基于白領(lǐng)工作形態(tài)的辦公軟件設(shè)計研究

摘要：

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)代人們的生活形態(tài)也隨之發(fā)生了巨大改變。文章通過對都市白領(lǐng)的工作形態(tài)進行分析研究，提取出在當(dāng)前時代背景下他們對辦公軟件的需求并將這些需求點轉(zhuǎn)化為功能點，在IBM Docs這款辦公軟件上進行應(yīng)用測試。該項軟件的應(yīng)用佐證了生活形態(tài)的分析研究可以對產(chǎn)品設(shè)計產(chǎn)生積極的影響

關(guān)鍵詞：

生活形態(tài) 協(xié)同辦公 云計算 白領(lǐng)

中圖分類號：TB472

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1003-0069（2015）01-0110-03

生產(chǎn)力決定生產(chǎn)方式，生產(chǎn)方式可以決定人們的生活方式，從而可以決定人們具體的生活形態(tài)。在計算機還沒有廣泛普及的年代，提到辦公軟件，人們首先想到的是機械的操作界面或復(fù)雜的操作流程。使用者或是具備某一領(lǐng)域的專業(yè)知識，或是經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)。這時人們對辦公軟件的需求僅是滿足工作的需要即可，即使辦公軟件界面單調(diào)，操作復(fù)雜，也會被認(rèn)為是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹５请S著國民經(jīng)濟的增長，社會的進步，計算機的普及率不斷提高。計算機的操作也變得相對簡單，使用起來更加容易。此時，辦公軟件不再是復(fù)雜和專業(yè)的代名詞。界面較之前有了很大的進步，更容易被使用者理解和接受，操作也相對人性化。越來越多的計算機使用者可以熟練地使用辦公軟件，它已經(jīng)隨著計算機的普及而普及?，F(xiàn)如今，不可否認(rèn)的是，辦公軟件已經(jīng)完全融入了人們的日常工作和生活中，使用辦公軟件不但可以提高人們的工作效率，還可以給人們的生活帶來便利”[1]。

隨著人類逐漸從農(nóng)業(yè)經(jīng)濟時代走向工業(yè)經(jīng)濟時代，經(jīng)過服務(wù)經(jīng)濟時代，到現(xiàn)在已經(jīng)邁入了體驗經(jīng)濟時代。所謂體驗，就是企業(yè)以服務(wù)作為舞臺、以商品作為道具，圍繞著消費者，提供令消費者滿意的體驗。再加上互聯(lián)網(wǎng)將全球信息聚合于虛擬的網(wǎng)絡(luò)之中，擴展了信息量的同時也改變了人們獲取信息資源的方式，已經(jīng)成為現(xiàn)代人分享、傳播和獲取信息的主要渠道之一。在這樣的經(jīng)濟時代和科學(xué)技術(shù)背景下，人們已經(jīng)不知不覺地開始了“云”中生活[2]。傳統(tǒng)的桌面辦公軟件已經(jīng)不能完全滿足辦公軟件最核心的使用者——都市白領(lǐng)們對辦公軟件的需求和期待。如何在當(dāng)前經(jīng)濟時代背景下設(shè)計出符合都市白領(lǐng)工作形態(tài)的辦公軟件是一個需要深入研究的課題。

一 當(dāng)代都市白領(lǐng)工作形態(tài)研究

工作形態(tài)是生活形態(tài)下的一個分支，生活形態(tài)可以理解為社會群體的生活模式，是一個包含了廣泛內(nèi)容的概念。生活形態(tài)并不是一成不變的，雖然在不同的時期，不同的社會條件下，不同族群的生活形態(tài)各不相同，但是都可以客觀地反映出特定條件下特定族群的生活活動特點[3]。

