淺析商貿(mào)企業(yè)采購成本存在問題與對策

方桂萍

摘要：現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動日益受到環(huán)境的作用和影響，采購管理活動也不例外，既受到外部宏觀環(huán)境和供應(yīng)市場的制約，也受到企業(yè)內(nèi)部部門間協(xié)調(diào)配合程度的影響。在采購的整個(gè)環(huán)節(jié)中，我們思考最多的就是怎樣降低成本，保證質(zhì)量，加強(qiáng)采購質(zhì)量管理。采購成本控制已越顯其重要，它是降低產(chǎn)品成本，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的重要方面，是刻不容緩的事情。企業(yè)要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，要面對日益激烈的市場環(huán)境，必須對采購成本控制給予足夠的重視，這樣才能幫助企業(yè)去生存、去發(fā)展、去獲取最大的利益。

關(guān)鍵詞：采購成本 問題 對策

光華公司成立于2006年5月，主要銷售脫模劑、洗模劑、硅橡膠、MBTS助劑、TBZTD促進(jìn)劑、TETD粉等；公司位于某市科技園，占面積8333平方米；公司類型是有限責(zé)任公司，是一家私企，共設(shè)置了6個(gè)下屬部門，分別為采購部、財(cái)務(wù)部、銷售部、辦公室、行政部、人事部。

公司秉持認(rèn)真細(xì)致，積極主動的工作理念，要求財(cái)務(wù)部全力控制成本問題，尤其是針對采購部的采購成本，并提出解決之道。

1 采購成本的概述

1.1 采購成本的概念。采購成本占據(jù)企業(yè)總成本的較大份額，所以對采購成本的控制是企業(yè)日常管理工作中的重要工作之一，這也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)效益的重心。所謂采購成本，系指在企業(yè)采購的過程中所發(fā)生的各種費(fèi)用，包括物料費(fèi)、裝卸費(fèi)、物流費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等相關(guān)的稅費(fèi)，此外還包括人員管理費(fèi)等可劃歸采購成本的相關(guān)費(fèi)用。其主要結(jié)構(gòu)有訂購成本、存貨成本及缺貨成本。訂購成本主要有差旅費(fèi)、電話費(fèi)等；存貨成本主要包括倉庫折舊費(fèi)和倉庫管理員工資、物料資金利息、保險(xiǎn)費(fèi)等；缺貨成本由延遲發(fā)貨損失、信譽(yù)形象損失等組成。總之，采購成本與公司的發(fā)展息息相關(guān)，控制好采購成本，在一定程度上可以幫助公司更好地發(fā)展。

1.2 計(jì)劃在采購成本控制中的重要性。俗話說：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！痹诠芾淼奈宕蠊δ苤?，計(jì)劃列為首要功能，這充分說明做任何事都要事先有計(jì)劃。何謂采購計(jì)劃？采購計(jì)劃大體指的是采購人員在采購之前根據(jù)整個(gè)市場的具體供求情況及本公司的經(jīng)營需求所做出的各項(xiàng)安排和部署。眾所周知，一個(gè)企業(yè)的總成本中，采購成本占據(jù)著比較多的份額，因此，在采購之前需要全面系統(tǒng)地考慮采購整個(gè)過程所需的成本，做好詳細(xì)的采購計(jì)劃，才能更好地控制相關(guān)的采購成本。首先要估計(jì)好物料的需要量及交貨日期，以防止增加物料中斷供應(yīng)而引起的缺料成本；其次避免庫存過多、資金積壓、空間浪費(fèi)；再次配合生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的順利達(dá)成及配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)；最后可以指導(dǎo)采購工作的進(jìn)行。

2 光華公司采購成本存在的問題

2.1 采購成本控制缺乏需求分析與計(jì)劃性。光華公司在采購之前，沒有根據(jù)現(xiàn)有庫存量、可替代庫存量等去進(jìn)行調(diào)查分析，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購部門發(fā)現(xiàn)缺材料，來不及的時(shí)候，就會另找代購公司進(jìn)行下單。有時(shí)代購公司沒能及時(shí)交貨，而公司也沒有該種材料的多余庫存，特別是進(jìn)口材料，這就容易導(dǎo)致材料短缺問題，這就無疑給公司增加了缺貨成本的負(fù)擔(dān)，對有些急需的客戶來說，就使公司喪失了銷售機(jī)會，同時(shí)也影響公司的形象。而對一般客戶來說，就使公司增加了延遲發(fā)貨的損失，因?yàn)楣九c客戶簽訂的銷售合同中都會涉及有關(guān)延遲發(fā)貨的問題。

