中外合作辦學(xué)背景下高校學(xué)生檔案利用平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計

【摘要】隨著中外合作辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，國內(nèi)在校學(xué)生出國留學(xué)人數(shù)逐年增加，檔案管理、利用、服務(wù)如何與外方對接，是高校檔案管理隊伍所面臨的現(xiàn)實而緊迫的問題。本文從檔案利用的角度，提出了在中外合作辦學(xué)背景下高校學(xué)生檔案利用平臺的體系結(jié)構(gòu)，期望能對高校學(xué)生檔案利用與外方學(xué)校接軌有所裨益，對高校檔案利用服務(wù)有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案利用平臺 ?中外合作辦學(xué) ?高校學(xué)生檔案

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）08-0026-02

隨著中外合作辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，國內(nèi)在校學(xué)生出國留學(xué)人數(shù)逐年增加，檔案管理、利用、服務(wù)如何與外方對接，更好的服務(wù)于學(xué)生是高校檔案利用服務(wù)所面臨解決的新問題。這主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是中外合作辦學(xué)檔案利用服務(wù)具有時限性和季節(jié)性。高校中外合作辦學(xué)的學(xué)生，除選擇留在國內(nèi)學(xué)習(xí)的部分學(xué)生外，很多學(xué)生選擇出國留學(xué)，通過語言考試后學(xué)生要在國外學(xué)習(xí)一至兩年。由于外方學(xué)校申請入學(xué)是有時效的，因此申請出國的高校在校學(xué)生檔案利用及檔案服務(wù)有明顯的季節(jié)性，淡旺季劃分明顯。旺季時學(xué)生檔案查詢、檢索、證明、復(fù)印、打印等利用服務(wù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，旺季過去則出現(xiàn)斷崖式減少，使得這項工作的季節(jié)性特別強(qiáng)。而另一方面大多數(shù)學(xué)校都把這項工作放在二級學(xué)院辦公室，并不常年設(shè)置專人專崗[1]（當(dāng)前普遍的模式是檔案搜集、檔案利用、檔案服務(wù)工作都放在相關(guān)二級學(xué)院，由兼職的辦公室人員負(fù)責(zé)，而專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)對二級學(xué)院兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，對搜集、匯總的材料進(jìn)行審查、傳遞，對檔案利用材料進(jìn)行監(jiān)督、審核）。因此在中外合作辦學(xué)出國學(xué)生檔案利用和服務(wù)便利、及時、準(zhǔn)確、憑證化的需求下，給二級學(xué)院辦公室兼職負(fù)責(zé)檔案利用的管理人員帶來很大的工作壓力和精神壓力，基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化、移動化的檔案利用平臺無疑可以緩解這種現(xiàn)狀。

高校學(xué)生檔案利用經(jīng)歷了從傳統(tǒng)手工檢索到逐步實現(xiàn)信息化，網(wǎng)絡(luò)化的過程，當(dāng)前正向全面數(shù)字化發(fā)展，而伴隨著檔案管理手段的發(fā)展，檔案利用及檔案服務(wù)方式卻相對滯后，不能滿足中外合作辦學(xué)中出國學(xué)生對檔案利用及檔案服務(wù)的時效性、憑證性、便捷性的需求。造成這一現(xiàn)象的重要原因之一是檔案利用服務(wù)平臺不完善。目前的狀況是重視檔案管理的建設(shè)，而缺少基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化技術(shù)及應(yīng)用對檔案利用和檔案服務(wù)的支持，使檔案服務(wù)工作者提供檔案利用服務(wù)缺少有效和高效的信息化手段。檔案利用平臺是實現(xiàn)檔案利用價值[1]、支持檔案服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施，其所支持的檔案信息化方式是手工、半手工、基于網(wǎng)絡(luò)還是數(shù)字化，直接決定著檔案利用、檔案服務(wù)的效果。若在中外合作辦學(xué)高校中能夠建設(shè)完善的檔案利用平臺，開展高效、便捷、高質(zhì)量地檔案利用和檔案服務(wù)，無疑會從一個側(cè)面促進(jìn)中外合作辦學(xué)事業(yè)的快速發(fā)展。

一、中外合作辦學(xué)高校學(xué)生檔案利用者的需求分析

面向中外合作辦學(xué)的檔案利用及服務(wù)，其目的是滿足出國學(xué)習(xí)的在校學(xué)生的查證需求，其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是檔案信息資源的有效性，其需求主要包括以下特點：

