檔案管理工作中的問題與對策分析

印銘

摘 要：檔案資料不僅真實反映了發(fā)展歷程與日常工作巨細，還能夠為其提供決策依據(jù)，為整體發(fā)展規(guī)劃提供正確指導(dǎo)，也是廣大職工維護自身合法權(quán)益的重要憑證。藉此，本文主要介紹了目前檔案管理日常工作概要，分析了該工作過程中的幾點常見問題，并就如何提升檔案管理工作效能提出了相應(yīng)建議，以期為檔案管理工作的完善提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：資料收集；檔案管理；工作現(xiàn)狀

以建立健全的檔案管理體系、鞏固發(fā)展檔案管理工作為目標(biāo)，不斷提高我國檔案工作質(zhì)量與效率，是我國建設(shè)社會主義新的重要發(fā)展戰(zhàn)略。然而，檔案管理工作目前仍處于向上發(fā)展階段，諸多環(huán)節(jié)亟待改善，本文藉此展開的檔案管理問題研究具有一定現(xiàn)實意義。

1 新時期檔案管理日常工作職能

現(xiàn)實中，大多日常檔案管理工作內(nèi)容主要為：利用完整、全面的檔案信息為社會主義新建設(shè)做全面宣傳；為促進和諧發(fā)展提供可靠參考的資料；為單位建設(shè)發(fā)展理念的完善提供指導(dǎo)與借鑒等，一面幫助職工群眾加強對社會主義新建設(shè)的認識，另一面也為當(dāng)前和諧建設(shè)提供強大的理論支撐。由此，各部門檔案管理必須規(guī)范監(jiān)督工作，以保障內(nèi)部檔案管理工作的有序發(fā)展。

2 當(dāng)前檔案管理工作中常見問題

（一）單位檔案管理工作重視程度不夠。就我國目前基層行政檔案管理工作現(xiàn)狀來看，相當(dāng)一部分檔案管理工作局限于行政管理范疇，對檔案管理問題的認知有所偏差，只關(guān)注單位眼前經(jīng)濟效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理對單位經(jīng)濟增長的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴格管控，比如，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴重，繼而造成大量資料信息因長期管理工作不當(dāng)而流失、殘損。

（二）檔案管理人員隊伍素質(zhì)亟待提高。筆者于多地交流學(xué)習(xí)中發(fā)現(xiàn)，部分單位檔案管理隊伍普遍缺乏專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的非專業(yè)人員，對檔案管理工作流程不熟悉，相關(guān)法律法規(guī)也缺乏深入地了解，甚至部分管理人員身兼多職，工作任務(wù)重但待遇低，從而喪失工作熱情，難為檔案管理工作提供充沛的人力與技術(shù)支持。

（三）檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機制，但當(dāng)前檔案管理工作普遍存在檔案管理軟、硬件條件較差，有如檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面的現(xiàn)象常有發(fā)生。甚至部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項啟動與維修資金，紙質(zhì)檔案資料在長時間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等，造成這一現(xiàn)象也正如本文上述提及，對檔案管理的漠視，鮮有財政撥款，繼而受資金匱乏所致，電子化檔案室或數(shù)字化檔案室建設(shè)至此遙遙無期。另外，還有部分未設(shè)置檔案管理機構(gòu)，在進行檔案資料查詢與使用等程序操作時極為繁雜，加上專業(yè)管理人員的缺失，現(xiàn)有檔案資料不能得到及時整理與妥善保管，形成檔案信息完整性與安全性兩相堪憂的局面。

3 優(yōu)化檔案管理工作的施行思路

（一）編制嚴謹規(guī)章制度，夯實管理工作基礎(chǔ)。筆者認為，檔案管理工作應(yīng)秉持《中華人民共和國檔案法》與黨的相關(guān)方針政策為依據(jù)，結(jié)合工作具體情況來制定行之有效的工作規(guī)范與獎懲機制，為檔案管理工作提供堅實的制度基礎(chǔ)。與此同時，還應(yīng)在提高認識、加強重視的基礎(chǔ)上，加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細記錄、及時結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項資金，優(yōu)化工作機構(gòu)設(shè)置，在綜合考慮實際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，加強檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。

