淺談電力企業(yè)科技檔案管理

【摘要】科技檔案是企業(yè)在科技研究、實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)中直接形成的保存?zhèn)洳樵加涗?，是培養(yǎng)人才的豐富素材，同時(shí)又是企業(yè)科研能力發(fā)展的歷吏見(jiàn)證，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要影響。伴隨著電網(wǎng)建設(shè)改造工程的全面鋪開(kāi)，電力工程建設(shè)項(xiàng)目日趨增多，其檔案管理工作難度也在不斷地加大，文章通過(guò)分析目前電力企業(yè)科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，探討了提高電力企業(yè)科技檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；科技檔案；檔案儲(chǔ)存；信息化

一、電力科技檔案現(xiàn)代化管理的要求

隨著電力企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)電力檔案管理工作已難以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，因此必須要?jiǎng)?chuàng)新電力檔案管理工作的方法、制度及機(jī)制。檔案管理現(xiàn)代化是指運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，必須使檔案管理的各個(gè)方面保持現(xiàn)代化要求，提高檔案工作整體水平，促進(jìn)檔案工作的管理水平全面發(fā)展，這樣才能不斷促進(jìn)電力科技檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能夠使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（一）提高檔案貯存能力

電力檔案包含的信息容量很大，電力檔案不僅僅指科技研究項(xiàng)目的檔案，還包括工程基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程所有產(chǎn)生的檔案，還有各種技術(shù)改造、設(shè)備信息等。不斷加強(qiáng)檔案設(shè)施設(shè)備建設(shè)，檔案櫥柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備配套齊全，檔案編目、查閱、咨詢實(shí)行電腦管理，提升科學(xué)管理檔案手段和工作效率。如何及時(shí)有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)研究提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)?，F(xiàn)代技術(shù)，特別是縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的采用，為日益增多的檔案存貯和管理提出了有效的解決途徑，從而增強(qiáng)了檔案管理部門(mén)的收藏能力。

（二）提高檔案信息處理能力

二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮席卷全球的時(shí)代，是信息化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮風(fēng)靡世界的時(shí)代，是多學(xué)科、多門(mén)類(lèi)技術(shù)并存和互相結(jié)合、共同發(fā)展的時(shí)代。隨著中國(guó)電力工業(yè)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，電力工業(yè)的改革和發(fā)展給電力科技檔案工作提供了新的契機(jī)，也提出了更高的要求。電力企業(yè)任何科技、生產(chǎn)活動(dòng)都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或某一特有的現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的，比如一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和施工圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目形成了一系列相關(guān)的科技文件記載和反映了該項(xiàng)目的全部過(guò)程和成果，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)目全部活動(dòng)的文件整體。

（三）提高檔案安全保護(hù)能力

采用現(xiàn)代科技成果，是安全保護(hù)電力檔案的有效措施和手段，無(wú)論是預(yù)防性措施，還是治理性措施都是如此。在繼續(xù)運(yùn)用有效的傳統(tǒng)技術(shù)措施的同時(shí)，廣泛運(yùn)用新的科技成果，進(jìn)一步提高檔案保護(hù)的能力和水平，既是提高電力檔案管理整體水平的體現(xiàn)，又是電力科技檔案工作全面發(fā)展的標(biāo)志，具有深遠(yuǎn)的歷史意義。

二、當(dāng)前電力企業(yè)科技檔案管理存在問(wèn)題分析

當(dāng)前電力企業(yè)科技檔案管理主要存在5個(gè)方面的問(wèn)題：（1）缺乏對(duì)科技檔案的應(yīng)有認(rèn)識(shí)。在目前眾多的電力企業(yè)中檔案管理工作的重要性并沒(méi)有形成人們的共識(shí)。許多人往往僅看到經(jīng)費(fèi)的增加和人力資源的投入，而忽略檔案信息資源建設(shè)的重要性。（2）對(duì)科技檔案的管理不重視。在實(shí)際工作中由于檔案所能提供的信息價(jià)值難以直接衡量，導(dǎo)致很多企業(yè)對(duì)檔案工作重視不夠。（3）缺乏科學(xué)的管理制度。科技檔案是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，科技檔案的科學(xué)管理必須以科技、生產(chǎn)活動(dòng)為依據(jù)以維護(hù)和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史面貌和滿足科技、生產(chǎn)活動(dòng)的利用需求為準(zhǔn)則。（4）對(duì)資料的收集不規(guī)范。科技檔案是科技項(xiàng)目的研究全過(guò)程的真實(shí)記錄。人們往往都忽視了項(xiàng)目研究過(guò)程的資料收集和歸納，造成歸檔資料收集不規(guī)范沒(méi)有完整性其中很大一部分是軟課題項(xiàng)目。

