信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新思考

楊富霞

摘 要：檔案是工作考查的第一手資料，也是決策的重要依據(jù)，隨著信息化時代的到來，檔案工作出現(xiàn)了新的轉(zhuǎn)變，在新時期檔案管理工作中要更新傳統(tǒng)觀念，做到利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理和保存，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；創(chuàng)新

檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理需要，實現(xiàn)檔案信息化管理是信息化時代下的發(fā)展趨勢。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中的問題

1. 缺乏規(guī)范的檔案管理制度

目前我國的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進(jìn)行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調(diào)整過來的。我國最近幾年，出臺了一些檔案管理的法規(guī)，法規(guī)的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如，沒有完善規(guī)范的部門立卷制度、沒有指定檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等問題，一旦出現(xiàn)問題很難得到解決。

2.檔案載體保存和安全方面的問題

由于信息化檔案管理是以計算機(jī)電子文件的形式進(jìn)行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲材料，一些情況下磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無法讀取。

3.檔案管理人員整體素質(zhì)問題

我國現(xiàn)有的檔案管理人員很難適應(yīng)不斷發(fā)展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發(fā)展的需求。很多工作人員不但學(xué)歷比較低，而且對有關(guān)方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應(yīng)不了現(xiàn)代化管理方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式，短時間內(nèi)不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。因為檔案管理員調(diào)動頻繁，常常會因操作人員在理解和使用習(xí)慣上的差異，使得目錄的內(nèi)容和界面不統(tǒng)一、不連續(xù)，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。使得管理內(nèi)容增多的情況下，管理措施沒能有利執(zhí)行，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時代大潮，使檔案管理躍上一個新臺階。

二、信息化時代背景下創(chuàng)新檔案管理工作的意義

1. 有利于改善檔案管理服務(wù)手段

我國傳統(tǒng)檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過人工進(jìn)行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時代中，這種管理模式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的節(jié)奏。在創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式中管理網(wǎng)絡(luò)化和搜索查詢是檔案管理中大的發(fā)展趨勢，能夠很好地改善檔案管理服務(wù)手段。

2.有利于增強(qiáng)檔案管理單位服務(wù)能力

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多新事物和新的管理模式出現(xiàn)在大眾視野，人們在享受新事物帶來的便利的同時還出現(xiàn)了一些新的問題，這就需要人們根據(jù)現(xiàn)狀不斷改進(jìn)管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務(wù)能力展示的平臺，而且一定程度上也對檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。因為檔案資料的利用主體越來越多，檔案管理服務(wù)模式需要不斷提高，這就要求必須丟掉傳統(tǒng)式的管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段，跟得上時代的發(fā)展節(jié)奏，利用不斷出現(xiàn)的問題創(chuàng)造新的管理模式。

三、信息時代背景下的檔案管理工作

1. 提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時購置檔案柜硬件設(shè)施，并制定統(tǒng)一的使用方法、管理、調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案在實際的管理中，實現(xiàn)制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進(jìn)行分類、整理。軟件方面，對照標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實際制定相關(guān)軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)軟件使用的精簡、優(yōu)化，實現(xiàn)信息記錄、報表等檔案資料的電子化管理。

2. 進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)的普遍運(yùn)用，傳統(tǒng)檔案文件逐漸被電子文件與數(shù)字檔案所取代，出現(xiàn)這種現(xiàn)象也是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求。檔案信息管理是通過數(shù)字化手段開發(fā)檔案中所蘊(yùn)藏的豐富信息，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅲ瑵M足社會綜合需求。數(shù)字檔案建設(shè)的基本條件和前提是將檔案信息資源數(shù)字化，如果無法實現(xiàn)數(shù)字化，那么檔案信息網(wǎng)上傳遞和檔案智能化服務(wù)就無從談起。

3. 加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)

檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設(shè)速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子檔案管理特點(diǎn)實施有針對性的防護(hù)，安全防護(hù)也需要按照“分層實施，均勻防護(hù)”原則對檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過對計算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件預(yù)防受到外界的安全威脅。同時，加強(qiáng)風(fēng)險防控，確保監(jiān)管安全，建立信息安全級別，根據(jù)信息安全、人員職責(zé)等因素，劃分電子檔案的操作權(quán)限，并積極引進(jìn)電子簽章、活體指紋識別等新技術(shù)，進(jìn)一步提高身份認(rèn)證精度，從而保證電子檔案文件的安全。

此外，還應(yīng)將檔案信息管理薄弱的單位確定為重點(diǎn)監(jiān)管對象，及時更新監(jiān)管檔案信息，實行動態(tài)管理，加強(qiáng)跟蹤檢查。

4. 提高人員素質(zhì)

檔案管理質(zhì)量的高低，很大程度上取決于管理人員的業(yè)務(wù)熟練程度和責(zé)任心，創(chuàng)新檔案管理建立在檔案管理工作人員素質(zhì)的基礎(chǔ)之上。檔案管理工作人員的高素質(zhì)是加快檔案工作發(fā)展的重要前提，也是國家全面發(fā)展的關(guān)鍵所在。首要在人員進(jìn)入崗位之前進(jìn)行嚴(yán)格的審查，錄用高素質(zhì)和高技能人才；不斷加快現(xiàn)代信息技術(shù)中具有高層次信息人員的培養(yǎng)，注重對在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，在知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷更新中，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，使其對檔案管理中的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)技術(shù)盡快掌握，讓他們能夠跟得上日益發(fā)展的業(yè)務(wù)知識，從而適應(yīng)新的崗位需求。還要引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，使得檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作跟進(jìn)。此外，應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案人員法律法規(guī)知識的培訓(xùn)，促使檔案管理人員及時了解檔案管理新法規(guī)和新動態(tài)，對檔案工作具體內(nèi)容的更新能夠在第一時間把握。

四、結(jié)語

隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時。在信息化時代下，要有突破舊觀念的決心，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開發(fā)和利用速度，使得檔案資源在信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化等方面的建設(shè)水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發(fā)展和運(yùn)行，從而使檔案信息更好地為人們服務(wù)。

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（作者單位：新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）