事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的運用

于麗燕

摘要：在科技發(fā)達(dá)的時代，電子檔案早已成為企業(yè)中各類信息的主要存儲形式，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，電子檔案在記載與查找信息方面的優(yōu)勢顯而易見，檔案管理人員全面掌握電子檔案的運用對于高效管理事業(yè)單位檔案有重要意義，本文對事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案運用做了如下分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；運用

一、電子檔案的優(yōu)勢與特質(zhì)

（一）方便高效

首先，在建檔時，電子建檔比手動建檔需要更少的勞動力與勞動時間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開通“綠色通道”，使歸檔質(zhì)量和檢索速度得到提高。其次，利用計算機(jī)處理檔案管理工作，能夠?qū)⑿畔醇須w檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。立卷時，通過隨機(jī)管檔，變集中立卷為隨機(jī)整理立卷，將過去集中的工作量進(jìn)行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時，減少錯誤的發(fā)生，檔案檢索利用的速度大大提高。

（二）可以快速完善檔案

無論是文件補(bǔ)充還是漏交的文件歸檔，相比于傳統(tǒng)以卷分類的管理方式，計算機(jī)管理按件存儲的方式，更利于檔案管理人員快速添加或刪減檔案。計算機(jī)檔案管理避免了傳統(tǒng)檔案拆開重新整理的繁瑣程序，只需要在計算機(jī)上更改檔案目錄即可，可行度高，輕松解決文件堆積的問題，既可以節(jié)約工作人員的時間，又可以滿足事業(yè)單位及時完善檔案的需求。

（三）保密性和快捷性

計算機(jī)管理檔案，可以查閱單份文件，查閱快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，利用者想要查閱文件必須整卷打開，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是絕密文件。

（四）電子檔案管理對檔案管理有著重要的意義

計算機(jī)管理檔案和傳統(tǒng)檔案管理相比較，在檔案的質(zhì)量上有明顯不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，每個立卷人理解方式都不同，這一點直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量水平參差不齊，不便于日后對檔案的利用。傳統(tǒng)檔案歸檔需要大量人工操作，浪費很多時間，時間不合理分配使管理人員只能耗費大量時間歸檔，而編研工作停滯不前。電子檔案管理就不存在這樣的問題。電子檔案管理能幫助檔案管理人員高效高質(zhì)量的完成工作，使檔案在利用時發(fā)揮更大的價值，讓檔案管理人員有時間去加強(qiáng)其他業(yè)務(wù)。

二、電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中可能存在的問題

（一）電子檔案認(rèn)識的局限性

目前很多檔案管理者對電子檔案的認(rèn)識仍然只停留在表面，對電子檔案沒有統(tǒng)一的認(rèn)識，進(jìn)行電子檔案管理工作時還存在很多問題。

（二）檔案管理人員方面問題

檔案管理人員素質(zhì)高低直接接影響到工作質(zhì)量，因此事業(yè)單位檔案管理人員在思想水平和工作能力上都應(yīng)盡力提高，管理人員在具備較高政治思想的同時還應(yīng)該擁有微機(jī)理論知識和實際操作相結(jié)合的工作能力，展現(xiàn)出電子檔案管理的工作特點和優(yōu)勢。目前，在很多事業(yè)單位中，頻繁的人員變動與較大的工作量，影響了檔案管理人員工作效率，電子檔案管理工作也因此不能長期穩(wěn)定發(fā)展。

（三）電子檔案安全方面的問題

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶動了科技同時也給不法分子提拱了犯罪平臺，電子檔案管理依賴于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案分類管理的形式雖然比紙質(zhì)檔案管理更方便快捷，但是存在更大風(fēng)險，在計算機(jī)將文件傳送或接收過程中，很容易被病毒侵入，病毒會截獲文件或更改文件信息。全國有很多關(guān)于電子檔案內(nèi)信息被竊取的報道，這是使用電子檔案時需要引起重視和盡量避免的問題。

（四）檔案管理方面的不足

電子檔案的存放載體與紙質(zhì)檔案的載體不同，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的以紙為載體的紙質(zhì)檔案，并能存放好紙張，而很多檔案管理員現(xiàn)在還不能完全適應(yīng)電子檔案，對于U盤等電子檔案的載體不能充分認(rèn)識，隨意對待這些存儲工具。

（五）電子檔案的保存與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展問題

電子檔案雖簡單方便，但使用電子檔案的相關(guān)部門并沒有為大量電子檔案的存儲做好充分的準(zhǔn)備，保障電子檔案長久安全完整的措施還有待提高。很多事業(yè)單位，根據(jù)單位需求隨意建立電子檔案，使電子檔案距離規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)還有很遠(yuǎn)。

三、事業(yè)單位的電子檔案管理問題解決方案

（一）加強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)，合理改進(jìn)工作方式

首先，檔案管理人員需要進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，更加全面掌握電子檔案的要領(lǐng)。其次，管理人員可以制作電子版和紙質(zhì)版兩種內(nèi)容相同的檔案，一起歸檔。

（二）改善管理方式，培養(yǎng)檔案管理人員

電子檔案管理決定了工作人員需要極高的工作素質(zhì)和豐富的工作經(jīng)驗。首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人需要合理控制工作人員的流動性，確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。其次，檔案管理人員需要通過不斷的學(xué)習(xí)和實踐提高自己的工作能力，并且全面掌握與工作相關(guān)的技能，成為綜合型人才，并且能對電子檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)對自如。

（三）健全保障機(jī)構(gòu)，保證電子檔案的安全

首先，完善的規(guī)章制度是事業(yè)單位持久發(fā)展的根本。檔案管理部門也需要制度維持運轉(zhuǎn)，加強(qiáng)各部門電子檔之間的聯(lián)系與溝通，提高電子檔案的靈活性，便于檔案集中管理。其次，檔案管理人員需要采取一系列安全保障措施，比如在計算機(jī)上安裝殺毒軟件，防火墻等，防止信息泄露。最后，嚴(yán)格監(jiān)控檔案的使用，對于絕密文件，要建立相應(yīng)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)，防止重要文檔丟失或被竊取。

（四）加強(qiáng)電子檔案的管理

檔案管理人員需要完全掌握常用的電子檔案存儲載體的使用方法，如U盤，光盤等，加強(qiáng)電子檔案保護(hù)意識。

（五）改善管理環(huán)境，規(guī)范檔案管理

首先，事業(yè)單位應(yīng)該以設(shè)備投入為主要方式，配合創(chuàng)新的思想。創(chuàng)建既符合本事業(yè)單位的檔案管理特點，又能高效的分類保存事業(yè)單位的電子檔案，加速檔案現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，有關(guān)部門應(yīng)該推出統(tǒng)一檔案管理軟件，規(guī)范電子檔案格式，使電子檔案使用起來更加方便，同時節(jié)約人力物力等各方面資源，提高工作效率。對于資金不足的事業(yè)單位，應(yīng)盡力協(xié)助其全面發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著科技不斷發(fā)展，電子檔案為人們帶來的便利也越來越多，雖然電子檔案目前存在的許多問題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范和統(tǒng)一的問題是一個緩慢的過程，需要有關(guān)部門和檔案管理人員的共同努力。完善后的電子檔案管理終將為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的價值！

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