芻議人事代理中檔案管理存在的問題與解決途徑

高平善

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步的深化，國(guó)有企業(yè)的分流與改轉(zhuǎn)，部分國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，國(guó)有企業(yè)職工失業(yè)后走向自謀職業(yè)道路，這些破產(chǎn)企業(yè)職工的檔案、自謀職業(yè)士兵的檔案、自謀職業(yè)技校生的檔案、部分不具備管理檔案條件的外資企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)職工的檔案，部分職工與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系的檔案，以上這些檔案大部分都在公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事代理。人事代理檔案來自不同的單位、不同部門以及曾隸屬不同人員管理，什么情況都有，檔案資料中出現(xiàn)的問題形形色色。為此，文章結(jié)合實(shí)際工作，進(jìn)行了分析與調(diào)研，同時(shí)提出了相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：人事代理 檔案管理 問題 解決途徑

中圖分類號(hào)：F240，G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：

文章編號(hào)：1004-4914（2015）05-230-02

企業(yè)職工檔案是職工一生從事職業(yè)生涯歷程真實(shí)記錄的憑證。它包括用人單位對(duì)員工的招用、定級(jí)、聘任、晉升、增資、提拔、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等等材料，這些材料完整記錄了職工一生在職業(yè)生涯鏈條上真實(shí)的歷史狀況，記載了職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等等情況。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深發(fā)展，企業(yè)破產(chǎn)后職工的檔案、少數(shù)與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系職工的檔案、退伍后自謀職業(yè)士兵的檔案、部分不具備管理檔案條件的外資企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)職工的檔案，等等，這些檔案大部分轉(zhuǎn)入了城市公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事代理部門。人事代理職工的檔案來自不同的單位、不同部門以及曾隸屬不同人員管理，什么情況都有，檔案資料中出現(xiàn)的問題形形色色。為了更好使人事代理檔案管理走上有序化、規(guī)范化管理軌道，筆者結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行探討。

一、當(dāng)前人事代理檔案管理中存在的問題

公共就業(yè)服務(wù)部門做好人事代理檔案管理工作，對(duì)記載職工職業(yè)生涯歷史的真實(shí)情況，維護(hù)職業(yè)生涯歷史的真實(shí)面目，保護(hù)職工的合法權(quán)益起著重要的作用，但是在人事代理檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)了以下問題特別突出。

1.檔案資料內(nèi)容填寫的姓名有別。一是檔案資料中出現(xiàn)多個(gè)姓名，有的是名字音相同，字不同。二是檔案招錄用表等主要資料信息填寫的姓名與身份證、戶口簿姓名登記不一致。一類是有的姓相同而名字不相同；二類是有的資料填寫的姓不同而名字相同；三類是有的資料填寫的姓與名都不同，出現(xiàn)好幾個(gè)姓名；四類是有的填寫的是音同字不同。

2.檔案登記的年齡與身份證、戶口本年齡不一致。有一部分人事代理的檔案資料登記的出生年月有好幾個(gè)不同的年、月，檔案登記的年齡有的比身份證、戶口本大，有的比身份證、戶口本小，有的登記相差1～3歲，有的相差4～8歲，大多數(shù)檔案的登記年齡比身份證、戶口本大。

3.檔案工種欄記載不清晰。一是很多檔案工種欄沒有填寫記錄所從事的工種，直接填寫成工人，有的變換了工種，檔案上卻沒有登記；二是檔案工種填寫有誤，有的干的是鑄工，卻填寫是泥水土，有的是采煤工，卻填寫了防塵工。有的從事是電焊工，卻填寫成了焊接等；三是工種年限填寫登記的不足，有的從事了8年卻只填寫了5年。

4.檔案資料有涂改現(xiàn)象。一是發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案原始資料有隨意進(jìn)行涂沫、修改現(xiàn)象；二是有的檔案涉及個(gè)人利益，隨意更改年齡，在檔案原始資料上把年齡改大，目的是早日辦理退休手續(xù)；三是隨意更改工種，在檔案原始資料上把普通工種改為特殊工種，以便達(dá)到提前退休的目的等。

5.檔案電子數(shù)據(jù)庫信息登記與檔案資料信息登記極個(gè)別存在誤差。在每月申報(bào)退休人員對(duì)電子數(shù)據(jù)庫到齡人員進(jìn)行篩選時(shí)，發(fā)現(xiàn)極個(gè)別檔案電子版檔案數(shù)據(jù)庫登記的出生年月與實(shí)際檔案資料填寫的出生年月不相符。

6.檔案資料有裝錯(cuò)現(xiàn)象。在檔案借閱登記時(shí)發(fā)現(xiàn)極個(gè)別人員的檔案資料有裝錯(cuò)的現(xiàn)象，張三的檔案資料裝進(jìn)李四的檔案袋里了。

