乎企業(yè)的運行效率和經(jīng)營成效，從側(cè)面反映了企業(yè)的運營能力和綜合實力，足見辦公室管理的重要性。面對激烈的市場競爭，企業(yè)必須積極探索加強辦公室管理的有效途徑，切實搞好辦公室管理，讓管理者更好的進行經(jīng)營決策，才能確保各項事務(wù)暢通運作，對內(nèi)外環(huán)境變化做出及時的正確反映，為企業(yè)穩(wěn)定而長期的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵及職責

辦公室管理，指的是通過企業(yè)辦公室工作人員對辦公室各項行政事務(wù)進行管理，包括領(lǐng)導活動管理、辦公接待、信息管理、危機管理及突發(fā)事件應急處理等，為經(jīng)營者提供參謀與協(xié)作，使辦公室各項事務(wù)的決策、控制、執(zhí)行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保企業(yè)穩(wěn)定運作。具有專業(yè)性、分散性、服務(wù)性、綜合性、主動性等特點，從這些特點中不難看出企業(yè)辦公室管理工作的復雜性，將辦公室管理的重要性彰顯無疑。

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室管理一直是被視為企業(yè)內(nèi)部管理工作的重點，旨在協(xié)助管理者進行經(jīng)營決策，有序執(zhí)行各項行政事務(wù)并解決過程中遇到的各種困境，保證組織戰(zhàn)略目標的有效實現(xiàn)。對于企業(yè)來說，辦公室是內(nèi)部組織的中樞系統(tǒng)，企業(yè)的一切管理事務(wù)都要圍繞著它逐步展開。辦公室管理工作涉及的內(nèi)容廣而雜，操作起來相對較為繁瑣，除了日常的公文、檔案、會議安排、信息記錄等工作內(nèi)容外，也包括業(yè)務(wù)開展、參與經(jīng)營決策、協(xié)助經(jīng)營者運作各項事務(wù)等工作。從這一點看，辦公室工作人員負責各部門的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)執(zhí)行、信息收集、協(xié)助決策及其它工作，為了搞好辦公室管理工作，需制定完善的公辦事管理制度和內(nèi)部控制制度，使辦公室管理規(guī)范化、程序化。辦公室管理作為經(jīng)營決策的必經(jīng)過程，面對激烈的市場競爭和瞬息萬變的內(nèi)外部環(huán)境，企業(yè)必須高度重視辦公室管理工作，將發(fā)展戰(zhàn)略目標落實于辦公室管理的全過程，這樣才能穩(wěn)步實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

二、目前企業(yè)辦公室管理中廣泛存在的問題

我國社會經(jīng)濟正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，較之過去，國內(nèi)企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，經(jīng)營管理受到了發(fā)達國家企業(yè)先進理念和模式的極大沖擊。對此，不少企業(yè)高舉改革創(chuàng)新大旗，雖然取得了一定成效但辦公室管理中仍然存在一些問題，如管理理念、管理制度、事務(wù)操作上的，具體如下。

第一，管理理念落后、保守。現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化，同時也強調(diào)人性化管理，員工不再受機器束縛，擁有彈性的工作時間，工作的主動性和積極性也有所提高。倘若國內(nèi)一些企業(yè)一直繼續(xù)著傳統(tǒng)管理觀念，辦公室管理定會遇到瓶頸，自身也難以發(fā)展壯大。就目前看，不少企業(yè)采用家族式、小作坊式等經(jīng)營模式，辦公室管理一直固守傳統(tǒng)思想，尚未實現(xiàn)科學化、人性化管理。

第二，管理制度不規(guī)范、不成熟、不完善。辦公室管理相當于企業(yè)形象的一面鏡子，管理成效的高低直接影響著企業(yè)形象。然而很多企業(yè)的辦公室管理制度表現(xiàn)出了不成熟、不規(guī)范、不完善的缺陷，既阻礙了辦公室工作的暢通運作，降低了工作效率，也造成了財力、物力、人力上的浪費。對此，急需一套規(guī)范、成熟、完善的辦公室管理制度，使各項行政事務(wù)有章可循。

第三，事務(wù)操作上表現(xiàn)不力。辦公室事務(wù)繁雜，執(zhí)行起來較耗時，又要求工作人員做細、做好、做精，稍有疏忽就可能造成破壞性的連鎖反應，所以常常費力不討好，很容易受到領(lǐng)導批評和同事埋怨。也正是因為這樣，辦公室人員極容易出現(xiàn)工作情緒怠倦，常常影響工作上的表現(xiàn)。面對龐雜的工作，辦公室人員在業(yè)務(wù)上都要是多面手，“一個崗位一個錠”，要求具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。但是由于培訓時間、進修機會的匱乏，辦公室人員職業(yè)能力得不到較好的發(fā)展，跟不上企業(yè)發(fā)展步調(diào)，滿足不了辦公室工作需要。加之，部分辦公室人員學習主動性差，對自身要求低，總是拖延工作，遲到早退也是常有，不可避免造成資源嚴重浪費。

