計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應用

摘要：經(jīng)濟社會的發(fā)展與信息化息息相關(guān)，是推動社會發(fā)展的重要力量。我國各單位的業(yè)務發(fā)展日新月異，以傳統(tǒng)手工記錄的方式已滿足不了業(yè)務發(fā)展的要求，計算機技術(shù)的快速發(fā)展及應用使檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔及管理成為現(xiàn)實。本文分析了計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的作用及企業(yè)檔案資源管理中的應用。

關(guān)鍵詞：計算機信息技術(shù)；檔案信息化；企業(yè)檔案

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（b）-0000-00

檔案信息化是在檔案管理中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用等服務，主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。

1 計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的作用分析

（1）信息化拓展了檔案資源的開發(fā)范圍。由于信息傳送技術(shù)不發(fā)達，傳統(tǒng)的檔案資源管理較為簡單，內(nèi)容較局限。信息化管理系統(tǒng)若應用于企業(yè)檔案資源管理，便可不受時間與地點限制，在需要時隨時查閱資料，為讀者提供服務。

（2）信息化使檔案資源管理系統(tǒng)化。信息化技術(shù)的運用提高了數(shù)據(jù)存儲的容量與安全性，同時也使檔案管理變得更簡便，系統(tǒng)化。一個好的信息系統(tǒng)包含管理所有信息所需的檔案資源，涵蓋現(xiàn)代檔案資源管理的所有領(lǐng)域。它也可以與某些系統(tǒng)，如生產(chǎn)，金融系統(tǒng)等，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與系統(tǒng)的兼容。

（3）信息化促進企業(yè)管理精細化。信息化技術(shù)的應用，使檔案資源管理更為便利，也使企業(yè)管理顯現(xiàn)精細化。以往以紙質(zhì)形式儲存的信息，查閱起來極為費時費力，以電子數(shù)據(jù)形式保存，便于查閱，提交了文檔檢索效率。企業(yè)檔案資源管理實行轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略：由“服務性質(zhì)”到“戰(zhàn)略性質(zhì)”，無論對企業(yè)的發(fā)展還是檔案資源管理，都是一大利好。

2 計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應用

（1）企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)需進一步加強。計算機信息技術(shù)在小型企業(yè)檔案資管理中起到重要作用，在國有大型企業(yè)集團檔案資源管理中的作用更顯重要。多數(shù)企業(yè)花巨資在生產(chǎn)上，忽略了檔案資源管理的建設(shè)。時代的發(fā)展、科技的進步使檔案館的作用俞發(fā)受重視，同時也為其發(fā)展提供了有利條件。

（2）信息化建設(shè)是檔案資源管理的必然要求和重要內(nèi)容。所有資源都是以項目負責制為核心而配置的，而科研項目檔案作為原生信息資源，只有對現(xiàn)有服務方式進行有效改革，以項目需要為中心開展以信息化為主的各項工作，只有這樣才能充分發(fā)揮其在科學研究工作中的作用。檔案的收集、整理與編目、加工利用及庫房管理等檔案業(yè)務工作的好壞與項目檔案信息化的水平有直接關(guān)系，其水平的高低直接影響著以上工作，就目前的檔案信息化水平來說，是很嚴峻的。所以，實現(xiàn)檔案管理信息化是檔案管理的最終目標，也是檔案管理的突破現(xiàn)狀的途徑。眼下，只有建立一套系統(tǒng)全面的檔案信息全文管理系統(tǒng)才能跟上時代潮流，為檔案管理工作的發(fā)展開辟新路。

（3）企業(yè)檔案資源體系有待進行系統(tǒng)梳理。系統(tǒng)化整理檔案資源管理系統(tǒng)是企業(yè)當前重要的任務。研究管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上全面梳理企業(yè)所有檔案資源業(yè)務，為安全快捷使用管理軟件的應用做好鋪墊。如大多數(shù)地質(zhì)企業(yè)在進行科研項目前對科研時間并不能估算準確，一般都需較長時間的研究才能完成，并且研究時間跨度大。很多科研項目研究時間達幾年之長，有的長達十幾年，科研項目的記錄將隨著科研時間不斷產(chǎn)生。一個大的科研項目，科研主體多且分散，記錄便集散不集中；再者，科研人員檔案意識薄弱造成了科研檔案不能完整的歸檔，在他們意識里，科研的記錄是費盡心血所得的成果，不愿意把成果與他人共享，自己保存起來最為方便，這種誤解也加大了原始科研項目歸檔的難度。科研原始記錄是科研項目必不可少的重要部分，最終應歸檔保存。

（4）電子文件的收集需要加強。檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，做好收集工作有著重要的意義。為了保持檔案的原始性、準確性和許多年后的可讀性，就不能仿照原來的手工模式來開展電子文檔的收集方式。應將現(xiàn)在科研原始記錄、辦公文件、經(jīng)營生產(chǎn)方面的記錄盡可能以電子形式保存下來。

（5）檔案加工和利用效率亟需提高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理和保存時都比較費時，文獻的年頭越長，越容易出來損壞，維護時間越長。至于后續(xù)的對紙質(zhì)檔案的查詢?nèi)绻麅H靠人工來檢索，檔案的時間跨度長，種類繁多，很難適應時代的發(fā)展。但是保存為電子檔案，就可以通過對數(shù)據(jù)庫的簡單查詢而找到自己想要的數(shù)據(jù)。

3 檔案信息化需要主動出擊，進行文件全生命周期的管理

現(xiàn)代信息技術(shù)的應用使開發(fā)和利用館藏檔案信息服務更為方便快捷。通過信息化可為檔案館注入新活力，為廣大讀者提供更好的服務?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應用大大減少了對科技檔案的整理和編研周期，進一步優(yōu)化了科技檔案信息內(nèi)容，使信息更系統(tǒng)化，極大程度的提高了信息密度及傳遞速度，精準的為經(jīng)濟技術(shù)決策提供了可靠的依據(jù)。其次，現(xiàn)代信息技術(shù)的應用為利用者快速的提供了對科技檔案信息的需求。研究院未來的檔案信息管理系統(tǒng)中，可以包括在局域網(wǎng)上建立的用戶介面友好的查詢子系統(tǒng)。為了滿足各部門的日常自動化無紙辦公的需求，為各部門提供數(shù)字化服務，充分的實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。我們可以采用權(quán)限機制讓各員工訪問瀏覽站點數(shù)據(jù)，因為權(quán)限不同，個人訪問的數(shù)據(jù)也是不同。這樣可以提供必要、及時、可靠的數(shù)據(jù)。并為其他用戶提供檔案信息，以提高社會的影響力和知名度。

傳統(tǒng)檔案管理對檔案的存儲條件和利用方式提出較高要求。其一，檔案數(shù)量的不斷增加要求存放檔案空間也要加大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要占用大面積的空間，所以，用于擴展庫房及購買檔案裝具的投入也因此日益增加。其二，紙質(zhì)檔案都是原稿，非常珍貴，而翻閱次數(shù)的增加也使紙質(zhì)檔案日漸破損。因此，要改變以上現(xiàn)象，減少對人力、物力和財力的投入，必須全面實現(xiàn)現(xiàn)代信息化，也對保護館藏歷史檔案起到重要作用和意義。

對企業(yè)而言，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，不管是外部變化還是內(nèi)部管理，都對檔案提出了更高的要求，而電子化檔案資源的建設(shè)，是加強企業(yè)檔案資源管理和開發(fā)水平的最有效的途徑，所以，能否在未來激烈的競爭市場上站穩(wěn)腳，只有建立強大的電子化檔案管理機制才能實現(xiàn)。

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