關(guān)于提高辦公室工作效率的若干思考

孫多君

摘 要： 辦公室是一個企業(yè)聯(lián)結(jié)上層和下屬的關(guān)系和紐帶。所以辦公室工作效率的高低影響著企業(yè)的文化建設和風氣好壞，也影響到企業(yè)未來的經(jīng)濟效益，對于電力公司而言同樣如此。本文通過對電力公司的辦公室工作效率現(xiàn)狀進行仔細分析，找出其中存在的問題，提出有效解決措施，有效提高辦公室工作效率，適當?shù)膶⑵髽I(yè)、領(lǐng)導和員工聯(lián)結(jié)起來，最終促進企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)共贏。

關(guān)鍵詞： 辦公室；工作效率；提高；思考；電力公司

現(xiàn)如今，科學技術(shù)不斷發(fā)展，人們 的生活水平不斷提高。辦公室負責公司政務文秘、檔案管理、服務招待、后勤保障等多項工作，包括各個方面。所以需要有關(guān)員工及領(lǐng)導從自身做起，立足本職工作，提高個人素質(zhì)，創(chuàng)新服務理念，有效提高辦公室工作效率，最終促進企業(yè)的未來經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)優(yōu)秀文化的傳承。辦公室工作沒有最好，只有更好。所以在公司發(fā)展過程中，在新形式嚴格要求下，員工應該根據(jù)公司需求，與時俱進，不斷發(fā)展自我，提高工作能力和工作效率，最終促進公司的發(fā)展。

一、公司辦公室工作效率的現(xiàn)狀

（一）管理制度方面較不完善

有些電力公司在工作效率方面的管理制度不完善，監(jiān)督力度不到位。公司在管理制度的制定上有些缺少科學性和實際操作性，不能從根本上監(jiān)督和管理員工的工作效率。比如說很多公司制定了8小時工作時間，在8小時之內(nèi)有明確的規(guī)定以及獎懲制度，而8小時之外的制度就不是很嚴格，導致辦公室工作效率的降低。[1]很多公司在加班的獎勵制度上沒有很明確及完善的規(guī)定，這對于員工是不民主的，在一定程度上就影響到員工的工作興趣和熱情，降低工作效率，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

（二）公司員工職業(yè)素養(yǎng)相比較低

電力公司的員工人員職業(yè)素養(yǎng)也有待提高。在一個工作單位上要想成為一名優(yōu)秀的員工，應該時刻保持一顆積極上進的心，創(chuàng)新服務理念，將企業(yè)視為自己的家一般，一切為了顧客，一切為了企業(yè)未來的經(jīng)濟發(fā)展，努力工作，精益求精。但是有些員工的職業(yè)素養(yǎng)還有待提高，有些人在公司規(guī)定的工作時間內(nèi)沒有積極主動克服工作困難，而是上網(wǎng)、購物、聊天或者打私人電話等等。如果沒有上層領(lǐng)導的強力監(jiān)督就工作懈怠，大力降低了辦公室的工作效率，團隊力量減弱，不利于工作的進行，不利于公司的發(fā)展。

（三）提高辦公室工作效率的廣闊前景

辦公室在企業(yè)的工作中起著一個承上啟下的作用。辦公室人員不僅要接受上級的領(lǐng)導和命令，還要將命令與指示準 確傳達到下級員工單位中去。所以必須要求辦公室工作人員提高辦公室工作效率，將公司各個階層有機連接起來，有效促進工作的進行，達到最完美的要求，精益求精，一切為了企業(yè)未來的發(fā)展，同時也是為了個人綜合素質(zhì)的提高。所以電力公司如果能有效提高辦公室工作效率，改變傳統(tǒng)現(xiàn)狀，完善管理制度，加強監(jiān)督力度，并且員工的綜合素質(zhì)提高，那么企業(yè)將會持續(xù)發(fā)展，營造一種良好的工作氛圍，全公司團結(jié)起來，共同為企業(yè)打造良好的口碑。

二、根據(jù)現(xiàn)狀提出有效措施

（一）公司領(lǐng)導帶頭，加強管理監(jiān)督

對于電力公司，領(lǐng)導應該起到很好的帶頭作用，從自身做起，嚴格要求自己，立足于自己本職工作，積極主動處理工作問題。這樣不僅可以帶領(lǐng)下屬積極工作，有利于營造一種良好的工作氛圍，對于塑造全公司的良好形象也是有利的。同時領(lǐng)導在管理制度的制定上也應該高度重視，注重規(guī)則的科學性和可操作性，加強管理監(jiān)督，優(yōu)化企業(yè)績效管理制度，完善企業(yè)獎懲辦法，加強勞動紀律。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導要關(guān)心職工疾苦，幫助員工解決生活上的困難，讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷和溫暖，從而更加自覺地將精力和專注力投入到企業(yè)的發(fā)展目標上來，有利于促進辦公室工作效率的提高[2]。并且需要及時、準確地了解基層員工工作中存在的問題，然后加以改進和指導，促進員工工作的進行。通過將公司領(lǐng)導和員工緊密聯(lián)系起來，二者互相合作，互相體諒，共同為了企業(yè)的未來發(fā)展做出努力。

