Excel在中小企業(yè)會計(jì)賬務(wù)處理中的應(yīng)用研究

【摘要】在現(xiàn)行的會計(jì)電算化中，中小企業(yè)大多使用專業(yè)財(cái)務(wù)軟件，由于其成本費(fèi)用高、技術(shù)維護(hù)水平低、會計(jì)人員素質(zhì)低、整體工作效率低，最終導(dǎo)致其企業(yè)利潤水平下降，為使中小企業(yè)提高效率和優(yōu)化配置資源，會計(jì)電算化的革新勢在必行。Excel在財(cái)務(wù)上有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，對于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，用Excel做賬完全可以代替專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件，成本費(fèi)用大大降低，效率將會成倍提高。文章研究分析了Excel在會計(jì)賬務(wù)處理中的優(yōu)勢，根據(jù)其特點(diǎn)介紹了制作記賬憑證、登記明細(xì)賬、登記總賬、出具報(bào)表的一整套流程的應(yīng)用以及會計(jì)在未來發(fā)展的一個方向，從橫向和縱向上鮮明地展現(xiàn)Excel與專業(yè)財(cái)務(wù)軟件相比在中小企業(yè)中的應(yīng)用優(yōu)勢。

【關(guān)鍵詞】賬務(wù)處理；Excel；中小企業(yè)；會計(jì)電算化

由于現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展和應(yīng)用，尤其是計(jì)算機(jī)的應(yīng)運(yùn)和推廣，許多傳統(tǒng)行業(yè)逐漸崛起，新興行業(yè)也迅速成長起來，會計(jì)作為一個傳統(tǒng)且待改革發(fā)展的領(lǐng)域，電算化自然將成為未來發(fā)展的一個必然趨勢。然而，截至2014年，中國的中小企業(yè)電算化使用率只占21%，普及率總體十分偏低，電算化中使用專業(yè)財(cái)務(wù)軟件的比率占到17.8%，Excel數(shù)據(jù)表格和其他數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)軟件幾乎很少使用，企業(yè)管理信息技術(shù)應(yīng)用明顯落后于信息技術(shù)發(fā)展速度。由Microsoft最先推出的Excel作為一種電子表格處理軟件，它的功能除了一般的電子表格處理和數(shù)據(jù)圖表外，還有與其他軟件不同的數(shù)據(jù)庫管理功能。所以，從會計(jì)憑證到報(bào)表出具的流程中，通過它的功能可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行快速錄入和整合分析，能為企業(yè)、事業(yè)等單位提高效率和提供各種各樣的分析，從而為企業(yè)提供更好的決策。將Excel與會計(jì)領(lǐng)域相結(jié)合，將幫助企業(yè)整理冗雜的數(shù)據(jù)，使之?dāng)?shù)據(jù)簡單化、信息明晰化、行業(yè)專業(yè)化。

一、Excel在會計(jì)賬務(wù)處理中的優(yōu)勢

（一）自動執(zhí)行復(fù)雜且多變的任務(wù)

通過Excel的VBA（宏）功能，使用者只需單擊一下鼠標(biāo)即可自動執(zhí)行復(fù)雜且耗時的工作；也可在各個做賬環(huán)節(jié)中，制作一個企業(yè)自己通用的模板，在以后的記賬中我們只需要調(diào)出模板，引用模板即可，相當(dāng)于我們只是錄入會計(jì)信息，其他的工作就由Excel的程序自動化處理。

（二）訪問外源數(shù)據(jù)

從多種數(shù)據(jù)源導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，通過自動添加列和運(yùn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式，可以編制各種報(bào)表，甚至還能用十分直觀的圖表來完成本量利分析以及通過最簡單的匯總統(tǒng)計(jì)和篩選排序方式創(chuàng)建圖形化儀表板——以簡潔的形式匯總大量商業(yè)信息和會計(jì)信息。

（三）簡單易學(xué)

會計(jì)人員不需要特別的培訓(xùn)即可上手，整個軟件設(shè)計(jì)人性化。這項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)在會計(jì)的賬務(wù)處理中得以體現(xiàn)，整套流程沒有復(fù)雜的程序代碼，只需要適度地掌握一些函數(shù)的引用和一些特定的公式，就能將會計(jì)賬務(wù)處理在電子表格上充分體現(xiàn)，構(gòu)建起數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系（一個Excel表格數(shù)據(jù)的更新會帶動別的Excel表格數(shù)據(jù)的自動更新）?？偟膩碚f，Excel對使用者的軟件實(shí)力和硬件實(shí)力要求不高，專業(yè)財(cái)務(wù)軟件則相反。

