試論現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位策略

【摘 要】在許多人眼里，秘書的角色定位呈現(xiàn)兩極分化：有的人認為某些秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的私人秘書；有的人則認為秘書就是打字員和辦事員。辦公室秘書作為秘書工作領(lǐng)域的一部分，在企業(yè)的日常管理工作中發(fā)揮著承上啟下、參謀助手的作用。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)對辦公室秘書的要求越來越高。因此，準確理解現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位，積極探討成功進行角色實踐的策略選擇，具有重要的理論意義和現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】秘書；定位；企業(yè)

文秘工作是辦公室的一個不可缺少的重要崗位，它通過辦會、辦文、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層群眾服務(wù)。因此，在企業(yè)的日常管理中，只有依靠秘書的協(xié)助，企業(yè)管理者才能更有效地從事企業(yè)的日常經(jīng)營和管理。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的特點分析

1.秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

辦公室是一個單位聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐部門，工作關(guān)聯(lián)度高，輻射面廣。作為一個綜合性機構(gòu)，企業(yè)辦公室是一個地地道道的服務(wù)部門；既是領(lǐng)導(dǎo)的喉舌與耳目，又是從屬領(lǐng)導(dǎo)的一個輔助性部門。了解其角色定位和角色意識，對于加強辦公室秘書工作，改善企業(yè)工作作風(fēng)具有重要的意義。秘書要堅持實事求是的工作作風(fēng)，如實撰寫各種報告文書，如實向領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的依據(jù)，反之，就會影響到?jīng)Q策的正確性、可靠性、可行性，以致影響企業(yè)各項工作的正常運行。由此可見，秘書參謀和助手工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。

2.秘書工作具有綜合性特點

秘書工作是一項政治性和事務(wù)性很強的工作，既要當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、信息樞紐和關(guān)口。文秘工作點多、面廣、線長，要能眼觀六路，耳聽八方，心有全局，全面、準確、深入地掌握實際情況。文秘工作有常規(guī)性的，也有突擊性的；有事務(wù)性的，也有系統(tǒng)性的；有基礎(chǔ)性的，也有開拓性的。由于企業(yè)的發(fā)展靠的是全體職員的共同努力，而文秘的工作正好是傳達上級指令、協(xié)調(diào)各部門展開工作。因此，秘書工作是一項參謀服務(wù)、承上啟下的系統(tǒng)性、綜合性工作。作為一名秘書，不僅要成為公文寫作方面的“行家”，而且還要成為運籌策劃、組織協(xié)調(diào)、信息處理、分析判斷、后勤服務(wù)等方面“里手”。

3.秘書工作具有中介性特點

秘書是企業(yè)樹立于客戶面前的形象窗口，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為領(lǐng)導(dǎo)分擔一半以上的事務(wù)及管理工作。歷史上的秘書活動實踐證明，秘書活動的主體始終處于中介地位?，F(xiàn)代社會中秘書活動的中介地位更加明顯。秘書部門是決策層和履行層的轉(zhuǎn)換中介，是各個職能部門的聯(lián)系中介，是內(nèi)外信息交換的中介。秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位

1.要提升謀劃全局能力

辦公室工作是政治性、政策性、全局性很強的工作，我們的每一項工作，必須服從和服務(wù)于企業(yè)發(fā)展工作的大局。做到思想上始終清醒、政治上始終堅定、作風(fēng)上始終務(wù)實，自覺從政治上觀察、思考和處理問題。隨著企業(yè)形勢的發(fā)展變化，對辦公室文秘工作不斷提出新的要求，墨守成規(guī)是不行的，必須結(jié)合實際，緊緊圍繞企業(yè)黨委中心工作，潛心研究新情況、新思路、新特點，不斷探索文秘工作規(guī)律，增強服務(wù)的針對性、適應(yīng)性和實效性。因此，辦公室秘書就要以對事業(yè)高度負責(zé)的態(tài)度，積極謀劃工作，主動承擔任務(wù)，自覺靠前服務(wù)，全力做好工作。

2.必須掌握良好的溝通藝術(shù)與技巧

在人際互動中，溝通無所不在。所謂溝通，是指為了一個設(shè)定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共同協(xié)議的過程。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。秘書的崗位職責(zé)是瑣碎且重要的，尤其是對領(lǐng)導(dǎo)工作及部門工作有著關(guān)鍵性的影響。今天，作為一個稱職的秘書，不僅要能處理文件、接待來訪、安排活動，而且還要能說會道，掌握語言藝術(shù)，懂得溝通技巧，做好協(xié)調(diào)工作。溝通在秘書協(xié)調(diào)工作中的必要性由于在立場、角度和觀點等方面的不同，不同的部門或不同的人對同一事件或問題的看法肯定有差異，這就需要進行有效的溝通來協(xié)調(diào)。

3.要明確“對位“知道“該做什么“

首先，要樹立誠實、守信、嚴謹、勤勉、服務(wù)的思想意識。任何時候都必須忠誠堅定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學(xué)會從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。其次，要不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)。作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。根據(jù)實際情況進行合理分工、合理安排，認真落實崗位責(zé)任制，確保工作井然有條；還要創(chuàng)造性地工作，不斷探索工作的新思路、新辦法和新經(jīng)驗。

三、結(jié)束語

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，秘書工作在適應(yīng)體制轉(zhuǎn)軌過程中，以積極態(tài)勢快速跟進，特別是在思路、方式、手段等方面也迅速改變。因此，企業(yè)要發(fā)展，要提高工作效率，秘書就必須要把繁雜的工作任務(wù)梳理整齊、分理清楚、按時完成，真正為領(lǐng)導(dǎo)分憂、為基層服務(wù)、為同級助力，其秘書的角色定位就顯得尤為重要。

參考文獻：

[1]胡國超.辦公室人員應(yīng)具備的“七種能力“[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011年08期

[2]龍慧琳.淺談秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的作用[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012年09期

[3]林星南.思維創(chuàng)新：辦公室工作應(yīng)變之源[J].浙江經(jīng)濟，2011年11期