試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策

周洪蔚

（山東省榮成市檔案館，山東 榮成 264300）

事業(yè)單位是我國(guó)公共社會(huì)組織中的重要組成部分，扮演著公益事業(yè)職能履行的關(guān)鍵角色。作為履行政府行政職能的補(bǔ)充機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位在檔案管理工作方面十分重視，也注重加強(qiáng)推進(jìn)檔案管理工作的改革優(yōu)化和創(chuàng)新。特別是信息化時(shí)代的到來(lái)，為傳統(tǒng)的檔案管理開創(chuàng)了新局面。大量數(shù)字化技術(shù)與檔案資料的收集、分類、規(guī)整、存儲(chǔ)、利用、保密等傳統(tǒng)工作深度結(jié)合，在提升效率、精準(zhǔn)度和便捷性上發(fā)揮了重要作用，也推進(jìn)了檔案管理模式的改革，不過(guò)在轉(zhuǎn)型之中也面臨不少困難挑戰(zhàn)，需要在今后的工作實(shí)踐當(dāng)中加以持續(xù)的改進(jìn)和優(yōu)化，促進(jìn)其協(xié)同發(fā)展。

1 實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

1.1 是提升檔案管理效能的必然選擇

事業(yè)單位因?yàn)橐凑拯h政機(jī)關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)流程去開展各項(xiàng)事務(wù)性工作，因此在日常工作中會(huì)形成大量的各類文件、公函、會(huì)議紀(jì)要、發(fā)言材料、工作匯報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等文字性材料，還有具體承接工作時(shí)的工程、項(xiàng)目資料，他們很多也是以圖表、視頻、音頻等多媒體形式儲(chǔ)存的，在年復(fù)一年的往復(fù)循環(huán)中，各類資料就會(huì)不斷地積累增多，而檔案管理程序的嚴(yán)格性和多環(huán)節(jié)特性，會(huì)導(dǎo)致工作內(nèi)容的復(fù)雜度和工作量的陡然增加，為相關(guān)工作人員帶來(lái)了巨大工作壓力。這就容易導(dǎo)致管理效率低下、工作質(zhì)量降低等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，其主要的痛點(diǎn)在于大量的數(shù)據(jù)無(wú)法通過(guò)電子系統(tǒng)進(jìn)行處理和交換，如果僅靠人工的轉(zhuǎn)換和傳輸，勢(shì)必是難以持續(xù)的。而數(shù)字化的檔案管理模式，就是針對(duì)這一問(wèn)題而生的，它依托互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)，使得各類檔案信息可以通過(guò)局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)在指定范圍內(nèi)高速傳遞。管理人員可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將各類檔案資料信息進(jìn)行智能科學(xué)的歸類，實(shí)現(xiàn)信息的高效整合，分門別類的處理檔案信息，并且借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于資料本身的關(guān)鍵要素、采集、存儲(chǔ)、使用等各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，都能快速、精準(zhǔn)和全面的記錄，及提升了管理工作效率，又確保了數(shù)據(jù)質(zhì)量的準(zhǔn)確和可靠性，顯示出了數(shù)字化檔案管理的必要性和價(jià)值優(yōu)勢(shì)。

1.2 推動(dòng)事業(yè)單位管理轉(zhuǎn)型的必然要求

檔案管理是事業(yè)單位管理體系的一部分，承擔(dān)了較多的關(guān)鍵職能，在傳統(tǒng)的管理模式下，事業(yè)單位需要調(diào)配專門的人員、設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)去落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度和要求，而且在資料內(nèi)容增多、管理半徑增大的情況下，部門人員也會(huì)相應(yīng)的增加，無(wú)異于增加了單位的管理負(fù)擔(dān)，而因?yàn)閱挝蝗藛T編制是極為有限的，所以人員不能一味地增加，那么就會(huì)產(chǎn)生人員單位的工作量增加，臨聘人員增多的情況，這不利于當(dāng)前事業(yè)單位改革的總體要求，也會(huì)拉低事業(yè)單位的管理效率，那么在這種情況下，引入了數(shù)字化管理技術(shù)后，讓檔案管理從原有的人工資源支持變?yōu)榱诵畔⒕W(wǎng)絡(luò)資源的技術(shù)支撐，大大提升了管理效能和速率，把更多的管理人員解放出來(lái)，人與信息技術(shù)和檔案管理的關(guān)系也在發(fā)生著深刻變化，管理工作人員把更多的精力放到了如何做好檔案管理的制度框架的頂層設(shè)計(jì)，開展優(yōu)化創(chuàng)新工作，從而能夠把檔案管理工作打造成為事業(yè)單位管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)桿。

