醫(yī)院設(shè)備物資采購管理信息化的設(shè)計(jì)

摘要：控制醫(yī)療設(shè)備物資購置成本快速增長是深化公立醫(yī)院改革的重要措施。建立設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)是規(guī)范醫(yī)療設(shè)備物資采購，控制成本增長的有效基礎(chǔ)。該系統(tǒng)提供采購立項(xiàng)、預(yù)算審批、字典建立、采購審批、合同制定、物資入庫、物資出庫的信息化管理。通過該系統(tǒng)應(yīng)用做到了以醫(yī)療設(shè)備物資采購的全生命周期管理。

關(guān)鍵詞：設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)；預(yù)算；采購

自2010年公立醫(yī)院改革試點(diǎn)啟動(dòng)以來，上海市提出加大體制機(jī)制探索創(chuàng)新力度，特別制定出臺(tái)了《上海市進(jìn)一步深化公立醫(yī)院體制機(jī)制改革3年行動(dòng)計(jì)劃（2013～2015年）》。其中特別提到控制醫(yī)療費(fèi)用、推進(jìn)衛(wèi)生信息化建設(shè)、加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部管理與改善醫(yī)療服務(wù)等要求。同時(shí)上海申康醫(yī)院發(fā)展中心也根據(jù)財(cái)政部、衛(wèi)生部要求，修訂發(fā)布《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》和《市級醫(yī)院全面預(yù)算管理辦法》等有關(guān)文件，提出圍繞\"雙控雙降\"目標(biāo)，著力轉(zhuǎn)變醫(yī)院運(yùn)行機(jī)制。

這些文件和要求首先都指向了醫(yī)院在設(shè)備物資采購中要拋棄以前的粗放型管理模式，要依托信息化加強(qiáng)立項(xiàng)、預(yù)算和采購管理。為此，瑞金醫(yī)院通過優(yōu)化流程，建設(shè)配套設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)，對物資設(shè)備的立項(xiàng)、預(yù)算和采購提供支撐。該系統(tǒng)將原有的手工申請、審批流程改為電子申請模式，形成從立項(xiàng)、預(yù)算、申請、審批、采購的完整流程。

1采購立項(xiàng)

醫(yī)院中的采購立項(xiàng)主要針對固定資產(chǎn)的采購，主要包括醫(yī)療設(shè)備等。固定資產(chǎn)的立項(xiàng)分類包括：鼓勵(lì)類、許可類、限制類，分別對應(yīng)的報(bào)批程序?yàn)閭浒钢?、核?zhǔn)制、審批制。報(bào)批程序結(jié)束即為項(xiàng)目立項(xiàng)完成。

瑞金醫(yī)院資產(chǎn)管理處根據(jù)醫(yī)院的總體規(guī)劃，每年在10月份左右公示第二年可立項(xiàng)通知，由各科室根據(jù)實(shí)際情況填寫申報(bào)項(xiàng)目。申報(bào)項(xiàng)目時(shí)需要提供項(xiàng)目名稱、申報(bào)理由、大概預(yù)算金額、安置地點(diǎn)及人員安排、技術(shù)概況、績效分析情況等。

該流程通過申請科室網(wǎng)上申報(bào)、資產(chǎn)管理處材料審核、院預(yù)算采購委員會(huì)組織答辯、通過項(xiàng)目上網(wǎng)公示后審批通過。具體流程圖見圖1。

圖1 立項(xiàng)流程圖

2預(yù)算審批

每年的設(shè)備物資采購預(yù)算既是醫(yī)院開展醫(yī)療業(yè)務(wù)、又是控制醫(yī)療支出成本的依據(jù)。通過合理分配人力、物力、財(cái)力等資源，協(xié)助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性目標(biāo)和經(jīng)營性計(jì)劃，并控制開支和提高資產(chǎn)使用率。

目前，醫(yī)院制定年度設(shè)備物資采購預(yù)算審批流程的目標(biāo)是：

？誗細(xì)化醫(yī)院整體發(fā)展目標(biāo)和年度經(jīng)營計(jì)劃，為各科室和項(xiàng)目確定具體可行的目標(biāo)和共同遵守的行為規(guī)范

