改進(jìn)高校會(huì)計(jì)電算化的幾點(diǎn)思考

鄭捷菲

摘 要： 會(huì)計(jì)是我國(guó)一個(gè)古老的職業(yè)，算盤(pán)是傳統(tǒng)的計(jì)算工具，電子技術(shù)的飛躍發(fā)展，使電算化成為了現(xiàn)代會(huì)計(jì)必須要掌握的職業(yè)技能。高校會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用可以最大限度地提高工作效率和管理效率，提高運(yùn)算的速度和準(zhǔn)確率，這是形勢(shì)發(fā)展的需要，也是高校對(duì)會(huì)計(jì)人員的基本要求。本文針對(duì)目前高校會(huì)計(jì)電算化發(fā)展中遇到的問(wèn)題進(jìn)行思考，找到改進(jìn)的方法和措施，為提高高校會(huì)計(jì)電算化水平提供參考。

關(guān)鍵詞： 高校；會(huì)計(jì)電算化；思考；改進(jìn)

1.高校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的缺陷

在我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用非常普及，應(yīng)該不是一個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題也沒(méi)有應(yīng)用障礙，主要缺陷是應(yīng)用的范圍、深度和廣度，以及對(duì)于電算化所需軟件的選擇和研發(fā)。[1]

1.1 高校會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用范圍狹窄 。財(cái)會(huì)人員真正地脫離算盤(pán)而進(jìn)入電算化階段的歷史并不長(zhǎng)，由手工系統(tǒng)到計(jì)算機(jī)的過(guò)度并不困難，兩者之間的簡(jiǎn)單“對(duì)接”確實(shí)提高了工作效率和準(zhǔn)確性。過(guò)去財(cái)會(huì)人員一把算盤(pán)，幾個(gè)賬本就是全部的家當(dāng)，記帳、運(yùn)算、做表、核對(duì)、報(bào)帳等繁瑣的過(guò)程的確費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且一旦抄寫(xiě)失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。

一般說(shuō)來(lái)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)是滯后的，它無(wú)法即時(shí)反映財(cái)務(wù)狀況，存儲(chǔ)和查閱相當(dāng)麻煩，有些數(shù)據(jù)出來(lái)后對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策來(lái)講已經(jīng)為時(shí)已晚。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)記憶功能，海量的會(huì)計(jì)信息可以隨時(shí)篩選和查閱，計(jì)算的數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確，可以第一時(shí)間為決策者提供參考，工作效率是手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)無(wú)法匹及的。但是，許多高校的會(huì)計(jì)電算化僅僅實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的替代作用，把手工計(jì)算的過(guò)程電算化，采用相應(yīng)的軟件模塊，從記帳憑證輸入開(kāi)始，模仿人工完成記帳、計(jì)算、報(bào)帳、形成財(cái)務(wù)報(bào)告等程序。這實(shí)際上是會(huì)計(jì)電算化最基礎(chǔ)的應(yīng)用，使得帳源、報(bào)表數(shù)據(jù)源、記帳憑證無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成，存在著人為因素的干擾，與手工記賬沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別。[2]

1.2 會(huì)計(jì)電算化所能解決的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題有限 。在我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化基本解決了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化問(wèn)題后，能夠用電算化完成管理會(huì)計(jì)職能的為數(shù)不多，把財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化有機(jī)結(jié)合的更少。比如在高校一般只有一個(gè)基本的信息收集、加工系統(tǒng)，它是以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為核心的會(huì)計(jì)系統(tǒng)，而管理會(huì)計(jì)并不會(huì)同時(shí)構(gòu)建另一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。管理會(huì)計(jì)是通過(guò)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的記帳、算帳獲得所需的數(shù)據(jù)和資料，同時(shí)也從其它渠道獲取有價(jià)值的信息，然后按需進(jìn)行管理上加工處理。從中可以看出，管理會(huì)計(jì)的信息來(lái)源主要是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基本信息系統(tǒng)，再?gòu)南嚓P(guān)資料中獲得補(bǔ)充，建立起自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。[3]但是這種借用、整合、構(gòu)建并沒(méi)有形成完整的體系，管理會(huì)計(jì)電算化的制度、規(guī)范性、可操作性都不強(qiáng)，軟件的開(kāi)發(fā)滯后，使電算化的應(yīng)用仍然集中在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上，管理會(huì)計(jì)能夠拓展的空間很大。

