醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理淺析

李學(xué)軍等

摘 要：醫(yī)院內(nèi)部審計檔案是醫(yī)院內(nèi)部審計監(jiān)督活動的歷史記錄，內(nèi)部審計檔案管理是醫(yī)院管理活動的重要組成部分。通過對醫(yī)院審計檔案管理中存在問題的分析，提出了加強醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)、人員考核標準化及資源開發(fā)利用的思路，以期促進醫(yī)院審計檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院內(nèi)部審計檔案；人員考核；數(shù)字化建設(shè)；資源開發(fā)利用

醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理工作，是按照檔案管理的規(guī)定和要求，將醫(yī)院內(nèi)部審計部門在履行審計工作職責(zé)過程中收集、整理的各種文字、圖表、聲像和實物等形態(tài)的載體， 包括審計項目檔案、證明文書檔案、其它審計文書檔案等，及時、準確、完整地保管、編研和利用的過程。醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理是醫(yī)院管理活動的重要組成部分。如何改進審計檔案管理方法提升審計檔案管理效能，如何充分開發(fā)利用審計檔案資源為醫(yī)院管理者服務(wù)，本文結(jié)合醫(yī)院審計檔案的特點及管理經(jīng)驗，談一點粗淺的認識。

1 醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理存在的問題

1.1 高素質(zhì)專業(yè)人才匱乏，制約了審計檔案管理水平的提高

相對于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研，甚至?xí)嫼怂?，醫(yī)院的內(nèi)部審計實務(wù)工作起步較晚，內(nèi)部審計檔案管理人才培養(yǎng)和理論研究相對滯后，許多醫(yī)院沒有專職人員管理審計檔案，而是由非專業(yè)人員兼管的現(xiàn)象較為普遍，內(nèi)部審計檔案管理人員知識層次單一，素質(zhì)參差不齊，造成在審計活動中產(chǎn)生的大量有保存價值的文字、圖表、音像等資料得不到及時歸檔，容易導(dǎo)致整理出的審計檔案案卷質(zhì)量不高，難以達到規(guī)范化的標準，更談不上進行科學(xué)化的管理。隊伍中缺乏關(guān)聯(lián)學(xué)科如管理、計算機、法律、工程、質(zhì)量控制等高素質(zhì)專業(yè)人才，難以勝任現(xiàn)代醫(yī)院提升內(nèi)部審計檔案管理工作要求[1]。

1.2 審計檔案管理制度不健全，人員考核標準化有待進一步加強

隨著醫(yī)院ISO9000認證、三級甲等醫(yī)院評審等管理工作的深入，大多數(shù)醫(yī)院的內(nèi)部管理制度建設(shè)得到不同程度的改進，建立健全了醫(yī)院管理體系。但涉及審計檔案管理的工作制度、人員職責(zé)、考核標準存在起步晚、標準低、可操作性差的弊端。由于缺乏系統(tǒng)、完備的審計檔案管理制度及人員考核制度，使得醫(yī)院審計檔案管理不規(guī)范不健全，嚴重影響了審計檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 審計檔案管理信息系統(tǒng)化、標準化程度亟待提升

目前醫(yī)院審計檔案管理方法，多數(shù)是基于人工模式的粗放式管理，較少運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進行管理。審計檔案信息系統(tǒng)集成度不高，技術(shù)含量低，在前期審計檔案的收集，中期審計檔案的整理、歸納、立卷，后期審計檔案的查詢、檢索及開發(fā)等方面，未能很好地利用計算機系統(tǒng)進行流程再造和管理，紙質(zhì)審計檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化程度不高。無法在醫(yī)院內(nèi)部各科室間及不同醫(yī)院間互聯(lián)互通的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，由此造成檔案管理人員勞動強度大，檔案損耗快，信息利用率低，管理成本高。

1.4 審計檔案信息資源開發(fā)利用成效有待進一步挖掘

醫(yī)院經(jīng)濟管理決策不僅涉及財務(wù)、招標采購、市場開發(fā)等機構(gòu)，審計也是極為重要的一個方面。管理者在決策之初，需要進行周密的可行性研究，其中就要借助審計檔案的支持，審計檔案資料的全面 、詳實與否，數(shù)據(jù)提供的及時、準確與否，對決策的正確性會產(chǎn)生直接影響。醫(yī)院內(nèi)部審計檔案是醫(yī)院內(nèi)部審計工作的延伸，是對審計活動全過程的忠實記錄。在日常審計工作中，復(fù)審、查證是實施延伸審計的常規(guī)手段，凸顯出詳實、完整的審計檔案所能提供的證明作用是十分重要的。隨著醫(yī)院經(jīng)濟工作范圍的拓展，審計檔案的數(shù)量不斷增加，賦予審計檔案大量而重要的信息。但是目前，缺少對這些檔案信息有計劃、有目的的開發(fā)和利用，嚴重影響了審計檔案效能的發(fā)揮，無法為醫(yī)院的管理者決策提供及時、有效地服務(wù)，致使管理者對審計檔案資料支持的依賴度降低，造成審計檔案管理工作地位難以提升。

