信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與策略

程麗英

摘 要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國信息技術(shù)實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，廣泛應(yīng)用于社會的各行各業(yè)中，發(fā)揮著自身獨特的作用和功能。近年來，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸演變成為一種重要趨勢，成為了促進企業(yè)管理制度改革和創(chuàng)新的新手段。筆者在本文中主要探討信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的重大影響，針對存在的問題提出解決的對策，為企業(yè)的長遠發(fā)展獻計獻策。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；影響；策略

在信息時代背景之下，幾乎沒有那個領(lǐng)域可以離開信息技術(shù)而存在，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為人類的發(fā)展和進步做出了巨大的貢獻。尤其在企業(yè)檔案管理的工作當中，信息技術(shù)更是發(fā)揮其獨特的作用，使檔案管理逐漸走上了信息化的道路上，不僅提高了信息資源的利用效率，還極大地提高了管理水平，為企業(yè)的長遠發(fā)展蓄勢，無形中提升了企業(yè)的核心競爭力。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

對企業(yè)檔案進行信息化處理，利用電子計算機對檔案室的資料進行深度整理、加工和分析，轉(zhuǎn)換為存儲在計算機上的新信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)做出決策和工作運轉(zhuǎn)提供信息來源。它的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，能夠最大限度地挖掘計算機技術(shù)的內(nèi)在潛力，進一步提高檔案資源的利用效率。由于當前許多檔案室所擁有的技術(shù)較為落后，限制了對檔案的進一步開發(fā)和利用，急需在檔案整理的工作過程中引入先進的計算機技術(shù)，充分發(fā)揮自身具有的各項功能。這樣既節(jié)約了時間，又節(jié)省了人力，發(fā)揮了資源的最大功效。

第二，可以減少二次信息的整理時間，增強了信息的實效性質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案信息整理主要通過搜集資料、確定選題、進行資料整理分析、最終總結(jié)加工的過程，這一傳統(tǒng)的模式既消耗了較長的時間，又可能延誤了信息的及時傳達，使檔案二次信息的實際價值大打折扣。應(yīng)用信息技術(shù)對企業(yè)檔案進行管理，能夠通過計算機閱讀的形式掌握數(shù)據(jù)信息，然后直接操作計算機處理形成二次文件以備工作之需。

第三，在檔案管理的工作中運用信息技術(shù)，會使檔案信息得到多次加工和利用，而不會受到費用等因素的制約。

2 信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理問題

盡管在信息技術(shù)的帶領(lǐng)下，企業(yè)的檔案管理工作取得了巨大的成就，但是在管理的過程中，由于內(nèi)外各方面因素的影響和制約，仍舊存在著一些問題：

（一）檔案管理信息技術(shù)硬件力度不夠

由于我國現(xiàn)代企業(yè)起步晚，檔案管理工作仍舊處于初級階段，工作方式較為傳統(tǒng)和落后；同時對檔案進行處理、加工的相關(guān)設(shè)備落后，缺乏先進的、科技含量高的新型設(shè)備，加之大多數(shù)企業(yè)仍舊遵循老路子，沒有突破原來的管理方式，采用舊的管理手段，可想而知工作效率大大降低，且工作質(zhì)量受到極大的影響。

（二）檔案無法充分發(fā)揮作用

眾所周知，檔案是為公司領(lǐng)導(dǎo)管理層作出決策和調(diào)整時提供理論基礎(chǔ)的重要資料，缺少信息技術(shù)加工的電子檔案，不能及時、準確地收集具有商業(yè)價值的各種信息，使企業(yè)與良好的商機擦肩而過。在當前的電子檔案管理中不斷暴露出以下幾方面的問題：

1、電子檔案應(yīng)用的領(lǐng)域和范圍缺乏廣泛性。盡管信息技術(shù)已進入檔案管理的領(lǐng)域，但是大多數(shù)企業(yè)仍舊沒有放開對電子檔案的管轄，電子檔案的單機運作，限制了其作用的范圍。而且僅限于對文書性質(zhì)的檔案或者文件應(yīng)用電子檔案，應(yīng)用的范圍十分有限，使企業(yè)達到完全電子化辦公的目標很遙遠。

2、缺乏對電子檔案信息的深層次挖掘和利用。企業(yè)員工中缺乏真正掌握利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)管理和操作的人才，使電子檔案信息的加工、利用止步于初級階段；即使是檔案管理人員，其自身擁有的電子檔案管理技術(shù)并不具體、全面，只能夠進行簡單的整理和操作，對于高端的搜索或者查詢、分析等操作程序并不熟悉。技術(shù)人員有限的技術(shù)和管理人才的缺乏，致使對于電子檔案不能進行深度的挖掘，從而進行二次利用。

