人事檔案管理在人力資源管理中的作用

李穎

摘 要：作為重要的企業(yè)人力資源管理組成部分，企業(yè)人事檔案管理中企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)中具有十分重要的作用。隨著社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，我們切切實(shí)實(shí)的步入了信息時(shí)代，在這種大背景下，人事檔案中的資料信息越來(lái)越成為寶貴的企業(yè)信息資源，在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。本文將對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理在人力資源管理的作用進(jìn)行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；人力資源管理；作用

一、人力資源管理與人事檔案管理

1.1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過(guò)科學(xué)方法的運(yùn)用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行配置、考核、規(guī)范等工作，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價(jià)值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1.2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動(dòng)中形成，主要是記錄員工個(gè)人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個(gè)人的經(jīng)歷和品行，并以個(gè)人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實(shí)體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對(duì)人事檔案的實(shí)體管理，并對(duì)人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦煤烷_(kāi)發(fā)。

1.3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進(jìn)人力資源管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，通常情況下，企業(yè)可以通過(guò)人事檔案來(lái)查找員工的具體資料，了解每個(gè)員工的情況。而人事檔案則記錄了每個(gè)員工的資料，是承載員工各項(xiàng)信息的載體，人力資源管理的各項(xiàng)活動(dòng)也是人事檔案內(nèi)容的主要來(lái)源，兩者之間是相互依賴的關(guān)系。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進(jìn)行分析。

2.1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量

企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個(gè)方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會(huì)和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過(guò)人事檔案管理工作，可以對(duì)員工的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部招聘時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。

2.2幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過(guò)人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門(mén)對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動(dòng)情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時(shí)把握企業(yè)的人才流動(dòng)情況，以為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見(jiàn)，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進(jìn)企業(yè)未來(lái)更好的發(fā)展。

2.3幫助企業(yè)更針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)

員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個(gè)員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對(duì)性。為此，通過(guò)人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個(gè)員工的教育背景、年齡等，對(duì)于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對(duì)其進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)于年齡較大的員工，對(duì)知識(shí)培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對(duì)此，企業(yè)可以對(duì)其進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

2.4促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理

企業(yè)員工來(lái)自不同的地域，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個(gè)員工的地域文化，促進(jìn)企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對(duì)員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進(jìn)行分類，相關(guān)工作人員可以對(duì)每個(gè)員工的文化特質(zhì)進(jìn)行分析，并對(duì)員工在未來(lái)工作中可能遇到的沖突問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進(jìn)行溝通合作，讓他們?cè)诠ぷ髦屑訌?qiáng)溝通，促進(jìn)員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。

2.5對(duì)員工采取有針對(duì)性的激勵(lì)手段

員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)了解每個(gè)企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)的需求。也就是說(shuō)，每個(gè)人都有自身的不同需求，不同的人對(duì)自身的需求層次也各不相同，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有通過(guò)對(duì)員工檔案資料的詳細(xì)分析，才能了解每個(gè)員工的現(xiàn)實(shí)需要，以更有針對(duì)性的采取各種激勵(lì)手段，激發(fā)員工的工作熱情。

結(jié)語(yǔ)：

人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過(guò)對(duì)檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門(mén)更好的實(shí)施人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來(lái)的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過(guò)利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理工作。（作者單位：國(guó)網(wǎng)北京市電力公司綜合服務(wù)中心）

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