（二）注重員工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)提高

有效提高辦公室工作效率應該更加注重員工的綜合職業(yè)素養(yǎng)的形成。一個優(yōu)秀的團隊決定著這個企業(yè)未來的發(fā)展。所以有關(guān)企業(yè)應該有效提高員工的職業(yè)素養(yǎng)，致力于構(gòu)建一個良好的工作團體和工作氛圍，可以有效提高辦公室工作效率。同時每個員工應該樹立強大的大局意識，增強團隊力量。公司可以定期組織員工進行專業(yè)技能培訓，或者聘請高級專家來為員工進行講座演講，同時對企業(yè)員工的職業(yè)技能水平進行指導，學習更加先進和有效的工作技術(shù)和經(jīng)驗，一切為了企業(yè)的發(fā)展。同時員工也應該嚴格要求自己，心中時刻樹立團隊意識，盡量做到在上班時間努力工作，謹言慎行，盡量不做除工作以外的事情，有效提高辦公室工作效率。相信如果每個員工都能夠做好這點，那么對于員工個人、對于企業(yè)的發(fā)展都是非常有效的。

（三）適當采用世界先進的科學技術(shù)提高效率

有關(guān)企業(yè)應該在辦公室工作中適當采用世界先進的科學技術(shù)來提高辦公室工作效率。比如對于辦公室檔案管理工作來說，企業(yè)應該更多使用計算機網(wǎng)絡來代替人力勞動，通過計算機來處理各種數(shù)據(jù)和儲存檔案，避免了使用人力來進行手動處理和儲存，有效提高了工作效率，同時也避免了公司因為一些地震、火災等自然災害造成數(shù)據(jù)檔案丟失，使企業(yè)經(jīng)濟損失，實在是一舉多得。

（四）立足本職工作，超前計劃求主動

提高辦公室工作效率，有關(guān)員工應該立足本職工作，全心全意做好本職工作，自己有一桶水，才能送給別人一杯水。這就要求員工在工作中不斷學習，多讀書，學習先進的科學技術(shù)，更加充實自己，能夠做到“聽從上層領(lǐng)導，服務下層員工”，這樣才能在激烈的競爭中逐漸成長，同時有利于企業(yè)在激烈的市場競爭中屹立不倒，持續(xù)發(fā)展。還有就是員工應該在完成好自己的本職工作后，積極主動，制定超前的計劃，為了在出現(xiàn)緊急情況時能夠游刃有余，不亂手腳。主動完成更多的工作，有利于提高辦公室工作效率，最終使自己的個人能力有效提高，也促進了企業(yè)工作效率的提高。

（五）創(chuàng)新服務方式，做好辦公室協(xié)調(diào)工作

對于辦公室工作人員，他們應該創(chuàng)新 服務方式，做好辦公室工作，及時了解上級命令和指示，不僅要想領(lǐng)導之所想，而且還要將領(lǐng)導的決策更加完善和細化，有利于下層工作人員的工作進行。準確記錄，并且準確傳達給下級員工，作為上層與下級之間的紐帶，工作人員必須做好辦公室協(xié)調(diào)工作，促進企業(yè)工作的進行。對于基層工作者，辦公室工作人員要深入了解基層人員的工作情況，將工作中存在的問題及時反饋給上層領(lǐng)導，為領(lǐng)導正確決策提高信息服務，從而推動企業(yè)更好更快的發(fā)展。

三、小結(jié)

在新形勢發(fā)展要求下，電力企業(yè)要實現(xiàn)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司，就要不斷的提高發(fā)展質(zhì)效，要能夠在激烈的市場競爭力下從容不迫，持續(xù)發(fā)展，在這個過程中有效提高辦公室工作效率是非常重要的。電力企業(yè)應該針對本公司的工作現(xiàn)狀，從制定管理制度、監(jiān)督力度方面做起，完善制度，設置更加科學合理的工作制度，優(yōu)化績效獎勵機制；領(lǐng)導帶頭，加強管理監(jiān)督，幫助員工提高效率。當然辦公室工作人員要立足本職工作，時刻保持著學習的態(tài)度，不斷提高個人職業(yè)素養(yǎng)，同事之間要有“爭先”的意識，同時超前計劃求主動，有效提高應變能力。辦公室人員要做好辦公室協(xié)調(diào)工作，努力將上層領(lǐng)導與基本員工聯(lián)系起來，提高公司的執(zhí)行能力和服從能力，建設優(yōu)秀的企業(yè)文化，保證高效率的辦公室工作情況，共創(chuàng)企業(yè)美好的未來。 （作者單位：國網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連供電公司）

參考文獻：

[1] 楊柳.新形式電力企業(yè)辦公室工作探究.國網(wǎng)湖北省電力公司孝感電力公司.2014年8月

[2] 劉玉峰.關(guān)于構(gòu)建良好的企業(yè)與員工關(guān)系的思考.山西高等學校社會科學學報[J].2005年10期