高校二級學(xué)院綜合辦公室職能特點(diǎn)及工作創(chuàng)新途徑研究

摘 要 本文在當(dāng)前校院二級管理體系及績效工資改革的全新背景下，分析高校二級學(xué)院辦公室的職能特點(diǎn)，指出當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題，討論今后二級學(xué)院辦公室更好地為教育教學(xué)服務(wù)的工作創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞 二級學(xué)院 辦公室 職能特點(diǎn) 創(chuàng)新途徑

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.04.008

Functions and Innovative Routes of the Secondary College Office in Universities

QIN Yueyue

（Chongqing University of Science amp; Technology， Chongqing 401331）

Abstract The article analyzes functions and problems of the secondary college office in universities based on the background of two-level management and performance salary reform. It discusses the innovative routes to provide better service in the end.

Key words the secondary college; office; function; innovative route

近幾年來，在高等教育蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)上，隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校由原來的學(xué)校統(tǒng)一管理的一級管理模式逐漸向校院兩級管理模式過渡，由此不斷擴(kuò)大了二級學(xué)院的辦學(xué)、管理自主權(quán)。做為二級學(xué)院形象窗口的辦公室也顯現(xiàn)出日益重要的作用。尤其是在當(dāng)前二級管理體系及績效工資改革的全新背景下，如何定位好高校二級學(xué)院辦公室的職能及工作創(chuàng)新途徑，使其更好地為學(xué)院教育教學(xué)服務(wù)，值得探討。

1 二級學(xué)院辦公室的特殊性

二級學(xué)院辦公室是一個綜合性的管理機(jī)構(gòu)，對外和對內(nèi)都起著至關(guān)重要的紐帶協(xié)調(diào)作用。另外，二級學(xué)院由于自身特點(diǎn)有其管理的特殊性，作為教學(xué)、科研的前沿陣地，教師是二級學(xué)院的主要群體，因而也是二級學(xué)院辦公室的主要服務(wù)對象之一。然而任課教師不存在坐班現(xiàn)象，只是有課及其它事情需要處理的情況才會到學(xué)院辦公室，因而學(xué)院辦公室如何利用資源更好地服務(wù)每一位教師，完成二級學(xué)院教學(xué)、科研及其它任務(wù)。另外，二級學(xué)院辦公室作為綜合辦公室，更多的是處理大量的事務(wù)性工作，每天需要面對處理的信息量非常多，工作內(nèi)容也十分廣泛。事無巨細(xì)，涉及從日常具體事務(wù)的處理，如接待來訪、安排車輛、建檔備案等，各類待辦事項(xiàng)的及時反饋、重大活動的組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類問題、及各種突發(fā)性事件的第一時間處理等，因而如何在面對眾多頭緒時候，定位好自身職能，做到面面俱到，妥善處理各種事情就顯得尤為重要。

2 二級學(xué)院辦公室的職能特點(diǎn)

校院二級管理體制下，進(jìn)一步擴(kuò)大了二級學(xué)院自主辦學(xué)的權(quán)利，實(shí)現(xiàn)了辦學(xué)重心下移。一方面調(diào)動了二級學(xué)院的積極性。由于二級學(xué)院權(quán)利的擴(kuò)大，在招生就業(yè)、人事、財務(wù)、教學(xué)、科研等方面加大二級學(xué)院的自主權(quán)，發(fā)揮了管理人員和教學(xué)人員的熱情;另一方面也加強(qiáng)了對二級學(xué)院辦公室的要求。二級學(xué)院辦公室參與了幾乎所有的事務(wù)，配合院領(lǐng)導(dǎo)做好總協(xié)調(diào)的工作，協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部形成良性循環(huán)，獲得健康發(fā)展。因而二級學(xué)院辦公室作為一個綜合性的管理機(jī)構(gòu)，對外和對內(nèi)都起著至關(guān)重要的紐帶作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)配置全院資源，形成整體合力，為二級學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。概括起來，可以用五個詞囊括二級學(xué)院辦公室的職能特點(diǎn)：內(nèi)外、上下、協(xié)助、幫助、服務(wù)。