1.3 軟件開(kāi)發(fā)滯后于會(huì)計(jì)制度改革的步伐 。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)相當(dāng)迅速，不斷地有升級(jí)軟件出現(xiàn)，為高校財(cái)務(wù)人員的電算化提供了“軟性”武器。但是開(kāi)發(fā)商往往根據(jù)軟件使用的頻率和認(rèn)可度來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和研發(fā)，更愿意在會(huì)計(jì)軟件、使用平臺(tái)、開(kāi)發(fā)工具、使用環(huán)境等方面下功夫，而對(duì)于會(huì)計(jì)功能的拓展進(jìn)展遲緩。比如對(duì)固定資產(chǎn)折舊方法的處理與選擇、對(duì)外幣匯率的選擇、存貨計(jì)價(jià)的選擇等方面新會(huì)計(jì)制度有著明確的規(guī)定，一旦確定下來(lái)無(wú)權(quán)擅自改動(dòng)。這對(duì)于管理會(huì)計(jì)來(lái)說(shuō)是硬性規(guī)定，但是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)便沒(méi)有該項(xiàng)功能，用戶(hù)可以通過(guò)改變方法來(lái)達(dá)到某種目的，所以很難保證新會(huì)計(jì)制度的貫徹落實(shí)。

2.改進(jìn)和完善高校會(huì)計(jì)電算化的思路

2.1 整合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)資源 。高校管理信息系統(tǒng)是由自身的內(nèi)部信息和外部的信息組成的，據(jù)此來(lái)實(shí)施對(duì)高校的管理，并為學(xué)校高層實(shí)施戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。這個(gè)管理系統(tǒng)包含了電算化會(huì)計(jì)管理，它在整個(gè)系統(tǒng)中占有重要地位，所以要把它作為一個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)來(lái)開(kāi)發(fā)，并且與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)整合起來(lái)，形成一個(gè)有機(jī)的完整體系。

2.1.1會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。會(huì)計(jì)信息是高校整個(gè)財(cái)務(wù)運(yùn)作流程的真實(shí)反映，貫穿于高校招生、教學(xué)、培訓(xùn)、管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)，與管理系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)的信息緊密相連。[5]所以，在高校整個(gè)管理體系中，會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用是關(guān)鍵，要在會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)中增加決策支持系統(tǒng)、預(yù)測(cè)支持系統(tǒng)等等，把高校的財(cái)務(wù)管理與行政管理、人事管理、后勤管理等鏈接起來(lái)，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)用價(jià)值才能得到最佳體現(xiàn)。

2.1.2與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件的整合。管理會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的不足是一個(gè)普遍現(xiàn)象，這與高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)有關(guān)，也與對(duì)財(cái)務(wù)管理重視程度不夠有關(guān)，好像一個(gè)是必須的，一個(gè)處于從屬地位，這種認(rèn)識(shí)有一定的市場(chǎng)。我們要在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)出與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)平行的系統(tǒng)，資源共享，與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件整合起來(lái)，最終組成一個(gè)有機(jī)的整體體，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化由核算模式向管理模式的實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)變。

2.1.3提高會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效能。顯然，會(huì)計(jì)電算化只是高校行政管理的一部分，它與高校管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是統(tǒng)一的，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)建成后，就要及時(shí)并入高校的行政管理的系統(tǒng)中。[5]這樣既有益于高校進(jìn)行全面的行政管理，又豐富了會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容，既提高了行政管理的效率，降低管理成本，又強(qiáng)化了會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效能。