？誗協(xié)調(diào)各科室和項(xiàng)目的行動(dòng)一致性

？誗便于預(yù)算責(zé)任人在過程中控制和監(jiān)督業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中存在的偏差。

？誗優(yōu)化財(cái)務(wù)資源，向關(guān)鍵科室和項(xiàng)目配置最優(yōu)的資源

？誗預(yù)算審批流程為由院長下達(dá)下一年度工作目標(biāo)，根據(jù)工作目標(biāo)各科室提出設(shè)備物資采購預(yù)算草案，由資產(chǎn)管理處匯總和初選各科室的預(yù)算方案，科室提供預(yù)算執(zhí)行的可行性建議，最終通過預(yù)算管理委員會(huì)討論決定通過科室預(yù)算，院長簽署下達(dá)，有資產(chǎn)管理處根據(jù)預(yù)算執(zhí)行簽訂合同。

如為年中的無預(yù)算申請采購項(xiàng)目將提示進(jìn)入預(yù)算外采購申請流程。具體流程見圖2。設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)支持各個(gè)流程的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，申請科室可在網(wǎng)上獲知申請項(xiàng)目目前的進(jìn)展。

圖2 預(yù)算審批流程

3設(shè)備物資采購

完成采購立項(xiàng)和預(yù)算審批，設(shè)備物資進(jìn)入采購流程。設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)支持包括采購任務(wù)下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)全過程，對采購過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院采購活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。

設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)中設(shè)置的具體采購流程包括：供應(yīng)商送來物品至倉庫，倉庫保管員對物品進(jìn)行清點(diǎn)，對合格品打印入庫憑證進(jìn)行入庫；對不合格品可以拒收，也可以先入庫后再退貨。該采購流程中，支持以下幾個(gè)特性：①對倉庫庫存數(shù)量設(shè)置庫存警戒線，對庫存需要進(jìn)貨的時(shí)間、數(shù)量進(jìn)行提示。②與預(yù)算申請、審批流程進(jìn)行整合，便于對通過預(yù)算審批項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行全流程的統(tǒng)計(jì)分析。③將原有的以發(fā)票為收貨依據(jù)更改為以收貨單據(jù)或發(fā)票為入庫依據(jù)，這樣即使發(fā)票未及時(shí)送到也可先入庫發(fā)放，使系統(tǒng)的庫存數(shù)量與實(shí)際庫存數(shù)相一致，便于庫存盤點(diǎn)和及時(shí)領(lǐng)用。

完整的設(shè)備物資采購流程見圖3。

圖3 采購流程

3.1設(shè)備物資字典建立 首先設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)中需為新增的設(shè)備物資種類建立數(shù)據(jù)字典庫。數(shù)據(jù)字典建立操作流程為：使用科室申請（填寫品名、數(shù)量、需要理由、科室負(fù)責(zé)人簽名）→ 物資管理部門負(fù)責(zé)人（審核臨床是否需要）→按醫(yī)院規(guī)定經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批同意→資產(chǎn)處管理人員增加。該程序體現(xiàn)了新物資申購不再是一個(gè)部門說了算，有大家綜合考慮后給出結(jié)果，顯然是對采購過程增加了監(jiān)控力度。

3.2采購審批 對于不同價(jià)格的采購論證審批有不同模式。對于一萬元以下醫(yī)療、教學(xué)、科研發(fā)展需要新增的耗材、低值易耗品、科研物資，系統(tǒng)將其使用申請與采購程序細(xì)化為：科室申請（填寫新增及低值易耗物資購置申請表、科研物資申請表）→物資管理部門采購論證（器械采購員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)確定購置價(jià)格、產(chǎn)品廠家、供應(yīng)商，器械科長審核）→財(cái)務(wù)部門（費(fèi)用審核）→相關(guān)職能部門（醫(yī)務(wù)處、科教處、護(hù)理部、院感辦等對購置需求論證審核）→物資管理部門購買（簽訂供貨協(xié)議→新增耗材列入計(jì)劃性耗材采購）。該程序與之前不同的是將采購工作前移，對使用申請?jiān)黾恿瞬少徴撟C和采購過程的審核。

