加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的研究與實(shí)踐

孫曉雪　梁彬彬　張鵬

摘 要：教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的管理者和執(zhí)行者，是師生聯(lián)系的紐帶，是教務(wù)管理部門與教學(xué)單位之間的橋梁，同時(shí)也是保障教學(xué)管理工作正常運(yùn)行的核心力量，提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要途徑是建立一支高素質(zhì)的，具有創(chuàng)新意識(shí)的教學(xué)秘書隊(duì)伍。目前高校的管理體制缺乏對教學(xué)秘書的正確定位和重視，致使教學(xué)秘書隊(duì)伍極不穩(wěn)定，這也在一定程度上阻礙了教學(xué)管理的發(fā)展。因此，明確教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，關(guān)注教學(xué)的狀況，解決教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中的問題，了解教學(xué)秘書發(fā)展的困境，是保證教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定的前提條件，也是提高高校教學(xué)管理水平的重要保障。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 隊(duì)伍建設(shè) 教學(xué)管理 素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G45 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）01（c）-0247-02

教學(xué)是高校的中心工作，高校管理的核心內(nèi)容之一是教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理人員的重要組成部分，在高校教學(xué)管理中起著重要的作用，同時(shí)也是保證高校教學(xué)工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵性要素，他們的存在在高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行過程中，起到了非常重要的作用。教學(xué)秘書肩負(fù)著管理與服務(wù)雙重任務(wù)，這些人素質(zhì)的高低會(huì)直接影響到學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)效率。所以，建立一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊(duì)伍對加強(qiáng)高校的教學(xué)管理工作有著非常重要的意義。

1 高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1 良好的思想素質(zhì)

教學(xué)秘書要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和高度的責(zé)任心。要時(shí)刻樹立全心全意為師生服務(wù)的思想，正確對待工作得失，熱愛教育事業(yè)、不辭辛苦、任勞任怨、耐心熱情地以積極飽滿的工作態(tài)度投入工作，以良好的精神面貌和思想政治素質(zhì)去影響和教育學(xué)生。教學(xué)秘書日常工作繁雜而瑣碎、責(zé)任大、任務(wù)重，他們的工作稍有失誤就會(huì)造成教學(xué)秩序的混亂，因此，教學(xué)秘書必須要具有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，具有高度責(zé)任心和敬業(yè)精神，不出紕漏、嚴(yán)守教學(xué)機(jī)密、堅(jiān)守原則、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

1.2 合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)

1.2.1 具有專業(yè)知識(shí)

教學(xué)秘書必須熟悉各門學(xué)科的結(jié)構(gòu)體系、教學(xué)大綱、課程設(shè)置，必須具備所在院系涉及的專業(yè)知識(shí)等，掌握教學(xué)規(guī)律和教學(xué)過程，才能及時(shí)高效地完成日常教學(xué)管理工作。

1.2.2 具備管理知識(shí)

教學(xué)秘書必須不斷更新自己的管理知識(shí)體系，掌握最先進(jìn)最科學(xué)的管理理念和方法，保證日常教學(xué)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

1.2.3 具備公文寫作知識(shí)

在工作過程中，教學(xué)秘書要經(jīng)常根據(jù)教學(xué)實(shí)際情況撰寫、上報(bào)一些教學(xué)公文，因此必須具掌握公文寫作的相關(guān)知識(shí)，熟悉公文格式，在行文時(shí)能夠做到語意簡明、行文流暢、格式規(guī)范。

1.3 較強(qiáng)的能力素質(zhì)

教學(xué)秘書是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，除了要協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)工作以外，還要具有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還必須具有較強(qiáng)的工作能力，具體能力包括如下幾方面。

1.3.1 溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書起是職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的橋梁和紐帶。因些必須具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，這樣才能減少工作中的摩擦和誤會(huì)，保證整個(gè)教學(xué)體系正常有序地運(yùn)行，從而提高教學(xué)管理的工作效率。