2 加強醫(yī)院審計檔案管理的對策

2.1 引進人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提高審計檔案管理水平

堅持以人為本，加強審計檔案管理隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理實效性的基本保證。隨著醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理領(lǐng)域的不斷擴展，審計檔案管理部門在人員構(gòu)成上也應(yīng)該是多元化的，不僅要有懂財務(wù)及審計的人才，還應(yīng)配備精通計算機、法律、工程、質(zhì)量控制等各項相關(guān)業(yè)務(wù)的專門人才，設(shè)立專門崗位，引進具有豐富管理經(jīng)驗和較高業(yè)務(wù)水平的人員加入審計檔案管理隊伍，改變檔案人員一身兼數(shù)職的現(xiàn)象，使審計檔案管理在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下發(fā)揮更大的作用。

2.2 強化審計檔案評測體系建設(shè)，建立有效的考核制度

積極探索、引進審計檔案管理工作評估體系，著力以下三個方面的工作：首先建立自上而下的考核制度。上級檔案主管部門出臺醫(yī)院審計檔案量化考核方法，對醫(yī)院審計檔案材料的收集、整理和保管等項工作定期進行考核評估；其次，引進社會中介機構(gòu)評測制度。目前，醫(yī)院越來越多的審計項目實行了社會化運作，尤其是大型的基建工程，基本實現(xiàn)了全過程追蹤審計。引進第三方對形成的審計檔案進行評估，有利于加強審計檔案質(zhì)量建設(shè)。再次，建立醫(yī)院審計檔案管理和從業(yè)人員管理雙百分考核制，定期對檔案材料的歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔質(zhì)量進行量化考核，考核結(jié)果與個人績效掛鉤，按月兌現(xiàn)獎懲。利用審計檔案評測體系對審計檔案及從業(yè)人員進行系統(tǒng)有效地管理，符合醫(yī)院審計檔案管理長遠發(fā)展規(guī)劃。

2.3 依托醫(yī)院信息化建設(shè)，推進審計檔案信息化應(yīng)用進程

隨著醫(yī)院審計工作有財務(wù)審計向管理審計的轉(zhuǎn)變，審計工作深入醫(yī)院管理的各個層面。形成的審計檔案既有財務(wù)、又包含基建工程、零星維修、設(shè)備購置、資產(chǎn)報廢處置、物資采購等等。這些檔案的建立各自遵循不同的標準，具有數(shù)量大，兼容性差，專業(yè)性強的特點。實施系統(tǒng)化集成，標準化管理尤為緊迫。當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)已經(jīng)從注重臨床工作的HIS、LIS系統(tǒng)，逐步發(fā)展到推行提高管理部門效能的OA系統(tǒng)。充分發(fā)揮OA系統(tǒng)辦公自動化的技術(shù)優(yōu)勢，建立審計檔案管理管理子系統(tǒng)，快速推進審計檔案信息化管理轉(zhuǎn)變進程，實現(xiàn)審計檔案立卷、錄入、查詢由手工操作，向利用計算機技術(shù)進行管理和利用方向發(fā)展，由單純紙質(zhì)資料保管變成紙質(zhì)和電子文檔管理并重，勞動強度小、安全性能高、存儲容量大、運行速度快是審計檔案管理網(wǎng)絡(luò)化無可比擬的優(yōu)勢[3]。

2.4 充分開發(fā)審計檔案資源，服務(wù)醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展

隨著院務(wù)公開內(nèi)容的逐漸豐富，審計檔案管理也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，審計檔案OA管理系統(tǒng)對利用者分別不同權(quán)限，按照部門、姓名、職稱、起止時間、關(guān)鍵詞等條件自由組合進行模糊查詢，實現(xiàn)查詢、打印、借閱登記等功能。從單純?yōu)獒t(yī)院審計人員提供查詢，轉(zhuǎn)向為院內(nèi)各部門及社會不同層次的需求者開放，審計檔案的資源利用應(yīng)當(dāng)從單一為審計工作服務(wù)，逐步向為醫(yī)院管理者宏觀決策和部門相關(guān)業(yè)務(wù)查證服務(wù)過渡。 醫(yī)院內(nèi)部審計工作由財務(wù)審計向管理審計轉(zhuǎn)變的過程中，不斷推進參與醫(yī)院各項經(jīng)濟活動的深度和廣度，充分開發(fā)利用審計檔案資源，對于發(fā)現(xiàn)管理鏈條的薄弱環(huán)節(jié)，狠抓持續(xù)改進，完善管理流程，建立長效機制，維護醫(yī)院利益等方面發(fā)揮了重要作用，取得明顯的成效，應(yīng)當(dāng)不斷總結(jié)并及時推廣審計檔案利用工作中的成功經(jīng)驗，實現(xiàn)審計檔案的價值增值，以促進醫(yī)院經(jīng)濟健康發(fā)展[2]。

參考文獻

[1]顧晨，昂慧，趙辭瑤. 對醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理的思考 [J]. 經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2012，（17）：198-199.

[2]張亞金. 醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理存在的問題與對策[J].黑龍江史志，2009 ，（12）：70-78.

[3]樊笑根.淺談審計檔案管理和內(nèi)容和方法[J].江西通信科技，2003，（1）：34-35.