三、企業(yè)辦公室管理的加強與優(yōu)化措施

企業(yè)辦公室管理對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著重大影響，為切實搞好辦公室管理工作，企業(yè)管理者必須深刻認識這一工作的內(nèi)涵和職責，將其定位在較高層次上，然互立足于企業(yè)實際情況，針對問題采取行之有效的改善措施，從而加強與優(yōu)化辦公室管理。加強與優(yōu)化企業(yè)辦公辦公室管理的措施如下。

第一，以現(xiàn)代管理理念為先導?，F(xiàn)代企業(yè)管理提倡運用科學的思想、組織、方法和手段進行有效管理，在這種思想指導下，企業(yè)辦公室管理應向精細化、流程化、協(xié)同化及效益化方向發(fā)展，這是符合行政科目劃分越來越精細和繁雜辦公室工作特點的。企業(yè)辦公室管理一直以來都是模糊化管理，管理工作的實效性、延續(xù)性得不到切實保障，而細化而量化的精細化管理有效消除了這方面弊病。所謂的精細化管理，就是按照一定邏輯性將各項行政事務(wù)進一步細分，既服從整體考量，又能控制每一環(huán)節(jié)，有效保證各項行政事務(wù)的貫徹執(zhí)行。在企業(yè)辦公室管理引入流程化理念，分解各項工作任務(wù)，改善過去的工作流程，利于提高行政管理工作效率。

第二，以成熟、規(guī)范、完善的管理制度為基礎(chǔ)。“人管人”已經(jīng)不再適用現(xiàn)代企業(yè)，用制度管理、以理服人才是科學的管理方式。所以，企業(yè)應從實際需要出發(fā)，在現(xiàn)有制度上有所完善和優(yōu)化，建立成熟、規(guī)范、完善的辦公室管理制度，充分發(fā)揮長效工作制度的積極作用。借鑒西方發(fā)達國家企業(yè)辦公室管理的成功經(jīng)營是直接有效的途徑，需要注意的是，照搬照抄是不可取的，以企業(yè)實際為基本考量。

第三，以科學合理的管理手段和模式為保障。企業(yè)辦公室管理工作就是為企業(yè)發(fā)展大局服務(wù)，其管理手段、管理模式不是一成不變的，應隨著企業(yè)發(fā)展而不斷調(diào)整，不斷推陳出現(xiàn)。從這一點看，企業(yè)在辦公室管理上應秉持開放、學習的態(tài)度，既要看到成功之處也要認清問題，總結(jié)經(jīng)驗的同時借鑒其它企業(yè)的成功模式，促進自身管理水平的不斷提升。當然，這種創(chuàng)新不是盲目的，要滿足企業(yè)辦公室管理工作實際需要，與辦公室管理制度匹合度高，符合效益性原則，能充分調(diào)動每位工作人員的積極性，這種才能為企業(yè)發(fā)展帶來新的活力。

第四，以強大的工作向心力為管理工作的有序運作“保駕護航”。企業(yè)辦公室管理工作歸根結(jié)底都是人來組織、執(zhí)行的，辦公室人員在其中擔任了重要角色，起到了不可替代的作用。企業(yè)始終堅持以人為本，對辦公室人員進行人性化管理，不將人視為一臺能說會動的工作機器，為其職業(yè)發(fā)展做長期規(guī)劃，想員工之所想、急員工之所急，盡最大努力提高員工的向心力，促進他們工作積極性的提升。此外，也可加強企業(yè)文化宣傳、思想教育工作，改善工作作風。辦公室人員工作向心力的提高，能規(guī)范員工行為、提升工作效率，使各項行政事務(wù)高效率進行，提升辦公室管理工作成效。

第五，將辦公室管理與生產(chǎn)銷售聯(lián)系起來。從整體看，辦公室管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，通過加強內(nèi)部管理為各項生產(chǎn)、銷售活動提供了良好的基礎(chǔ)保障?？梢?，辦公室管理和生產(chǎn)銷售有著密切關(guān)系，倘若將二者相結(jié)合，勢必能加強生產(chǎn)銷售與辦公室人員的溝通交流，，這是利于辦公室管理工作開展的。生產(chǎn)銷售是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，辦公室人員三分之二的工作時間都在為其服務(wù)，與銷售人員的接觸必不可少，這兩者的結(jié)合能有效減少兩邊工作人員的溝通障礙，使一切工作暢通展開，對提高辦公室管理的實效性，促進企業(yè)業(yè)績的提升都是有益的。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室管理是現(xiàn)代企業(yè)中擔任著重要角色和職責，對企業(yè)形象、運行效率和業(yè)績的提高有著巨大影響?，F(xiàn)代企業(yè)管理者要認清辦公室管理的重要性，基于實際管理需要對傳統(tǒng)進行革新，引進先進的管理理念，堅持用科學管理理念、合理的管理制度、適宜的管理手段及模式全力提升辦公室管理水平，有效消除傳統(tǒng)管理方式的弊病，促進辦公室管理工作實效性的提高，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供的內(nèi)部保障。

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（作者單位：山東濱州畜牧獸醫(yī)研究院）