企業(yè)檔案社會(huì)化管理任重道遠(yuǎn)

陳昕燕

摘 要：隨著改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷深入以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)檔案管理工作逐漸被引入社會(huì)化管理模式，雖然歷經(jīng)十幾年的發(fā)展仍得不到普及、發(fā)展遲緩滯后，本文就其進(jìn)展緩慢地原因進(jìn)行分析并試圖尋找使其飛躍發(fā)展的突破口，提出一些對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；社會(huì)化；管理模式；檔案管理

企業(yè)檔案社會(huì)化管理早已不是一個(gè)新穎的課題，改革開(kāi)放以來(lái)，民營(yíng)企業(yè)如雨后春筍般成長(zhǎng)，國(guó)有企業(yè)也隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，因此形成了種類(lèi)多樣的企業(yè)檔案。而在效益優(yōu)先的全球化大環(huán)境下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式管理滯后、缺乏自主性、運(yùn)行機(jī)制單一等問(wèn)題日益凸顯。

國(guó)家檔案局在《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》（修改稿）中提出“培育和發(fā)展檔案中介機(jī)構(gòu)，做好檔案咨詢(xún)服務(wù)工作”，這是國(guó)家開(kāi)始從國(guó)家政策的高度關(guān)注檔案中介和咨詢(xún)服務(wù)事業(yè)發(fā)展的開(kāi)始。2006年2月，國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家發(fā)改委以及全國(guó)工商聯(lián)共同制定了《關(guān)于促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見(jiàn)》，期中有一條提到：“各地檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，拓寬服務(wù)渠道，突出服務(wù)主題；逐步建立適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作特點(diǎn)的社會(huì)化服務(wù)體系，滿(mǎn)足民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案工作的需求?！?/p>

然而從1993年上海成立上海檔案咨詢(xún)中心到1998年深圳成立了國(guó)家首個(gè)檔案寄存中心作為檔案社會(huì)化的起源，直到今天企業(yè)檔案社會(huì)化管理已歷經(jīng)二十幾個(gè)年頭卻仍得不到廣泛地普及、發(fā)展遲緩，這其中的原因究竟何在？突破口又在哪里？

原因何在？

首先，理論優(yōu)點(diǎn)缺乏實(shí)際論證。企業(yè)檔案社會(huì)化管理之所以受到了業(yè)內(nèi)外專(zhuān)家學(xué)者的熱烈討論，是因?yàn)樵诶碚撋显摲N管理模式采取集中資源的方式，將檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入降到最低，并且由專(zhuān)業(yè)的檔案外包機(jī)構(gòu)為企業(yè)提供有效檔案信息和專(zhuān)業(yè)檔案服務(wù)，是提高企業(yè)整體運(yùn)行效率、創(chuàng)造更高效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效管理方式。但是，多年以來(lái)這種成本計(jì)算還是只停留在理論層面，關(guān)于企業(yè)自己設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)和企業(yè)檔案外包的成本到底哪一種管理方式支出較少始終沒(méi)有實(shí)際論證過(guò)，也沒(méi)有具體數(shù)據(jù)去支撐這個(gè)理論在實(shí)際企業(yè)運(yùn)行中的可行性。從而導(dǎo)致許多企業(yè)不敢輕易嘗試這種方式，因?yàn)闆](méi)有明確地政策保護(hù)條例很多中小型企業(yè)也沒(méi)有能力去承擔(dān)這種方式帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，所以導(dǎo)致雖然想法已提出多年，但仍得不到推廣的現(xiàn)象存在。

