如何在公司改制中發(fā)揮好檔案工作的作用

朱海嬪

摘 要：面對(duì)公司的改革、改制，檔案工作如何在這種特殊時(shí)期和過(guò)程中適應(yīng)新的變化，把相應(yīng)的作用發(fā)揮出來(lái)。本文從管理思路、管理體系、主體地位的改變和對(duì)檔案資源重新整合等幾個(gè)方面進(jìn)行探討，并就公司改革、改制后的如何開發(fā)和挖掘檔案信息資源，為公司檔案事業(yè)鞏固和未來(lái)新的發(fā)展等方面進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：公司改制;檔案工作;作用

隨著國(guó)有企業(yè)改革、改制的不斷深入，有許多單位要改變?cè)械墓芾眢w制和所有制形式，因此一系列新情況、新問(wèn)題隨之而來(lái)。在這過(guò)程中，如何保證公司檔案資源保值升值，如何才能使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，是公司以及檔案工作者應(yīng)思考的新課題。

面對(duì)公司改革、改制，從檔案管理學(xué)的角度應(yīng)正確面對(duì)以下幾個(gè)問(wèn)題。

1 檔案管理思路的改變

公司檔案管理的總思路，是一個(gè)公司隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐和長(zhǎng)期積累凝聚與發(fā)展而逐漸形成的，它是屬于精神層次的東西，既有對(duì)公司歷史淵源的沿襲，又有對(duì)公司發(fā)展的沿續(xù)，是歷史價(jià)值與時(shí)代價(jià)值的雙重反映和體現(xiàn)。因此，公司檔案管理的思路是一個(gè)公司的追求和內(nèi)在靈魂的體現(xiàn)。

公司管理體制的改革，伴隨著經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。改制后，塑造和培育合格的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主體和企業(yè)法人主體，實(shí)行產(chǎn)權(quán)重組、政企分開，法人治理結(jié)構(gòu)，建立董事會(huì)制度。從而建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，檔案工作者也必須學(xué)習(xí)和了解公司化改制的基本內(nèi)容。隨著公司的不斷發(fā)展，檔案的收集面也越來(lái)越廣，內(nèi)容也越來(lái)越豐富，檔案人員要改變?cè)械墓芾硭悸泛头椒?，與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新的企業(yè)發(fā)展需要，提升自身的綜合能力。

2 檔案管理體系的改變

公司的檔案部門是在改革、改制之前就已經(jīng)形成的，既具行政管理職責(zé)，又有業(yè)務(wù)管理特色的一級(jí)機(jī)構(gòu)。而公司檔案管理是一個(gè)相對(duì)封閉和完整的管理體系，并以一定的規(guī)則維持著一種相對(duì)固定的模式，這種長(zhǎng)期固化了的管理體系，往往與原公司的價(jià)值追求、利益關(guān)系緊緊聯(lián)系在一起，保持著自身相對(duì)的平衡狀態(tài)，如果公司不存在改革、改制的需要，這種平衡狀態(tài)也許很難被打破。

公司改革、改制后，檔案管理發(fā)生了重大的變化，更應(yīng)履行自己的職責(zé)：

①開展檔案工作的調(diào)研，摸清檔案形成的內(nèi)容。

②針對(duì)改制后檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步開展檔案學(xué)理論的研究，使之指導(dǎo)我們的實(shí)踐。

③制訂出相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理流程。

④在充分尊重企業(yè)自主權(quán)和檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的工作的法律監(jiān)控，依法規(guī)范企業(yè)各種檔案事務(wù)行為，更好地發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)多提供政策服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，形成與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相配套的宏觀的企業(yè)檔案管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制。