2.2 公司不注重與供應(yīng)商的穩(wěn)定合作關(guān)系。由于公司沒有完善的規(guī)章制度，對開發(fā)好的供應(yīng)商，沒有總結(jié)、分析、維護(hù)好，所以很多產(chǎn)品都沒有穩(wěn)定的供應(yīng)商，據(jù)統(tǒng)計(jì)，合作最長久的是A公司，公司與其合作關(guān)系長達(dá)八年，是唯一一家合作相對長久的公司，其他的公司基本都是一兩年就銷聲匿跡了。這直接導(dǎo)致當(dāng)庫存不足且客戶有需求的時(shí)候，無法及時(shí)供應(yīng)。采購部對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品也沒有進(jìn)行檢驗(yàn)、評估，用后不良效果也會給公司造成影響。不注重與供應(yīng)商的穩(wěn)定合作，就很可能會導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)水平不高，成本得不到良好的控制，供應(yīng)鏈的競爭力得不到提高。

2.3 采購質(zhì)量不高。供應(yīng)商選擇的不當(dāng)也導(dǎo)致了采購物料的質(zhì)量不穩(wěn)定。由于公司采購沒有穩(wěn)定的供應(yīng)商合作，采購的物料出現(xiàn)了質(zhì)量問題，使生產(chǎn)方產(chǎn)出產(chǎn)品后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量存在問題。一般來說，采購方與供應(yīng)商彼此的工作都不是透明的，供應(yīng)商為了節(jié)約成本，會通過各種手段去降低成本，結(jié)果造成產(chǎn)品質(zhì)量存在問題，雖然這樣給采購方的價(jià)格會優(yōu)惠很多，但產(chǎn)品質(zhì)量存在問題，銷售給客戶后，得到不良反應(yīng)，反而會使公司信譽(yù)降低，甚至失去客戶。這種變動成本的損失，長遠(yuǎn)來看，對公司來說并不是一件好事情。

2.4 采購人員專業(yè)知識不足，導(dǎo)致采購量不合理。企業(yè)合理的采購，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說是最好不過的，既能夠滿足客戶對物料發(fā)出的訂單需求，又能為企業(yè)節(jié)約一定的采購成本，無論是訂購成本、存貨成本還是缺貨成本，都不用擔(dān)心給企業(yè)帶來的損失。但如果公司沒有完善的相關(guān)制度，采購又沒有足夠的專業(yè)能力，且公司采購人員沒有認(rèn)識到采購成本控制及采購存貨控制和管理的重要性，公司領(lǐng)導(dǎo)也沒有給予足夠的重視，那將會導(dǎo)致公司的訂購成本增加，這樣，采購成本得不到良好控制。（如圖1所示）

2.5 采購績效不明。公司內(nèi)部控制制度不健全，崗位責(zé)權(quán)不明晰，對采購部的管理沒有實(shí)施相關(guān)的績效評估，采購只是缺什么就采購什么，沒有做相應(yīng)的事前準(zhǔn)備，也沒有在結(jié)束一項(xiàng)工作的同時(shí)去進(jìn)行反思、評價(jià)、總結(jié)。沒有明確的績效考核制度，導(dǎo)致采購工作積極性受到影響，工作態(tài)度不端正。隨著科技的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，績效考核對一個(gè)企業(yè)的健康發(fā)展來說是必不可少的，績效考核有助于企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中保持自身的優(yōu)勢，不斷壯大發(fā)展。企業(yè)要應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的新問題與新挑戰(zhàn)，需要建立全新的與之相適應(yīng)的企業(yè)績效考核思想和體系。

3 光華公司采購成本存在問題的原因分析

3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對采購成本控制沒有足夠的意識。對于光華公司來說，導(dǎo)致采購成本缺乏控制的很大原因是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有足夠的意識，由于該企業(yè)為私人企業(yè)，公司管理人員多為家族關(guān)系，缺乏科學(xué)的管理理念。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)要不斷擴(kuò)大自己的規(guī)模，提高市場競爭力，就必須改變現(xiàn)有的家族企業(yè)的經(jīng)營模式，不能一味堅(jiān)守傳統(tǒng)的家族經(jīng)營模式。