2 當(dāng)下事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的總體情況

2.1 數(shù)字化管理配套軟硬件設(shè)施有所欠缺

數(shù)字化關(guān)里面模式要依托先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，目前大多數(shù)的事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了檔案管理的紙質(zhì)畫畫額電子化的雙線管理模式，不過(guò)在電子化升級(jí)中，數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用層次和硬件設(shè)備的投入引進(jìn)還有一定的差距。一些事業(yè)單位的電子管理系統(tǒng)很久未升級(jí)更新，處理效率和質(zhì)量和當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的信息傳輸能力嚴(yán)重不符。究其原因主要是很多事業(yè)單位在面對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的巨額前期投入上，有限的財(cái)力狀況顯得捉襟見肘，導(dǎo)致了很多單位在信息化管理的保障力度上顯得不足，比如當(dāng)前的5g通信，人工智能，大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)，也很少在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中得以嘗試和應(yīng)用。

2.2 檔案檢索調(diào)用方式有待創(chuàng)新優(yōu)化

就當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案資料檢索和使用的方式看，有很多還是沿用傳統(tǒng)人為方式，盡管較為可靠，能夠靈活應(yīng)對(duì)一些復(fù)雜多樣的問(wèn)題，但是整體效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)如果數(shù)據(jù)量一旦增大，人工處理也容易出現(xiàn)人為失誤，造成檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。其次，人為處理檔案資料容易造成各部門和行業(yè)之間短板標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，例如一些重要的會(huì)議資料檔案，有的單位是按照會(huì)議日期和會(huì)議規(guī)格進(jìn)行分類，而有的單位則是以會(huì)議主題為標(biāo)準(zhǔn)分類，不同單位之間在信息交流時(shí)就會(huì)產(chǎn)生一定的不便。

2.3 數(shù)字化管理制度體系有待優(yōu)化

在信息化檔案管理工作中，需要全面系統(tǒng)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行約束和指導(dǎo)，不過(guò)事業(yè)單位對(duì)于數(shù)字化條件下的檔案資料管理的認(rèn)知相對(duì)有限，在一些流程，操作要點(diǎn)，保密原則等內(nèi)容上，缺少系統(tǒng)的設(shè)計(jì)謀劃，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)和檔案管理的有機(jī)結(jié)合。尤其是在一些責(zé)任落實(shí)和工作細(xì)則上，還有很多工作要做。管理人員在具體的執(zhí)行過(guò)程中，還存在很多迷茫和疑惑之處，造成了很多檔案信息資源在效率性和質(zhì)量性上都存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，因此在日后的改進(jìn)提升道路上，要把管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和制度體系建設(shè)放到更重要的位置上。

3 提升事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理水平的主要對(duì)策

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，充實(shí)保障力量

事業(yè)單位的主管部門要把檔案管理的數(shù)字化建設(shè)放到重要議事日程上。指導(dǎo)事業(yè)單位成立專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌系統(tǒng)內(nèi)或者行業(yè)內(nèi)的檔案管理信息化工作。加大各項(xiàng)資源的投入力度，設(shè)立專項(xiàng)的資金和人才隊(duì)伍，保障轉(zhuǎn)型當(dāng)中的各項(xiàng)需求，同時(shí)做好資金用途的監(jiān)控和建設(shè)項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)，確保資金用到實(shí)處，發(fā)揮作用。領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，掌握當(dāng)前在轉(zhuǎn)型當(dāng)中存在的困難和問(wèn)題，并做好針對(duì)性的問(wèn)題解決方案設(shè)計(jì)。要重點(diǎn)圍繞數(shù)字化軟硬件設(shè)施和系統(tǒng)的更新升級(jí)，籌集和申請(qǐng)項(xiàng)目資金，必要時(shí)邀請(qǐng)專業(yè)的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，就信息系統(tǒng)的版本、功能、操作形式和管理架構(gòu)的時(shí)效性和便捷性做全面評(píng)估，對(duì)硬件設(shè)施的信息處理和傳輸能力進(jìn)行甄別，做好設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)工作，軟件系統(tǒng)的升級(jí)和更新，確保設(shè)施和系統(tǒng)在數(shù)字化管理上發(fā)揮關(guān)鍵作用。