1.3.2 統(tǒng)籌規(guī)劃能力

教學(xué)秘書要對每學(xué)期的常規(guī)事務(wù)進(jìn)行合理地統(tǒng)籌安排，做到雜而不亂。但教學(xué)秘書的工作具有突發(fā)性和臨時(shí)性的特點(diǎn)，這就要求其在處理事情時(shí)要分清輕重緩急，沉著冷靜、顧全大局，確保各項(xiàng)事務(wù)都能順利完成。

1.3.3 創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的要求，教學(xué)秘書要不斷更新觀念，收集好的經(jīng)驗(yàn)和做法，勇于改革創(chuàng)新，積極探索教學(xué)管理改革的新思路和新方法，用現(xiàn)代教學(xué)管理創(chuàng)新理念給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)，教學(xué)秘書要熟練掌握各種辦公設(shè)備和辦公軟件，尤其是教務(wù)管理軟件，使教學(xué)管理工作呈現(xiàn)出信息化、合理化的趨勢。

2 教學(xué)秘書隊(duì)伍在高校建設(shè)中存在的問題

2.1 教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性

簡單、機(jī)械的事務(wù)性工作是傳統(tǒng)觀念認(rèn)為的教學(xué)秘書的本職工作，因此，教學(xué)秘書隊(duì)伍在人員聘任、職稱評定、評獎(jiǎng)評優(yōu)、利益分配等方面經(jīng)常會(huì)受到不公平待遇。在現(xiàn)實(shí)的教學(xué)過程中，教學(xué)秘書承擔(dān)著大量的學(xué)院教學(xué)管理工作，十分辛苦。他們工作繁雜，任務(wù)重、壓力大、責(zé)任重，有的時(shí)候雖然付出了艱辛的勞動(dòng)卻無法得到尊重和理解，取得的成績往往得不到公正的評價(jià)和認(rèn)可，因此許多人不愿意繼續(xù)擔(dān)任教學(xué)秘書，出現(xiàn)了多數(shù)人轉(zhuǎn)崗的情況，教學(xué)秘書隊(duì)伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。

2.2 缺乏有效的考核機(jī)制

科學(xué)有效的考核機(jī)制，可以提高教學(xué)秘書的工作效率和積極性?，F(xiàn)在許多高校都沒有形成一套針對教學(xué)秘書的科學(xué)合理的考評機(jī)制。考評線條粗、主觀性強(qiáng)，不能客觀公正地反應(yīng)教學(xué)秘書的工作績效，多數(shù)學(xué)校對教學(xué)秘書的工作崗位和工作職責(zé)沒有具體明確的規(guī)定，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作量極不平衡。因此造成教學(xué)秘書工作積極性不高的主要原因是學(xué)校不具備具有激勵(lì)作用的考核機(jī)制。

2.3 缺乏專業(yè)的管理知識(shí)

教學(xué)秘書多數(shù)是由非管理專業(yè)畢業(yè)的教師擔(dān)任，缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和理念。教學(xué)秘書整天忙于應(yīng)付教務(wù)處和機(jī)關(guān)各部門下達(dá)的具體事務(wù)性工作，忙于為師生做好各種服務(wù)工作，很難抽出時(shí)間系統(tǒng)的學(xué)習(xí)管理知識(shí)和各項(xiàng)管理制度。工作缺乏活力、多憑經(jīng)驗(yàn)辦事，習(xí)慣于按部就班地按領(lǐng)導(dǎo)指示工作，不能較好地利用日常收集的管理資料總結(jié)教學(xué)管理改革理論，在一定程度上限制了管理水平提高。

2.4 缺乏培訓(xùn)、進(jìn)修機(jī)會(huì)

教學(xué)和科研是高校立校之本，所以，很多高校非常重視對專任教師的培養(yǎng)，為專任教師提供很多培訓(xùn)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)。而對教學(xué)秘書的培養(yǎng)卻很少會(huì)被提上日程。面對高等教育迅猛發(fā)展的現(xiàn)狀，教學(xué)秘書無法得到現(xiàn)代高等教育管理思想的系統(tǒng)培訓(xùn)，思想觀念不能及時(shí)更新，致使教學(xué)秘書的工作視野不夠開闊、專業(yè)知識(shí)匱乏，從而阻礙了教學(xué)秘書的整體素質(zhì)和創(chuàng)新能力的提高。

