計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

摘要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代化信息時(shí)代已經(jīng)廣泛應(yīng)用，在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮重要的作用。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化、數(shù)字化，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于工作中是必要的。高校檔案管理是高校管理工作重要的組成部分，對(duì)于促進(jìn)高校教學(xué)、科研、基建等工作的順利開(kāi)展具有重要的意義。本文就高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；高校；檔案管理

中圖分類號(hào)： ：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）10（b）-0000-00

當(dāng)前我國(guó)高等教育事業(yè)快速發(fā)展，高校各部門(mén)工作方式也在逐漸改進(jìn)，隨著高校檔案的數(shù)量和種類增多，管理的難度也逐漸增大。傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，因此提高高校檔案管理效率，必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于檔案管理中。

一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理工作不夠重視，管理理念不完善

高校檔案大多數(shù)以紙質(zhì)為主，數(shù)量大、種類多，檔案管理工作有一定的難度。有的高校對(duì)檔案管理工作不夠重視，人力、財(cái)力的投入力度不夠，各部門(mén)檔案意識(shí)淡薄，檔案管理人員只能對(duì)大量的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與整理，沒(méi)投入精力充分挖覺(jué)檔案信息資源的利用價(jià)值，使檔案資源出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理一是，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)逐漸應(yīng)用，工作人員的管理理念沒(méi)有根本轉(zhuǎn)變，并沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用。

2.檔案管理手段不適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)化信息程度快速提高，檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已大大阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，必須改變傳統(tǒng)的管理思路和方法，才能信息化社會(huì)的新要求相適應(yīng)。目前很多高校檔案管理部門(mén)雖然已經(jīng)配備了相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，在實(shí)際的檔案管理工作中，也存在嚴(yán)重不足，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在不足，主要以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為主，全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不夠完善，音像、實(shí)物等載體的檔案數(shù)量很少。在現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，傳統(tǒng)管理方式不能滿足用戶的多種需求，更不利于高等教育各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

3.過(guò)期檔案沒(méi)做到及時(shí)清理

檔案的保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久三種，傳統(tǒng)的理方式下，仔細(xì)清查檔案工作有困難，對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握不夠精準(zhǔn)，致使大批失效檔案不能及時(shí)被處理，又因?yàn)殍b定和審核程序繁瑣而不作處理，這都給管理工作帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)。

4.檔案管理人員服務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，還得具有信息開(kāi)發(fā)的技能。檔案不是封存不動(dòng)的信息資源，綜合開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。當(dāng)前，檔案信息資源的充分開(kāi)發(fā)與利用是檔案事業(yè)中的一項(xiàng)非常重要的工作。 檔案管理人員需要努力創(chuàng)造有利條件，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息管理手段，及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、高效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源為高教發(fā)展服務(wù)。檔案管理人員的結(jié)構(gòu)不夠合理，有的檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)和技能不高，對(duì)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不夠熟悉，不能掌握熟練的操作技能，無(wú)法使高校檔案充分發(fā)揮促進(jìn)高教發(fā)展的作用。

二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.樹(shù)立以利用為本的現(xiàn)代化的檔案管理觀念

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的運(yùn)用使檔案服務(wù)工作更加快捷、便利，高校檔案應(yīng)本著以“用戶利用”為本的服務(wù)理念，樹(shù)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要性，使檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化。

2.建立完善的檔案管理機(jī)制

高校檔案科學(xué)化管理的基石是檔案管理機(jī)制。高校檔案的管理人員必須嚴(yán)格堅(jiān)持管理體制原則，學(xué)校加強(qiáng)監(jiān)督與控制并發(fā)揮教育與激勵(lì)的作用，科學(xué)調(diào)整配備檔案工作人隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。

建立完善的高校檔案工作管理機(jī)制，根據(jù)現(xiàn)行的相關(guān)檔案法律，完善高校檔案管理機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。建立科學(xué)、合理的檔案管理體制，確保檔案的收集、整理、立卷、保管、利用各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)發(fā)展，建立相應(yīng)的檔案制度，鼓勵(lì)管理人員提升自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。為了實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校檔案管理的科學(xué)化發(fā)展目標(biāo)，建立一支科學(xué)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，提高高校檔案管理水平。

3.提升檔案管理人員的管理水平與服務(wù)能力

做好檔案管理工作，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升管理與服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理工作的質(zhì)量和效率直接取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，因此高校必須建立一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、信息技術(shù)很強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員除了需要具備檔案管理的基本操作技能和能力之外，還要求掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)程序?qū)Υ罅康母咝n案進(jìn)行科學(xué)而準(zhǔn)確的收集、分類、組卷等，另外還要培養(yǎng)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)終端使用、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、加密技術(shù)能力、網(wǎng)絡(luò)管理及網(wǎng)絡(luò)安全技能等，以適應(yīng)檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展。高素質(zhì)的人才隊(duì)伍將為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。

通過(guò)教育培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，熟悉并精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)職業(yè)道德的提高，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，提高檔案管理工作水平。能夠全身心地投入到高校檔案管理工作中，更好地適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.完善高校檔案信息庫(kù)，在檔案管理工作中充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

高校檔案信息庫(kù)應(yīng)該進(jìn)一步完善，能保障檔案信息的有效管理和充分使用。對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的歸類，確保有效提取檔案信息。充分重視和完善檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作，設(shè)置定期的檔案信息更新與檢查，確保檔案信息的安全性。以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分有效利用。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案收集、加工、處理、利用的水平，也促進(jìn)檔案資源的利用效率的提高，推動(dòng)高校檔案管理工作積極、有序地發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索方式便捷化、智能化，加快檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享。

結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校發(fā)展中檔案信息的大量增加，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式凸顯重要。高校檔案管理工作重點(diǎn)是進(jìn)一步完善檔案信息庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作中充分實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。高校檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念是必然的，檔案管理人員提高服務(wù)意識(shí)是必需的，管理工作中充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保高校檔案信息實(shí)現(xiàn)有效利用，推動(dòng)高等教育發(fā)展。

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