高職院校二級管理體制下教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

劉紅梅

摘 要：就高職院校二級管理體制下如何做好教學(xué)秘書工作進(jìn)行探討，分析二級管理體制下教學(xué)秘書的新的角色定位，提出加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的建議如下：增強(qiáng)服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性;加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)化水平;提高對教學(xué)秘書隊(duì)伍重要性的認(rèn)識，建立健全機(jī)制;明確教學(xué)秘書的工作范圍，建立有效激勵機(jī)制，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：高職院校;二級管理;教學(xué)秘書;角色定位

中圖分類號：G45 ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2015）26-0117-02

隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)科、專業(yè)方向分布不斷增多，統(tǒng)一的教務(wù)管理工作難以全面覆蓋，因此，國內(nèi)高職院校開始實(shí)施二級管理模式，這是保證高職院校持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展的一項(xiàng)重要改革舉措。二級管理體制下，學(xué)院管理重心下移，權(quán)力逐漸下放到各（分院）系部，使得二級教學(xué)管理工作面臨著一系列新的問題與挑戰(zhàn)，尤其是作為二級學(xué)院（系部）的一線教學(xué)管理人員的教學(xué)秘書，更遇到了前所未有的壓力。在二級管理體制中，教學(xué)秘書的管理范圍擴(kuò)大，教學(xué)管理工作增多，為此，現(xiàn)階段如何重新定位教學(xué)秘書的新角色，以及如何加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是值得認(rèn)真思考與探討的問題。

一、二級管理體制下高職院校教學(xué)秘書的新的角色定位及職能

（一）管理服務(wù)員

在二級管理的體制下，高職院校教學(xué)秘書的角色應(yīng)從一個簡單的政策任務(wù)執(zhí)行者轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€制定各種教學(xué)文件和制度的管理者。教學(xué)秘書應(yīng)能以教務(wù)處的文件規(guī)范為基礎(chǔ)，從系部實(shí)際情況出發(fā)，制定出切實(shí)有效的、科學(xué)規(guī)范的系部教學(xué)管理流程。在系部常規(guī)管理中，作為教學(xué)管理活動各個環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實(shí)踐者、服務(wù)者和信息反饋者，教學(xué)秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理好教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)。例如：對專業(yè)人才培養(yǎng)方案、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃等文件的整理、分類、存檔;教師調(diào)課、補(bǔ)課等手續(xù)的辦理、教學(xué)資源的調(diào)配以及相關(guān)的考務(wù)安排;教師工作量、年終工作量的計(jì)算及上報(bào)以及畢業(yè)生相關(guān)事宜的安排等等。另外，在二級管理的體制下，作為系部教學(xué)管理工作窗口崗位的教學(xué)秘書，應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變觀念，從單純管理向服務(wù)角色轉(zhuǎn)變，為院（系、部）領(lǐng)導(dǎo)、全系教職員工、學(xué)生、教學(xué)科研服好務(wù)，具體來講，就是要對教學(xué)管理的執(zhí)行情況和教學(xué)質(zhì)量評估的結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié);對教師教學(xué)成果、科研成果、教材征訂、教師進(jìn)修計(jì)劃進(jìn)行整理、上報(bào);對授課記錄、授課計(jì)劃、期末資料等的發(fā)送、收集等等。

（二）聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)員

實(shí)施二級管理體制后，教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作不再是單一地接受教務(wù)處的指令，而是成為與教務(wù)處和各教學(xué)單位之間的橋梁（比如下達(dá)教學(xué)任務(wù)會涉及各專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，排課又涉及與教務(wù)處、其他行政部門和兄弟系部之間的協(xié)調(diào)），要在本系教研室之間、教師之間、學(xué)生之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)（比如教學(xué)活動、考試安排的協(xié)調(diào)等），且要在及時(shí)準(zhǔn)確地為師生傳達(dá)學(xué)院的方針政策之余將師生對學(xué)院教學(xué)管理意見和建議反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)，形成有效反饋機(jī)制。必要時(shí)教學(xué)秘書還需要主動聯(lián)絡(luò)企業(yè)、兄弟院校參與到專業(yè)建設(shè)、教學(xué)管理等工作中來，搜集有用的建議和意見，促進(jìn)系部教學(xué)管理工作的健康良性發(fā)展。

（三）助手參謀員

在二級管理體制下，教學(xué)秘書除了要處理日常教學(xué)事務(wù)、執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、院系領(lǐng)導(dǎo)的指示外，還應(yīng)兼職做好有關(guān)科研、人事、信息、檔案、會務(wù)、兼職外聘教師管理等行政事務(wù)，推進(jìn)教學(xué)改革的進(jìn)一步深化，起草有關(guān)方案或文件，提供合理的建議與意見，以供領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)參考。因?yàn)閷?shí)行二級管理體制以后，各分院系部的領(lǐng)導(dǎo)和各教研室主任的責(zé)任加大了、擔(dān)子更重了。這就需要教學(xué)秘書除了要擔(dān)任助手參謀員的角色之外，還要發(fā)揮好督辦職能，及時(shí)督促相關(guān)教研室、專業(yè)教師，積極完成各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，把好審核關(guān)，必要時(shí)請示分管領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)完成上級部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，提高工作效率。