3.2 對供應(yīng)商的管理沒有相關(guān)制度說明。公司對供應(yīng)商的管理沒有明確的制度及指定相關(guān)人員進(jìn)行日常管理維護(hù)，總覺得自己是客戶，供應(yīng)商要服務(wù)周到，而沒有合作共贏的意識。不夠重視深入了解供應(yīng)商的相關(guān)信息，只是表皮地知道供應(yīng)商生產(chǎn)什么、銷售什么、具體位置在哪里、聯(lián)系方式。建立一支合格穩(wěn)定的供應(yīng)商隊(duì)伍，能夠提高公司的服務(wù)質(zhì)量與效益，提高客戶對公司的滿意度，進(jìn)而提高公司的運(yùn)營能力，增強(qiáng)市場競爭力。由此可見，科學(xué)合理地管理供應(yīng)商，是公司必不可少的工作。提高供應(yīng)商管理效益，構(gòu)建彼此的雙贏管理模式，并在此基礎(chǔ)上建立超越買賣關(guān)系的合作，直接關(guān)系到企業(yè)的命運(yùn)。

3.3 管理環(huán)節(jié)對采購質(zhì)量不夠重視，只求利潤。公司在管理中對所采購的物料質(zhì)量沒有制定相關(guān)的監(jiān)督體系，沒有明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，沒有采取有效措施保證采購質(zhì)量，這導(dǎo)致采購人員對質(zhì)量問題的責(zé)任心不夠，這就很容易造成質(zhì)量的不合格。同時(shí)公司單純追求利潤，所以在采購過程中注重尋找廉價(jià)的物料來滿足利潤的高度。其實(shí)明確的需求及標(biāo)準(zhǔn)，完善的體系建立，更能保證采購物資的質(zhì)量、市場的開拓、競爭力的加強(qiáng)和利潤的提升。

3.4 缺乏績效考核制度。由于公司對采購部的管理工作薄弱，沒有一套完善的采購成本管理制度，使得采購部成為“無支出計(jì)劃、無正常審批手續(xù)”的狀態(tài)，公司沒有結(jié)合自身的實(shí)際狀況和市場環(huán)境來制定適合本公司的績效考核制度?？冃Э己耍軌?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營管理者提供相關(guān)的業(yè)績依據(jù)，同時(shí)能夠引導(dǎo)采購人員的各種行為符合公司的規(guī)章制度，不僅幫助企業(yè)有效地管理員工，還能提高員工自身的自覺性、積極性，及在一定程度上培養(yǎng)員工的道德觀。建立符合公司自身發(fā)展的績效考核制度，有助于正確引導(dǎo)企業(yè)的員工管理模式，幫助企業(yè)建立一支合格的采購團(tuán)隊(duì)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)大的人力資源。

4 光華公司加強(qiáng)采購成本管理的對策

4.1 編制詳細(xì)的采購預(yù)算。進(jìn)行需求分析，做出更精確的采購計(jì)劃。采用ABC分析法對物資品種進(jìn)行分類。首先選定一個(gè)合適的統(tǒng)計(jì)時(shí)期，選定時(shí)期的基本原則是比較靠近計(jì)劃期，運(yùn)行比較正常，通常是采用過去一個(gè)月或就近幾個(gè)月；其次，要及早制作ABC分析表，提前根據(jù)相關(guān)物料的單價(jià)和銷量計(jì)算銷售金額，其中要注明物料名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額和占比等信息。如表2所示，針對各部門需要的辦公用品，可以采用采購需求表來進(jìn)行登記，采購需求表可以清晰地看見需要采購什么，數(shù)量多少，什么時(shí)候采購。

4.2 與供應(yīng)商建立可靠穩(wěn)定的關(guān)系。關(guān)于供應(yīng)商的選擇，公司首先要了解供應(yīng)商，并熟悉整個(gè)相關(guān)的資源和市場情況。公司要求采購部在選擇供應(yīng)商的時(shí)候，要對供應(yīng)商的基本情況進(jìn)行調(diào)查，主要了解供應(yīng)商的名稱、地址、生產(chǎn)能力、供應(yīng)的產(chǎn)品、能提供多少、價(jià)格如何、質(zhì)量如何、運(yùn)輸進(jìn)貨條件如何等。而且對相關(guān)資源市場中各個(gè)供應(yīng)商都要有針對性地調(diào)查，從而掌握整個(gè)資源市場的基本狀況。

