信息化模式下的計算機圖書檔案管理

徐旭東

隨著信息技術在各行各業(yè)的普遍應用并發(fā)揮效能，信息化帶來的產(chǎn)業(yè)革命力量不斷膨脹，在職業(yè)學校圖書檔案管理中應用計算機等現(xiàn)代科技設施和技術手段已經(jīng)成為必然趨勢。計算機圖書檔案管理是信息化不斷滲透和發(fā)展的產(chǎn)物，也是學校圖書檔案管理模式的升級換代。那么如何發(fā)揮信息化模式下的職業(yè)類學校計算機圖書檔案管理的優(yōu)勢，促進學校圖書檔案管理再上新臺階，應是我們研究的重點。

一、職業(yè)學校傳統(tǒng)圖書檔案管理存在的問題

1.圖書檔案破損率高

職業(yè)學校傳統(tǒng)采用人工圖書檔案管理方式，在整理、搬運、組檔、編目等多道工序中，不僅需要耗費大量的人力進行搬挪、移動，而且還會因為存放的無序需要進行反復多次的檢查、調(diào)整，這都會導致紙質(zhì)圖書檔案的磨損和破壞。因此，傳統(tǒng)管理方式下，圖書檔案的破損率較高，對一些珍貴文獻造成的損失更是不可恢復。

2.圖書檔案利用率低

圖書檔案利用一直是包括職業(yè)學校在內(nèi)的絕大多數(shù)學校圖書檔案管理中的難題，由于管理能力的欠缺和利用意識的淡薄，大多數(shù)職業(yè)學校的圖書檔案管理較多采用封閉或者半封閉的管理模式，重藏輕用現(xiàn)象比比皆是，這些被收藏起的圖書檔案看似是被作為學校作為珍貴資料收藏起來，但實則一旦被堆放進檔案室就沒有了“重見天日”的機會。經(jīng)年的圖書檔案被“埋進”檔案室，不是被人遺忘就是因雜亂無章而喪失被“啟用”的價值。

二、計算機圖書檔案管理的特點

1.編目存儲便捷，節(jié)約工作時間

信息技術最典型的特點就是讓操作變得便捷，計算機在圖書檔案管理工作中的應用進一步解放了管理人員的雙手和大腦，使涉及其中的流程和操作都變得方便和快捷。摒棄了純手工操作，人力得到極大的解放，節(jié)約了大量的人力，縮短了工作時間，因此也就提高了單位時間內(nèi)的工作效率。因為計算機本身就包含強大的計算能力，因此錄入計算機系統(tǒng)的圖書檔案資料可以借助計算機強大的內(nèi)部運算，使工作難度大大降低，從而實現(xiàn)工作效率提高的同時信息安全得到保障。

2.查閱使用方便，便于資料共享

計算機圖書檔案管理是將圖書檔案以數(shù)字的方式錄入系統(tǒng)，可以保存在計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也可以上傳至云端，儲存在一個極為龐大的存儲空間內(nèi)。人們在查閱使用這些數(shù)據(jù)時，就可以利用計算機網(wǎng)絡的信息互動性和共享性進行方便快捷的查詢和使用。另外，圖書檔案資料還可以在多媒體信息平臺上進行交互共享。利用計算機將圖書檔案資料進行加工整理之后，再通過共享平臺使這些圖書檔案信息得以發(fā)揮更大的價值。

3.管理方法先進，人員素質(zhì)較高

計算機圖書檔案管理結合了人的管理智慧和計算機的技術，不管是圖書檔案資料的信息錄入，還是對信息進行的科學分類和數(shù)據(jù)分析，以及對分析過的數(shù)據(jù)進行存儲和創(chuàng)建共享平臺，都需要較為專業(yè)的知識和業(yè)務素質(zhì)，因此計算機圖書檔案管理系統(tǒng)對其管理人員的素質(zhì)要求比較高，而且需要他們根據(jù)計算機技術的發(fā)展、圖書檔案管理模式演變等不斷提升自身的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能水平。

三、信息化模式下的中職計算機圖書檔案管理的工作方法

1.設置專職管理，提升人員業(yè)務素質(zhì)

信息化模式下，不管是計算機應用技術還是數(shù)據(jù)資源管理技術，都要求對現(xiàn)代化信息技術知識和操作相當熟悉。在職業(yè)學校實行計算機圖書檔案管理是一項體現(xiàn)學校發(fā)展水平和建設水準的工作。另外，從業(yè)人員不單從上崗之日起就擁有專業(yè)的圖書檔案管理技能，還需要在工作的過程中根據(jù)實際情況進行業(yè)務培訓和學習，以便不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)。

2.引進先進管理設備，提高數(shù)字化管理水平

計算機圖書檔案管理歸根到底應用的主要設備還是計算機，這就需要在設備投入上將引進先進的管理設備作為重點。除了計算機之外，還需要必要的硬件軟件系統(tǒng)，這就需要購進或者自行開發(fā)適合本校的圖書檔案管理數(shù)據(jù)庫。在日后的養(yǎng)護過程中，還需要不斷進行優(yōu)化和升級，以實現(xiàn)最佳效能。

3.加強數(shù)據(jù)庫建設，提高資源共享效率

計算機圖書檔案管理最顯著的優(yōu)勢就是可以通過數(shù)據(jù)庫，建立資源共享中心和平臺，人們可以方便快捷地獲得自己需要的圖書檔案資料。因此，加強數(shù)據(jù)庫建設，并試圖將數(shù)據(jù)庫不斷更新和完善，是提高計算機圖書檔案管理水平的技術保障和數(shù)據(jù)分析的發(fā)揮空間。另外，要想有效提高圖書檔案的利用率，就需要不斷提高數(shù)據(jù)資源的共享效率，創(chuàng)設更加安全、便捷的方式溝通彼此的信息，謀取最大的實用效益。

職業(yè)學校的圖書檔案管理會隨著科技進步和社會發(fā)展不斷創(chuàng)新和發(fā)展。在信息化不斷滲透的現(xiàn)代社會，計算機圖書檔案管理已經(jīng)不再陌生，借助其優(yōu)勢日益成為包括職業(yè)學校在內(nèi)的各種院校圖書檔案管理的主要方式。同樣，借助這樣強勁的勢頭，職業(yè)學校圖書檔案管理水平也將得到進一步提升。

（作者單位：江蘇省淮安市高級職業(yè)技術學校）