如何做好辦公室文書工作

辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等多項(xiàng)職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)被動(dòng)或造成損失。文書工作是辦公室一項(xiàng)基本工作，也一項(xiàng)政治性、事務(wù)性、執(zhí)行性很強(qiáng)的工作，并具有瑣碎和繁雜的特點(diǎn)。其主要內(nèi)容包括文件的收發(fā)、登記、傳閱、立卷、歸檔及各種會(huì)議、重大活動(dòng)的通知協(xié)調(diào)等。其工作的好壞，直接影響到辦公室的工作效率。怎樣提高辦公室文書工作水平，筆者認(rèn)為主要抓住“收、發(fā)兩條線”：收是指外來(lái)文件的簽收登記辦理工作，發(fā)是指企業(yè)內(nèi)部文件審核發(fā)送工作。

一、認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好收文工作

收文處理工作是一項(xiàng)細(xì)致的工作，對(duì)于每天來(lái)自各方面的文件，文書人員應(yīng)該從以下幾點(diǎn)認(rèn)真辦理，就不會(huì)導(dǎo)致文件遺失或接收不及時(shí)。

（一）準(zhǔn)確規(guī)范地登記文件

文書處理要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，文書人員要認(rèn)真做好文件的簽收登記工作。在OA辦公系統(tǒng)中，如果不細(xì)心就會(huì)進(jìn)入錯(cuò)誤的收文件流程，而且無(wú)法更改，只能做手工補(bǔ)救。這就要求文書人員一定要嚴(yán)把收文關(guān)口，無(wú)論是上級(jí)單位下發(fā)的文件、通知，平級(jí)單位發(fā)來(lái)的函件，還是下級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告，都應(yīng)做到統(tǒng)收、統(tǒng)辦、統(tǒng)管，以便于規(guī)范管理、查閱利用。針對(duì)不同的來(lái)文進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的操作，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范地對(duì)來(lái)文核對(duì)無(wú)誤后，快速簽收，詳細(xì)登記，蓋簽收章、編流水號(hào)并準(zhǔn)確填寫公文處理單，送負(fù)責(zé)人簽批

（二）及時(shí)有效地傳遞文件

公文在傳遞、辦理過(guò)程中， 都有明確嚴(yán)格的時(shí)效要求?！凹皶r(shí)” 是確保公文處理工作時(shí)效性的基本前提。為便于領(lǐng)導(dǎo)更好地批示，文書人員要把來(lái)文按一定的類別、一定的內(nèi)容擺放在一起呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況需要將最重要的文件放在上面，依次類推將與本企業(yè)有直接關(guān)系的文件放在最上面，而關(guān)系不大的文件放在最后，做好文件的分類疊放工作。在處理過(guò)程中，要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡(jiǎn)化傳閱程序或擴(kuò)大傳閱范圍。文件傳閱時(shí)，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時(shí)效性的最基本要求。文書人員必須具有較強(qiáng)的時(shí)間觀念，在各個(gè)環(huán)節(jié)上盡可能化繁為簡(jiǎn)，使文件流程簡(jiǎn)捷，管理科學(xué)，操作手續(xù)簡(jiǎn)便，最大限度地提高文件管理效率。如果領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，文書人員要根據(jù)文件承辦輕重緩急情況，及時(shí)將文件精神以電話告知領(lǐng)導(dǎo)，并將文件超前性地復(fù)印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作。在傳閱文件的過(guò)程中，要隨時(shí)做好文件流轉(zhuǎn)的登記工作，理清領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過(guò)程都有一條清晰的運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡，便于領(lǐng)導(dǎo)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)期間隨時(shí)調(diào)閱。因此文書人員一定要增強(qiáng)時(shí)間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過(guò)時(shí)限就可能錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)，貽誤工作，造成損失。對(duì)于涉密文件，文書人員要牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保密法》的獻(xiàn)寶，按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦理，在運(yùn)行和處理過(guò)程中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須時(shí)刻注意并經(jīng)常檢查自身的言行，辦理好、保護(hù)好自己每一份涉密文件，確保安全保密。

（三）細(xì)致認(rèn)真地歸檔文件

歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)。公文辦完后，文書人員要把文件歸類、有序地存放，一些重要的文件如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的單獨(dú)存放，這樣查找起來(lái)方便。年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)分類整理，定期向檔案部門移交。

二、提高業(yè)務(wù)技能，嚴(yán)格精準(zhǔn)的做好發(fā)文工作，

文書工作的另一個(gè)重要內(nèi)容就是發(fā)文件的審核，機(jī)關(guān)各職能部門的文件起草流轉(zhuǎn)到辦公室審核階段就需要文書人員對(duì)文件的格式，字句進(jìn)行審核把關(guān)。

（一）把握公文格式特點(diǎn)，準(zhǔn)確行文

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類主要有：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。公文是為解決實(shí)際問(wèn)題而存在，是邏輯思維的活動(dòng)。公文的內(nèi)容必須反映公務(wù)中的情況，是對(duì)工作情況表明態(tài)度，對(duì)工作問(wèn)題提出解決的方針原則、措施和辦法，其目的性很強(qiáng)，帶有任務(wù)式，同時(shí)有相對(duì)應(yīng)的文種、格式和行文方式。不同的文種有不同的行文格式和要求，開關(guān)、結(jié)尾都不相同。這種固定的格式和行文方式是機(jī)關(guān)公文法定權(quán)威和鮮明的政治性的體現(xiàn)，應(yīng)該用請(qǐng)示不能用報(bào)告，平級(jí)單位不能發(fā)上行文，這就要求文書人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力準(zhǔn)確行文。

（二）分析公文主旨內(nèi)容，精煉語(yǔ)言

辦公室文書人員審稿要把好政治關(guān)、結(jié)構(gòu)關(guān)、文字關(guān)。要把好政治關(guān)。就是看是否符合中央和上級(jí)精神，是否符合黨的路線方針政策和法律法規(guī)，是否符合本地區(qū)實(shí)際。要把好結(jié)構(gòu)關(guān)，就是看文稿是否具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性;看層次是否著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落是否側(cè)重于文字表達(dá)的需要，段落劃分是否集中、完整和勻;看文章的過(guò)渡是否承上啟下，能否使先后相關(guān)的兩個(gè)層次和段落上下連貫，前后銜接，前后內(nèi)容是否關(guān)照呼應(yīng)，是否使文章結(jié)構(gòu)嚴(yán)密、脈絡(luò)連貫;看文章的開頭和結(jié)尾，是否從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。要把好文字關(guān)，就是要求論點(diǎn)與論據(jù)之間關(guān)系緊密，文字要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、鮮明、易懂，不能出現(xiàn)錯(cuò)別字或丟字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確。公文必須簡(jiǎn)短扼要，忌過(guò)繁過(guò)細(xì)過(guò)詳、忌濫用華麗辭藻，這要求文書人員具備較強(qiáng)的文字功底，審核后的公文語(yǔ)言達(dá)到規(guī)范的要求：文風(fēng)端正、語(yǔ)言得體、表述嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)序合理、敘事簡(jiǎn)明、繁簡(jiǎn)適度。

總之，公文處理水平的高低既是對(duì)公文處理精益求精的具體體現(xiàn)，又是對(duì)文書人員素質(zhì)和能力的一種考驗(yàn)。做好辦公室文書工作，需要在實(shí)踐中不斷地摸索，要多總結(jié)、多鍛煉，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，任何一點(diǎn)隨意性，任何一點(diǎn)主觀臆斷，任何一點(diǎn)粗心大意，都可能會(huì)造成失誤，甚至?xí)o企業(yè)造成重大損失。