談?wù)勈聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

馮建華

摘要：信息技術(shù)使檔案資料的管理步入現(xiàn)代化，本文主要研究了事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的基本任務(wù)和主要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在如今這樣一個(gè)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的年代，檔案管理的信息化已成為與人們生活息息相關(guān)的部分，事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)便成了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。與以往的設(shè)立檔案室、多人管理的落后方式相比，信息化檔案管理更節(jié)約環(huán)保、效率更高、更現(xiàn)代化。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本任務(wù)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的主要綱領(lǐng)確立

要從事業(yè)單位的自身情況出發(fā)，在遵守國(guó)家信息化管理有關(guān)法律法規(guī)的條件下，根據(jù)現(xiàn)有的基礎(chǔ)和實(shí)際需要確立一些有單位特色的主要綱領(lǐng)。第一，通過(guò)系統(tǒng)的研究和調(diào)查論斷，確定檔案管理信息化建設(shè)的主要目標(biāo)和適用人群。在傳統(tǒng)的紙制檔案向現(xiàn)代化的電子檔案過(guò)渡的同時(shí)，公職人員對(duì)待服務(wù)對(duì)象的態(tài)度和理念也要進(jìn)行向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。第二，必須清楚信息化管理建設(shè)重中之重的部分，不在大環(huán)節(jié)上出現(xiàn)紕漏。第三，人才方面不可忽視，加大人才培養(yǎng)力度，保證每個(gè)部分都達(dá)到要求。第四，傳統(tǒng)檔案管理方式不可盡棄，根據(jù)兩種方式優(yōu)缺點(diǎn)合理分配，共同管理。

（二）檔案管理信息化的網(wǎng)站建設(shè)

事業(yè)單位的檔案負(fù)責(zé)人員需要在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案網(wǎng)站，來(lái)給服務(wù)群體提供一個(gè)可以查看檔案資料和與其相關(guān)的其他服務(wù)的信息化場(chǎng)所。聘用具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的高級(jí)IT人才進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)開(kāi)發(fā)和服務(wù)器的日常維護(hù)，保證網(wǎng)站實(shí)用、穩(wěn)定、高效，使人們可以通過(guò)網(wǎng)站享受對(duì)檔案資料的搜索、查詢(xún)等服務(wù)，公職人員可以進(jìn)行檔案資料的錄入和使用。這是檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)，也是檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)和重中之重。另外，檔案的信息化管理建設(shè)應(yīng)與事業(yè)單位的信息管理建設(shè)相呼應(yīng)，實(shí)現(xiàn)本單位信息的一體化管理，將各個(gè)部門(mén)信息共享，使工作更高效，達(dá)到檔案管理信息建設(shè)的最大效益。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的資料數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)站建設(shè)這一目標(biāo)后，檔案資料的數(shù)字化成了檔案信息化建設(shè)需要解決的問(wèn)題。檔案資料的數(shù)字化是檔案管理信息化建設(shè)的首要前提。組織相應(yīng)人員對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行整理分析、確定重點(diǎn)、錄入信息，并在傳統(tǒng)檔案資料管理的分類(lèi)基礎(chǔ)上結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的特點(diǎn)，進(jìn)行檔案資料的再分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，創(chuàng)建檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)和基本目錄索引系統(tǒng)。用直觀有效的方式將檔案信息提供給服務(wù)群體和公職人員，提高檔案工作的效率。另外，要特別注意檔案資料中圖片數(shù)據(jù)的數(shù)字化，用高科技手段保證不遺漏任何檔案信息，為以后工作提供便利。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