首先，二級學(xué)院辦公室由于工作內(nèi)容的綜合性、廣泛性及復(fù)雜性，對外起著二級學(xué)院窗口的作用，任何外來單位、個人都會首選二級學(xué)院辦公室進(jìn)行咨詢聯(lián)系，因而二級學(xué)院辦公室對于二級學(xué)院的形象宣傳是第一位的，作為學(xué)院對外聯(lián)系的第一接觸點(diǎn)，甚至可能直接影響外來單位和個人對學(xué)院的形象認(rèn)知。因此二級學(xué)院辦公室必須認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，高度自律，發(fā)揮好學(xué)校及本學(xué)院對外聯(lián)系的形象窗口作用。另外，對內(nèi)二級學(xué)院辦公室需要認(rèn)真把外來信息匯總、整理、反饋給學(xué)院相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)研究同意后，二級學(xué)院辦公室的工作就涉及到雙方時間內(nèi)容等合作事務(wù)的協(xié)調(diào)組織安排，內(nèi)外協(xié)調(diào)，從頭至尾參與對外事務(wù)。因而，二級學(xué)院辦公室的內(nèi)外工作對學(xué)院與外單位合作能否順利開展起著重要作用。

其次，二級學(xué)院辦公室起著上下協(xié)調(diào)，上通下達(dá)的職能作用。一方面二級學(xué)院辦公室要把學(xué)校上級部門及其它兄弟部門的各種新情況、新要求、新問題等及時收集、分析歸納、匯總反映給本部門領(lǐng)導(dǎo)班子，并把本學(xué)院的最終處理意見反饋給上級部門。另外在本部門內(nèi)部，要把教職員工關(guān)注的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)、難點(diǎn)等各種需求意見及時反映給部門領(lǐng)導(dǎo)，讓部門領(lǐng)導(dǎo)及時把握教職員工最關(guān)心的切身利益;也要積極把領(lǐng)導(dǎo)安排傳達(dá)的各種政治、教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)研討等集體活動的信息及時快速傳達(dá)給每一位教職員工。

再次，二級學(xué)院辦公室起著協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)工作。不僅僅是信息咨詢，還包括協(xié)助貫徹落實(shí)政策和監(jiān)督落實(shí)成效等作用。二級學(xué)院辦公室在工作中需要主動對部門全局工作、重點(diǎn)工作深入研究。首先做好信息咨詢。二級學(xué)院辦公室是個信息匯總的地方，除做好本部門工作材料的整理歸檔外，還必須匯總好學(xué)校內(nèi)部、社會外部所有相關(guān)信息，及時了解掌握本學(xué)院教職員工的需求，經(jīng)過分析研判、及時歸納，第一時間報送部門，做好領(lǐng)導(dǎo)的千里眼與順風(fēng)耳。另外對上級及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)部署的工作，協(xié)助貫徹落實(shí)并監(jiān)督成效，對工作的推進(jìn)情況及時掌握、分析、反饋、處理、督辦等。

然后，二級學(xué)院辦公室起著幫助教職員工的作用。主要涉及了解本部門教職員工的困難，小問題及時幫助，歸口解決，將難以解決的事情上報到領(lǐng)導(dǎo)處，協(xié)助圓滿解決。由于部門教師主要任務(wù)是教學(xué)工作，很少涉及行政工作，因而很多教職工不清楚學(xué)校其它相關(guān)部門辦理事務(wù)的程序。這時辦公室就有義務(wù)幫助教職員工，如幫助教師理清職稱申報及聘任的材料、財務(wù)報賬的流程、要求等，幫助他們落實(shí)好材料、流程等事項(xiàng)，完成事務(wù)辦理。

最后，服務(wù)職能。簡單概括二級學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容可以用辦文、辦事、辦會來說明。這三項(xiàng)工作內(nèi)容都涉及到服務(wù)職能。二級學(xué)院辦公室是二級學(xué)院所有行政公文的發(fā)出站和接收站，其中涉及二級學(xué)院的各種經(jīng)費(fèi)申請、立項(xiàng)申報、意見反饋等等都是由辦公室在匯總部門全體員工的意見基礎(chǔ)上，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)的批示，最終形成文字上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的。因而在辦文的過程中，必須服務(wù)好本部門，真實(shí)反映本部門的情況和需求;在對外工作中，把外來文件匯總及時反映給部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并把處理意見及時反饋。另外在辦事和辦會中，更是強(qiáng)調(diào)服務(wù)職能的重要性?？梢哉f二級學(xué)院的辦公室所有事務(wù)都是圍繞二級學(xué)院教職工的利益開展的，因而在辦事過程中，如何服務(wù)到家，滿足大家的需求是非常關(guān)鍵的。辦會更是考驗(yàn)二級學(xué)院辦公室服務(wù)職能，從辦會前籌備階段開始、大到整個會議的流程安排，小到座次牌擺放及會場服務(wù)，會議的用餐、用車等，種種細(xì)節(jié)都需要二級學(xué)院辦公室事無巨細(xì)、充分考慮，才能把服務(wù)做好，杜絕出現(xiàn)紕漏。

