煤炭企業(yè)辦公用品的管控和制度建設(shè)分析

摘 要：本文探討煤炭企業(yè)辦公用品的管控和制度建設(shè)措施，確保管理的有效性及規(guī)范性，節(jié)約成本，增強(qiáng)辦公效率，避免浪費，提高煤炭企業(yè)制度建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；成本控制；管理

根據(jù)煤炭行業(yè)實際情況，自各方面提高費用支出管控水平及考核力度，建設(shè)合理制度避免辦公用品損耗，自成本源頭降低成本增加效率，遵循勤儉節(jié)約制度并使之能夠促進(jìn)工作效率，對辦公用品管理及應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)范，提高內(nèi)部潛力發(fā)揮力度，避免鋪張浪費，實施精打細(xì)算原則[1]，降低不必要開支，經(jīng)全面預(yù)算管理措施，在滿足辦公用品應(yīng)用需求的同時，加強(qiáng)節(jié)能降耗力度，使辦公用品在應(yīng)用過程中更具有合理性，使得內(nèi)部市場化充分發(fā)揮杠桿作用。

1.消耗品管理制度

通常在管理中，消耗性辦公用品依照各個部門工作人員使用情況進(jìn)行定期發(fā)放，但某些消耗性辦公用品因工作需要在規(guī)定期限內(nèi)提前使用完畢或所發(fā)放量無法滿足正常辦公所需，需再次進(jìn)行領(lǐng)取的，將對消耗性辦公用品實施交舊領(lǐng)新管理措施，設(shè)置交舊領(lǐng)新賬目，內(nèi)容包括計算器、訂書機(jī)、筆芯、鼠標(biāo)、鍵盤、墨盒、拖把、膠水瓶、紙簍等[2]，在消耗性辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用時，需經(jīng)領(lǐng)用人進(jìn)行明確填寫使用表，而且使用表需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字確認(rèn)后方能進(jìn)行領(lǐng)取，行政部門需將每月的消耗性辦公用品領(lǐng)取表實施詳細(xì)統(tǒng)計、裝訂備案，并依據(jù)領(lǐng)用表進(jìn)行下帳處理，方便查看。大頭針、曲別針均應(yīng)回收復(fù)用，而非正式性文件及初稿等，可應(yīng)用廢棄稿件背面進(jìn)行打（復(fù)）印，有效推動節(jié)約風(fēng)氣的執(zhí)行。對非生產(chǎn)性支出進(jìn)行嚴(yán)密控制。

2.設(shè)備性辦公用品管理制度及維護(hù)