1.對查證材料有效性和準(zhǔn)確性的要求。有效性是指支持學(xué)生出國學(xué)習(xí)所需要的查證材料必須是中外合作辦學(xué)外方學(xué)校所認(rèn)可的原始檔案記錄，所提供的記錄應(yīng)該是全面的沒有遺漏。因此，在辦理出國學(xué)習(xí)學(xué)生檔案利用請求時，要求對關(guān)鍵支持材料和輔助支撐材料的檢索要準(zhǔn)確，憑證材料制作要有效力，避免出現(xiàn)查找材料不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.對查證服務(wù)速度和效率的求快需求。由于學(xué)生申請出國準(zhǔn)備時間有限，必須在外方學(xué)校規(guī)定的截止日期前提供所有必要的檔案查證材料，每位學(xué)生都希望在最短的時間內(nèi)辦齊滿足需求的材料，現(xiàn)實中往往是當(dāng)屆學(xué)生集中在很短的時間內(nèi)提出查證服務(wù)請求，工作量巨大。這就要求檔案利用服務(wù)能夠在最短時間內(nèi)迅速查詢到學(xué)生個人全面、準(zhǔn)確的需求材料和信息，解決查證問題。學(xué)生對查證時效性要求就是對檔案利用服務(wù)速度的求快需求;而大量學(xué)生集中查證服務(wù)，則要求檔案利用服務(wù)必須是高效率的服務(wù)系統(tǒng)。因此建立快速、高效的檔案利用服務(wù)平臺，一方面能夠減輕檔案服務(wù)工作者的工作壓力，提高工作效率;另一方面又能夠節(jié)省檔案利用者時間，提高檔案利用效益。

3.對檔案利用方式的求便需求。中外合作辦學(xué)高校學(xué)生檔案利用服務(wù)工作，由高校二級學(xué)院辦公室人員兼職，由于辦公室工作內(nèi)容繁重，兼職檔案工作者總是希望通過簡便的途徑迅速檢索、歸集和整理出出國學(xué)生所需的證明材料;而待出國學(xué)生則希望檔案利用的辦理手續(xù)盡量簡單、便捷。要做到以上的簡便性，利用現(xiàn)有的傳統(tǒng)手工檢索、制作檔案憑證材料的檔案利用和服務(wù)機(jī)制，工作量極大，費時費力，易出差錯。顯然，提供檔案服務(wù)的檔案工作者希望有良好檢索性能及友好界面、能夠支持獲取、歸集、整理學(xué)生檔案信息資源的檔案利用服務(wù)系統(tǒng)，而待出國學(xué)習(xí)的學(xué)生，則期望不要通過大量復(fù)雜的程序解決問題，而是有簡便的申請流程和便捷的基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用系統(tǒng)，特別是能支持移動智能終端的應(yīng)用系統(tǒng)，待出國學(xué)生在檔案利用中的這種需求稱為“檔案用戶需求心理的求便規(guī)律”[2]。

二、當(dāng)前檔案利用服務(wù)平臺的現(xiàn)狀

當(dāng)前檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的主流還主要以檔案管理信息系統(tǒng)為主，手工檔案利用服務(wù)為輔的管理模式。為滿足中外合作辦學(xué)檔案利用服務(wù)的新需求，促進(jìn)檔案利用服務(wù)體系的進(jìn)步，在已有文獻(xiàn)中也提出了可參考的檔案利用系統(tǒng)解決方案。比如文獻(xiàn)[1]，提出了“建立檔案信息生態(tài)網(wǎng)，推動檔案智慧化建設(shè)”的思路，其提出的服務(wù)理念是“通過互聯(lián)形成物聯(lián)網(wǎng)，以超級計算機(jī)和云計算等技術(shù)，構(gòu)建檔案信息交互中心”和“通過學(xué)生檔案數(shù)字化，實現(xiàn)目錄檢索、信息全文查詢的動態(tài)管理，即投即顯，異質(zhì)備份，構(gòu)建智慧檔案服務(wù)平臺”。該檔案利用服務(wù)平臺的理念新穎，但該方案除涉及學(xué)校、社會諸多因素外，對信息技術(shù)的諸多新發(fā)展亦要求較深入的掌握，其實現(xiàn)即便有高校管理層面的支持，進(jìn)入近期規(guī)劃，其實現(xiàn)難度也較大，實施難度更難以估量，不適合目前高校檔案利用的現(xiàn)實。文獻(xiàn)[3]提出了將“大量文本信息、圖片、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為檔案材料，將目前紙質(zhì)版的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案”的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的思路，但未給出具體實現(xiàn)步驟。文獻(xiàn)[4]給出了一個數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理的具體實現(xiàn)，但該系統(tǒng)針對高校人事檔案管理和利用開發(fā)，不適合高校學(xué)生檔案管理和利用現(xiàn)狀。文獻(xiàn)[5]是關(guān)于出國留學(xué)學(xué)生的檔案利用的分析，其工作流程是設(shè)計數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、移動化檔案利用的參考和開端，由于文中著眼于傳統(tǒng)手工檔案利用方式的探討，許多地方已不適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的需求。