3、專業(yè)的技術(shù)人員力量不足，將檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息錄入計算機的速度緩慢、數(shù)量較少，當需要從電子檔案中查找相關(guān)數(shù)據(jù)時，無處可查，給后續(xù)工作帶來了極大的不便和困擾。

（三）管理人員管理水平落后

大部分的企業(yè)長期采用傳統(tǒng)的檔案管理模式和制度，一旦引入新的管理機制，勢必會帶來一系列的變化，牽動著各方面的內(nèi)容都需要進行適當?shù)刈兏铮簿托枰嚓P(guān)的管理人員從思想觀念、技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力等各方面進行適度調(diào)整。然而，信息技術(shù)的引入并不能促使檔案管理人員即時發(fā)生轉(zhuǎn)變，由于其思想觀念長時間處于保守的狀態(tài)，并不能很快融入到新的環(huán)境中，不能靈活、熟練地操控先進的管理軟件和設(shè)備；由于管理水平跟不上去，對于管理的整個程序和模式操縱運行起來較為困難，使得最終的檔案管理工作舉步維艱。

3 信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理工作策略研究

1、著力加強檔案管理的“硬件”設(shè)備建設(shè)

企業(yè)穩(wěn)步推進本單位檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)工作，充實基礎(chǔ)設(shè)施力量，是保證企業(yè)順利開展信息化檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視，不斷加大資金的投入力度，積極建設(shè)和完善本區(qū)域的數(shù)據(jù)庫，引入先進的計算機設(shè)備和質(zhì)量高的硬盤等存儲設(shè)備，確保檔案的電子存儲有充足的空間和設(shè)備支持。同時需要預(yù)防檔案內(nèi)容的順序顛倒或者混亂，及時對檔案進行歸檔整理，將新舊檔案有機、有序處理。不斷變革新的管理方法，拓展電子檔案的應(yīng)用范圍，深化其可利用的層次，使電子檔案的效用發(fā)揮到極致。

2、積極宣傳企業(yè)檔案信息化管理模式

由于各企業(yè)的檔案信息牽涉的領(lǐng)域部門廣泛，影響重大，操作流程較為繁瑣。各單位均有一套獨具特色的信息化管理模式，需要進行大力度的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)重視、員工熟知，從上到下全公司都能夠以管理制度為約束，按照企業(yè)的管理模式進行檔案信息處理。

3、加快文檔一體化建設(shè)

加快文檔一體化建設(shè)是面對當前企業(yè)文檔分離的現(xiàn)實情況，提出的關(guān)鍵性對策。需要我們避免重復(fù)性工作，將公司文化和檔案有機統(tǒng)一起來，從根本上保證電子檔案的質(zhì)量和高標準，認真梳理檔案信息的最初源頭，應(yīng)用性能良好的文檔處理軟件，真正實現(xiàn)文檔一體化。

4、切實提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和水平在電子檔案管理工作中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，直接關(guān)系著電子檔案的質(zhì)量，影響著檔案管理信息化的進程，必須把其作為重點內(nèi)容來抓。在單位里需要秉持以人為本的理念，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，通過舉辦專題講座、召開小組討論會議、進行培訓(xùn)班強化訓(xùn)練等手段，轉(zhuǎn)變管理人員的理念，保持與時俱進的新思想；同時使員工在操作電子計算機、進行文本歸檔、對硬盤設(shè)備進行維修和保護等方面提高自身的專業(yè)技能，才能更加熟練、正確地操縱檔案電子處理系統(tǒng)。

5、加強對電子檔案進行歸檔保護

由于電子檔案自身很容易受到儲存環(huán)境的影響而發(fā)生變化，要想使電子檔案信息更加安全，需要對檔案進行備份，定期進行檢測處理，以確保電子檔案信息完整無缺。同時建立一套完整的歸檔處理制度，嚴格拷貝、檢測的程序，分配專人負責相關(guān)環(huán)節(jié)的工作，真正保護電子檔案。

可以借助多媒體技術(shù)設(shè)備來對電子檔案進行保護和處理，以確保電子檔案的質(zhì)量和可信度。通過電子計算機的相關(guān)軟件技術(shù)，能夠統(tǒng)一檔案文件信息的紙張規(guī)格、字體大小、文件格式等，這樣可以得到更加規(guī)范化、整齊統(tǒng)一的文件。然后利用電子計算機的打印功能，對電子檔案進行適時打印，輸出清晰、整齊美觀的載有文字的檔案文本，以供工作人員查閱。相信對電子檔案進行有效、妥善地歸檔處理，就能推動檔案管理進一步邁向數(shù)字化、信息化的旅程。

4 結(jié)語

本文主要分析信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，論述信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理存在的一些問題，最后對企業(yè)檔案管理工作策略進行了深入的探討和研究，旨在推進企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、程序化。

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