淺析合同管理在內(nèi)控管理中的作用

【摘 要】隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，內(nèi)部控制管理工作在企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展過程中扮演的角色越來越重要。本文主要從企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中合同管理中存在的問題進(jìn)行分析和探討，并根據(jù)內(nèi)控管理相關(guān)原則和要點提出了幾條合同管理的相關(guān)措施，從而保證企業(yè)合同管理在內(nèi)控管理工作中發(fā)揮著更加重要的作用，并在激烈的社會競爭中獲得更大的發(fā)展優(yōu)勢。

【關(guān)鍵詞】合同管理；內(nèi)控管理；作用分析

一、合同管理中存在的問題

1.歸口管理工作不夠到位

現(xiàn)代企業(yè)在實施合同管理工作中很容易出現(xiàn)職責(zé)分工和權(quán)責(zé)分配不夠明確的問題，經(jīng)常出現(xiàn)一個部門或個人包辦所有事宜，缺乏內(nèi)部監(jiān)督流程和職能。在進(jìn)行合同管理工作時，業(yè)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門以及其他相關(guān)職能部門之間缺乏必要的溝通和協(xié)調(diào)，很少有個人或者單位部門能夠?qū)贤傮w執(zhí)行情況有著清晰明確的了解。

2.合同樣式不符合相關(guān)要求

目前企業(yè)內(nèi)控管理工作在制定合同時，受到各種因素的影響，從而導(dǎo)致整個表述較為模糊，在合同樣式方面表現(xiàn)為正式書面合同和簡單傳真。在進(jìn)行合同描述時，有的條款缺少必要的關(guān)鍵性表述、對會簽意見不夠重視。

3.合同動態(tài)管理工作難以順利實施

部分企業(yè)在進(jìn)行授權(quán)、會簽過程中缺乏必要的監(jiān)控程序，還有的企業(yè)在進(jìn)行合同談判和靜態(tài)管理前期階段還能夠給與其必要的重視和監(jiān)督，但是，在簽訂合同之后，則難以對其進(jìn)行到位的管理和足夠的重視。

4.合同執(zhí)行后期缺乏評價

企業(yè)合同在執(zhí)行之后，缺乏有效的評價和驗收工作，對于重大合同和年度合同的實際履行狀況缺乏具體的評估和分析。

二、內(nèi)部控制理論影響下的合同管理以及風(fēng)險防控措施

1.企業(yè)內(nèi)部控制理論分析

目前企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展過程主要可以分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部控制整體框架等不同的幾個階段。上世紀(jì)初，企業(yè)內(nèi)部控制活動主要集中在企業(yè)審計以及制度設(shè)計層次，例如美國政府有關(guān)部門專門為此成立的內(nèi)部控制問題委員會等。

2.內(nèi)部控制幾個要素探討

（1）環(huán)境控制。所有的企業(yè)管理工作核心都是企業(yè)中的活動以及人，人作為整個發(fā)展環(huán)境的較為主要的構(gòu)成因素，企業(yè)在發(fā)展過程中的所有參與者都需要對內(nèi)部控制工作負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任，這種思想從根本上分析有利于企業(yè)每一個員工之間形成團(tuán)結(jié)一致的氛圍，并讓其更好地改善和維護(hù)企業(yè)的內(nèi)部控制。

（2）評估風(fēng)險。企業(yè)在發(fā)展過程中需要能夠建立有效的、可分析和辨認(rèn)、管理的風(fēng)險機制，對于經(jīng)濟(jì)活動中各個階層面臨的相關(guān)風(fēng)險加以管理和控制。

（3）溝通與信息。企業(yè)需要圍繞合同管理過程中內(nèi)外部環(huán)境存在的變化，使用合同管理控制工作密切相關(guān)的溝通和信息系統(tǒng)，通過分析和交換信息來對整個控制和監(jiān)督工作實施必要的調(diào)整，從而保證企業(yè)內(nèi)部控制措施逐漸朝著完善化的方向發(fā)展。

