企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

鄭康維 幸小基 劉戈 趙暢

【摘要】 隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要，是信息時代檔案事業(yè)的重要組成部分。順應(yīng)科學(xué)是企業(yè)檔案管理工作的必由之路，也是提高檔案服務(wù)水平、加速檔案管理的客觀要求?？茖W(xué)的管理手段是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的源泉，是我國檔案管理模式的重大革新。為適應(yīng)發(fā)展形勢、緊扣時代脈搏，我們經(jīng)過調(diào)研、實踐已經(jīng)順利邁上改革之路，其間存在的問題仍期待我們?nèi)ヌ接懞脱芯?。為保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全，我們應(yīng)該針對需求提出應(yīng)對措施，為建立健全的管理體系提供技術(shù)支持，為信息化建設(shè)的完善搭建良好的平臺。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案 信息化建設(shè) 實踐

引言：現(xiàn)代企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的根基在于改革，創(chuàng)新是企業(yè)的新鮮血液。對于追求長足發(fā)展的企業(yè)來說，我們需要意識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性。我們不斷探索企業(yè)檔案信息化建設(shè)的趨勢和發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，遵循企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則提出設(shè)想和對策，使檔案管理工作在信息化時代中實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的資源共享。將檔案進(jìn)行電子化管理，建立數(shù)據(jù)庫，讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作在時代浪潮中不斷創(chuàng)新實踐、嘗試改革、激流勇進(jìn)。

一、檔案事業(yè)在信息時代下存在問題

我國是工業(yè)化發(fā)展中國家，信息科技是推動我國不斷進(jìn)步的發(fā)展戰(zhàn)略。未來，各行各業(yè)都離不開電子信息科技的支持，檔案事業(yè)亦是如此。企業(yè)的興衰成敗與企業(yè)檔案信息化建設(shè)有著密切聯(lián)系，它是生產(chǎn)經(jīng)營的歷史記憶，也是最有價值的信息資源，對提升企業(yè)的核心競爭力起到重要的作用。目前，我國缺乏對檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使這項工作過于分散，因此，推進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)步伐、開發(fā)整合檔案管理工作的信息資源是當(dāng)務(wù)之急。我們必須重視此項工作，并將其提上議事日程。自企業(yè)檔案信息化建設(shè)實施以來，我國檔案工作確實發(fā)生的巨大變化，但仍有很大的開發(fā)空間，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.1 人才短缺、基礎(chǔ)薄弱

由于檔案信息化建設(shè)對技術(shù)要求較高，而我國檔案信息管理人員對信息化建設(shè)的理解不夠全面，技術(shù)支撐也不牢固，在工作方面表現(xiàn)不足，只能停留在計算機(jī)管理水平。大部分企業(yè)電子信息資源較少，不能將原有資料轉(zhuǎn)化為電子版，這也大大阻礙了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

1.2 資金不足、檔案信息與其他信息得不到銜接

我國在信息化建設(shè)進(jìn)程中起步低，電子技術(shù)做不到靈活運(yùn)用，導(dǎo)致各環(huán)節(jié)不能有效銜接，不能實現(xiàn)一體化，使檔案信息化建設(shè)的效率降低。由于開發(fā)不足，很多企業(yè)沒有認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，不愿注入資金支持，資金不足也是導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)不能順利進(jìn)行的原因之一。

1.3 相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)達(dá)不到統(tǒng)一

規(guī)范就像法律，是制約并規(guī)定事物進(jìn)行的準(zhǔn)則，沒有標(biāo)準(zhǔn)便是一盤散沙，擁有統(tǒng)一規(guī)范，才能有方向、有規(guī)律的開展工作。缺乏有效的規(guī)劃管理會影響實踐研究的積極性，從而達(dá)不到預(yù)期目的。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的當(dāng)前目標(biāo)任務(wù)

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》指出，一段時期內(nèi)，要著重分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)內(nèi)容和中心思想，把握重點(diǎn)、分清主次。以提高信息資源整合為目標(biāo)，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)得到高效的發(fā)展。當(dāng)前任務(wù)要加快信息電子化的進(jìn)程，各級相關(guān)部門協(xié)作配合，依托各個網(wǎng)點(diǎn)把建立數(shù)據(jù)庫作為工作重點(diǎn)，以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)，加快硬件建設(shè)。注重培養(yǎng)新型復(fù)合型人才，組建相關(guān)管理人才隊伍，熟練掌握電子信息化技術(shù)，推動改革穩(wěn)步開展。加強(qiáng)自主研發(fā)，完善計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在開發(fā)的同時發(fā)現(xiàn)問題，爭取在信息時代下通過對檔案管理工作方面的研究，為相關(guān)事業(yè)做出突破性的貢獻(xiàn)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)日后發(fā)展方向

如今，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天顯得尤為重要，必定會成為新時代的發(fā)展趨勢。提高電子信息技術(shù)水平、構(gòu)建信息化社會勢在必行。在這個技術(shù)交融的時代，掌握紛繁復(fù)雜的專業(yè)知識技能能夠有效的拓展業(yè)務(wù)、提升發(fā)展空間。除此之外，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中，要利用知識和能力的共容組建有序的團(tuán)體，開展合作交流，把合作聯(lián)盟變成信息互通的重要紐帶。充分發(fā)揮多媒體的功能，更正以往紙版信息檔案的弊端，加強(qiáng)多媒體的應(yīng)用，改變從前的信息建設(shè)模式，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化處理原有資料。

四、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全體系

信息的安全管理是檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，電子信息化建設(shè)固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)來提高安全性，并進(jìn)行定期的防護(hù)加密、監(jiān)控保養(yǎng)來保證硬件的安全運(yùn)行。重要的企業(yè)資源要進(jìn)行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網(wǎng)絡(luò)安全工作造成危害，據(jù)資料顯示，西方國家因木馬、黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設(shè)工作帶來漏洞，因此，我們更倡導(dǎo)內(nèi)部局域網(wǎng)封閉式網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)用系統(tǒng)的安全也十分重要，迅速為受保護(hù)的檔案資源建立完備的訪問權(quán)限，加強(qiáng)防盜竊技術(shù)。

五、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的存在意義

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)急速覆蓋的今天，數(shù)字信息技術(shù)手段對檔案信息管理起到的是積極的推進(jìn)作用，是中小型企業(yè)能夠融入市場、達(dá)到有效生存可持續(xù)發(fā)展的有力支持。檔案管理進(jìn)入信息化是檔案工作歷史上的一次升級，新的進(jìn)步會在新的潮流之中應(yīng)運(yùn)而生，以往紙版檔案管理工作中存在的任務(wù)繁瑣、工作量大的原始問題在信息化管理中迎刃而解。

六、結(jié)語

然而，從紙版檔案到檔案信息化的改革是一個長期的工作，涉及多方投入。目前我國的革新工作正在探索中穩(wěn)步前行，基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了計算機(jī)搜索管理，大大提高的工作效率。新的管理理論和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中得到普遍應(yīng)用。面對實踐中遇到的問題提出有效的觀點(diǎn)和對策，借鑒和參考國內(nèi)外的做法做出積極應(yīng)對，為企業(yè)檔案管理工作在今后的發(fā)展之路上奠定基礎(chǔ)。