其次，企業(yè)檔案社會(huì)化意識(shí)難以普及。從企業(yè)自身來(lái)講，企業(yè)類(lèi)型多樣，中小型企業(yè)流動(dòng)性較大，企業(yè)檔案存在較多的不確定性，企業(yè)管理人員根本不存在社會(huì)化管理意識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部本身就難以推行這種檔案管理模式。另一方面，大部分省市檔案主管部門(mén)并沒(méi)有著手成立此類(lèi)外包機(jī)構(gòu)，而社會(huì)人士也看不到檔案外包機(jī)構(gòu)未來(lái)良好的發(fā)展前景，所以檔案外包服務(wù)即檔案社會(huì)化管理遲遲得不到較大的發(fā)展。

再次，檔案中介組織不成熟。目前只有北京、深圳、上海等國(guó)內(nèi)一線(xiàn)城市出現(xiàn)了檔案事務(wù)所、檔案寄存服務(wù)中心和檔案科技信息服務(wù)公司等檔案中介機(jī)構(gòu)，二三線(xiàn)城市數(shù)量較少、規(guī)模較小，有些二三線(xiàn)城市甚至根本沒(méi)有。已存在的檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)內(nèi)容和項(xiàng)目單一、整體流程還有待完善和提高，相比于歐美發(fā)達(dá)國(guó)家可以提供各種形式的檔案業(yè)務(wù)咨詢(xún)服務(wù)和溝通聯(lián)系等方面發(fā)揮著調(diào)節(jié)器和加速器功能的相當(dāng)成熟的檔案中介機(jī)構(gòu)存在著很大的差距。也是導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案社會(huì)化服務(wù)程度較低的重要原因之一。

最后，政府支持力度不明確。目前檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展現(xiàn)狀是管理落后、服務(wù)水平差，檔案協(xié)會(huì)數(shù)量不如，水平也不到位，行業(yè)自律更是紙上談兵。我國(guó)目前只有深圳一家檔案協(xié)會(huì)，地方檔案中介機(jī)構(gòu)更是跟不上時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案的社會(huì)化管理遠(yuǎn)不成熟。實(shí)行檔案社會(huì)化管理的過(guò)程中，如果政府能夠明確界定檔案管理的中介機(jī)構(gòu)應(yīng)該做什么、如何去做以及如何對(duì)其進(jìn)行工作評(píng)價(jià)，真正建立起職責(zé)明確、程序分明、互相制約的工作運(yùn)行機(jī)制，企業(yè)檔案的社會(huì)化管理進(jìn)程也會(huì)相應(yīng)得到飛躍式的發(fā)展。

突破口何在？

企業(yè)檔案管理社會(huì)化最早是歐美企業(yè)為節(jié)約公司經(jīng)營(yíng)管理成本而將其檔案板塊交給社會(huì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，并且已經(jīng)取得了顯著的成果。在世界全球化的今天，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展、社會(huì)分工的日益細(xì)化，這種新型管理模式必將成為趨勢(shì)，只要我們找準(zhǔn)突破口各個(gè)擊破也會(huì)在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制下取得成功。

政府主導(dǎo)，規(guī)范行業(yè)。要想讓企業(yè)的社會(huì)化管理成為一種行業(yè)風(fēng)氣肯定離不開(kāi)政府的主導(dǎo)。政府應(yīng)營(yíng)造一個(gè)政府為主企業(yè)參與的企業(yè)檔案管理改革氛圍，成立改革協(xié)調(diào)小組，制定符合實(shí)際的改革計(jì)劃、政策法規(guī)等配套制度，必須保證檔案社會(huì)化管理不能給企業(yè)增加負(fù)擔(dān)，在前期可以采取利益補(bǔ)償機(jī)制或獎(jiǎng)勵(lì)措施，以調(diào)動(dòng)企業(yè)參與的積極性。同時(shí)引導(dǎo)成立行業(yè)協(xié)會(huì)并規(guī)范其發(fā)展，然后由協(xié)會(huì)指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行計(jì)劃有序的檔案移交管理工作，也要適當(dāng)放權(quán)給協(xié)會(huì)使其具備管理能力并成為規(guī)范社會(huì)化服務(wù)市場(chǎng)環(huán)境的主力軍。