（一）檔案管理信息化建設(shè)中公職人員的辦公能力

伴隨檔案管理信息化的建設(shè)，一些習(xí)慣傳統(tǒng)化檔案管理的職員也許會(huì)不適應(yīng)新的信息化管理系統(tǒng)：計(jì)算機(jī)的知識(shí)儲(chǔ)備不足以使用信息化管理系統(tǒng)；不了解信息化管理系統(tǒng)的操作方法，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不會(huì)應(yīng)用；不能習(xí)慣新的服務(wù)方式，不能應(yīng)對(duì)大眾的檔案信息需求。這就有可能造成高效率的系統(tǒng)卻達(dá)不到它預(yù)期的目標(biāo)，阻礙事業(yè)單位的檔案管理信息化進(jìn)程，白白耗費(fèi)建設(shè)所需的人力財(cái)力。所以，提高公職人員的辦公能力也是不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)：組織系統(tǒng)化的培訓(xùn)，舉辦與信息化建設(shè)相關(guān)的活動(dòng)，將獎(jiǎng)金與辦公能力掛鉤，鼓勵(lì)公職人員與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立不停止學(xué)習(xí)的理念，達(dá)到人力資源與信息化硬件設(shè)施的一致性；從制度上確定檔案管理信息化平臺(tái)的服務(wù)角色，網(wǎng)站設(shè)計(jì)的人性化、資源的完整性、公職人員對(duì)系統(tǒng)的不斷完善等等建設(shè)中的努力都是為了給服務(wù)群體提供一份簡(jiǎn)潔、直觀、有效的檔案資料。

（二）檔案管理信息化建設(shè)中網(wǎng)站的效率

減少工作中的人力和財(cái)力資源的使用，使辦公流程更簡(jiǎn)單，辦公時(shí)間更少更快；使服務(wù)群體不局限于一種信息獲取方式，隨時(shí)隨地讓更多需要檔案信息的人及時(shí)準(zhǔn)確的得到所需資料，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的兩個(gè)主要目標(biāo)。然而，在使用的過(guò)程中逐漸發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過(guò)諸多努力精心建設(shè)的檔案信息化管理平臺(tái)并不能達(dá)到預(yù)期的效果，有效利用率很低。眾所周知，檔案管理的信息化建設(shè)不是為了應(yīng)對(duì)檢查或者搞形象工程，而是為了能讓服務(wù)群體更方便的獲取所需信息，所以單位必須要建立一個(gè)有效的推廣平臺(tái)，對(duì)服務(wù)對(duì)象進(jìn)行宣傳、推廣，讓服務(wù)對(duì)象了解檔案信息化網(wǎng)站的優(yōu)點(diǎn)、使用的方法，提高網(wǎng)站的有效利用率。還可以學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位優(yōu)秀的檔案管理信息化系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)，融合本單位的實(shí)際情況，建立具有特色的信息化平臺(tái)，提高平臺(tái)的利用率。

（三）檔案管理信息化建設(shè)中的日常維護(hù)和更新

雖然如今很多事業(yè)單位都順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，創(chuàng)建了較為完善的信息化管理系統(tǒng)，但因一些單位部門(mén)內(nèi)部公職人員沒(méi)有足夠的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，不能及時(shí)的更新網(wǎng)站，不能給服務(wù)對(duì)象提供最新的資料信息，或者網(wǎng)站出現(xiàn)問(wèn)題，不能及時(shí)解決。這些主要體現(xiàn)在新檔案的錄入更新、網(wǎng)站模塊設(shè)置等的更新上。這些問(wèn)題就要求單位對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行人才培養(yǎng)，同時(shí)處理好前臺(tái)與后臺(tái)的工作一致性，形成一套有秩序的高效解決方案。后臺(tái)技術(shù)人員對(duì)服務(wù)器網(wǎng)站的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的錄入更新和前臺(tái)管理人員在信息化網(wǎng)站的良好基礎(chǔ)上端正的服務(wù)理念和親和的服務(wù)態(tài)度是達(dá)到檔案管理信息化高效性的途徑之一。單位有必要在制度制定和行為規(guī)范上確定公職人員的分工管理，使他們了解各自的工作目的、互相之間的工作關(guān)系。每幾周組織前臺(tái)管理人員和后臺(tái)技術(shù)人員相互溝通，反映在工作中遇到的問(wèn)題，提出共同解決的方案，切實(shí)保證檔案的錄入和更新的同步性，提高信息化管理平臺(tái)的更新速度，使服務(wù)對(duì)象享受到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是如今檔案管理建設(shè)的大趨勢(shì)和主要任務(wù)，他改善了檔案管理舊的方法，提高了檔案管理的效率。所以，事業(yè)單位不能忽視檔案管理的信息化建設(shè)，要投入更多到人才培養(yǎng)領(lǐng)域，加大對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)力度。

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