當(dāng)前檔案工作中的保密問題與建議

摘 要：隨著科技水平的不斷進(jìn)步，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，由于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開發(fā)性特點(diǎn)，提高了檔案保密工作的難度，使檔案保密工作面臨重大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)根據(jù)個(gè)人多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以事業(yè)單位檔案管理為例，對(duì)當(dāng)前檔案保密工作中面臨的主要問題進(jìn)行分析，針對(duì)存在的問題具體探討有效的解決方案，并提出幾點(diǎn)管理建議。

關(guān)鍵詞：檔案保密；檔案管理；問題；建議

人事檔案不僅記錄著個(gè)人的基本信息情況，同時(shí)也記載著相關(guān)的任職信息，為職工升遷、調(diào)離等提供重要的依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作具有重要的意義。但是，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案保密工作面臨的壓力越來越大，如何做好檔案保密工作成為當(dāng)前檔案管理中的一大難題，現(xiàn)結(jié)合個(gè)人多年的管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前檔案保密工作加以具體分析。

一、當(dāng)前檔案保密工作存在的主要問題

（一）單位對(duì)檔案保密工作重視程度不夠

檔案管理工作具有著重要的意義，但是目前仍有部分單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，特別是對(duì)于檔案保密工作更是缺乏應(yīng)有的重視，其具體表現(xiàn)主要有如下幾點(diǎn)：第一，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的資金投入不足，相關(guān)的管理設(shè)備不配套，甚至有著單位缺少獨(dú)立的檔案管理部門，將檔案管理工作有其他部門監(jiān)管，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案保密管理。第二，檔案管理人員對(duì)保密性認(rèn)識(shí)不高，認(rèn)為檔案無需進(jìn)行保密管理，對(duì)檔案信息隨意泄露等[1]。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低

目前，大部分事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，檔案管理工作往往需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行，如果管理人員的業(yè)務(wù)水平不足，或者其管理操作不規(guī)范，都將會(huì)帶來信息安全隱患，造成檔案信息的不經(jīng)意泄露。然而，當(dāng)前仍有較多事業(yè)單位其管理人員的業(yè)務(wù)水平較低，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的掌握和應(yīng)用，為檔案保密工作帶來了較多的困難，也導(dǎo)致發(fā)生了一系列檔案安全問題。

（三）信息化管理模式為檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)

事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，不僅有效節(jié)省了檔案管理費(fèi)用，更顯著提高了檔案管理效率，然而信息化管理模式也為檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)。首先，檔案管理過程中用到的儲(chǔ)存設(shè)備，比如說移動(dòng)硬盤、U盤等，不僅進(jìn)行檔案文件的轉(zhuǎn)移時(shí)容易發(fā)生丟失，同時(shí)還容易遭受病毒侵害，造成檔案信息的泄露。第二，檔案管理主要借助于軟件系統(tǒng)，如果沒有及時(shí)更新相應(yīng)的安全設(shè)備，難以防止系統(tǒng)會(huì)遭受人為的惡性破壞。第三，檔案管理使用的電腦和打印機(jī)等，都會(huì)儲(chǔ)存有關(guān)的使用記錄，如果有人想盜取檔案信息時(shí)，只需掌握相關(guān)的專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等即可，通過將檔案信息還原便能獲取檔案信息。以上幾種對(duì)檔案管理的保密工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，嚴(yán)重影響了檔案保密工作的順利進(jìn)行[2]。

二、加強(qiáng)檔案保密工作的幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案管理人員的保密意識(shí)

所謂意識(shí)決定形態(tài)，正是由于管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，因此才會(huì)出現(xiàn)較多檔案泄密問題，加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)至關(guān)重要。一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，并在決策上給予一定的資金支持，完善檔案管理的現(xiàn)代設(shè)備，為保密工作提供良好的環(huán)境。另一方面，通過宣傳、培訓(xùn)等方式，對(duì)管理人員進(jìn)行保密意識(shí)宣講，增強(qiáng)管理人員的檔案保密意識(shí)。

（二）健全單位檔案保密制度

保密制度是工作開展的重要保障，健全單位的檔案保密制度，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的有效約束，能夠降低工作失誤，提高保密工作的工作效率。首先，制定管理責(zé)任制度，明確檔案管理的具體責(zé)任人，將重點(diǎn)檔案交由責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人員管理。其次，制定相關(guān)的管理規(guī)范條例，明確檔案保密工作的具體事項(xiàng)，比如說，檔案材料的銷毀應(yīng)由專人進(jìn)行，不得隨意丟棄；檔案儲(chǔ)存應(yīng)分類進(jìn)行，并要落鎖保存等。最后，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于嚴(yán)重違反檔案保密工作的人員，應(yīng)給予一定的懲罰，從而增強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)。

（三）完善單位安全防護(hù)措施

檔案信息化管理的主要特點(diǎn)是運(yùn)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這也是檔案信息泄露的主要途徑，因此應(yīng)完善單位的安全防護(hù)措施，對(duì)單位網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)施保護(hù)。首先，配置相關(guān)的安全防護(hù)設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)單位網(wǎng)絡(luò)的保密管理。其次，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行安全防護(hù)，通過安裝專業(yè)的查殺軟件，建立計(jì)算機(jī)防護(hù)墻，嚴(yán)禁病毒的惡意破壞。最后，對(duì)檔案管理部門進(jìn)行安全管理，減少外來人員進(jìn)入，降低檔案信息的竊取風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理的主體，其業(yè)務(wù)水平將對(duì)檔案保密工作產(chǎn)生直接的影響，為提高檔案保密的實(shí)效性，單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。一方面，加強(qiáng)對(duì)管理人員的思想道德教育，提高管理人員的綜合素質(zhì)。另一方面，結(jié)合單位的實(shí)際工作需求，對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的掌握程度，提高計(jì)算機(jī)操作水平，降低檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，在實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理的新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案保密工作壓力逐漸增多，單位對(duì)檔案保密工作重視程度不夠、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低、信息化管理模式為檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)等，成為當(dāng)前檔案保密工作面臨的主要問題，單位及相關(guān)檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，做好相關(guān)的安全措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]軒擎.淺論當(dāng)前檔案管理工作存在的問題與對(duì)策并作出創(chuàng)新的建議[J].黑龍江史志，2014（20）：110.

[2]邵長君.對(duì)企業(yè)檔案管理中的保密問題的探討[J].民營科技，2012（07）：186.

[3]峻嶺.學(xué)校檔案管理與保密工作中存在的問題與對(duì)策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（21）：200.