3 當(dāng)前問題

二級學(xué)院辦公室在實(shí)際工作中也出現(xiàn)很多問題。首先，工作內(nèi)容繁雜，頭緒多。二級學(xué)院辦公室往往專職人員配備不夠，一個人需要同時處理多項(xiàng)事務(wù)，因而在具體的工作中，只能按部就班工作以保證按時完成，很難創(chuàng)新性解決事務(wù)，提高日常工作的效率。其次，二級學(xué)院辦公室專職人員素質(zhì)需要提高及未來發(fā)展受阻。當(dāng)前各高校普遍重視教學(xué)隊(duì)伍發(fā)展，對于學(xué)院辦公室等管理崗位發(fā)展問題重視不夠，大多存在學(xué)歷低、職稱低，晉升難度大，崗位缺乏專門的教育管理人才，嚴(yán)重影響年輕職員的工作積極性。再次，二級學(xué)院辦公室管理的信息化水平不高。二級學(xué)院中教師主體絕大多數(shù)只有在有教學(xué)任務(wù)、教研活動等情況集中在學(xué)校，其它大部分時間屬于分散管理狀態(tài)，但目前二級學(xué)院辦公室更多利用的還是電話、粘貼通知、短信等形式通知教職工，如何提高辦公室管理的信息化程度，快速高效地把信息傳遞給部門教職工有著重要的意義。

4 工作創(chuàng)新途徑

二級學(xué)院辦公室是二級學(xué)院的中心，直接為二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)助貫徹落實(shí)黨和國家的路線、方針、政策及教育部、教委、學(xué)校、學(xué)院層面的工作部署，因而，加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新對高效保質(zhì)服務(wù)教學(xué)，促進(jìn)學(xué)院的健康發(fā)展有著重要的意義。

（1）一專多能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。信息化的時代背景下，除要求我們二級學(xué)院辦公室人員堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格外，還要不斷更新知識，提高自己現(xiàn)代化管理的理論和技術(shù)手段。由于二級學(xué)院辦公室更多的是從事輔助、協(xié)調(diào)工作，因而必須要求一專多能。既要成為辦公室管理工作的專家，還要熟知財務(wù)知識、法律知識、公文知識等，對相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度和辦事流程了如指掌。這樣才能更好地起到信息咨詢與綜合協(xié)調(diào)的作用。

（2）轉(zhuǎn)換思維，更新工作意識。二級學(xué)院辦公室工作人員要努力轉(zhuǎn)換思維，改變過去的“等命令、聽吩咐”被動工作意識，主動出擊、主動工作。工作中大膽創(chuàng)新，及時總結(jié)工作，打破陳規(guī)陋習(xí)，全面掌握新問題、新情況，及早做出工作預(yù)案。另外，二級學(xué)院辦公室工作內(nèi)容多，但事無巨細(xì)，不能出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏。因而要強(qiáng)化全局意識，工作要有很強(qiáng)的計劃性。對工作有預(yù)見性，做好重點(diǎn)工作的同時，也處理好全面工作。最后，工作中堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，勤于思考、總結(jié)，對任何工作都力求最優(yōu)方案，確保每項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)。

（3）管理信息化，創(chuàng)新服務(wù)方式。工作中不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握新手段，適應(yīng)社會發(fā)展，努力做到管理信息化，不斷地用更吸引人、新穎、有效的新載體去開創(chuàng)工作的新局面。除了一般的公告欄、電話外，還要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的作用，提升全體教職員工的流程化管理意識，建立及時通暢的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)傳達(dá)體系，做到全部流程信息化管理和規(guī)范化運(yùn)行，在保障公平透明的基礎(chǔ)上既實(shí)現(xiàn)了高效管理，又便于部門工作科學(xué)地歸檔備案。另外在一切信息傳達(dá)工作上還要積極采用其他通訊形式作為有效補(bǔ)充，如QQ、微信等，以更方便快捷的工作方式進(jìn)行上傳下達(dá)。

（4）量化工作內(nèi)容，創(chuàng)新制度建設(shè)。把辦公室工作內(nèi)容細(xì)化到事、量化到人，扭轉(zhuǎn)辦公室工作是“打雜”的印象。使每項(xiàng)工作“實(shí)化”、可評價，每項(xiàng)工作都能看得見摸得著，最終建立激勵機(jī)制，完善管理制度。通過強(qiáng)化崗位分類管理，明確不同類型崗位的職責(zé)和任職條件，制定聘用、考核、晉升及獎懲辦法，實(shí)現(xiàn)用制度來保障辦公室人員的提升途徑等，從而調(diào)動辦公室人員的工作活力，提升工作水平。

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