在二級管理體制下，教學(xué)秘書的工作繁雜而瑣碎，但是不可或缺的。要發(fā)揮好其基層管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀等職能，需要教學(xué)秘書具備極大的耐心、細(xì)心和責(zé)任心。通過教學(xué)秘書新的角色定位和基本職能，可看出教學(xué)秘書工作責(zé)任之重大，因此關(guān)注教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，全面提升教學(xué)秘書隊(duì)伍工作水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高職院校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

高職院校教學(xué)管理工作要科學(xué)高效、規(guī)范有序，就必然需要有一支高素質(zhì)的、專業(yè)化的教學(xué)秘書隊(duì)伍。而傳統(tǒng)體制下的教學(xué)秘書在工作中卻存在一些問題。

（一）重視程度不夠，專業(yè)化程度不高，人員流動性大

在一些高職院校，由于思想觀念陳舊，對教育管理的重要性和科學(xué)性認(rèn)識不足，有的人仍認(rèn)為教務(wù)管理僅是一些簡單的事務(wù)性工作。因此在教學(xué)秘書的配備上，大多都是專業(yè)教師臨時(shí)頂替的，或者是某些高級人才的家屬等。其所學(xué)專業(yè)往往與從事的工作不相符合，也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)進(jìn)修，所以要熟練、高效地完成好教學(xué)秘書的工作，往往要經(jīng)過一個較長的適應(yīng)時(shí)期，而教學(xué)秘書在職稱職務(wù)晉升、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考核評優(yōu)、津貼待遇等問題上，比同等學(xué)力的教師機(jī)會少，這在某種程度上也挫傷了其工作積極性，從而造成人心浮動、隊(duì)伍不穩(wěn)，一些高學(xué)歷、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書便轉(zhuǎn)崗或跳崗，人員流動性較大。

（二）工作強(qiáng)度大，職責(zé)范圍不明確

教學(xué)管理應(yīng)該是獨(dú)立于行政事務(wù)的一項(xiàng)工作。然而，多數(shù)高職院校對教學(xué)秘書工作職責(zé)范圍在其內(nèi)容上都沒有明確規(guī)定，除了日常教學(xué)管理和督辦工作外，系部辦公用品管理、后勤服務(wù)、會務(wù)服務(wù)、接待、對外聯(lián)絡(luò)以及財(cái)務(wù)報(bào)銷等工作都是由教學(xué)秘書承擔(dān)。而院系領(lǐng)導(dǎo)及教師無論大事小情、職責(zé)范圍內(nèi)外的事務(wù)（哪怕是教學(xué)場地或教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)問題）都會第一時(shí)間找到教學(xué)秘書，所以處于學(xué)院各部門和各類人員的交叉點(diǎn)位置的教學(xué)秘書時(shí)常充當(dāng)著“救火員”“話務(wù)員”或“跑腿”的角色，崗位職責(zé)很不明晰。

（三）職業(yè)倦怠表現(xiàn)明顯，創(chuàng)新意識欠缺

近年來，由于就業(yè)的壓力，越來越多高學(xué)歷的人才“被迫”加入了教學(xué)秘書的隊(duì)伍。而教學(xué)秘書工作的特殊性——輔助領(lǐng)導(dǎo)完成好教學(xué)相關(guān)工作，又使高學(xué)歷的人才心里感到一種很大的落差，在處理完成果不明顯又繁重復(fù)雜的常規(guī)性工作后，對其他工作幾乎是心有余而力不足，這往往會阻礙教學(xué)秘書的發(fā)展。比如職稱的評定要求必須要有科研成果，但很多教學(xué)秘書在處理完本職工作之余幾乎沒有足夠時(shí)間和精力認(rèn)真做科研，所以漸漸開始感到前途渺茫。因此久而久之會使越來越多的教學(xué)秘書缺少對崗位的自豪感和成就感，身體和情緒上都產(chǎn)生疲憊感，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致自我忽視和懷疑，從而工作態(tài)度開始消極，對待工作沒有熱情，缺乏責(zé)任心，人際關(guān)系日益緊張，職業(yè)倦怠表現(xiàn)得十分明顯，更不可能有動力思考如何提高工作效率和創(chuàng)新工作方式了。