（二）指正領(lǐng)導(dǎo)高度重視，確保觀念與時俱進。于工作實踐中，檔案管理工作的開展首要局限點在于大眾對檔案管理觀念的認知偏差。基于這一前提之下，單位各層應(yīng)轉(zhuǎn)變原有思想觀念，從意識層面提高對檔案重要性的認知度，切實強化責(zé)任感與使命感，積極投身于社會主義新檔案工作中，深入學(xué)習(xí)國家與黨的政策方針，狠抓各項任務(wù)落實，提高服務(wù)意識，改革以往被動工作格局，以提高檔案管理工作的規(guī)范性、安全性與效益性為原則，以宣傳欄、廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等為宣傳平臺，以干部與廣大基層群眾為宣傳對象，逐步強化相關(guān)方針政策與法律法規(guī)的宣傳力度，明確劃分各級部門權(quán)責(zé)歸屬，為檔案管理工作有序進行提供全面保障。

（三）充分發(fā)揮檔案作用，健全檔案服務(wù)體系。開展檔案管理工作的最終目標(biāo)主要是能夠使得單位內(nèi)部檔案能夠得以科學(xué)、合理地使用，以期檔案管理工作能夠充分發(fā)揮在單位經(jīng)濟建設(shè)中的積極作用，促進并實現(xiàn)單位和諧、向上的發(fā)展目標(biāo)。由此，即需要充分利用現(xiàn)有的檔案信息資源，優(yōu)化工作檔案信息查詢服務(wù)，最大程度的將程序便捷化、簡易化；借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字化信息共享平臺，在公開部分檔案資料的同時，嚴密布控檔案信息的安全工作，讓檔案資源真正意義上的服務(wù)于社會主義新建設(shè)。

（四）強化工作人員素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。只有提高檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，充分了解到本職工作職責(zé)，樹立終身學(xué)習(xí)意識與創(chuàng)新意識，定期專業(yè)培訓(xùn)活動能夠不斷強化管理人員的基礎(chǔ)理論知識，了解當(dāng)前國內(nèi)外檔案管理最新理論，并在實際工作中自覺將理論應(yīng)用于實踐，逐步提高專業(yè)技能，才能保證檔案管理工作高效有序地進行。須知，檔案管理體系之所以能夠得以不斷完善，很大程度上要倚重于擁有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。由此，在組建業(yè)務(wù)熟練、政治覺悟高的檔案管理隊伍時，必須嚴格把關(guān)人才的篩選，還要在革新管理工作骨干思想觀念的同時注重隊伍年輕化建設(shè)，招用熱愛檔案工作、綜合素質(zhì)良好的青年基層工作人員投身檔案管理事業(yè)。需要注意的是，知識經(jīng)濟時代下要想留住人才，首先即要懂得尊重人才，為他們提供良好工作環(huán)境，落實正式編制，提高福利待遇，使其能夠?qū)Ｗ⒂诒韭毠ぷ鳎礃I(yè)愛崗。除此之外，對于在職人員的培訓(xùn)工作也不可怠慢，必須依時定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確培訓(xùn)目標(biāo)，組織檔案管理人員深入業(yè)務(wù)知識與相關(guān)法律的進修，相互交流工作經(jīng)驗與心得；在提高對檔案管理的信息化建設(shè)的同時，還應(yīng)要求相關(guān)工作人員熟練掌握基本信息技術(shù)，為電子檔案室、數(shù)字檔案室建設(shè)與推廣奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，要使檔案管理工作得以充分發(fā)揮其實際效能，即應(yīng)在最大程度維護檔案完整與安全的前提下，積極對檔案各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理、合理化利用來實現(xiàn)更好地為的發(fā)展而服務(wù)，研究切實可行的完善措施，推動檔案管理工作的長足發(fā)展。

參考文獻

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