淺析禮貌原則在高職商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中的應(yīng)用

【摘 要】商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作是日常商務(wù)活動(dòng)的重要組成部分。禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中同樣適用。本文以利奇的禮貌原則為標(biāo)準(zhǔn)，從人稱(chēng)、否定詞、句式和信函結(jié)構(gòu)等方面對(duì)高職商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語(yǔ)信函 " "禮貌原則 " "高職教育

一、前言

商務(wù)英語(yǔ)信函是商業(yè)交往最主要的書(shū)面表達(dá)方式之一。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，人們?cè)谏虅?wù)活動(dòng)中更多地使用電子郵件、傳真等快捷、便利的現(xiàn)代化技術(shù)手段，這使商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的應(yīng)用更加頻繁和廣泛。規(guī)范得體的商務(wù)英語(yǔ)信函不僅體現(xiàn)個(gè)人的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作水平，更代表著一個(gè)公司或企業(yè)的整體形象。這也決定了商業(yè)信函中必須注重禮貌策略的表現(xiàn)。

英國(guó)著名學(xué)者利奇（Leech）對(duì)禮貌原則劃分為六類(lèi)。即得體準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、贊譽(yù)準(zhǔn)則、謙遜準(zhǔn)則、一致準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則。得體準(zhǔn)則頭等重要，其具體內(nèi)容是減少表達(dá)有損于他人的觀點(diǎn)，盡量多給別人利益;慷慨準(zhǔn)則是指說(shuō)話(huà)人要盡量減少表達(dá)利己的觀點(diǎn)，盡量擴(kuò)大對(duì)自己的損失;贊譽(yù)準(zhǔn)則的基本表現(xiàn)是減少對(duì)他人的貶損，即盡量多贊譽(yù)別人;謙虛準(zhǔn)則的做法是減少對(duì)自己的表?yè)P(yáng)，多說(shuō)自己的不是; 一致準(zhǔn)則是指談話(huà)者要減少自己與別人在觀點(diǎn)上的不一致，多說(shuō)一些和別人一致的話(huà);同情準(zhǔn)則是指減少自己與他人在感情上的對(duì)立，盡量縮小自身對(duì)對(duì)話(huà)人的漠然，盡量多地同情對(duì)方。

二、結(jié)合高職教學(xué)特點(diǎn)，淺析禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中的運(yùn)用

高職教育的本質(zhì)特征是培養(yǎng)技術(shù)性人才，其教學(xué)的原則是：“實(shí)用為主”。商務(wù)英語(yǔ)信函是高職商務(wù)英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)中一門(mén)實(shí)用性很強(qiáng)的課程，對(duì)提升學(xué)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力起到重要作用。這門(mén)課程主要內(nèi)容圍繞國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)進(jìn)行開(kāi)展，重點(diǎn)是將所學(xué)的商務(wù)英語(yǔ)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)合起來(lái)，并且真正達(dá)到和貿(mào)易伙伴的溝通目的。以下是本人將禮貌原則應(yīng)用于高職商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作教學(xué)的幾點(diǎn)粗淺看法。

1.人稱(chēng)運(yùn)用的選擇

在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作時(shí)，人稱(chēng)的選擇要遵循禮貌原則。由于商務(wù)英語(yǔ)信函多公司之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，故復(fù)數(shù)形式的人稱(chēng)we和you出現(xiàn)最為頻繁。首先，在信函往來(lái)的過(guò)程中，第一人稱(chēng)的合理使用會(huì)給對(duì)方親切、熱情的印象。英語(yǔ)的人稱(chēng)使用的語(yǔ)用原則是：在表達(dá)正面、積極的態(tài)度、看法或愿望時(shí)，一般使用第一人稱(chēng)。其次，在英語(yǔ)商務(wù)文化中，無(wú)論是商務(wù)信函寫(xiě)作還是商務(wù)洽談，尊他性準(zhǔn)則的應(yīng)用十分廣泛。尊他性準(zhǔn)則是指在寫(xiě)作商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，應(yīng)站在對(duì)方的立場(chǎng)看問(wèn)題，考慮對(duì)方的處境，使對(duì)方感到自己的重要性受到尊重，從而鼓勵(lì)對(duì)方與我們合作。體現(xiàn)在涉及要求、允諾時(shí)，表明自己重視對(duì)方，從對(duì)方的觀點(diǎn)或利益出發(fā)，一般使用第二人稱(chēng)。由于受到漢語(yǔ)人稱(chēng)語(yǔ)用規(guī)則影響，我們?cè)谌朔Q(chēng)選擇時(shí)多傾向于使用第一人稱(chēng)。而有時(shí)第一人稱(chēng)的使用會(huì)產(chǎn)生忽視對(duì)方的消極作用，反而使語(yǔ)言失去感染力，難以得到對(duì)方熱烈的回應(yīng)。此外，在商務(wù)交流中，雙方難免會(huì)有分歧，為了不因直接話(huà)語(yǔ)而冒犯他人和避免不必要的誤解和摩擦，建議在商務(wù)英文信函寫(xiě)作中適當(dāng)?shù)厥褂玫谌朔Q(chēng)。在向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，使用第二人稱(chēng)就比較生硬，像是在命令對(duì)方。而將主語(yǔ)轉(zhuǎn)為第三人稱(chēng)則禮貌很多，也不會(huì)違背得體原則。