科學(xué)論證，打造試點(diǎn)。前文中提到，企業(yè)檔案社會(huì)化管理可以給企業(yè)帶來(lái)成本減少、效益提高等價(jià)值目前僅僅停留在理論層面，并未得到實(shí)際的論證，導(dǎo)致大部分企業(yè)不敢輕易嘗試。這就要求我們真正用數(shù)據(jù)去論證企業(yè)檔案外包服務(wù)可以給企業(yè)帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，用數(shù)字去量化這些效益以此給企業(yè)最直觀(guān)、最具說(shuō)服力的沖擊。

健全法制，營(yíng)造環(huán)境。法律作為企業(yè)檔案社會(huì)化管理制度的基礎(chǔ)不可或缺，良好的行業(yè)環(huán)境需要健全合理的法律去維護(hù)。在產(chǎn)權(quán)關(guān)系的基礎(chǔ)上，要通過(guò)法律制度的形式明確檔案社會(huì)化管理涉及到的各種關(guān)系，規(guī)定參與主體的權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)，建立企業(yè)檔案社會(huì)化管理的基礎(chǔ)制度。只有建立了與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)匹配的法律環(huán)境，才能有效解決企業(yè)的后顧之憂(yōu)，讓社會(huì)化管理發(fā)揮出應(yīng)有的效益，使社會(huì)化管理模式得以真正實(shí)現(xiàn)。

信用監(jiān)管，保證安全。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)作為市場(chǎng)的主體最關(guān)心自己的權(quán)益能否得到保障，這也是他們是否愿意將自己的檔案工作推向社會(huì)化管理的決定性因素。因此，提高承包方的安全管理意識(shí)、嚴(yán)格出入制度、邀請(qǐng)企業(yè)參與保密審查，確保檔案信息與實(shí)體安全亟待加強(qiáng)，加強(qiáng)信用建設(shè)、嚴(yán)格監(jiān)管，保證每個(gè)參與者都能走在正確地軌道上顯得至關(guān)重要，沒(méi)有了信用平臺(tái)任何關(guān)于企業(yè)檔案社會(huì)化管理的設(shè)想都只是空中樓閣。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的重要來(lái)源，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策制定重要的依據(jù)和參考資料。在經(jīng)濟(jì)全球化和世界一體化的國(guó)際格局下，企業(yè)面臨來(lái)自國(guó)際、國(guó)內(nèi)的多重壓力，要求企業(yè)有效地運(yùn)用其核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率提出了更高的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理模式在社會(huì)化進(jìn)程中必將被沖破而走向新的發(fā)展，亟需一種成熟且有效的社會(huì)化管理模式，為企業(yè)向社會(huì)貢獻(xiàn)更多的社會(huì)財(cái)富發(fā)揮重要作用。

當(dāng)前，社會(huì)化這一概念被廣泛熟知，企業(yè)也被要求提供社會(huì)化分工和服務(wù)，社會(huì)化儼然成為現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)重要標(biāo)志。社會(huì)化一詞也被引入檔案學(xué)界，人事檔案社會(huì)化、檔案服務(wù)的社會(huì)化都是常見(jiàn)的檔案社會(huì)化方式。然而，我國(guó)檔案社會(huì)化程度較低，特別是企業(yè)檔案社會(huì)化還存在著諸多問(wèn)題，例如檔案社會(huì)化服務(wù)方式可否一刀切地推向市場(chǎng)；是否把社會(huì)資本引入市場(chǎng)；國(guó)有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)能否采取一樣的模式進(jìn)行社會(huì)化等等問(wèn)題都需要我們?cè)诮窈蟮膶W(xué)習(xí)中加強(qiáng)研究，使檔案工作不斷適應(yīng)全新的環(huán)境，不管提升檔案管理部門(mén)的工作效率。（作者單位：山東大學(xué)歷史文化學(xué)院）

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