（四）使用成本低

在中小企業(yè)在做賬務(wù)處理中，沒有像大企業(yè)那樣繁雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，所以對其軟件要求就低，只要能滿足企業(yè)的需要即可。其成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)比專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件低，且軟件的維護(hù)不需要使用者去管理，專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件則不行，必須要有專業(yè)的平臺維護(hù)人員。

綜上，運(yùn)用Excel成為中小企業(yè)的首選。當(dāng)然它也會存在一些限制：首先，Excel由于功能相對較少，加上其本身功能的使用對象是各個行業(yè)，帶有大眾化，較少的提供專業(yè)的財(cái)務(wù)功能，只能處理一些簡單的日常業(yè)務(wù)。所以，企業(yè)成長為大型企業(yè)后，Excel的功能就無法滿足，必須得轉(zhuǎn)為專業(yè)財(cái)務(wù)軟件，比如用友、金蝶、管家婆、金算盤、暢捷通等；其次，由于沒有專業(yè)的軟件技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，在賬務(wù)處理中遇到難題時，就陷入了無能為力的困境，或許就只有等到整個軟件更新和一次大的技術(shù)改變，才能解決此問題；最后，由于Excel在賬務(wù)處理中是公開進(jìn)行的，具有開放性，會計(jì)關(guān)系要求制衡，會計(jì)信息要求保密，在此方面，Excel的信息保護(hù)程度較低，各個職位間的制衡程度低，容易造成會計(jì)信息的失真和泄露。

二、Excel在會計(jì)賬務(wù)處理中的應(yīng)用

（一）科目表和憑證錄入模版的應(yīng)用

1.會計(jì)科目表。會計(jì)科目表也稱“記賬憑證匯總表”，它是將定期對企業(yè)的全部記賬憑證進(jìn)行分類匯總，并按各個會計(jì)科目列示其借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額的一種匯總憑證。根據(jù)借貸記賬法的基本原理來看，科目匯總表中的各個會計(jì)科目的借方發(fā)生額合計(jì)與貸方發(fā)生額合計(jì)必須相等，所以科目匯總表具有試算平衡的作用。其賬務(wù)處理程序是根據(jù)記賬憑證定期匯總編制科目匯總表，并據(jù)以登記總分類賬的一種賬務(wù)處理程序。

2.會計(jì)科目表的應(yīng)用方法。會計(jì)科目表作為會計(jì)賬務(wù)處理的起點(diǎn)，在Excel中的編制方法大致可以分為如下三個步驟：第一步，新建一個Excel工作電子表格。第二步，在把所需要的會計(jì)科目抄上去，注意：這里并不是需要人工借助鍵盤敲上去，你可以應(yīng)用簡便方法完成，即在網(wǎng)站上搜索一個按《小企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》做賬的會計(jì)科目表，并且將其設(shè)置的格式也一并復(fù)制下來。第三步，粘貼在新建的電子表格內(nèi)，增加或刪除某個或一些會計(jì)科目，這就要根據(jù)自己企業(yè)的一個業(yè)務(wù)情況進(jìn)行合理安排。

3.記賬憑證錄入模板的設(shè)計(jì)。在上面的會計(jì)科目表建立好了之后，我們就可以建立一個憑證錄入模板，模板的樣式，這里我們并不需要自己去創(chuàng)造，只需要按我們真實(shí)的憑證模板即可。下面詳述通用記賬憑證錄入模版的方法：第一步，打開剛剛新建會計(jì)科目表的Excel電子表格，選擇sheet2（新建的Excel文件，通常有三張表）。第二步：在表格中借鑒記賬憑證的樣式，輸入各個項(xiàng)目，如憑證的表頭（表頭：寫有“記賬憑證”的名稱、單位名稱：XX有限公司、記賬日期、憑證號、業(yè)務(wù)發(fā)生日期、摘要、總賬科目、明細(xì)金額、借方余額、貸方余額以及會計(jì)相關(guān)人員的簽章等）。第三步：憑證模板的大致內(nèi)容錄入好了以后，我們就可以對其進(jìn)行美化——首先把各個項(xiàng)目的字體設(shè)置好大小，合并單元格，調(diào)整好憑證的行高和列寬；然后選中憑證的區(qū)域，單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”項(xiàng)目，在窗口中選擇“邊框”，外邊框設(shè)置為較粗的黑線，內(nèi)邊框設(shè)置為較細(xì)的黑線；最后將憑證表格以外的背景邊框顏色進(jìn)行隱藏。這樣，一張完整的記賬憑證模板已經(jīng)錄入好了，以后就可以復(fù)制沿用此模板，工作就相當(dāng)輕松了。當(dāng)然，這里只是講述了通用記賬憑證的模板，如果使用者需要分類記賬的話，沿用此方法，也可以做出收款憑證、付款憑證以及轉(zhuǎn)賬憑證。

