高校信息化保密管理系統(tǒng)探究

許莉

[摘 要]高校保密工作作為我國保密工作的重要組成部分，信息泄露很容易影響學(xué)校和社會的穩(wěn)定，而伴隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和完善，信息數(shù)據(jù)的利用率逐漸上升，信息利用效果得到了本質(zhì)的提升，如何利用信息化技術(shù)的優(yōu)越性來提升高校保密工作的準(zhǔn)確性和效率已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點。文章從高校引入信息化保密管理入手，提出了對其信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建雛形。

[關(guān)鍵詞]信息化保密管理；流程管理；長效管理

[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2015. 51. 029

1 引 言

高校保密工作是學(xué)校整體工作的重要組成部分，它對學(xué)校的安全和發(fā)展至關(guān)重要。高校保密工作涉及范圍較廣，包括科研、人才培養(yǎng)、對外交流、服務(wù)等多個方面，尚未通過專業(yè)的信息系統(tǒng)進行規(guī)范的保密管理，保密數(shù)據(jù)沒有直觀的體現(xiàn)，管理不能精細(xì)化。而隨著信息化時代的發(fā)展，高校的保密工作也需要注入新的活力，創(chuàng)新性地開展保密管理工作。將信息化引入高校的保密管理工作中，通過管理手段和信息化手段的有機結(jié)合，從職能型管控向流程型管控的模式進行轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)精細(xì)化的信息化保密管理，不僅可以提升辦理保密審查業(yè)務(wù)的效率，同時可以方便保密管理工作的閉環(huán)檢查，及時發(fā)現(xiàn)泄密隱患，降低泄密事件發(fā)生的風(fēng)險。

2 高校信息化保密管理的必要性

2. 1 傳統(tǒng)保密管理工作的弊端

第一，傳統(tǒng)的保密業(yè)務(wù)流程控制采用紙質(zhì)記錄材料完成各類審查審批、監(jiān)督和檢查，要了解二級涉密單位的保密業(yè)務(wù)工作，只能查看紙質(zhì)記錄，各部門保密業(yè)務(wù)處理流程（如介質(zhì)管理、打印審批、載體傳遞或銷毀等）到哪個節(jié)點均無法知曉，對保密業(yè)務(wù)管理工作流程無法進行追蹤、實時監(jiān)管，數(shù)據(jù)滯后，無法事前控制違規(guī)行為，只能事后追查，不夠全面。且對紙張的需求量也造成了保密工作成本的提高。

第二，不能及時更新臺賬，信息管理落后、效率不高。由于缺少統(tǒng)一的信息化管理手段，以人工處理為主，人為造成的錯誤時有發(fā)生，而且信息采集速度慢，難以匯總統(tǒng)計，各職能部門無法做到數(shù)據(jù)的同步，導(dǎo)致臺賬信息不一致，無法實現(xiàn)涉密人員、涉密設(shè)備和涉密項目的動態(tài)管理。

第三，保密管理制度的落實、執(zhí)行和監(jiān)督都依靠人來進行，工作涉及面廣、工作量大，導(dǎo)致落實不到位、執(zhí)行不力和監(jiān)督檢查難以到位的情況。

2. 2 高校信息化保密管理系統(tǒng)引入的必要性

由于各個涉密單位的保密業(yè)務(wù)需求存在差異，業(yè)務(wù)環(huán)境也千差萬別，相應(yīng)的保密信息化管理需求也各不相同。根據(jù)高校的保密工作業(yè)務(wù)特點以及高校特有的開放式環(huán)境的特征，進行個性化的定制設(shè)計，對信息化平臺模塊進行可行性研究論證，是高校保密信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。

通過信息化的建設(shè)，可以將由職能部門分割開的業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，通過保密信息化系統(tǒng)平臺的實施，實現(xiàn)對保密管理工作的實時監(jiān)督，在一定程度上也達(dá)到了軍工科研單位保密信息化管理的最終要求。

本文正是在此背景下，設(shè)計了針對高校的信息化保密管理系統(tǒng)雛形。

3 系統(tǒng)總體架構(gòu)

3. 1 功能需求

本文所設(shè)計的高校信息化保密管理系統(tǒng)功能組成如圖1所示。（本系統(tǒng)將不同的保密管理業(yè)務(wù)，如涉密人員的上崗/在崗/離崗的相關(guān)審批業(yè)務(wù)、涉密辦公自動化設(shè)備的申報/維修/報廢的相關(guān)審批業(yè)務(wù)、涉密人員因公（私）出國（境）的審批業(yè)務(wù)以及涉密項目的申報審批等業(yè)務(wù)，統(tǒng)稱為業(yè)務(wù)流程，簡稱流程。）