7.少數(shù)檔案資料不夠完善。一是可能是個(gè)別企業(yè)在招用職工時(shí)，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工表等資料；二是可能個(gè)別企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級(jí)表、工資調(diào)整表等裝入檔案，以至有關(guān)資料缺失；三是可能個(gè)別企業(yè)改制后，沒有與職工簽勞動(dòng)合同，對(duì)辭退的職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動(dòng)合同》或《解除勞動(dòng)合同》資料，造成職工檔案資料欠缺；四是由于企業(yè)勞資人員不夠負(fù)責(zé)、不夠?qū)I(yè)，造成檔案資料丟失。

8.檔案內(nèi)裝資料雜亂無章沒有順序、檔案外包裝袋不統(tǒng)一。人事代理檔案，由于來自不同的單位、不同的部門，曾隸屬于不同的勞資人員管理，袋內(nèi)資料裝訂不規(guī)范、零亂、甚至沒有裝訂，資料直接零亂的堆放在檔案袋內(nèi)，排列沒有順序，沒有依據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行分類，并按時(shí)間順序的前后進(jìn)行裝訂成冊(cè)，檔案外包裝袋大小不一、樣式不一、薄厚不一。

9.庫內(nèi)檔案存放沒有完全統(tǒng)一的模式，檔案編碼沒有統(tǒng)一，類別較多。一類是整體移交的檔案按單位不同進(jìn)行編碼與存放，故而庫內(nèi)整體接收了多少家單位，就有多少種檔案編碼，就分了多少家地方進(jìn)行存放；一類是日常接收的檔案按是否代交保險(xiǎn)而分別對(duì)檔案進(jìn)行編碼并分開存放；還有一類是按是否已辦理了退休手續(xù)進(jìn)行了分別編碼并分開進(jìn)行存放；由于檔案管理崗位對(duì)檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化來要求，崗位上因人員不同，操作的方法不同，致使庫內(nèi)檔案存放沒有達(dá)到統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，在不小心情況下，提錯(cuò)放錯(cuò)檔案的情況很有可能發(fā)生，這給檔案管理者帶來了很大的麻煩，庫內(nèi)需要有嚴(yán)格的統(tǒng)一標(biāo)尺來進(jìn)行管理。

二、解決人事代理檔案管理存在問題的途徑

人事代理檔案中出現(xiàn)的這些問題，我認(rèn)為應(yīng)根據(jù)不同情況、不同的問題有針對(duì)性地加以解決，解決問題時(shí)應(yīng)遵循實(shí)事求是，有的放矢，只有這樣才能維護(hù)職工的合法權(quán)益。

1.對(duì)檔案登記的姓名與身份證、戶口本登記的姓名不相符的，要求本人到戶籍地派出所開具證明，證明必須裁清多個(gè)姓名隸屬同一身份證號(hào)碼系一人多名甚至多姓，以避免檔案的盜取或轉(zhuǎn)嫁第三人使用情況的發(fā)生。

2.對(duì)檔案記載的年齡與戶口簿、身份證年齡有差異的，應(yīng)遵照當(dāng)時(shí)招工表填寫職工的出生年月為主，以維護(hù)當(dāng)時(shí)的招工政策與制度的權(quán)威性，對(duì)于職工來說也是一個(gè)最合理的解決歷史遺留問題最好的方法。

3.對(duì)工種記載不清晰，又要求按特殊工種提前申報(bào)退休的，要求本人找原單位勞資人員出具原始工資表或其它能證實(shí)確實(shí)是特殊工種的人員，否則不予提前申報(bào)退休。

4.對(duì)于原始檔案年齡與工種有涂改的，針對(duì)實(shí)際情況，如果確實(shí)是故意涂改為了提前辦退的，要求原單位勞資人員提供原始工資表來證實(shí)是否特殊工種，年齡有涂改現(xiàn)象的要求戶口本、身份證、檔案年齡來綜合查看。情節(jié)嚴(yán)重意騙取社保金的，要追求其責(zé)任，移交有關(guān)部門追查。

5.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的電子檔案數(shù)據(jù)庫年齡與檔案實(shí)際填寫不一致的，做到要發(fā)現(xiàn)一例，更改一例，使電子版信息與檔案主要資料登記信息相符。

6.對(duì)于偶而發(fā)現(xiàn)檔案資料有錯(cuò)裝現(xiàn)象的，也要發(fā)現(xiàn)一份更正一份。

7.檔案內(nèi)對(duì)于遺漏遺失的資料，要告知本人，建議本人追找以前的原始資料與憑證，對(duì)于已不存在的破產(chǎn)企業(yè)的職工，實(shí)在無果，建議本人寫出情況說明作為申報(bào)退休時(shí)的依據(jù)。

8.對(duì)針對(duì)檔案資料的零亂，沒有裝訂的，要按時(shí)間的順序分類別裝訂成冊(cè)，對(duì)于外包裝袋大小不一的情況，人事代理后要統(tǒng)一使用同一樣本檔案袋。

9.對(duì)庫內(nèi)存放檔案要按統(tǒng)一模式，統(tǒng)一的編碼，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、完善檔案管理的建議