4.會計(jì)記賬憑證錄入。憑證錄入時，我們會涉及到十分繁雜的會計(jì)科目，如果每次手動輸入就會耗大量的時間，因此，我們就可以應(yīng)用Excel的定義名稱功能。這個功能就是把你選中的一些系列數(shù)據(jù)用一個名稱來代替，在這里就像我們把會計(jì)科目表用一個字符串來代替一樣，在后面的眾多應(yīng)用時，只要應(yīng)用這個名字，就可以應(yīng)用所有的會計(jì)科目，也就等同于調(diào)動了一整套數(shù)據(jù)?！岸x名稱”方法如下：第一步，點(diǎn)擊公式菜單欄中的定義名稱，然后就彈出一個對話框來，在那里面就隨意輸入一個名稱，比如這里我們是要將會計(jì)科目應(yīng)用到表一的記賬憑證中，因此，我們就可以把名稱設(shè)為“會計(jì)科目”，目的就是為了方便后續(xù)工作的選擇。第二步，點(diǎn)擊引用位置右邊的小按鈕，再點(diǎn)擊表二記賬憑證中總賬科目下的第一欄，然后打上一個冒號，再點(diǎn)擊總賬科目下的最后一欄，這樣就得到了一個引用科目的范圍，也就是選擇總賬科目中的所有科目，點(diǎn)擊確定，一個以名稱為代表的科目集合就完成了。第三步，在記賬憑證中的總賬科目下，就可以應(yīng)用這些科目，而不是大量的輸入科目。選中記賬憑證中第一個要輸入的總賬科目，點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”，再點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)有效性”，在彈出的對話框中，有效條件：允許的下拉框中選擇序列，來源下面輸入“=會計(jì)科目”。其他的地方都不用設(shè)置，點(diǎn)擊確定。此時，一個科目集合就在表格的下拉框中，等待選擇。第四步，在剛剛設(shè)置的單元格右下角處，按住鼠標(biāo)往下拉，即可將科目集合復(fù)制到整列的單元格中。在以后做憑證時，就不用再耗費(fèi)大量時間去輸入科目，直接選擇即可。

5.記賬憑證的打印。所有的憑證都做好之后，通常工作中我們往往需要一筆筆的打印憑證，工作量巨大。因此，我們就要用到Excel的篩選功能，點(diǎn)擊篩選，假如這里我們需要打印3號憑證，就選擇3號憑證，這樣就出現(xiàn)了一筆完整的3號憑證。憑證中的合計(jì)，我們直接在合計(jì)行中輸入函數(shù)=SUBTOTAL（109，G4：G7），這樣就會顯示你的合計(jì)金額，從而更加方便后面的明細(xì)賬登記。

（二）篩選復(fù)制法下明細(xì)賬登記的應(yīng)用

1.替換宏程序（VB語言）。明細(xì)賬的登記，在Excel中可以用到宏（VB語言），也就是寫程序，VB語言是一門很復(fù)雜且深厚的學(xué)問，對于一般會計(jì)人員來說，就顯得特別難。在這里，我們完全可以用簡單的篩選復(fù)制代替復(fù)雜的宏程序。需要注意的是，我們在會計(jì)上就有一個前提假設(shè)——日記賬也是明細(xì)賬的一種。

2.篩選復(fù)制法。篩選復(fù)制法的步驟很簡單，如下：第一步，在Excel中，設(shè)計(jì)出銀行存款日記賬的模板，調(diào)整相應(yīng)格式。第二步，在月末余額單元格中添加“公式=期初余額+本月借方發(fā)生額合計(jì)-本月貸方發(fā)生額合計(jì)”。第三步，在記賬憑證中，用篩選功能選出本月銀行存款科目。把篩選出來的結(jié)果直接粘貼在銀行存款日記賬中，這樣銀行存款的明細(xì)賬就做出來了。其他的明細(xì)賬也就用同樣的方法。