3 檔案管理主體地位的改變

公司改革、改制后，公司檔案管理的主體，即公司檔案管理者的地位將會(huì)發(fā)生這樣或那樣的改變，這是不可避免的。無(wú)論是公司還是檔案管理主體本身如果不能以足夠的重視對(duì)待這種改變，其所帶來(lái)的不良后果，有時(shí)是后續(xù)工作所無(wú)法彌補(bǔ)和挽回的。在以往一些公司的改革改制過(guò)程中，就有部分公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的理解和重視程度不夠，致使檔案工作人員變動(dòng)大，造成檔案工作交接不清，檔案散失等的事件發(fā)生，如：有些公司的協(xié)議、合同丟失等，非常不利于公司以后的發(fā)展。 因此，要樹立“兩個(gè)理念”，把握“三個(gè)問(wèn)題”，與時(shí)俱進(jìn)，求實(shí)創(chuàng)新，做好公司的檔案工作。“兩個(gè)理念”一是效率效益理念，用效率效益理念來(lái)指導(dǎo)和衡量檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值功能的最大化和檢索利用便捷化。結(jié)合上海市藥材有限公司的特點(diǎn)，經(jīng)營(yíng)檔案是該公司的一大特色，重點(diǎn)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)檔案的收集歸案。二是服務(wù)理念。樹立檔案為經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，變被動(dòng)等待為積極主動(dòng)地為經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)提供服務(wù)。把握“三個(gè)性”一是把握歸檔的時(shí)效性。及時(shí)跟蹤檔案產(chǎn)生全過(guò)程。二是把握檔案資料的完整性。在歸案工作中要掌握重點(diǎn)檔案的收集，確保檔案的齊全。三是把握工作的主動(dòng)性。檔案人員要做有心人，平時(shí)注意關(guān)心公司發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)，主動(dòng)收集相關(guān)檔案，求真務(wù)實(shí)扎實(shí)做好檔案管理工作。充分實(shí)現(xiàn)檔案人的價(jià)值，提高檔案工作對(duì)公司的貢獻(xiàn)度。而從另一方面來(lái)講，作為檔案管理主體也應(yīng)正確面對(duì)改革、改制帶來(lái)的各種變化，調(diào)整管理體系和工作方法，努力適應(yīng)改革和改制的新發(fā)展需要。

4 對(duì)檔案資源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以求公司自身價(jià)值和所創(chuàng)社會(huì)價(jià)值的最大化，改制后的公司檔案工作要最大限度的服務(wù)于公司發(fā)展的新目標(biāo)，對(duì)檔案資源的收集和館藏結(jié)構(gòu)方面也應(yīng)做必要的和相應(yīng)的調(diào)整，以充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)，方便開發(fā)和利用。如果死守過(guò)去的模式不變，勢(shì)必給新情況下的檔案利用、開發(fā)帶來(lái)諸多不便和不利。公司改革、改制后，檔案工作者要迅速適應(yīng)新的公司形式，變換思考問(wèn)題的角度，把新知識(shí)、新觀念和新鮮的氣息帶到公司檔案工作中，深層次開發(fā)和挖掘檔案信息資源的價(jià)值，為公司檔案事業(yè)的發(fā)展開辟新的空間。

①應(yīng)該特別重視檔案工作的服務(wù)特性，在提供利用上下功夫。根據(jù)檔案工作自身的性質(zhì)和發(fā)展要求，努力做到檔案工作在服務(wù)中求創(chuàng)新。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的條件，檔案服務(wù)是檔案工作的重心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力，要堅(jiān)持創(chuàng)新和創(chuàng)造性地開展檔案工作，檔案工作才能達(dá)到有高度、有特色。

②要注意利用和發(fā)揮協(xié)作的優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代社會(huì)，協(xié)同學(xué)理論為我們發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)提供了理論的支持。公司改革、改制后，檔案工作要尋求新的發(fā)展點(diǎn)，可以考慮與本單位有關(guān)部門合作，乃至引入社會(huì)力量和資金共同開發(fā)、挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案工作人員和各專業(yè)技術(shù)人員在各個(gè)領(lǐng)域方面的優(yōu)勢(shì)，這樣既能解決檔案部門人員、經(jīng)費(fèi)不足的狀況，又能解決檔案開發(fā)利用和深層次挖掘與各方面需求的矛盾。同時(shí)，通過(guò)合作，密切了檔案工作與公司其他部門乃至社會(huì)各方面的關(guān)系，為以后檔案工作的發(fā)展提供有利契機(jī)，使公司檔案工作更好地貼近公司、貼近社會(huì)、貼近服務(wù)對(duì)象。

