高校教學(xué)檔案集成化管理模式分析

摘 要：近年來(lái)我國(guó)高校在國(guó)家的支持下取得了明顯的進(jìn)步，教學(xué)水平也得到了有效地提高。教學(xué)檔案作為教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)于高校的科研和教學(xué)學(xué)習(xí)等都具有重要的影響。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)目前還處于探索階段，缺少專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。教學(xué)檔案集成化管理能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校內(nèi)部教學(xué)資源的整合和統(tǒng)一，對(duì)于發(fā)揮教學(xué)資源的價(jià)值具有重要的促進(jìn)作用，因此有必要加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案集成化管理的模式研究。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;集成化管理;模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G647、G271 " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A " 文章編號(hào)：1002-2589（2015）20-0081-02

教學(xué)檔案是來(lái)自于教學(xué)一線(xiàn)的教學(xué)資料，這是經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)過(guò)的教學(xué)資源，對(duì)于學(xué)校的科研以及學(xué)科發(fā)展等具有重要的參考作用。這些教學(xué)檔案是聯(lián)系教師和學(xué)生之間的重要紐帶，也是學(xué)校重要的無(wú)形資產(chǎn)，如果能夠借助現(xiàn)代化的手段進(jìn)行開(kāi)發(fā)，充分挖掘教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值，對(duì)于提高高校的教學(xué)水平和質(zhì)量具有重要的意義。教學(xué)檔案的集成化管理實(shí)現(xiàn)了信息的有效整合，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校資源信息的共享，加快了信息的流轉(zhuǎn)速度，方便了信息的調(diào)取和利用，提高了檔案管理的效率，是教學(xué)檔案管理發(fā)展的新方向。

一、教學(xué)檔案集成化管理的優(yōu)勢(shì)

1.集成化管理簡(jiǎn)介。集成化管理一般指在企業(yè)工程項(xiàng)目和財(cái)務(wù)管理方面，通過(guò)采取一種能夠調(diào)動(dòng)各個(gè)部門(mén)的力量，共同完成預(yù)期的目標(biāo)的管理方法，這種管理方式能夠達(dá)到整合內(nèi)部資源，提高管理效率的目的。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)涉及的部門(mén)比較多，如果采取集成化管理的模式能夠有效提高檔案管理的效率，對(duì)于高校的檔案管理和建設(shè)工作都具有重要的意義。教學(xué)檔案集成化管理滿(mǎn)足了現(xiàn)代檔案管理的要求，不少高校已經(jīng)開(kāi)展了相關(guān)方面的研究，其方式方法也在逐漸成熟，為其廣泛應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.檔案集成化管理的優(yōu)點(diǎn)。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)，由于高校在多年的發(fā)展中都積累了優(yōu)秀的師資力量，如果不能夠進(jìn)行科學(xué)化的管理，那么這些知識(shí)成果就難以發(fā)揮其關(guān)鍵作用。因此需要經(jīng)過(guò)有組織、有計(jì)劃的管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的集成化，這對(duì)于提高高校的教學(xué)水平具有重要的幫助。集成化管理是為了在學(xué)校內(nèi)部建立門(mén)類(lèi)相對(duì)齊全，管理科學(xué)、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，滿(mǎn)足檔案發(fā)展要求和高校教學(xué)發(fā)展規(guī)律要求的檔案管理模式。通過(guò)集成化管理能夠?qū)崿F(xiàn)物盡其用，人盡其才的目標(biāo)，同時(shí)也提高了高校檔案管理的水平，能夠更好地服務(wù)學(xué)校的發(fā)展。集成化管理積極的借助了現(xiàn)代信息技術(shù)的管理方式，這種管理方式打破了傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理的方式，能夠極大地提高教學(xué)檔案的管理效率，對(duì)于教學(xué)檔案的調(diào)取和應(yīng)用都帶來(lái)了便利。

信息技術(shù)的發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)在高校的普及，有力地促進(jìn)了教學(xué)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，提高了高校檔案管理的效率。特別是隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及儲(chǔ)存技術(shù)的不斷發(fā)展，集成化管理能夠?qū)⒔虒W(xué)檔案建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，將相關(guān)的教學(xué)信息進(jìn)行整理加工、儲(chǔ)存，并且通過(guò)一定的方式來(lái)獲取這些教學(xué)資源，實(shí)現(xiàn)了高校教學(xué)信息資源的共享，對(duì)于發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值以及高校檔案管理都具有重要的意義。