3.2 不斷健全數(shù)字化的管理體制

要統(tǒng)籌紙質(zhì)檔案和電子化檔案資源管理，做好二者之間的管理制度相銜接和配合。數(shù)字化管理制度體系的設(shè)計(jì)也要遵循紙質(zhì)檔案資料管理中形成的制度原則，包括了質(zhì)量原則、時(shí)效原則、保密原則、分級(jí)管理原則等，這些都應(yīng)當(dāng)成為數(shù)字化管理制度中的底線性要求，同時(shí)也要充分融合數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，特別是在效率性、便捷性、智能性的體現(xiàn)上，應(yīng)當(dāng)著重在制度中加以體現(xiàn)。制度體系設(shè)計(jì)要堅(jiān)持分類指導(dǎo)、分門別類，結(jié)合檔案本身性質(zhì)的差異性，設(shè)定合理的制度要求，確保制度具有可操作性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.3 著力做好內(nèi)部檔案體系和外部數(shù)字化服務(wù)架構(gòu)的融合

事業(yè)單位需要立足檔案管理的總體服務(wù)需求，有選擇性地與外部專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行全面的對(duì)接，管理方案上要對(duì)資料的檢索功能進(jìn)行不斷的優(yōu)化，以此為前提來(lái)開展之后的檔案資源的銜接工作。在管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)置時(shí)，要結(jié)合差異化的服務(wù)對(duì)象，以當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)類型為基礎(chǔ)，著力打造各類服務(wù)平臺(tái)，以此來(lái)做好數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的分層交互和共享。數(shù)字化的檔案中心要綜合檔案資料的服務(wù)半徑來(lái)構(gòu)建適應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)架構(gòu)，通常情況下有三種類型，一類是在單位內(nèi)部局域網(wǎng)的節(jié)點(diǎn)下搭建服務(wù)于個(gè)部門檔案使用人員和檔案室管理人員的基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，一類是與地方的政府服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)相對(duì)接，服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，用于各類文件資料的存儲(chǔ)、歸類、傳遞和共享，提升黨政機(jī)關(guān)的檔案信息資源共享水平，檔案室可以依據(jù)其本身的實(shí)力水平，打造適度規(guī)模的信息化檔案服務(wù)中心，集成區(qū)塊鏈、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析的先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，服務(wù)更多的需求單位，并且也能有效的有力地推動(dòng)電子政務(wù)信息公開等工作的順利進(jìn)行。最后一類是服務(wù)于普通公眾的公共類檔案信息交流的服務(wù)平臺(tái)。它是以公眾媒體網(wǎng)絡(luò)為依托，把主動(dòng)對(duì)外公開和已發(fā)申請(qǐng)對(duì)外公開的檔案資料內(nèi)容，歸置在服務(wù)平臺(tái)上，為公眾設(shè)置可以查詢、調(diào)閱的服務(wù)模塊和窗口，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)公眾檔案信息資源價(jià)值的最大化。

3.4 做好檔案資源的精細(xì)化管理

在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的制度體系建設(shè)的同時(shí)，也要重視檔案資料的精準(zhǔn)管理，做好重要數(shù)據(jù)和資源的整合與管理，在科學(xué)的管理體系的指導(dǎo)下，針對(duì)文檔的歸檔、一體化、數(shù)字檔案資料的鑒定和資料信息保密等具體的制度要求，設(shè)定操作和執(zhí)行細(xì)則，特別是在網(wǎng)絡(luò)安全方面，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的防火墻構(gòu)建，定期對(duì)系統(tǒng)做好計(jì)算機(jī)病毒的查殺，防止一些涉密信息泄露、篡改和丟失。另一方面，要做好檔案資源的精準(zhǔn)分級(jí)管控，按照國(guó)家關(guān)于檔案管理和密級(jí)管理的法律法規(guī)要求，嚴(yán)格執(zhí)行資料信息的保密要求，分級(jí)分類開展資料管理。最后要做好信息載體質(zhì)量的提升，在電子類信息的運(yùn)行持續(xù)時(shí)間上要適當(dāng)增加，發(fā)揮數(shù)字化傳輸?shù)母髢?yōu)勢(shì)。除了對(duì)硬件設(shè)備的基本保護(hù)比如做好中央處理器的防潮、防火、降溫之外，還應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化軟件系統(tǒng)的密碼管理和權(quán)限管理的手段技術(shù)，實(shí)行崗位不相容原則，切實(shí)切斷數(shù)據(jù)被人為破壞修改的路徑，以此來(lái)提升數(shù)字檔案資料的安全性，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理在事業(yè)單位的日常運(yùn)行中起到了重要作用，有利于事業(yè)單位更有效的開展資料利用和歷史信息的檢索和查閱，而在數(shù)字化技術(shù)的不斷推行下，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化勢(shì)在必行，有關(guān)單位應(yīng)采取有效措施，有效增強(qiáng)檔案管理的信心化水平，引領(lǐng)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。