人事代理檔案管理要走上規(guī)范化、有序化，無論是對(duì)于保障代理人員的合法權(quán)益，還是對(duì)檔案管理工作人員來說都是非常重要的。為了檔案管理能日趨走向規(guī)范化，根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，筆者提出幾點(diǎn)建議。

1.做好人事代理檔案管理工作，必須做好以下方面的工作：（1）建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件的內(nèi)容包涵檔案的編碼、姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、身份證號(hào)碼、來源單位、代理時(shí)間、聯(lián)系電話、借閱時(shí)間、借閱原因、歸還時(shí)間、轉(zhuǎn)走時(shí)間、轉(zhuǎn)走的原因、轉(zhuǎn)走去向、是否已退、是否屬特殊工種等等。（2）建立現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公必備的設(shè)施。（3）配備至少兩名已培訓(xùn)的專業(yè)人員進(jìn)行管理。（4）建立一套完整的檔案管理制度與借取查閱檔案流程。（5）對(duì)人事代理的檔案要使用統(tǒng)一的專用檔案袋進(jìn)行包裝，檔案資料要按時(shí)間順序分類進(jìn)行裝訂成冊(cè)規(guī)范裝袋。

2.要嚴(yán)防造假檔案、涂改檔案進(jìn)入人事代理范籌。在接受整體移交檔案與日常代理檔案時(shí)，必須嚴(yán)格審核檔案資料的填寫、印章等是否有虛假、涂改現(xiàn)象，對(duì)于發(fā)現(xiàn)有虛假、涂改檔案的情況杜絕接收。

3.對(duì)于檔案管理信息的錄入要嚴(yán)格按照檔案資料填寫信息進(jìn)行輸入電腦，個(gè)別情況在備注欄標(biāo)注清楚。

4.為確保人事代理人員的合法權(quán)益，一是建議政府部門應(yīng)從立法的角度，從源頭上規(guī)定企業(yè)在建立職工檔案時(shí)，有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要求管理檔案的人事勞資人員都要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)后方能上崗，都必須事實(shí)求是記錄職工在工作、學(xué)習(xí)、生活中的真實(shí)情況，在填寫資料時(shí)要核準(zhǔn)信息，免避檔案記裁與工作實(shí)事不相符，如果有弄虛作假現(xiàn)象必須追究當(dāng)事人的責(zé)任。二是建議企業(yè)在建立職工檔案時(shí)，其內(nèi)容必須包括：（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）評(píng)定崗位技能和學(xué)歷資料；（5）政審材料；（6）參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料；（7）獎(jiǎng)勵(lì)材料；（8）處分材料；（9）招用工、勞動(dòng)合同、工種變換調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、農(nóng)轉(zhuǎn)非、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休等材料；（10）失業(yè)情況記錄；（11）再就業(yè)情況記錄；（12）其他有關(guān)材料。三是建議在企業(yè)工作的人員，無論其原身份是干部、職工或是農(nóng)民工，當(dāng)解除或終止勞動(dòng)關(guān)系后，其檔案資料都應(yīng)該裝入檔案。

5.根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫的設(shè)計(jì)，應(yīng)按組按節(jié)規(guī)范有序化存放檔案。筆者認(rèn)為所有進(jìn)行人事代理的檔案，不分單位、不分服務(wù)項(xiàng)目、不分上繳或沒有上繳保險(xiǎn)，不分退休不退休等等，統(tǒng)一按一個(gè)模式對(duì)檔案進(jìn)行編碼，不管人員如何調(diào)換，編碼的模式就一個(gè)樣，這樣有利于檔案管理時(shí)，不提錯(cuò)，不放錯(cuò)。至于哪些是退休的、哪些是沒有退休的，檔案來源是哪個(gè)單位，哪些是交保險(xiǎn)的，哪些是沒有交保險(xiǎn)的，哪些是退伍軍人的，哪些是技校生的等等這些完全可以在人事代理檔案管理系統(tǒng)軟件項(xiàng)目上編輯清楚。

6.針對(duì)整體接收的破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案，在檔案移交要要嚴(yán)格審核檢收，杜絕虛假、涂改、偽造的檔案進(jìn)入人事代理檔案管理中心，提前預(yù)防，避免給人事代理的其它事宜帶來不必要的麻煩。

7.檔案管理崗位要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序化的模式，達(dá)到崗位工作細(xì)節(jié)不會(huì)因工作人員變動(dòng)而變化。每個(gè)工作人員都能統(tǒng)一操作，不出錯(cuò)。

總之，能否做好檔案管理工作，關(guān)系到代理人員的合法權(quán)益，關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。做好檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的事情，需要上層領(lǐng)導(dǎo)的支持，全體檔案工作人員的努力，團(tuán)結(jié)一致，才能共同做好這項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 陳錦元.淺談流動(dòng)人員檔案管理工作.云南檔案，2008（11）

（作者單位：濮陽市勞動(dòng)就業(yè)處 河南濮陽 457000）

（責(zé)編：若佳）