在對供應(yīng)初步調(diào)查的基礎(chǔ)上，利用供應(yīng)商管理記錄表中的基本情況分析供應(yīng)商的市場實(shí)力、產(chǎn)品規(guī)模和技術(shù)水平；供應(yīng)商的信譽(yù)及管理水平；所生產(chǎn)的產(chǎn)品是競爭性的還是壟斷性的；還有供應(yīng)商相對于本公司的地理位置及交通狀況等。通過對供應(yīng)商們的比較，進(jìn)行優(yōu)勝劣汰，選擇合適的供應(yīng)商。同時(shí)與供應(yīng)商建立互相信任的伙伴關(guān)系。長期的采購協(xié)議可以大大激發(fā)供應(yīng)商的合作欲望，逐漸建立互相信任的伙伴關(guān)系，才會更加傾注全力與公司保持良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏的局面。

4.3 注重采購質(zhì)量問題，建立采購質(zhì)量保證體系。①明確采購質(zhì)量目標(biāo)。質(zhì)量目標(biāo)是采購部門遵守和依從的行動指南，因此，采購物料的質(zhì)量水平直接影響到最終產(chǎn)品的質(zhì)量，影響到消費(fèi)者對產(chǎn)品的滿意度。因此建立采購部門的質(zhì)量目標(biāo)是必須的，明確的采購質(zhì)量目標(biāo)是采購管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，把握好質(zhì)量這一關(guān)，有助于提高企業(yè)的核心競爭力。②建立健全采購質(zhì)量管理制度。為了有效控制采購物資質(zhì)量，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)定倉管，要進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等各方面的嚴(yán)格檢驗(yàn)核實(shí)后，方可驗(yàn)收入庫。對已入庫的物料，要按科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的原則進(jìn)行妥善的管理，保證物料質(zhì)量的完好。對不符合質(zhì)量要求的物料及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系供應(yīng)商，認(rèn)真做好各項(xiàng)記錄工作。對采購部人員加強(qiáng)質(zhì)量教育，強(qiáng)化質(zhì)量意識，形成一種質(zhì)量教育、強(qiáng)化質(zhì)量意識的文化，在工作中把質(zhì)量教育作為采購質(zhì)量管理的“第一道工序”來抓，確保采購品質(zhì)管理工作事事有人管、人人有專職、辦事有依有據(jù)、考核有標(biāo)準(zhǔn)，使所有參與人員為保證和提高采購品質(zhì)而認(rèn)真工作。

4.4 合理采購，有效控制庫存。在激烈的市場競爭環(huán)境中，企業(yè)只有給客戶提供更高的服務(wù)水平，才能保持較強(qiáng)的競爭力。適當(dāng)?shù)牟少?，合理有效地控制庫存，才能滿足市場需求的變動，如果沒適當(dāng)?shù)纳唐穾齑?，就會發(fā)生脫銷。合理控制庫存，也有利于企業(yè)找到平衡點(diǎn)，平衡流動資金的使用。合理采購，有效控制庫存是保證企業(yè)經(jīng)營活動正常運(yùn)作的需要。為此，可制定庫存管理制度，采用ABC分類法對庫存進(jìn)行管理，進(jìn)行各類產(chǎn)品保險(xiǎn)庫存管理，也就是安全庫存，這樣不僅可能獲取現(xiàn)金折扣，而且還能降低運(yùn)輸成本，降低運(yùn)輸費(fèi)率實(shí)際上也就是降低了采購成本。良好的庫存控制制度，有助于對供需進(jìn)行調(diào)節(jié)，以保證經(jīng)營活動正常而有效地進(jìn)行，提高企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)能力及企業(yè)的整體管理水平，并獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

4.5 建立全面的績效考核機(jī)制?？冃Э己耸侵钙髽I(yè)根據(jù)自身的經(jīng)營特點(diǎn)制定系統(tǒng)的方法與要求，客觀公正地測量和考評員工在過去一段時(shí)間內(nèi)的工作行為與效果?，F(xiàn)代企業(yè)廣泛使用績效考核的辦法，企業(yè)管理者使用績效考核可以使員工高效工作，使企業(yè)正常運(yùn)作，因此績效考核直接影響企業(yè)職工的工作效率，也同樣影響采購人員。建立科學(xué)合理的績效考核機(jī)制，促使部門人員既合作又負(fù)責(zé)，通過監(jiān)督、檢查、考核，使大家可以對達(dá)到良好指標(biāo)的成績給予肯定，沒達(dá)到指標(biāo)的思考問題所在，為下一階段的工作績效改進(jìn)做好準(zhǔn)備。

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜和日益多變，采購成本控制已越顯其重要，它是降低產(chǎn)品成本，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的重要方面，是刻不容緩的事情。企業(yè)要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，要面對日益激烈的市場環(huán)境，必須對采購成本控制給予足夠的重視，這樣才能幫助企業(yè)去生存、去發(fā)展、去獲取最大的利益。

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