2.2 實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的智能化管理 。實(shí)現(xiàn)智能化管理，就是要借助會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，把電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與現(xiàn)代財(cái)務(wù)審計(jì)工作結(jié)合起來(lái)，這就需要會(huì)計(jì)軟件融入審計(jì)工作的職能要求。會(huì)計(jì)電算化就是要最大限度地消除人為因素的影響，所有的原始憑證、記帳憑證帳簿、報(bào)表都要完整地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上，后續(xù)的帳務(wù)處理都在機(jī)器的程序化操作下自動(dòng)完成，來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)的、其它部門(mén)的、財(cái)務(wù)內(nèi)部的人為因素基本消除，給審計(jì)工作掃清了障礙。[6]這就需要改進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的功能，首先是會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)，憑證、總帳、報(bào)表之間應(yīng)該具有雙向查詢(xún)功能；其次，該軟件要擁有多種會(huì)計(jì)核算方法以及處理程序，為審計(jì)人員多方式、多角度地開(kāi)展審計(jì)工作提供可能。

2.3高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化軟件的選擇 。打仗必須要有好的武器和裝備才能打勝仗，這種“裝備”也有優(yōu)劣之分。目前我國(guó)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件良莠不齊，Microsoft的Excel、Lotusl-2-3等軟件有著良好的口碑，有的軟件卻是問(wèn)題多多，有必要改進(jìn)會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的規(guī)范化，使財(cái)務(wù)軟件在合法合規(guī)的條件 下運(yùn)行。選擇那些嚴(yán)格遵循公認(rèn)的會(huì)計(jì)原則和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的軟件，應(yīng)該具有一定的通用性和專(zhuān)業(yè)性，能夠與其他的管理軟件進(jìn)行無(wú)縫連接；軟件的界面要通俗易懂、流暢耐用、可操作性強(qiáng)，使一般的財(cái)會(huì)人員能夠很快上手操作，利于會(huì)計(jì)電算化的推廣；比如“自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證生成模塊”，就是設(shè)計(jì)人員根據(jù)收、付、轉(zhuǎn)和匯總記帳憑證的格式，事先設(shè)置好摘要欄、借貸方科目、金額欄（借或貸）以及金額的計(jì)算方法，其結(jié)果完全自動(dòng)生成。[7]會(huì)計(jì)人員很容易操作，而且可以保證會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)源的真實(shí)可靠以及計(jì)算的準(zhǔn)確性。

綜述

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題不僅如此，需要改進(jìn)的地方很多，關(guān)鍵是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的結(jié)合、與行政管理系統(tǒng)的整合以及在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用基礎(chǔ)上軟件的選擇和開(kāi)發(fā)。21世紀(jì)是以信息技術(shù)為中心的財(cái)務(wù)管理戰(zhàn)略趨勢(shì)，會(huì)計(jì)電算化是一種嶄新會(huì)計(jì)工作形式，必將在新形勢(shì)下繼續(xù)快速發(fā)展，為我國(guó)的高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。 （作者單位：錫林郭勒職業(yè)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1] 隋健.會(huì)計(jì)電算化在學(xué)校財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用研究[D].東北師范大學(xué)，2012.

[2] 尚國(guó)福.會(huì)計(jì)電算化要與時(shí)俱進(jìn)[J].考試周刊，2011（44）4.

[3] 劉靜君.淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)電算化[J].會(huì)計(jì)師，2011（07）-5.

[4] 秦麗艷淺談會(huì)計(jì)電算化與應(yīng)用[J].China's Foreign Trade，2011（12）-6 .

[5] 張梁.淺議會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制[J].山西財(cái)稅，2011（08）-9.

[6] 鄧金容.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度探討[J].中外企業(yè)家，2011（15）-10.

[7] 張春云 蔣敏如.關(guān)于高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2006（03）.