簡潔的公司會賺錢

徹底整理辦公區(qū)域

大大的辦公桌上分兩列各擺放著4臺顯示器，等距的排列方式好似用尺子量過一樣。這個如藝術作品一般的房間是設計師佐藤可士和創(chuàng)辦的SAMURAI事務所?！罢怼笨芍^可士和的代名詞，2007年他的著作《佐藤可士和的超整理術》以20萬本的銷量登上了圖書熱銷榜。

可士和說：“在很大程度上，設計工作就是伴隨創(chuàng)意的‘整理’工作。整理辦公室也是工作之一，不能因為忙就把這項任務延后，要為了提高工作效率而整理。”

SAMURAI事務所里的一切物品都有固定位置，公用物品很多，私人物品很少。一般公司的辦公桌上會放一些個人使用的便簽、紙巾等，這些在SAMURAI都是公用的。透明膠放在架子第一層的左邊，記賬單則在下面一層，電線也以美觀的方式卷起來固定放置。

一起負責某個項目的3名員工不會分別保存資料，而是將資料放在一個固定的置物盒里，合作者的名片也統一由一人保管，這樣他們持有的名片總數就能縮減至過去的三分之一，易于管理。SAMURAI通常會同時推進30個工作項目，共享資料大大節(jié)省了空間，而且在負責人不在的情況下，其他人也能順利地接替他繼續(xù)工作。在這里結束了一年實習的大學生說：“現在我即便在家，看到物品沒放在原本的位置都會覺得不舒服。”

制定規(guī)則是SAMURAI式整理術的精髓。整理不是指變換物品的位置，而是判斷它是否是必需品。經理佐藤悅子說：“只要在初期設定好要求，普通人也能按規(guī)定毫不猶豫地執(zhí)行?！爆F在由設計師笠原智敦率領員工們進行整理作業(yè)?；叵肫饎傔M事務所的時候，笠原說：“我算是比較認真的了，但也沒能從真正意義上做到‘整理’，因為我判斷不出應該扔掉哪些東西?！睂ぷ髦饾u熟悉之后，笠原從可士和身上學會了判斷的方法，將必需品與非必需品分開，明確固定位置，并保持下去。

盡可能電子化

周一早晨是SAMURAI的例行整理時間。全員確認工作進展情況，整理日程，明確完成時間，拿出裝有項目文件的文件夾，挑出不需要的內容，舊版本文件則直接用碎紙機處理掉。最近公司新設了一臺打印機，笠原說：“最新式的打印機可以聯網，墨粉用完以后機器能自動下單訂購墨盒，這樣原來負責采購墨盒的員工就少了一項任務?！?/p>

電子化與電腦空間的整理也是SAMURAI事務所的重要特點。悅子的辦公桌上總是堆滿了各種紙質文件，每天都有刊登事務所宣傳內容的雜志、發(fā)票、樣張、合同等等。她靈活運用便攜式掃描儀處理文件，盡量做到文件電子化，清理掉非必需的紙質文件。不能立即判斷出是否必要的東西則暫時存入“臨時收納盒”，這個收納盒既存在于現實，也存在于電腦空間。悅子有空時再對盒子里的文件進行分類，如果存放時間超過了一個月，就果斷丟棄。悅子說：“精神的富余與空間的富余之間有著密切的關系?！?/p>

在SAMURAI，電腦文件夾的命名也有一定的規(guī)則。假如同時使用不同形式的命名方式，例如“UNIQLO_001”和“001優(yōu)衣庫”并存，就會造成混亂，所以工作室制定了相應的命名規(guī)定。

在對空間和信息做完整理之后，就進入了整理思想的階段?？墒亢驮谶@一點上做到了極致。他有時需要在一天內參與7個項目的研討會，但是整個過程中他幾乎從不做筆記，而是當場做出判斷?？墒亢驼f：“重要的不是記憶，而是感覺。認真聽，仔細觀察，就能很快做出決定。”“整理思想”能夠引導人們理解問題的本質，及時獲得對策。

會前溝通沒必要

對于許多公司而言，敵人不在外，而在內。舉個例子，開發(fā)新產品時，制造部門會問：“怎么生產這件產品？”營業(yè)部門則質疑：“賣不出去怎么辦？”公司內部的混亂抑制了自身的發(fā)展。生產、銷售日用品的日本公司愛麗思歐雅瑪并不存在這樣的問題。這家公司可以在一年之內開發(fā)1000多款新產品，最近3年內推出的商品的銷售額占到了總銷售額的五成，十年間產品銷量翻了一番。

愛麗思歐雅瑪是通過內部整理，才具備了“持續(xù)、快速推出新產品”的優(yōu)點。公司對決議系統進行了簡化。每周一9點40分準時召開新產品開發(fā)會。以社長為首，知識產權、品質管理、生產技術等部門的50名員工出席會議，用一天時間裁決五六十件提案。由于各個部門齊聚一堂，就沒有必要再做會前溝通。

如果沒有新產品開發(fā)會，負責人就需要花費大量的時間說服公司內部的反對力量。而在新產品開發(fā)會上，所有相關人士都參與交流，無需繁雜的過程。提案介紹完畢后，各部門進行簡單提問，所花時間不過3分鐘。