制定合理的設(shè)備性辦公用品管理制度及維護(hù)制度，能夠促進(jìn)辦公設(shè)備有效配置及合理應(yīng)用，使得各部門工作得到更為良好服務(wù)。由于設(shè)備性辦公用品屬于固定資產(chǎn)，因此根據(jù)設(shè)備性辦公用品詳細(xì)分類實施合理管理制度具有重要作用。辦公桌（椅）、文件柜、電話機(jī)、傳真機(jī)、打孔機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀、汽車等物品在應(yīng)用過程中，均需使用者進(jìn)行自覺愛護(hù)。如辦公桌（椅）等受到正常磨損或在工作時出現(xiàn)意外而導(dǎo)致辦公設(shè)備受損無法維修時，需根據(jù)管理辦法程序?qū)嵤┖侠韴髲U處理，相關(guān)報廢處理需予以制度化，經(jīng)所使用部門詳細(xì)填寫報廢申請單，需部門主管進(jìn)行簽字確認(rèn)。經(jīng)應(yīng)用部門將設(shè)備性辦公用品報廢申請單報至行政部進(jìn)行合格審批，得到審批后交到財務(wù)部予以審核且入賬處理。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，獲得審批后可繼續(xù)完成報廢手續(xù)工作，然后重新領(lǐng)用用品。若出現(xiàn)不正當(dāng)應(yīng)用或不合理導(dǎo)致受損則需照價賠付，若不賠付則應(yīng)按照工資兩倍進(jìn)行工資扣法，若價格過高無法自當(dāng)月工資內(nèi)進(jìn)行扣出賠付，則應(yīng)順延，直到將賠款完全扣出。對設(shè)備性辦公用品進(jìn)行維護(hù)時需要專人負(fù)責(zé)，實施統(tǒng)一管理且不定期對各個部門進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保公司設(shè)備性辦公用品得到良好維護(hù)，防止因未及時維護(hù)而導(dǎo)致的公司物品損失。對公司電腦實施不定期檢查制度，若在檢查時發(fā)現(xiàn)員工未經(jīng)同意更換配置或私設(shè)IP地址導(dǎo)致公司網(wǎng)絡(luò)受到影響，需根據(jù)公司制度對員工予以處理[3]。對打印機(jī)和復(fù)印機(jī)進(jìn)行不定期維護(hù)，因打印機(jī)及復(fù)印機(jī)屬于設(shè)備性辦公用品，在一定程度上也是較為貴重的易受損耗辦公用品，對其不定期予以維修維護(hù)具有較為重要的作用，每個使用者都應(yīng)在使用過程中對其愛護(hù)，按照正確的使用方法進(jìn)行合理操作，若在操作過程中出現(xiàn)不合理使用且發(fā)生損壞的，應(yīng)根據(jù)員工獎懲辦法對使用者進(jìn)行追究處理，但因出現(xiàn)意外情況導(dǎo)致辦公設(shè)備受損時除外。員工下班或外出，長時間離開辦公室時，應(yīng)確保電源已經(jīng)關(guān)閉，若因未確認(rèn)電源關(guān)閉而導(dǎo)致公司出現(xiàn)損失的，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度予以處理。

3.工作作風(fēng)制度

行政部門應(yīng)出臺合理嚴(yán)格的保密制度?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)雖為信息傳輸提供了便利條件，但同時網(wǎng)絡(luò)泄密情況也較為嚴(yán)重，因此建立合理網(wǎng)絡(luò)管理制度具有必要性。而且辦公室內(nèi)傳真機(jī)也需予以嚴(yán)密注意，由于傳真機(jī)所接收的資料均對公司利益具有影響作用，因此傳真機(jī)具有合理管理制定作用明顯，需建立傳真簽收、登記臺賬制度，且對其立檔備案。傳真機(jī)需不定期的嚴(yán)格檢查，注意接收、發(fā)放傳真是否具有明確詳細(xì)的記錄。接收傳真需有獨立傳真登記記錄臺賬，所接收到每份傳真均需明確傳真去向，確定其送達(dá)至由關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門等，且注意在其送達(dá)后是否經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門，防止工作出現(xiàn)漏洞，若情況嚴(yán)重極易造成公司損失。對外發(fā)傳真需建立獨立傳真登記記錄臺賬，所有對外所發(fā)放傳真均需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，防止公司機(jī)密外漏產(chǎn)生損失。若情況嚴(yán)重則需移交司法機(jī)關(guān)處理[4]。

4.結(jié)論

在辦公用品應(yīng)用過程中實施合理管理措施，可以避免因粗放式造成不必要浪費，使之管理更具有精細(xì)化，更符合企業(yè)形勢，避免鋪張浪費，最大可能減少不必要開支。辦公用品在實際應(yīng)用中與井下采煤設(shè)備或材料等存在明顯差異，但是實施節(jié)約制度依然具有重要意義。明確其節(jié)約價值，合理建立有效制度，嚴(yán)格執(zhí)行，形成“節(jié)約光榮、浪費可恥”風(fēng)氣，對于減少浪費提高工作有效性具有重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王安.煤炭企業(yè)集團(tuán)加強(qiáng)財務(wù)管理應(yīng)實施“六個一工程”[J].煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2012，32（11）：92-94

[4]盧愛紅.煤炭企業(yè)兩化融合建設(shè)研究[J].河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（1）：31-33