③要學(xué)會(huì)把“產(chǎn)品”的理念引入檔案管理。公司檔案工作在新的形勢(shì)下，應(yīng)該用新的思維、新的視角來(lái)看待，把開發(fā)和利用及檔案編研成果當(dāng)作“產(chǎn)品”來(lái)生產(chǎn)不失為一種好的做法。檔案是公司文化的一部分，是一種特殊的公司文化產(chǎn)品。因此，對(duì)于在不同公司的不同部門，檔案的開發(fā)和利用是有不同的特色和作用的，檔案工作者要在深層次開發(fā)和挖掘檔案信息的價(jià)值上多下功夫、多做文章，要力爭(zhēng)多出“好產(chǎn)品”，多出“龍頭產(chǎn)品”，為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供服務(wù)，有作為才能有地位，以此樹立和不斷提高檔案工作在新型公司中的地位。

④隨著公司信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，要求公司檔案工作不斷接受知識(shí)、更新觀念，跟上信息化發(fā)展進(jìn)程的步伐。要重視檔案工作與辦公自動(dòng)化（OA）、管理信息系統(tǒng)（ MIS）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、公司資源計(jì)劃（ERP）等的結(jié)合點(diǎn)，并考慮如何為其提供相應(yīng)的檔案信息方面的服務(wù)。

現(xiàn)代社會(huì)，信息化的意義和價(jià)值已被越來(lái)越多的公司認(rèn)識(shí)和重視，公司正是通過(guò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加快公司信息化進(jìn)程，以推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)，升華公司的競(jìng)爭(zhēng)能力。公司檔案部門要相應(yīng)地逐步推進(jìn)公司檔案信息化的建設(shè)。公司檔案信息化是檔案信息化和公司信息化的一個(gè)重要內(nèi)容，是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)公司檔案工作進(jìn)行改造，重建公司檔案工作的館藏結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、動(dòng)作模式和管理理論。

筆者認(rèn)為公司改革、改制后，在公司檔案工作的信息化建設(shè)中，應(yīng)注意檔案信息化建設(shè)與整個(gè)公司的信息化建設(shè)的銜接，要使檔案信息化成為公司信息化建設(shè)的一部分，一個(gè)有機(jī)的、不可或缺的重要組成部分。這個(gè)建立的過(guò)程可以是從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從局部應(yīng)用到全過(guò)程控制的過(guò)程;當(dāng)然，也可以另起爐灶，打破原公司的原有基礎(chǔ)和模式，建立高起點(diǎn)的和新型公司信息化建設(shè)同步的檔案管理系統(tǒng)工程。只要最終把握住以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享為目標(biāo)，為公司的管理和經(jīng)營(yíng)提供統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)這個(gè)目的，只要是最適合本公司發(fā)展特點(diǎn)的，就是最好的。

⑤在改革、改制公司，檔案工作尤其不能忽視了“效益”。在嚴(yán)酷的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，不計(jì)成本、不講效益是不現(xiàn)實(shí)的。對(duì)于公司檔案的深層次開發(fā)和挖掘檔案信息的價(jià)值來(lái)說(shuō)，它也同樣應(yīng)該遵從“投入產(chǎn)出”的規(guī)律，也就是要研究如何科學(xué)地、經(jīng)濟(jì)地投入人力、物力和財(cái)力，要研究如何取得和能否取得最大、最佳的效率、效果、效應(yīng)和效益，當(dāng)然它既包含著經(jīng)濟(jì)方面的，也包含著社會(huì)方面的。

“有作為，才有地位”，筆者認(rèn)為，改革、改制公司的檔案工作者在做好了充分的思想和知識(shí)上的準(zhǔn)備，改變了以往的種種不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的做法和想法后，必將能以飽滿的熱情、全新的姿態(tài)投身到公司的檔案工作之中，到那時(shí)，我們的檔案事業(yè)何愁得不到更大的發(fā)展和壯大呢？