（三）憑證匯總——數(shù)據(jù)透視分析應(yīng)用

1.檢查借貸平衡。前面步驟中，已將憑證錄入在憑證模板中，但是我們面對很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，錄入憑證的過程中，不經(jīng)意間就會發(fā)生借貸不平。所以，在錄入的過程中，我們隨時要檢查是否有借貸不平的現(xiàn)象。為了避免此類現(xiàn)象和提高工作效率，我們可以設(shè)置一個公式，目的是隨時提醒我們。單擊憑證外的任意一個單元格，輸入公式“=IF（G4=H4，‘借貸平衡’，‘不平衡’）”表示，如果借方金額等于貸方金額，就顯示“借貸平衡”，否則就顯示“不平衡”。

2.數(shù)據(jù)透視分析。Excel數(shù)據(jù)透視表是個非常強(qiáng)大且實(shí)用的功能，可以更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總分析處理，各個領(lǐng)域的工作都會運(yùn)用到數(shù)據(jù)透視分析，財(cái)務(wù)也不例外。第一步，將我們錄入好的憑證，選擇總賬科目、明細(xì)科目、借方金額、貸方金額四欄，點(diǎn)擊菜單欄中的插入數(shù)據(jù)透視分析表。第二步，在彈出的窗口中，點(diǎn)確定，右邊則將會出現(xiàn)字段列表。把字段總賬科目拖入行標(biāo)簽的下面，把字段借方金額和貸方金額拖入數(shù)值下面。第三步，分別點(diǎn)擊單元格中的計(jì)數(shù)項(xiàng)借方金額和計(jì)數(shù)項(xiàng)貸方金額，將彈出窗口，選中其中的求和，然后確定，左邊的各個科目金額則自動匯總。

3.登記總賬和報(bào)表。根據(jù)上面的數(shù)據(jù)透視分析，我們將得出各項(xiàng)匯總，所以在登記總賬的時候，就可以直接填列了。如果企業(yè)要用到賬本的話，就直接抄到賬簿就行了；如果要用Excel，就直接設(shè)計(jì)一個和總賬格式一樣的模板，然后把金額復(fù)制進(jìn)去即可。當(dāng)總賬登記完成之后，我們的報(bào)表相應(yīng)也就跟著出來了，即整個賬務(wù)處理完成。

三、結(jié)論

通過對Excel的應(yīng)用研究，中小企業(yè)使用Excel進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理，有效地節(jié)約了記賬成本和提高了公司運(yùn)營水平，其應(yīng)用方法簡單且通俗易懂，把一套復(fù)雜的會計(jì)工作簡單直觀地展現(xiàn)給使用者，特別是針對初學(xué)者和剛畢業(yè)沒有經(jīng)驗(yàn)的的大學(xué)生。此外，本文通過分析Excel做賬的優(yōu)劣勢，引出了每個步驟應(yīng)用的詳細(xì)講解，使其更具有教育性。目前針對我國中小企業(yè)在會計(jì)電算化的應(yīng)用研究仍處于初步階段，無論是理論還是實(shí)際應(yīng)用操作方面都存在一些問題，對于建立起適合自己企業(yè)發(fā)展的電算化系統(tǒng)還處于迷茫中。由此，在Excel會計(jì)電算化賬務(wù)處理未來研究方向上，應(yīng)結(jié)合理論與實(shí)踐并遵循借鑒和創(chuàng)新的原則，使之應(yīng)用更加成熟穩(wěn)定。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)對會計(jì)電算化的重要性認(rèn)識必將加深，Excel進(jìn)行賬務(wù)處理也越來越會被企業(yè)所需要，企業(yè)管理者也將逐漸認(rèn)識到Excel的應(yīng)用將帶來的利益。

總之，中小企業(yè)利用Excel進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理，大大地提高了工作效率和管理水平，提升了會計(jì)人員電算化能力和業(yè)務(wù)操作能力，符合了現(xiàn)代化新型企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，對中小企業(yè)今后的發(fā)展和壯大打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。今天，一個電子信息化的高科技時代，Excel的應(yīng)用將會越來越廣泛，它的應(yīng)用在提高會計(jì)水平上有著強(qiáng)大的促進(jìn)作用，只要我們不斷在會計(jì)理論和會計(jì)實(shí)踐上深化、拓展、研究、分析，在未來的發(fā)展中，定會促使會計(jì)水平在國際上有一個整體提高。

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作者簡介：何軍（1994-），男，重慶人，本科在讀，研究方向：中小企業(yè)會計(jì)電算化應(yīng)用。