二、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.對(duì)于教學(xué)檔案管理不夠重視。近年來(lái)隨著高校在科研以及生源等方面的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，高校將主要的精力和資金都投入了人才建設(shè)、硬件設(shè)施建設(shè)中，對(duì)于高校的檔案管理特別是教學(xué)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致部分高校的教學(xué)檔案管理方式落后，難以滿(mǎn)足現(xiàn)代高校的發(fā)展需要和檔案管理工作的要求。部分高校對(duì)于教學(xué)檔案管理的認(rèn)知還處于傳統(tǒng)的方式，認(rèn)為教學(xué)檔案的價(jià)值意義不大，對(duì)教學(xué)檔案只停留在查閱層次，不重視教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值和資源共享。特別是難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案的數(shù)字化、信息化的發(fā)展要求，對(duì)于教學(xué)檔案的資金投入和人力資源投入都不夠完善，難以發(fā)揮教學(xué)檔案為高校的教學(xué)和科研服務(wù)的作用，也影響了高校的辦學(xué)水平。

2.缺少專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代檔案管理人才。國(guó)家對(duì)于高等學(xué)校的檔案管理人員提出了明確的要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足檔案管理的要求。但是在實(shí)際執(zhí)行中，部分高校的專(zhuān)業(yè)檔案人員配備不足，從事教學(xué)檔案管理工作中有很多是兼職人員，高校教學(xué)檔案管理缺少現(xiàn)代檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才。在這種管理模式下高校教學(xué)檔案存在人員不穩(wěn)定，難以開(kāi)展規(guī)范、高效、統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理的現(xiàn)象，難以滿(mǎn)足現(xiàn)代教學(xué)檔案管理的要求。對(duì)于教學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)，只有走信息化、數(shù)字化的發(fā)展道路，才能真正地發(fā)揮教學(xué)檔案的服務(wù)價(jià)值。這都需要既懂檔案管理又懂信息化技術(shù)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)高效教學(xué)檔案的跨越發(fā)展。

3.教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用效率低。在缺少專(zhuān)業(yè)人才和資金投入的背景下，部分高校在教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用方面的效率比較低下。一些教學(xué)檔案管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致教學(xué)檔案數(shù)據(jù)缺少準(zhǔn)確性和完整性，都影響了教學(xué)檔案管理應(yīng)用的效率。還有一些高校內(nèi)部院系在教學(xué)檔案管理方面缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)于檔案管理缺少?lài)?yán)謹(jǐn)性，影響了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。一些高校在教學(xué)檔案管理方面的方法落后，對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)和利用率比較低，難以挖掘教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值，影響了教學(xué)檔案的管理質(zhì)量。

三、教學(xué)檔案集成化管理的模式和途徑

1.加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案集成化管理的支持。對(duì)于教學(xué)檔案的集成化管理來(lái)說(shuō)，涉及的部門(mén)比較多，需要多個(gè)部門(mén)的配合和合作。為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的集成化管理，需要這些相關(guān)部門(mén)的支持，就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)。同時(shí)對(duì)于教學(xué)檔案的集成化管理來(lái)說(shuō)，也需要領(lǐng)導(dǎo)層提供必要的人力、資金以及設(shè)備等方面的投入，只有這樣才能建設(shè)滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理需要的教學(xué)檔案資源庫(kù)。高校領(lǐng)導(dǎo)要將教學(xué)檔案集成化管理納入到高校建設(shè)中，為教學(xué)檔案管理提供人力、物力支持，要積極引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化發(fā)展，不斷挖掘教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的服務(wù)功能，更好地服務(wù)高校師生的教學(xué)和學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高高校的教學(xué)水平。