三、加強(qiáng)二級管理體制下高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的措施

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性

首先，對于教學(xué)秘書本身而言，應(yīng)該樹立積極樂觀的工作態(tài)度，提高自我調(diào)適能力。學(xué)會在工作中找“樂趣”，享受在“服務(wù)”過程中得到的認(rèn)同感和成就感。并制定一份適合自己的個人職業(yè)規(guī)劃，明確自己的職業(yè)目標(biāo)。不能因?yàn)殚L期從事重復(fù)乏味的教學(xué)工作就失去奮斗方向。工作中要變“被動”為“主動”，主動與專業(yè)教師、學(xué)生溝通，了解他們的想法，搜集和反饋他們的建議和意見;尤其對不熟悉日常教學(xué)規(guī)范的外聘教師主動提供幫助，提前為他們講解學(xué)院的相關(guān)教學(xué)規(guī)范，或制定一份“致**院（系）外聘教師的一封信”，說明本系教師工作注意事項(xiàng)，再附上系上所有教學(xué)檔案模板，以確保外聘教師在日常教學(xué)中有據(jù)可依，降低教學(xué)環(huán)節(jié)出錯的可能性?！爸鲃臃?wù)”意識樹立了，工作做起來就會更得心應(yīng)手了。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)化水平

二級管理體制對教學(xué)秘書的工作提出了新的挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書只有努力加強(qiáng)自身的心理素質(zhì)、道德品質(zhì)以及文化素質(zhì)等方面的修養(yǎng)，自覺學(xué)習(xí)管理學(xué)、秘書學(xué)等方面的知識，不斷提高寫作和口語表達(dá)能力、組織安排和協(xié)調(diào)溝通能力、人際交往能力、辦公軟件處理能力以及信息化管理能力，努力提升專業(yè)化知識和管理水平;創(chuàng)新工作觀念、工作方法，科學(xué)管理教學(xué)工作，才能對新形勢下的教學(xué)秘書工作游刃有余。此外，教學(xué)秘書在工作中還要善于總結(jié)和思考，比如有很多常規(guī)工作都具有周期性和重復(fù)性，是可以找到規(guī)律并提前準(zhǔn)備好的。有計(jì)劃、按部就班地管理教學(xué)工作，不僅能增強(qiáng)教學(xué)秘書的主動性和工作熱情，還可以提高教學(xué)秘書的工作效率，促進(jìn)院系工作順利開展。

（三）提高對教學(xué)秘書隊(duì)伍重要性的認(rèn)識，建立健全機(jī)制

學(xué)院應(yīng)多提供培訓(xùn)機(jī)會，搭建交流平臺。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予教學(xué)秘書足夠重視，充分認(rèn)識到教學(xué)秘書崗位在二級管理體制中的重要性，在條件允許的情況下，可根據(jù)系部的專業(yè)數(shù)量、學(xué)生規(guī)模等情況按比例增加教學(xué)秘書的編制。一方面，可以將繁雜的教學(xué)管理工作進(jìn)行合理的分工，緩解部分壓力，另一方面也有利于人員流動時(shí)的順利交接。老師和學(xué)生應(yīng)該全力配合、支持教學(xué)秘書的工作。同時(shí)，院系應(yīng)將教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)納入“教師隊(duì)伍”或“管理隊(duì)伍”建設(shè)規(guī)劃，提高他們在管理體系中的地位;提供教學(xué)秘書論壇、專題討論以及工作經(jīng)驗(yàn)交流會等平臺，讓教學(xué)秘書對工作過程中發(fā)現(xiàn)的小問題進(jìn)行交流討論，找到問題的解決步驟和辦法，總結(jié)出一套科學(xué)有效的教學(xué)管理工作辦法。

（四）明確教學(xué)秘書的工作范圍，建立有效激勵機(jī)制，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍

二級管理體制實(shí)施后，院系要根據(jù)實(shí)際情況合理分工，制定教學(xué)秘書崗位職責(zé)，明確其工作內(nèi)容和范圍，實(shí)行制度管人、機(jī)制管事，使教學(xué)秘書工作有章可循，增強(qiáng)教學(xué)秘書工作的操作性和替代性。這既有利于學(xué)院教學(xué)管理工作的規(guī)范化，又可以避免教學(xué)秘書人員更換時(shí)給院系部工作帶來不便的情況發(fā)生。另外，院系還應(yīng)根據(jù)教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)并結(jié)合實(shí)際情況建立合理有效的激勵機(jī)制、考核機(jī)制，獎懲分明，使其在工資待遇、職稱評定、職務(wù)晉升等方面都有明確的奮斗目標(biāo)，以調(diào)動其工作積極性，從而穩(wěn)定教學(xué)秘書的隊(duì)伍，保證教學(xué)管理的連續(xù)性。

總之，高職院校實(shí)施二級管理體制后，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的責(zé)任更大，地位更重，挑戰(zhàn)也更多。因此，組織上和教學(xué)秘書本身都應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整和創(chuàng)新工作方法和思路，力爭使教學(xué)管理工作在二級管理體制的新契機(jī)中邁上一個新臺階。

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