三、現(xiàn)實高校檔案利用平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計和分步實現(xiàn)構(gòu)想

充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段，構(gòu)建檔案服務(wù)利用平臺，真正實現(xiàn)檔案利用和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、移動化、檔案信息數(shù)字化，是檔案管理工作者和檔案利用者的共同目標(biāo)。但其基礎(chǔ)是檔案管理數(shù)字化，檔案利用安全邊界清晰，檔案利用服務(wù)規(guī)范。因此要實現(xiàn)這一目標(biāo)，系統(tǒng)實現(xiàn)必須分步實施。

檔案利用服務(wù)平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計，如下圖所示：

圖 檔案利用服務(wù)平臺

該設(shè)計方案基于高?，F(xiàn)實，逐步實現(xiàn)完整的系統(tǒng)功能。具體實現(xiàn)步驟：

第一步 ，在現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案材料歸集的數(shù)字化。數(shù)字檔案是電子化文件在檔案管理信息化中的應(yīng)用。隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)發(fā)展，其應(yīng)用于檔案管理，為檔案利用和服務(wù)開辟了新的空間，解決了高校學(xué)生檔案原始材料保護(hù)與利用的矛盾，使實物檔案能夠保存得更加持久。數(shù)字檔案的建立為建立電子檔案檢索系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)條件，使在線檔案利用成為可能。這一切也使高校學(xué)生出國作證服務(wù)可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，能夠向利用者提供更加專業(yè)、更具個性化的檔案咨詢服務(wù)，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案利用及檔案服務(wù)的落后面貌 。

第二步，實現(xiàn)檔案利用和服務(wù)子系統(tǒng)。提供個人檔案信息查詢，檔案服務(wù)預(yù)約、檢索、輸出、驗證等功能，使工作人員可根據(jù)預(yù)約分配服務(wù)到具體工作人員，提前做好預(yù)查打包準(zhǔn)備，工作人員工作時間充分，工作心態(tài)放松，最大限度避免“忙中出錯”;同時學(xué)生按預(yù)約時間取得所需要的證明材料，大大節(jié)約學(xué)生檔案利用時間，免去往返奔波勞頓之苦，可極大提升檔案利用效率和時效。

為滿足利用者求快的需求，在檔案利用和服務(wù)中應(yīng)用電子檔案的多種媒體檢索工具是比較好的解決方案。按電子檔案媒體類型的不同可以把檔案檢索工具分為三種類型，一是館藏性檢索工具;二是查找性檢索工具;三是指導(dǎo)性檢索工具。當(dāng)前各高校應(yīng)用比較多的學(xué)生檔案檢索工具是館藏性檢索工具，雖已形成一定規(guī)范但也尚未做到全部機(jī)檢。今后要以高校學(xué)生檔案利用查詢快捷為目標(biāo)來歸集材料，加快如專題目錄、主題目錄等查找性檢索工具和指導(dǎo)性檢索工具的編制步伐，同時大力建設(shè)檔案二次信息查詢檢索系統(tǒng)，以拓寬檔案信息資源的渠道。

第三步，檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析引擎子系統(tǒng)。隨著統(tǒng)計技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，其成果應(yīng)用于高校學(xué)生檔案 ，對學(xué)生檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，實現(xiàn)從人工處理到自動處理電子化檔案材料，再依據(jù)統(tǒng)計結(jié)果優(yōu)化處理流程和自動處理引擎，逐步實現(xiàn)智能處理與分析，為改進(jìn)檔案利用和服務(wù)提供決策、支持、建議與預(yù)警。

第四步，對學(xué)生檔案利用進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、移動化拓展服務(wù)開發(fā)，進(jìn)一步實現(xiàn)出國憑證規(guī)范化模塊[5]、檔案利用評價模塊、云服務(wù)平臺接口模塊 [1]、檔案利用安全接口模塊的各項功能，使高校學(xué)生檔案利用、服務(wù)功能逐步完善，形成易用、快速、完整、準(zhǔn)確的檔案利用平臺。

綜上所述，中外合作辦學(xué)背景下，檔案利用平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計將為高校在校學(xué)生出國服務(wù)搭建新的舞臺，這就要求檔案利用管理者要堅持以人為本、立足服務(wù)、科學(xué)規(guī)范、不斷創(chuàng)新，逐步建立起智能化、多元化的服務(wù)平臺，發(fā)揮檔案作為一種重要資源的價值魅力。

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作者簡介：

崔向紅（1969-），女，山東淄博人，工學(xué)碩士，山東工商學(xué)院國際商學(xué)院，從事高等學(xué)校檔案管理和教學(xué)管理工作。