（4）內(nèi)部監(jiān)督。重視企業(yè)效益與成本的原則，在進(jìn)行合同管理控制工作時，需要實施相應(yīng)的監(jiān)督，并利用監(jiān)督考核機制來對各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行糾正。

3.合同管理環(huán)節(jié)的控制風(fēng)險措施

（1）合同準(zhǔn)備。首先要做好簽約主體風(fēng)險防控工作，保證簽約主體的和個性是合同有效成立的主要條件之一，簽約主體風(fēng)險的一個結(jié)果就是合同被撤銷或者無效。

（2）合同談判。做好合同談判的風(fēng)險防控工作，談判工作需要在雙方自愿、平等以及公平原則下實施，還要對合同的條款和內(nèi)容進(jìn)行磋商，對雙方的義務(wù)和權(quán)利進(jìn)行明確。談判過程經(jīng)常使用多家競價或公開招投標(biāo)方式科學(xué)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、客戶。

（3）起草文本。做好合同形式的風(fēng)險防控工作，合同形式包括口頭形式、書面形式以及其他有效形式，作為合同當(dāng)事人表示接受的載體，所有的文本合同都需要滿足有關(guān)部委審查以及相關(guān)法律的要求。

（4）訂立合同。合同在訂立之前，企業(yè)有關(guān)部門需要對其文本進(jìn)行審查，文本審核作為合同簽署的主要環(huán)節(jié)，其風(fēng)險包括是否違背國家相關(guān)法規(guī)和政策，主要合同條款是否存在較大的誤解或者錯誤，對工作人員的職業(yè)操守以及技能進(jìn)行審查，并對意見或者建議是否被采納進(jìn)行審查。

（5）合同爭議。所謂的合同爭議主要是指雙方或者一方對擬定合同的條款履行提出質(zhì)疑，要求有關(guān)部門采取相關(guān)措施加以解決，一旦發(fā)生較大的糾紛，合同雙方都需要采取積極有效的措施來避免或者防止擴(kuò)大發(fā)展。首先，可以通過調(diào)解或者和解來對爭議進(jìn)行解決，避免不必要的訴訟，若當(dāng)事人不愿意調(diào)解、和解或者調(diào)解不成之后，根據(jù)合同約定來向人民法院提起訴訟。

（6）合同后評價。合同后評價主要是指對合同管理過程進(jìn)行綜合性、整體性的評定，通過有效的評價能夠幫助企業(yè)在合同管理工作中出現(xiàn)的不足、形成的經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，從根本上推動合同管理水平的不斷提升。企業(yè)需要建立有效的合同后責(zé)任追究以及評價制度，對于分析評估合同履行過程中出現(xiàn)的不足和問題，需要采取相關(guān)措施進(jìn)行改進(jìn)，并對合同履行以及訂立工作中出現(xiàn)的違規(guī)違法現(xiàn)象進(jìn)行有關(guān)機構(gòu)或者工作人員責(zé)任追究。

（7）合同歸檔。合同歸檔保管作為合同管理逐漸完善的主要工作環(huán)節(jié)，通過對合同資料的統(tǒng)計、編號、分類、借閱以及歸檔進(jìn)行管理，保證合同資料達(dá)到完整性的要求，避免合同資料出現(xiàn)泄密、缺失以及濫用等現(xiàn)象。

三、結(jié)語

合同作為現(xiàn)代企業(yè)履行相關(guān)權(quán)利義務(wù)、承擔(dān)獨立民事責(zé)任的主要資料依據(jù)，也是企業(yè)整個管理活動前端風(fēng)險控制、管理的一種主要載體。企業(yè)要想保證合同管理工作在內(nèi)控管理中發(fā)揮出更大的作用和價值，就需要運用相關(guān)理論來對合同進(jìn)行控制和分析，并建立起相關(guān)的機制保障和制度體系，從而保證合同管理作用能夠?qū)崿F(xiàn)更大的發(fā)揮。也只有這樣，才能夠保證對內(nèi)控規(guī)范下的合同管理以及風(fēng)險防控工作進(jìn)行分析和認(rèn)識，從根本上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理工作水平，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

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