圖1 高校信息化保密管理系統(tǒng)功能組成

第一，流程模板定義：要求系統(tǒng)能夠?qū)ι婷芰鞒痰慕M成進行靈活配置和持久化存儲，形成流程模板，包括流程中包含的活動節(jié)點，節(jié)點的參與者或?qū)徟叩取?/p>

第二，流程實例管理：對流程模板進行實例化，驅(qū)動流程實例的運行。

3. 2 系統(tǒng)架構(gòu)

本文所設(shè)計的高校信息化管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

圖2 高校信息化管理系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用客戶機/服務(wù)器的工作模式，其中，服務(wù)端主要有兩項功能，一是負(fù)責(zé)定義保密業(yè)務(wù)工作的流程模板，將其存儲在流程模板庫中并對模板庫進行管理，二是依據(jù)流程模板對流程實例進行管理，驅(qū)動流程實例的運行；客戶端主要依據(jù)客戶相應(yīng)的權(quán)限，賦予其啟動流程實例或?qū)α鞒踢M行審批的功能。

4 模塊設(shè)計

4. 1 流程模板管理

4. 1. 1 流程節(jié)點要素結(jié)構(gòu)

一個流程模板是由一個或多個流程節(jié)點按照一定的邏輯關(guān)系構(gòu)成的一種有序結(jié)構(gòu)，其中，每個流程節(jié)點應(yīng)至少包括以下要素：

（1）行為。指本流程節(jié)點所代表的用戶行為意圖，如在涉密辦公自動化設(shè)備的申報業(yè)務(wù)流程中的申請人申報涉密辦公自動化設(shè)備的行為或涉密人員因公出國的審批流程中的涉密人員出國行為，可以認(rèn)為，行為是定義流程節(jié)點的依據(jù)。

（2）角色。指本流程節(jié)點的參與者，如在涉密辦公自動化設(shè)備申報流程中，申請人申報設(shè)備節(jié)點對應(yīng)的角色即申請人，在涉密人員因公出國審批流程里對應(yīng)涉密人員。依據(jù)角色的不同，應(yīng)當(dāng)對其在某個流程節(jié)點賦予相應(yīng)的權(quán)限，如申請權(quán)、查看權(quán)和審批權(quán)。

（3）機構(gòu)。指本流程節(jié)點的涉及的主要參與部門，如化工學(xué)院的“張三”啟動涉密人員因公出國的審批流程，那么在涉密人員因公出國流程中的最初申請節(jié)點對應(yīng)的機構(gòu)即“化工學(xué)院”，流程流轉(zhuǎn)至待保密處審批時，對應(yīng)的機構(gòu)即“保密處”，最后流至國交處時對應(yīng)的機構(gòu)即為“國交處”。一個節(jié)點可以對應(yīng)多個機構(gòu)，如機械學(xué)院和化工學(xué)院的涉密人員都可以申請涉密人員因公出國；也可以只對應(yīng)一個機構(gòu)，如無論哪個學(xué)院的涉密人員申請因公出國，最后都必須由保密處進行審批。

4. 1. 2 流程模板描述方法

在明確流程節(jié)點的要素以后，即可以對流程模板的描述方法進行定義，本文采用XML規(guī)范描述流程模板，其XML Schema如圖3所示。

圖3 流程模板描述

一個流程由至少一個節(jié)點組成，每個節(jié)點含有三個子節(jié)點，分別表示行為、角色和機構(gòu)，其中：

行為節(jié)點含有3個屬性，“Type”屬性表示行為類型，如“申請、審批、確認(rèn)”等，這里，本文暫時規(guī)定行為的類型屬性取值范圍限以上3種，實際系統(tǒng)開發(fā)部署時可以依據(jù)具體業(yè)務(wù)進行擴充；“Decription”屬性表示行為的附件描述說明，如節(jié)點行為表示某項申請，其申請的事由可以作為“Decription”屬性的值；“AddOn”屬性表示行為附件，如某項涉密材料打印流程，那么待打印的文件電子版的文件存儲路徑即可作為“AddOn”屬性的屬性值。

角色節(jié)點只有一個角色類型屬性，本文建議角色類型按照涉密單位的行政級或業(yè)務(wù)級別進行劃分，如“涉密人員、所在課題組負(fù)責(zé)人、所在單位分管保密工作領(lǐng)導(dǎo)、分管保密工作的校領(lǐng)導(dǎo)”等。

機構(gòu)節(jié)點只有一個“ID”屬性，表示機構(gòu)的代碼，機構(gòu)信息可以用數(shù)據(jù)庫進行存儲，在解析流程定義模板時，查詢相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫即可獲取節(jié)點的機構(gòu)信息。機構(gòu)數(shù)據(jù)庫的表定義分別如下表所示。