萬元以上物資全部按年度預(yù)算審批流程執(zhí)行。

對于特殊應(yīng)用耗材采用先消耗、后入庫的方式，即與供應(yīng)商協(xié)商確定一個(gè)固定備貨數(shù)，之后每月使用數(shù)為下月計(jì)劃采購數(shù)，進(jìn)入常規(guī)采購程序。其設(shè)計(jì)流程為：供應(yīng)商供貨→設(shè)備科備貨量（雙方協(xié)定庫存數(shù)）→設(shè)備科驗(yàn)收→使用科室領(lǐng)用→患者使用（根據(jù)條碼直接收費(fèi)）→使用科室申請下月使用計(jì)劃（即本月使用數(shù)）→設(shè)備科制定醫(yī)院下月采購計(jì)劃量（為科室本月出庫匯總數(shù)）→訂貨→供應(yīng)商送貨→入庫驗(yàn)收（實(shí)體與發(fā)票入庫）。

應(yīng)急物資儲(chǔ)備我們采用了與供應(yīng)商聯(lián)合管理方式，即將應(yīng)急儲(chǔ)備物資放在具有實(shí)力和信譽(yù)的醫(yī)療公司，根據(jù)上級政府部門的要求，雙方共同制定物資應(yīng)急儲(chǔ)備計(jì)劃與管理方案，一旦需要可直接提供醫(yī)院使用。

3.3固定資產(chǎn)采購 固定資產(chǎn)采購根據(jù)采購的方式（分為外貿(mào)合同和內(nèi)貿(mào)合同）建立相應(yīng)的采購合同，實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)的采購進(jìn)行跟蹤管理。

？誗采購合同的類型可以分為固定資產(chǎn)采購合同和固定資產(chǎn)增值合同

？誗合同的資金來源可以分為：預(yù)算、應(yīng)急、財(cái)政、科研經(jīng)費(fèi)、其他

？誗合同采購流程中的必填字段：合同號(hào)、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)（分為人民幣、美金、歐元等可以選擇）、資金來源選擇，供應(yīng)商，多選項(xiàng)為是否招標(biāo)、借款、申請免稅等

？誗合同流轉(zhuǎn)審批，最終以PDF格式存檔

？誗合同完成后填寫到貨日期，如果合同內(nèi)多個(gè)物品分批到貨，以最后到貨日期為準(zhǔn)填寫到貨時(shí)間

？誗驗(yàn)收在到貨后1個(gè)月后，打印驗(yàn)收單據(jù)、固定資產(chǎn)分配卡片、條碼打印，最終由供應(yīng)商完成驗(yàn)收后提供固定資產(chǎn)實(shí)物照片上傳。

？誗整個(gè)合同完成以收到以下文件齊全，才算最終完成整個(gè)采購流程：萬元請購單、申請批復(fù)、采購物品的配置清單、合同、合同流轉(zhuǎn)審批表、公司三證、物品彩頁以及招標(biāo)文件、委托協(xié)議等

？誗合同完成可以自動(dòng)生成存檔文件編號(hào)，如果單價(jià)超過50萬操作員手工添加備注\"存院檔案室\"

圖4 合同流轉(zhuǎn)、審批表

3.4醫(yī)用耗材采購 醫(yī)用耗材采購由科室提交采購申請，資產(chǎn)管理處匯總叫貨，由資產(chǎn)處、供應(yīng)商、科室人員共同驗(yàn)貨查收。同時(shí)更改原先有發(fā)票入庫修改為送貨單入庫，以方便倉庫人員及時(shí)出庫滿足臨床需要。

具體操作流程包括：科室請領(lǐng)→資產(chǎn)處審核→醫(yī)用耗材采購計(jì)劃→醫(yī)用耗材采購→入庫→發(fā)票登記→出庫的過程。

圖5 科室耗材請領(lǐng)

圖6 資產(chǎn)管理處采購計(jì)劃

綜上，建立設(shè)備物資采購管理系統(tǒng)將更加規(guī)范申購流程，設(shè)定預(yù)算審批計(jì)劃、領(lǐng)用計(jì)劃，同時(shí)物資的購買、領(lǐng)用與最終用于患者的信息進(jìn)行一體化管理，真正做到以醫(yī)療物資為線索的全生命周期的管理。

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編輯/王海靜