2.建立有效的教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)。隨著信息化的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已經(jīng)成為高校教學(xué)科研學(xué)習(xí)的重要組成部分，教學(xué)檔案也應(yīng)當(dāng)自覺(jué)納入到校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)中，打破傳統(tǒng)教學(xué)檔案服務(wù)中的地理和空間限制，能夠?yàn)楦嗟膸熒峁┬畔⒎?wù)。教學(xué)檔案集成化管理模式是信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，它結(jié)合了高校教學(xué)發(fā)展的實(shí)際，是為了提高高校教學(xué)管理水平而出現(xiàn)的新方法、新模式。在集成化管理中，要合理利用網(wǎng)絡(luò)的手段來(lái)提高管理的水平和效率，集成化管理是一種系統(tǒng)管理，需要多個(gè)部門(mén)的合作，需要整合多種信息，實(shí)現(xiàn)信息的內(nèi)部?jī)?yōu)化，取得各個(gè)部門(mén)的最大公約數(shù)。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)成為教學(xué)檔案集成化管理的重要組成部分，教學(xué)檔案在按照統(tǒng)一的模式建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后，更加重要的是如何發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，滿(mǎn)足教學(xué)和科研的需要。在高校教學(xué)檔案集成化管理中，部分高校雖然已經(jīng)借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息處理，但是對(duì)于教學(xué)檔案的信息資源在開(kāi)發(fā)應(yīng)用方面仍然處于初級(jí)階段，例如對(duì)于教學(xué)檔案的分類(lèi)不夠細(xì)致，導(dǎo)致信息檢索不夠準(zhǔn)確，影響了教學(xué)檔案信息資源的應(yīng)用。對(duì)于高校教學(xué)檔案集成化管理來(lái)說(shuō)，要及時(shí)借助現(xiàn)代信息檢索技術(shù)，完善教學(xué)原始檔案的整理歸檔等，保證信息數(shù)據(jù)的規(guī)范和準(zhǔn)確，這是進(jìn)行集成化管理的基礎(chǔ)。同時(shí)高校也要建立教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，滿(mǎn)足師生查詢(xún)的需要，這是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化和現(xiàn)代化發(fā)展的重要途徑和方法。高校要對(duì)教學(xué)檔案管理進(jìn)行改革，按照信息化技術(shù)的發(fā)展要求，創(chuàng)新教學(xué)檔案信息的工作方法，努力建立教學(xué)檔案的信息體系，服務(wù)好廣大師生。要進(jìn)行教學(xué)檔案集成化管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)師生之間的溝通，積極吸納學(xué)生的意見(jiàn)，更好地提升檔案信息的服務(wù)水平。在構(gòu)建教學(xué)檔案集成化管理模式中，要努力探索，尋找檔案管理信息應(yīng)用的共性，借助網(wǎng)絡(luò)化手段來(lái)研究教學(xué)檔案管理集成化管理模式的最佳模式和應(yīng)用需求，使高校教學(xué)檔案管理能夠不斷跟隨學(xué)校發(fā)展的需要。

3.要建立相應(yīng)的規(guī)章制度。教學(xué)檔案集成化管理是學(xué)校檔案管理工作和學(xué)校教學(xué)建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展具有重要的影響。因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，確保教學(xué)檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，這是保證教學(xué)檔案集成化管理的基礎(chǔ)。通過(guò)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理的日常工作提出了硬性要求，確保了教學(xué)檔案集成化管理的統(tǒng)一性，防止出現(xiàn)檔案集成化管理因人而異等現(xiàn)象。高校教學(xué)檔案集成化管理需要借助信息技術(shù)，這對(duì)于檔案管理提出了比較高的要求，在規(guī)章制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定相應(yīng)的安全處理辦法，例如日常的安全維護(hù)工作，殺毒、查找數(shù)據(jù)庫(kù)的漏洞等，同時(shí)還要做好相應(yīng)的信息資料備份工作，防止資料丟失等，這些都應(yīng)當(dāng)涵蓋在教學(xué)檔案的集成化管理中。要明確檔案集成化管理中的相關(guān)人員的職責(zé)，防止出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、權(quán)責(zé)不符等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)人擔(dān)責(zé)，這些都不利于教學(xué)檔案集成化管理工作的需要。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校教學(xué)檔案集成化管理遵循了檔案管理的規(guī)律以及教學(xué)檔案的應(yīng)用實(shí)際，將教學(xué)檔案信息管理和服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了有機(jī)結(jié)合，通過(guò)全方位、大范圍的集成化管理模式，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性和動(dòng)態(tài)性，緊緊貼合了信息化時(shí)代的發(fā)展需要。高校教學(xué)檔案的集成化管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的全面控制和協(xié)調(diào)溝通等，實(shí)現(xiàn)了多個(gè)部門(mén)的參與，能夠更好地為高校的教學(xué)和科研工作服務(wù)，能夠更好地促進(jìn)教學(xué)水平的提高。在教學(xué)檔案集成化管理的過(guò)程中，要積極借助信息化的手段和方法，打破應(yīng)用過(guò)程中的障礙和藩籬，在保證安全的基礎(chǔ)上盡可能實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的開(kāi)放和共享，充分發(fā)揮教學(xué)資源的內(nèi)在價(jià)值，提高高校的教學(xué)質(zhì)量。

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