數(shù)據(jù)表

列名[]數(shù)據(jù)類型[]作用

機構(gòu)ID[]VCHAR2[]描述角色唯一標(biāo)識（主鍵）

機構(gòu)名稱[]VCHAR2[]描述機構(gòu)名稱

本文約定，機構(gòu)ID為“-1”時表示該機構(gòu)可以是不被指定的任意機構(gòu)。

4. 2 流程實例管理

流程實例管理即流程的驅(qū)動與運行，其核心組件為流程引擎，用以解析流程模板文件，并依據(jù)模板控制流程實例的流轉(zhuǎn)，流程引擎的工作過程如下：

第一步，流程啟動者（客戶端）依據(jù)流程模板列表選擇一個流程，填寫流程相關(guān)信息后，啟動該流程的實例，此時客戶端向流程引擎發(fā)送流程啟動的通知。

第二步，流程引擎收到通知，將該流程的相關(guān)信息發(fā)送給下一節(jié)點對應(yīng)的客戶端，此時為以下幾兩種情況處理：一是流程模板中規(guī)定了下一節(jié)點的機構(gòu)和角色，此時流程引擎在用戶列表中查詢到該機構(gòu)的該角色，通知其進行流程行為的處理，如流程審批或確認(rèn)；二是流程模板中只規(guī)定了下一節(jié)點的角色，未規(guī)定下一階段的機構(gòu)，此時流程引擎在用戶列表中查詢流程上一步執(zhí)行者的信息，獲取其機構(gòu)，再通知該機構(gòu)中相應(yīng)的角色處理流程。

第三步，下一節(jié)點對應(yīng)的客戶端收到流程處理通知時，對流程進行相應(yīng)的處理，將處理結(jié)果返回給流程引擎，處理方式依據(jù)本節(jié)點行為的類型屬性，分以下兩種處理方式：一是行為類型為申請或確認(rèn)，則客戶端進行流程確認(rèn)操作后，流程引擎將流程發(fā)送給下一節(jié)點對應(yīng)的客戶端；二是行為類型為審批，則客戶端根據(jù)流程的附件信息或附件，做出是否通過審批的決定，并將其發(fā)送給流程引擎，流程引擎依據(jù)審批結(jié)果，若審批通過則將流程發(fā)送給下一節(jié)點的客戶端，反之，將流程回退到上一節(jié)點的客戶端，該客戶端重新處理或取消流程實例。

第四步，重復(fù)第二步和第三步，直至流程所有節(jié)點都已處理完畢。

4. 3 客戶端結(jié)構(gòu)

在本文設(shè)計的涉密辦公自動化流程管理系統(tǒng)中，核心功能全部在服務(wù)端實現(xiàn)，客戶端是作為用戶界面，是用戶和系統(tǒng)交互的直接平臺，提供用戶輸入保密業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和進行信息查詢打印的層面，并將操作種類約定為指令代碼和服務(wù)端通信即可。

4. 4 系統(tǒng)優(yōu)點

信息化保密管理系統(tǒng)能夠輔助高校完成對日常保密業(yè)務(wù)工作的管理并方便進行跟蹤查詢和追溯。本文設(shè)計的系統(tǒng)是針對高校的保密管理業(yè)務(wù)，結(jié)合高校特有的工作環(huán)境特征，對高校保密管理工作引入信息化的初步嘗試，通過將各職能部門與二級單位的業(yè)務(wù)工作相聯(lián)系，將保密管理中涉及部門、人員、流程的各種工作信息輸入信息化保密管理系統(tǒng)平臺中進行匯總，保密處進行監(jiān)督檢查，并通過信息化保密管理系統(tǒng)的平臺開展實時督促。同時，各二級單位負(fù)責(zé)人可以借由檢查的情況了解本單位的保密工作情況進展，及時進行調(diào)整，學(xué)校保密委員會負(fù)責(zé)人也可以及時了解學(xué)校保密工作的進展和出現(xiàn)的問題，把握整個保密工作的方向。

由于保密管理是分等級進行的，考慮單位的各級保密機構(gòu)，尤其是基層數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門的保密工作要求，圍繞著保密信息資源并針對基層的兼職保密員和涉密人員的信息進行需求分析和數(shù)據(jù)模塊功能設(shè)計改進是課題下一步的重點，旨在提高工作效率的同時也必須保證保密工作的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)。

5 結(jié) 論

信息化正在融入我們的工作和生活的每一個角落，保密管理也不例外，保密管理信息化悄然興起，開始了信息化保密管理的探索。信息化管理，規(guī)范流程，提高效率已經(jīng)是保密工作的大勢所趨。高校保密工作必須適應(yīng)時代發(fā)展的需要，在保障基礎(chǔ)工作有效運行的同時，具有創(chuàng)新意識，研究新的管理方法，使用新的管理系統(tǒng)，從而提高保密工作管理水平。建設(shè)信息化保密管理系統(tǒng)，將逐步改進高校保密工作的管理方式，大幅提高工作效率，也必將提升高校的保密管理水平，實現(xiàn)保密的長效管理。

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