三、電力企業(yè)科技檔案管理工作改進(jìn)建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念

作為電力科技檔案的管理者來(lái)講，不斷地轉(zhuǎn)變觀念很重要?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，要樹(shù)立以人為本、科學(xué)發(fā)展的觀念；科技檔案既是生產(chǎn)力，也是企業(yè)技術(shù)資源、整體實(shí)力和產(chǎn)品與品牌的儲(chǔ)備；科技檔案服務(wù)既要面向企業(yè)也要面向市場(chǎng)和社會(huì)。這就要求檔案管理者既要熟悉科技檔案管理，也要熟悉企業(yè)需求、市場(chǎng)需求，只有熟悉了解了企業(yè)需求和市場(chǎng)需求，才能在觀念上樹(shù)立“大服務(wù)”的思想，在行為上才能有新的作為。

（二）重視科技檔案建設(shè)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度

電力企業(yè)科技檔案是電力企業(yè)工作不斷得以發(fā)展的信息資源保障，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到科技檔案工作的重要性，在資金及人員安排上給予充分的重視，以保證電力企業(yè)科技檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）科技檔案應(yīng)該結(jié)合科技工作進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)與利用

開(kāi)展科技檔案工作的最終目的是為了利用?？萍紮n案工作的目標(biāo)與任務(wù)最終要通過(guò)利用工作來(lái)體現(xiàn)，離開(kāi)利用工作，就失去了科技檔案工作存在的基礎(chǔ)，也難以體現(xiàn)科技檔案工作自身的價(jià)值。一是采取多種形式，直接提供利用。通過(guò)復(fù)制、借閱、咨詢、展覽等多種形式，直接提供科技檔案的原件或復(fù)制件，是目前科技檔案利用工作中的最基本、最普遍的形式。二是提供信息加工與編研服務(wù)。在對(duì)科技檔案信息進(jìn)行歸納、綜合、分析的基礎(chǔ)上，編輯成各種科技檔案參考資料，這是科技檔案利用工作中的一種高級(jí)服務(wù)形式，它能主動(dòng)為歷史研究、現(xiàn)實(shí)利用，提供信息服務(wù)。三是開(kāi)拓市場(chǎng)服務(wù)。配合技術(shù)部門(mén)做好技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)咨詢工作，推動(dòng)科技成果進(jìn)入科技市場(chǎng)，做好技術(shù)交流、轉(zhuǎn)讓工作。

（四）強(qiáng)化現(xiàn)代管理手段，努力提高信息化程度

隨著計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，為現(xiàn)代化辦公手段的采用提供了技術(shù)條件和物質(zhì)條件?？萍紮n案工作也由管理單一的紙質(zhì)載體檔案逐步發(fā)展到管理多種載體的檔案。因此，必須強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，開(kāi)展檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，建立起以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺(tái)的檔案信息管理系統(tǒng)。

五、結(jié)論

企業(yè)應(yīng)注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，并按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行科學(xué)管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，提高科技檔案現(xiàn)代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用，獲得更多的科研成果。

參考文獻(xiàn)

[1]張紀(jì)剛.淺談科技檔案工作的有關(guān)問(wèn)題[J].現(xiàn)代技能開(kāi)發(fā)，2002，（11）：80-81.

[2]王實(shí).新時(shí)期認(rèn)識(shí)與加強(qiáng)科技檔案工作的探討[J].湖南林業(yè)科技，2004，（2）：65-66.