3 加快高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的途徑與方法

3.1 重視教學(xué)秘書地位的提高，保證教學(xué)隊(duì)伍的穩(wěn)定

馬斯洛需求層次理論認(rèn)為，當(dāng)人的基本需求滿足以后，自然會(huì)有自我實(shí)現(xiàn)的高層次精神需求。自我實(shí)現(xiàn)需求是指發(fā)展自身潛能，實(shí)現(xiàn)理想的需求，它是來自于人內(nèi)心追求個(gè)人理想的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力。教學(xué)秘書作為高校的教學(xué)管理者，他們渴望自身的工作成績得到認(rèn)可。因此，作為高校領(lǐng)導(dǎo)，必須重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，對于教學(xué)秘書在高校管理中的地位和作用，要給予充分的肯定，從決策上和行動(dòng)上關(guān)心和支持教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，在職務(wù)晉升、評優(yōu)評獎(jiǎng)、薪酬待遇等方面為教學(xué)秘書提供條件，并給他們提供合理的職業(yè)發(fā)展的空間。正確評價(jià)他們工作業(yè)績，讓其樹立心理歸屬感，這樣才能保障教學(xué)秘書隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，才能更好地促使教學(xué)秘書以主人翁的精神狀態(tài)投入到工作中，創(chuàng)造出更加輝煌的工作業(yè)績。

3.2 引入競爭激勵(lì)機(jī)制，開展教學(xué)管理評估，獎(jiǎng)懲分明，使教學(xué)管理能夠良性發(fā)展

根據(jù)教學(xué)秘書工作崗位的特點(diǎn)、職責(zé)權(quán)限大小及其所承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)程度給教學(xué)秘書的管理隊(duì)伍制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，建立一套科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)績效管理。在具體的考察過程中，把工作職責(zé)和業(yè)績相匹配作為教學(xué)秘書的考核制度，從而調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和主動(dòng)性，把待遇和工作量、工作能力、工作態(tài)度等條件聯(lián)系起來，激發(fā)他們的內(nèi)在潛力，防止出現(xiàn)“集體主義大鍋飯”的消極局面，這樣才能發(fā)揮薪酬的激勵(lì)作用。對于責(zé)任心強(qiáng)、工作完成情況較好的要給予表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。只有及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，才能最大限度發(fā)揮他們內(nèi)在的工作熱情，建立一支具有開拓進(jìn)取精神的高水平教學(xué)秘書隊(duì)伍。

3.3 增加培訓(xùn)、進(jìn)修機(jī)會(huì)，豐富管理知識(shí)，提升綜合素質(zhì)

高校要將教學(xué)秘書隊(duì)伍的培訓(xùn)、交流、深造納入教學(xué)秘書的隊(duì)伍培訓(xùn)規(guī)劃。要重視教學(xué)秘書的培訓(xùn)和知識(shí)更新，并在經(jīng)費(fèi)和政策上提供保障。通過在崗培訓(xùn)、參觀考察、繼續(xù)教育等多種形式，提高教學(xué)秘書的知識(shí)水平、管理水平、工作能力。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書積極參與教學(xué)改革的研究工作，用理論指導(dǎo)教學(xué)管理實(shí)踐，最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理水平質(zhì)的飛躍。

隨著高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，學(xué)校必須重視教學(xué)秘書的作用，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，建立一支具有高度創(chuàng)新精神的高素質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍，這樣才能切實(shí)提高高校教學(xué)管理的整體水平。同時(shí)，教學(xué)秘書在實(shí)際的管理工作中要不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐漸提高自己的綜合能力及各項(xiàng)教學(xué)管理水平，成為真正適合高校發(fā)展需要的管理型人才。

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