做好檔案資料的收集與管理，提升軟實(shí)力

孫園

摘 要：檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的一面鏡子，記錄了它們發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，所以檔案資料的收集與管理對(duì)于它們下一步的發(fā)展有很重要的借鑒作用，對(duì)軟實(shí)力的提高也有不可低估的作用。本文對(duì)我們做好化工檢測(cè)報(bào)告的檔案資料的收集與管理，提高軟實(shí)力進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案資料;收集和管理;軟實(shí)力

化工檢測(cè)報(bào)告的檔案資料可以反映出一個(gè)單位歷代產(chǎn)品的質(zhì)量是否合格。通常化工檢測(cè)報(bào)告檢測(cè)的是產(chǎn)品的性能、產(chǎn)品的指標(biāo)是否合格 、產(chǎn)品的應(yīng)用領(lǐng)域、以及產(chǎn)品的酸堿性、溶解性、是否有毒、是否可燃燒、是否符合國(guó)家各項(xiàng)指標(biāo)，產(chǎn)品沒有檢測(cè)報(bào)告是不允許出廠的。每次出廠都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的記錄作為檔案的一種收集起來。收集和管理檔案資料有助于單位在發(fā)展中及時(shí)彌補(bǔ)過去的不足，改錯(cuò)和發(fā)展同時(shí)進(jìn)行提升整體的軟實(shí)力。

1 檔案資料的收集與管理的基本要點(diǎn)

1.1 在收集檔案資料時(shí)必須要確保其初始性和真實(shí)性。在收集檔案資料的過程中會(huì)遇到各種各樣的問題，比如檔案太陳舊有些字跡已經(jīng)模糊;比如為了某種原因而要修改原始的檢測(cè)記錄等等，面對(duì)這類問題如果我們按照主觀愿望去收集是不可取的。檔案的珍貴性就在于它的初始和真實(shí)，收集時(shí)一定要依照客觀公正的原則，不能摻雜任何外力因素，初始真實(shí)的檢測(cè)報(bào)告對(duì)于化工單位的發(fā)展是大有裨益的。

1.2 分訂成冊(cè)時(shí)要遵循一定的規(guī)律便于需要時(shí)查找。檔案的收集正是為了以后的查找借鑒，所以，我們?cè)谑占淼倪^程中，就要按一定的規(guī)律將檔案資料分門別類的裝訂成冊(cè)，為以后的查找增加更多的便利。

1.3 要保證檔案的有效性和完整性。收集的檔案資料要保證內(nèi)涵豐富，格式符合要求填寫內(nèi)容完整以及表達(dá)準(zhǔn)確，這樣的檔案才完整才有效。

1.4 要統(tǒng)一歸檔文件的編制格式。在檔案資料收集和管理過程中要對(duì)歸檔文件的編制格式進(jìn)行統(tǒng)一，如卷宗的頁(yè)號(hào)的形式如何表現(xiàn)出來，編制的位置;該在案卷的封面和脊背記錄的內(nèi)容，如何記錄;備考表的內(nèi)容和作用以及案卷裝訂的相關(guān)要求等等。只有用統(tǒng)一的方法歸檔才能使得檔案管理工作進(jìn)行的更加順利。

1.5 檔案在裝盒方面也要注意。歸檔文件要按照檔案文件的先后順序裝入盒內(nèi)，要與歸檔文件目錄中對(duì)應(yīng)條目的排列順序相一致，要保證檢索到文件條目后能找到該文件。檔案查看完畢歸檔時(shí)也要注意將其按順序裝入相應(yīng)的檔案盒中，而且檔案裝盒時(shí)還要注意將同一事由的歸檔文件放在同一檔案盒里，根據(jù)文件的多少選擇檔案盒的厚度。

1.6 要注意做好相關(guān)的保密工作。檔案記錄了一個(gè)企業(yè)單位的發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，對(duì)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有十分重要的借鑒意義。檔案收集和管理人員要本著為全心全意為企業(yè)服務(wù)的宗旨，嚴(yán)格保守企業(yè)重要的檔案文件信息，千萬不可因?yàn)樽约旱囊粫r(shí)疏忽給企業(yè)發(fā)展帶來不必要的損失。

