淺談智能化在高中檔案管理中的應(yīng)用

劉振艷

摘 要：高中檔案的管理作為國(guó)家檔案管理的重要組成部分已經(jīng)受到有關(guān)部門的關(guān)注。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以耗費(fèi)巨大的人工來完成的，從檔案信息的收集、整理、錄入和核實(shí)都需要檔案管理部門有關(guān)人員要花費(fèi)大量的時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，高中檔案管理中針對(duì)這樣耗時(shí)耗力的做法有了更為科學(xué)的改變，通過引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，來切實(shí)改善檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)高中檔案的智能化管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于我們的日常生活和工作早已是社會(huì)的趨勢(shì)，那么檔案管理作為高中管理工作的范疇該如何更好的應(yīng)用信息化來提升管理效率也是我們大家所關(guān)心的。接下來我們就如何推進(jìn)高中檔案管理的信息化進(jìn)程，更好的服務(wù)于高中教學(xué)改革和日常管理來做一下相關(guān)方面的討論。

一、為什么要對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理

隨著教學(xué)改革的創(chuàng)新和發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已不可避免的成為了最大的驅(qū)動(dòng)動(dòng)力。當(dāng)教學(xué)模式和方法都在不斷更新的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導(dǎo)致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發(fā)的發(fā)現(xiàn)需要改革。那么傳統(tǒng)的檔案管理主要存在哪些問題呢？

首先我們從信息的錄入說起，通常高中學(xué)校每年的升學(xué)、入學(xué)信息就是一個(gè)不容小覷的數(shù)量，同時(shí)伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調(diào)度更使得信息錄入工作變成了一個(gè)不小的工程。傳統(tǒng)的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來?yè)?dān)任錄入工作，耗時(shí)且浪費(fèi)人力。其次，隨著管理人員自身工作的調(diào)度，常常會(huì)出現(xiàn)工作上的交接不到位從而導(dǎo)致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實(shí)性，對(duì)檔案信息的使用也會(huì)產(chǎn)生非常不利的后果。隨著年限的久遠(yuǎn)，很多檔案是需要定期維護(hù)的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對(duì)前期檔案的管理往往就會(huì)出現(xiàn)松懈，而且隨著大量數(shù)據(jù)的冗余，對(duì)信息技術(shù)的查詢就會(huì)更加困難。針對(duì)這些問題，信息化的管理技術(shù)都能相對(duì)進(jìn)步不少，它可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)程序來簡(jiǎn)化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時(shí)它可以將數(shù)據(jù)遞延，即使管理人員變動(dòng)也不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)造成太大的影響，最重要的是計(jì)算機(jī)可以定期自行銷毀無用的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。

二、在高中檔案管理中如何應(yīng)用信息技術(shù)

檔案作為寶貴的信息資源，是社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)性資源。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，對(duì)工作效率有了更高的要求。對(duì)于計(jì)算機(jī)可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進(jìn)行全面普遍的認(rèn)證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過程中存儲(chǔ)到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學(xué)校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會(huì)包括在網(wǎng)站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫(kù)房，給每個(gè)人一個(gè)自己的編號(hào)。當(dāng)學(xué)生想要查詢自己的信息時(shí)只要打開網(wǎng)站，點(diǎn)擊進(jìn)入檔案管理的站點(diǎn)，輸入自己對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)和密碼就可以對(duì)自己的信息進(jìn)行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個(gè)人信息，間接幫助管理員核實(shí)信息管理工作的正確性。同時(shí)利用通過對(duì)檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對(duì)檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進(jìn)一步拓展和擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。

三、加強(qiáng)信息化檔案管理的相關(guān)措施

雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強(qiáng)措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識(shí)，面對(duì)繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計(jì)算機(jī)程序，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案錄入、核實(shí)的一系列操作流程。同時(shí)要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對(duì)工作中的困難時(shí)可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R(shí)，能有效預(yù)防并及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫(kù)讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實(shí)現(xiàn)無障礙的傳遞和服務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個(gè)性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。

結(jié)語(yǔ)：檔案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術(shù)提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進(jìn)程，有利于提高學(xué)校檔案管理運(yùn)作效率，降低人工成本，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作更好更快發(fā)展。

（作者單位：黑龍江省大慶市紅崗區(qū)招生辦）

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