信息化視角下干部人事檔案管理研究

摘 要：干部人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是選拔任用干部的重要基礎。隨著電子政務的發(fā)展，利用計算機和網絡管理干部信息可以大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，加快建立以人事檔案信息化、網絡化加強干部人事檔案管理，全面促進人事管理創(chuàng)新十分必要。本文通過對加強干部人事檔案信息化管理進行分析，提出自己的一些建議，全面促進人事管理創(chuàng)新。

關鍵詞：檔案信息；現(xiàn)狀；內容；管理

一、干部人事檔案信息化建設的緊迫性

現(xiàn)行的干部人事檔案多數仍是紙質檔案，管理模式、方法明顯滯后于時代發(fā)展，影響干部工作效率。個人檔案信息不全不準確更新不及時等問題，甚至存在干部信息間相互矛盾或數據出入較大；最嚴重的是如遇火災、洪災地震等重大災害或因其他原因，致使檔案損壞或丟失，難以或無法彌補和恢復。以上問題雖因各種主客觀原因所至，如管理人員責任意識淡薄、管理機制不健全領導不夠重視等，但主要原因是管理方法和手段落后。因此，當前探索和發(fā)展一種更加便利、安全科學高效的干部人事檔案管理模式迫在眉睫。

二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設的思路和目標及相關要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設的思路

由組織人事部門牽頭，抽調各級檔案管理人員并經過專門的業(yè)務培訓之后，統(tǒng)一組織，集中處理，共同審核，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將干部現(xiàn)存檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片、聲像資料轉變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，以便于人事信息的查閱流轉。按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯(lián)結，實行干部檔案的網絡化管理。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標設計

建立干部人事檔案數據庫系統(tǒng)，實施動態(tài)和無紙化管理。要利用現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或制成圖片文件，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。也可減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。實施檔案自動化管理。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設的相關要求

加快推進干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設。建立和嚴格執(zhí)行市管干部檔案報送制度，加快推進干部人事檔案的信息化建設，建立干部電子檔案、干部信息庫和信息管理系統(tǒng)，提高干部檔案工作效率和服務質量。加強干部檔案工作隊伍建設，選好配齊管檔人員，努力提高干部檔案工作隊伍的職業(yè)化、專業(yè)化水平，加強管檔人員的專業(yè)理論培訓，提升個人的管檔能力，管檔人員要熟練的掌握信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、信息化。

干部人事檔案管理實現(xiàn)數字化。建設干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，抓好應用，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派選人用人上的重要作用；及時做好信息更新工作，做到干部信息的同步更新、準確無誤；抓好安全措施，做好數據備份和保密工作，防患于未然；規(guī)范查借閱檔案程序，明確職責，建立健全各項管理制度。積極推進干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化和信息化建設

三、現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設的保障措施

（一）建設基于需求實現(xiàn)的人事檔案全文數據庫

深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現(xiàn)單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享，這樣不僅能夠實現(xiàn)檔案管理的信息化，還能夠加強各部門之間的交流，真正使檔案得到高效的利用。

（二）建設基于信息中心的多元耦合支持系統(tǒng)

實施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人力資源管理機構中設置信息中心，履行人力資源管理信息化的指導和技術支持職能。充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，以信息中心為樞紐，對信息需求者實行授權和分等級開放，保障信息的透明度和真實性，實現(xiàn)信息服務的良性

循環(huán)。

（三）建設基于安全原則的數據存儲和處理系統(tǒng)

“人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內部局域網通VYN與外網連接，以保證安全。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態(tài)化管理和維護，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價值。”[2]

（四）建設基于擴展性的人事檔案動態(tài)管理系統(tǒng)

加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況。擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

四、結束語

全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化軌道。認清人事檔案管理形勢，增強服務意識，積極主動地提供信息服務是必要的。檔案作為企業(yè)的無形資產，在干部人事檔案管理中，真正發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，促進企業(yè)檔案管理的良性循環(huán)。

參考文獻：

[1] 卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J]. 改革與開放，2011（9月）.

[2] 薛金玲.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].陜西青年管理干部學院學報，2009（3）：47.