2.否定形式的考慮

在商務(wù)活動(dòng)中，難免會(huì)出現(xiàn)雙方意見(jiàn)分歧或是事實(shí)沒(méi)能按照計(jì)劃進(jìn)行的特殊情況。那么，如何通過(guò)商務(wù)信函得體禮貌地向?qū)Ψ浇忉專(zhuān)瑏?lái)化解矛盾或是危機(jī)。商業(yè)活動(dòng)要求交易雙方具有高度的合作精神，盡量縮小分歧，謀求一致，這和贊同準(zhǔn)則是完全一致的。寫(xiě)信人可以通過(guò)友好、肯定的表達(dá)顯示出對(duì)讀信人的禮貌，進(jìn)而表達(dá)自己對(duì)讀信人的良好愿望，而這是建立業(yè)務(wù)往來(lái)的良好基礎(chǔ)。

3.禮貌用語(yǔ)和固定句式的使用

在英文的商務(wù)信函中，一些比較固定的文句逐漸被普遍使用。如經(jīng)常使用的一些含有積極情感意義的詞語(yǔ)如appreciate， pleasure， obliged等。這樣能使對(duì)方身心愉悅，有利于雙方的合作。成功的信件往往都采用肯定的態(tài)度或肯定的思維，沒(méi)有人期待一種否定的觀點(diǎn)。因此，拒絕時(shí)尤其需要策略，如在寫(xiě)信時(shí)可以將否定的觀點(diǎn)改為肯定的觀點(diǎn)以便緩和語(yǔ)氣。在出現(xiàn)不同意見(jiàn)、拒絕對(duì)方要求或傳遞令人失望的消息的時(shí)候，可先陳述理由及前提條件，避免唐突，使對(duì)方有一定的思想準(zhǔn)備去接受信中的負(fù)面信息?？梢允褂靡韵乱恍┰~語(yǔ)，如 regret， unfortunately， we are sorry等。熟練掌握這些表達(dá)方式，能夠在商務(wù)英語(yǔ)信函中委婉地拒絕對(duì)方的要求或條件，而又能保持友好的貿(mào)易關(guān)系。

4. 商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作過(guò)程中對(duì)禮貌原則的整體把握

根據(jù)商務(wù)英語(yǔ)信函的性質(zhì)不同，我們?cè)谧珜?xiě)信函時(shí)應(yīng)采取不同的策略和方法。一般來(lái)說(shuō)，傳遞正面信息時(shí)寫(xiě)信人在開(kāi)頭段落就直接切入主題，或是通報(bào)有關(guān)信息，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，然后再解釋細(xì)節(jié)。傳遞負(fù)面信息或說(shuō)服信息時(shí)要采取迂回策略，就是開(kāi)始段提及其他，如客氣地提到收到來(lái)函或就雙方關(guān)心的熱點(diǎn)進(jìn)行探討，有意延緩?fù)ㄖ獕南⒒虿糠址穸ǖ南ⅲ詣?chuàng)造友好氣氛，然后說(shuō)明情況，做出解釋?zhuān)詈蟊磉_(dá)歉意之情或是拒絕之意。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作是一種用途十分廣泛的跨文化交際活動(dòng)，它的語(yǔ)境體現(xiàn)在商務(wù)雙方人員在平等合作、互利互惠的基礎(chǔ)上進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，其有著平等性、靈活性和說(shuō)服性等特點(diǎn)。因此，禮貌在商務(wù)英語(yǔ)信函中的作用不容忽視。中國(guó)作為一個(gè)禮儀之邦，有著悠久的文明傳承。中國(guó)人注重感情和禮儀，在日常的商務(wù)活動(dòng)中，我們更應(yīng)注意商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中禮貌原則的運(yùn)用。

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