2 怎樣做好檔案資料的收集與管理，提升軟實(shí)力

2.1 工作人員——增強(qiáng)檔案意識(shí)，真正在檔案收集和管理上下功夫。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，化工單位的經(jīng)營(yíng)方式要作出相應(yīng)的調(diào)整，那么檔案資料的收集與管理工作也要因時(shí)而變，檔案資料收集和管理人員應(yīng)主動(dòng)提高自己的檔案意識(shí)，在檔案收集和管理領(lǐng)域敬業(yè)務(wù)實(shí)。若在檔案收集過程中檔案資料有了新的內(nèi)容便應(yīng)立刻將原有內(nèi)容更新，保證檔案資料具有時(shí)代性和及時(shí)性。不僅如此，還要積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)檔案資料相關(guān)的法律法規(guī)以及最新的檔案資料收集管理知識(shí)，提高自己的文化素養(yǎng)，真正盡自己所能將所學(xué)運(yùn)用在檔案資料的收集和管理上，為自己爭(zhēng)得榮譽(yù)，為單位帶來更多的潛在收益。

2.2 檔案部門——根據(jù)單位發(fā)展規(guī)劃和未來設(shè)計(jì)做好檔案資料收集和管理工作。檔案資料是一個(gè)單位基礎(chǔ)和發(fā)展成果，是所有員工兢兢業(yè)業(yè)努力工作的展示，同時(shí)它也受單位的發(fā)展規(guī)劃和未來設(shè)計(jì)的影響。 單位的發(fā)展通常都有一定的方向性，而檔案資料的收集和管理也應(yīng)該是有方向的，應(yīng)保持與單位發(fā)展方向一致。一個(gè)單位在實(shí)際發(fā)展中一定會(huì)產(chǎn)生各種性質(zhì)的運(yùn)作文件，這些都是作為檔案資料工作人員所要收集的，工作人員應(yīng)該將產(chǎn)生的文字，數(shù)據(jù)，圖片等等各種形式的資料一并收集整理，每一階段的各種資料都要進(jìn)行追蹤處理實(shí)時(shí)更新，不能停滯不前，要有能力進(jìn)行一定的分析整合。在單位經(jīng)營(yíng)狀況出現(xiàn)問題時(shí)，可以及時(shí)找到這些發(fā)展前期所留下來的文件，從中找出問題，使其快速地回到正軌。

2.3 工作單位——培養(yǎng)專職人員進(jìn)行檔案資料收集與管理。所謂“專職人員”就是和普通的檔案資料收集與管理人員不同，他們有專業(yè)的檔案知識(shí)，有精湛的處理檔案問題的技能，有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，有豐富的檔案閱歷。一個(gè)專職人員對(duì)檔案的了解要?jiǎng)龠^多個(gè)普通員工，檔案資料對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展有重要作用，專職人員對(duì)檔案資料的收集和管理作用也十分重要。所以要培養(yǎng)一批專職人員進(jìn)行檔案資料的收集與管理，達(dá)到事半功倍的效果。

2.4 全體工作者——各司其職，互相配合，有條不紊，提升軟實(shí)力。每個(gè)單位的順利運(yùn)作都離不開所有人的配合，化工單位也是如此，檔案資料的收集和管理工作更是如此，因?yàn)闄n案工作的特殊性，需要各個(gè)部門人員的配合，所以在日常工作中各個(gè)部門的工作人員不僅要做好自己的本職工作，也要積極配合檔案部門人員的工作，在工作上保持密切聯(lián)系，可以使得各個(gè)部門的發(fā)展成果及時(shí)得到更新，確?？陀^公正的將單位運(yùn)行狀況收歸檔案，以備日后的檢查借鑒，全公司上下形成良好的氛圍，有利于提升單位的軟實(shí)力。

3 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代制度下，我們化工單位的運(yùn)行和發(fā)展更加自主化，人性化。對(duì)于化工檢測(cè)報(bào)告相關(guān)的檔案資料收集和管理也變的越來越自主人性化。但是檔案資料工作畢竟是一份反映單位發(fā)展歷史的報(bào)告，必須是真實(shí)完整有效的，所以提高檔案資料的收集和管理能力是作為該部門工作人員所必須要思考的問題，要不斷的總結(jié)改進(jìn)工作方法提高工作質(zhì)量，確保檔案資料收集工作的齊全準(zhǔn)確完整系統(tǒng)，將單位整體的軟實(shí)力不斷提升。

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