舉個例子，2012年愛麗思歐雅瑪推出的電磁爐成為熱銷產品。當時市場上的主流電磁爐均須以200伏電壓供電，日本的普通家庭需要對電路進行施工改造后才能使用。消費者抱怨這樣既費時又費錢，在新產品開發(fā)會議上，有人提出推出以100伏電壓供電的微控產品。但是，一般來說廠商追求的是“進化”，生產比別家電壓低的商品倒像是一種“退化”。

這東西賣得出去嗎？會議現場一片嘩然。負責人解釋說：“100伏電壓的產品不需要用戶特殊設置，可以連接日本本土的所有插座。消費者不用再費勁更改家里的電路，就算搬家也能照常使用。”

在最前排聆聽發(fā)言的社長大山健太郎肯定了這項提案：“明白了，我覺得不錯?！碧岚刚邲]有站在廠家的角度，而是表現出對消費者不滿的理解，社長對此給予了高度評價。商品開發(fā)部經理佐藤耕平說：“由于直接得到了公司高層的認可，我們無需再花費精力斡旋。”

一般來說，商品開發(fā)像一場接力，按照企劃、開發(fā)、設計、品質管理、制造技術的順序推進。但是愛麗思歐雅瑪的所有部門是一齊推進工作的。在設計部門構思產品樣式的同時，品質管理部則對“產品能否確保顧客安全”進行研討，知識產權負責人則檢查商標是否有問題。

此外，為了提高工作效率，愛麗思歐雅瑪還在不同部門的磋商方式上下了功夫。部門研討時所有人都站著，俗稱“站談會”。各個部門的相關負責人圍在1米高的圓桌周圍，因為沒有椅子，所有人都能將注意力集中在解決問題上。

廢除個人辦公桌

內田商行專門銷售辦公用設備。2011年12月的一天，負責對應客戶高層的寺門創(chuàng)突然通知銷售部的同事：“總公司辦公樓將于明年1月搬遷，請大家在此之前盡量減少手頭的紙質文件?！贝蠹叶贾腊徂k公室的事，也對個人辦公桌轉換成共用桌有所耳聞，但是減少紙質文件到底是怎么回事？

整個銷售部炸開了鍋，同事們抱怨不已：“減少文件可不是那么簡單的事！”厚厚的目錄、巨大的圖紙……對內田商行而言，“紙”是重要的營業(yè)工具。商談一次就能簽約的情況很少，提案書的數量往往會因版本更新而不斷增加。寺門解釋道：“提要求的目的不是廢除紙質資料，而是希望大家減少文件數量，以適應變小的文件保管空間?！?/p>

寺門在辦公室放置了一個長45厘米、寬40厘米、高40厘米的文件柜，除此之外每人只有3個文件盒。寺門的安排是有意而為之的。內田商行為客戶提供辦公室的布置方案，自己的辦公區(qū)卻雜亂無章。寺門希望借搬辦公大樓的機會對公司進行整理，然而真正做起來卻是出乎意料地難。

“這份文件可是我熬了一夜做出來的啊?！薄鞍。艺业搅宋液灥牡谝粡垎巫拥奶岚笗?！”回憶成為整理工作的阻力。搬遷的日子就定在兩個月以后。員工們將無論如何也不能丟掉的資料掃描成電子文檔保存，用兩個月的時間告別了回憶。整理之前，每名員工平均保存了6.1米高的紙質文件，整理完成后這個數字降為30厘米，文件放得進文件柜了。

為什么內田商行能順利完成這個嚴峻的任務呢？其實在寺門提出要求之前，整個部門召開過一次推進會。公司為客戶提供辦公區(qū)布置方案，可是如果自己的辦公區(qū)域都一片混亂，又如何具有說服力？所有人都對自己的工作方式進行了審視，共找出344個問題點，從中篩選出了10個重要課題，并制定量化目標。例如員工因為忙于制作文件資料，只有24%的工時用于與客戶面對面溝通，最終這個問題點的目標值定為40%，對文件的整理正是達成目標的手段。要整理紙質文件，必須實現文件電子化。將文件保存為電子版，員工可以通過數據共享，節(jié)省從零制作提案資料的精力，增加走訪客戶的時間。

促進資料共享

搬到新大樓以后，內田商行廢除了個人辦公桌和抽屜。員工們將用過的文件放入便攜文件盒，在空位置坐下辦公，外出辦公時只需從文件柜帶走要用到的文件。如果多次向客戶提交方案，舊版提案書僅保留電子版。

在整理過程中，公司還成立了一個專門篩選有價值數據的小組，促進知識的共享。負責該事宜的矢野直哉說：“我們努力讓所有員工都毫無保留地貢獻自己的知識和技能，并自由利用共享的公司資源。”

從個人辦公桌和紙質文件中解放出來之后，銷售人員的公文包變薄了，感覺一身輕松，有突發(fā)狀況時可以立即動身去見客戶。如今，員工與客戶當面交流的時間超過了總工時的一半，商行營業(yè)額有了大幅上漲。由于不再受辦公桌所限，公司內部的協商也變得容易了。不必特別安排會議，同事之間有問題便直接溝通。通過整理，內田商行的辦公環(huán)境與員工的思想都變得更加開闊了。

[譯自日本《AERA》周刊]