檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題解析

摘 要： 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)被打破?；诎l(fā)展需求，各企業(yè)或者其他機(jī)構(gòu)對于檔案管理的高效性、科學(xué)合理性均具有一定的要求，而檔信息化管理很好的滿足了檔案管理工作的需求，有利于推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展。同時，伴隨檔案信息化管理而來的安全問題也開始備受關(guān)注，安全問題的存在自己解決方法成了相關(guān)人員工作的重心。了解檔案信息化管理的優(yōu)勢，做好安全防工作成時代對檔案管理工作的新要求。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；安全問題

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，主要是通過人力來實現(xiàn)對檔案資料搜集、整理和分類。從傳統(tǒng)方案與新形勢下檔案所收集資料在內(nèi)容上沒有過大區(qū)均是圖片，文字，音像等形式，但是傳統(tǒng)檔案管理過程中很難實現(xiàn)資料的統(tǒng)一管理，并且長時間下容易造成信息遺失。然而檔案信息化管理的出現(xiàn)解決了傳統(tǒng)檔案管理中的不可識別性，為檔案的管理工作帶來了極大的便利性；在檔案管理信息化的過程中，實現(xiàn)了信息載體的脫離；檔案信息化管理的模式下，檔案資料信息的分享具有可行性，實現(xiàn)了信息的動態(tài)傳播。并且隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，近幾年檔案信息載體越發(fā)的增多，新的載體使得檔案信息的安全性和保密性得到了保障。在當(dāng)前各機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息管理的過程中，管理人員僅需要通過計算機(jī)操作便能夠完成相關(guān)信息的獲取，無論是檢索，還是傳遞，都極具便利性。

二、檔案信息化管理的安全問題及防范措施

盡管說檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了極大的便利性，促使檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展。但是在造福檔案管理工作的同時，檔案信息化管理也帶來了一些安全問題，這些問題的存在給檔案資料的安全造成了極大的影響。

（一）電子檔案傳輸中的信息安全問題

檔案信息化的過程中，電子檔案得以出現(xiàn)成為了檔案管理的新形式。在實際應(yīng)用中電子檔案的存在缺失在加大程度上提高了信息傳輸?shù)男?，使人們能夠在極短的時間內(nèi)實現(xiàn)信息的傳輸。但是由于其傳輸所以靠的是互聯(lián)網(wǎng)，而互聯(lián)網(wǎng)站存在很大一部分不安全因素，這些因素的存在對電子檔案的傳輸安全造成了極大的威脅。使信息在傳輸過程中極可能會遭遇攔截，從而致使信息外泄或者是信息篡改。

針對該安全問題，最佳的防范措施便是采取信息加密。在進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)倪^程中，通過相關(guān)的計算技術(shù)比如算法，將相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成代碼形式，使其不能夠被他人解讀。只有在輸入相關(guān)的解密密碼后，才能夠?qū)⑿畔⑥D(zhuǎn)化成可讀文字。但是使用該種防范措施的過程中，加密人員需要注意密碼的設(shè)置。在進(jìn)行加密的過程中最好是使用非常規(guī)密碼或者是雙密碼。以增強(qiáng)電子檔案的安全性。

（二）電子檔案的真實性和合法性問題

長期以來，人們對于電子檔案的真實性和合法性一直持懷疑態(tài)度，其原因主要是電子檔案中無法采用法律效應(yīng)承認(rèn)的簽名形式。因此，在電子檔案管理的過程中及其容易出現(xiàn)信息的修改，并且電子檔案的真實性鑒別操作難度較大，基本上無法識別，而這使得電子檔案的真實性和合法性受到了備受人們懷疑。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案真實性和合法性也能夠在借助技術(shù)的條件得以保障，人們通國采用簽署技術(shù)來時信息具有合法性，使其能夠得到法律的保護(hù)。

電子檔案的簽署技術(shù)主要包括兩各方面的內(nèi)容，一是證書式的數(shù)字簽名；二是手寫式數(shù)字簽名，通國上述兩種簽名方式能夠?qū)﹄娮訖n案的真實性起到保障作用，防止檔案信息被篡改。從目前簽名技術(shù)的應(yīng)用來說，一般文件式的檔案信息在進(jìn)行簽署的過程中多是使用手寫式數(shù)字簽名，通過使用光筆在屏幕上簽名，然后計算機(jī)對其簽名進(jìn)行保存，在今后的信息提取中，可以通過簽名字跡的比對來確保信息的安全性。為了使電子檔案具有法律效應(yīng)，2005年4月，《中華人民共和國電子簽名法》正式頒布實施。

（三）電子檔案長期保存的信息安全問題

電子檔案信息方面的安全問題不僅存在于信息傳輸過程中，在電子檔案長期保存的過程中也可能會產(chǎn)生安全問題，從而致使信息在保存過程中遭受攻擊。通常電子檔案長期保存中的信息安全問題主要由于下述原因?qū)е碌模阂皇怯捎谳d體壽命有限，無法長期承載信息，時間較長將會使信息受損或丟失；二是計算機(jī)的軟硬件周期問題，無法長期進(jìn)行一項信息的保存。

針對電子檔案長期保存信息安全問題，其防范措施一般為進(jìn)行電子檔案的雙重保存，并且對要定期進(jìn)行電子檔案的進(jìn)行轉(zhuǎn)存，對計算機(jī)軟硬件以及載體的情況進(jìn)行定期的檢查。

（四）計算機(jī)病毒對檔案信息的危害

事實上對檔案信息危害最大的莫過于計算機(jī)病毒，但是在實際操作中計算機(jī)病毒是難以防范的，不管是信息傳輸?shù)倪^程中，還是在常規(guī)性的操作中，計算機(jī)病毒都有可能會侵入其中，破壞計算機(jī)系統(tǒng)，甚至損毀或者竊取相關(guān)的檔案信息。

鑒于社會發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)今檔案管理的要求。如今檔案信息化管理已經(jīng)成為了我國檔案管理中的趨勢，也是一項重要的工程項目。通過系列技術(shù)的應(yīng)用，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的安全性成為當(dāng)前檔案管理工作中的要點(diǎn)。

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