“白領(lǐng)”這一名詞最早出現(xiàn)于20世紀(jì)20年代初，它的范圍包括一切受雇于人而領(lǐng)取薪水的非體力勞動者，因而有“白領(lǐng)職工”之稱。他們一般在清潔舒適的環(huán)境中工作，穿戴整齊，衣領(lǐng)潔白，故被稱作為“白領(lǐng)”。這類人群的經(jīng)濟收入穩(wěn)定，工作條件較好。盡管如此，由于不掌握生產(chǎn)資料，他們?nèi)蕴幱谑芄蛡虻匚籟4]。中國互聯(lián)網(wǎng)研究報告中，將“20-45歲之間，大學(xué)專科及本科以上學(xué)歷，從事腦力勞動，月收入3000元以上（一線城市5000以上）”的人群稱為白領(lǐng)。在主要一線城市的職業(yè)人群中，白領(lǐng)占比超過50%，已經(jīng)成為城市的主體人群。據(jù)初步估算，中國白領(lǐng)網(wǎng)民約占中國網(wǎng)民的20%，有1億左右數(shù)量，加以每年12%的增長率估計，到2015年中國白領(lǐng)網(wǎng)民將達到1.4億。由此可知，在中國，白領(lǐng)已經(jīng)成長為一個重要的群體。

筆者以2012年底騰訊上海CDC用研組進行的“上海白領(lǐng)生活調(diào)查”項目數(shù)據(jù)和MSN中文網(wǎng)發(fā)布的中國白領(lǐng)網(wǎng)民生活形態(tài)生活態(tài)度部分研究報告為主要依據(jù)，結(jié)合自己調(diào)查訪談收集到的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，以工作形態(tài)為主，分別從以下幾個方面對都市白領(lǐng)的工作和生活形態(tài)進行分析。

1.1 工作時間

工作時間包括上下班路程時間，正常上班時間，加班時間，和非工作和加班時間內(nèi)的與工作相關(guān)時間（如為工作而學(xué)習(xí)或閱讀相關(guān)新聞的時間）。由于城市的迅速擴張，和高不可攀的房價，使得收入并不豐厚的都市白領(lǐng)們只能在遠郊租房或購房。如此而來的代價就是上下班路程時間的延長。近6成以上的都市白領(lǐng)上下班時間超過1小時，公交和地鐵占白領(lǐng)們上下班使用的交通工具的五成多，這種出行方式也被稱為“BMW”，這里的“BMW”并不是指寶馬車，而是“Bus公交+Metro地鐵+Walk步行”的出行方式?；谶@種出行方式，對都市白領(lǐng)來說產(chǎn)生了不少的碎片時間。據(jù)統(tǒng)計，50%以上的白領(lǐng)們利用這些時間休息、發(fā)呆，對于生活節(jié)奏如此之快的都市白領(lǐng)來說，這無疑是一種浪費。有3 7.5%的都市白領(lǐng)們表示自己每天工作時長都在9小時及以上，以正常工作時間8小時來看，加班對于部分都市白領(lǐng)來說已經(jīng)成為常態(tài)。在下班后的經(jīng)常性活動中，大部分白領(lǐng)們選擇看電視和看新聞，也有三成左右的白領(lǐng)們選擇學(xué)習(xí)或工作。作為職場人士，54.9%的白領(lǐng)都把工作視為自己生活的重心，會把大量的時間都投入到和工作相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)中，來保證自己在職場中的競爭力。有高達80%比例的白領(lǐng)晚上下班回家后仍然經(jīng)常（或偶爾）工作和學(xué)習(xí)，有90%比例的白領(lǐng)在休閑時間經(jīng)常（或偶爾）進行自我學(xué)習(xí)。

由以上數(shù)據(jù)和分析可以得出結(jié)論，現(xiàn)代都市白領(lǐng)視工作為生活的重心，花大量時間在工作中，或為工作而自主學(xué)習(xí)，但碎片化時間卻得不到有效利用。

1.2 工作地點

工作地點原指勞動者所在崗位的具體地理位置。但是在互聯(lián)網(wǎng)時代，只要有電腦或手機等移動設(shè)備，就可以實現(xiàn)隨時隨地辦公。早在90年代，人們就發(fā)現(xiàn)人員的移動比家具的搬動要方便得多，“選擇性辦公”這一辦公形態(tài)隨之出現(xiàn)。人們不再固定在一個位置上，而是因為任務(wù)的變動而不斷變換位置。由于通信科技的進步，傳統(tǒng)集中在同一地點工作的模式逐漸被改變?？梢蕴岣咝剩黾痈偁幜?，改善員工工作和生活品質(zhì)的遠端工作或彈性工作制成為組織的必然選擇。居家工作形態(tài)，就是在此環(huán)境及趨勢下衍生出來的一種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新型辦公形態(tài)，又名SOHO（Small Office Home Office）。調(diào)查顯示，都市白領(lǐng)們移動辦公比例增加，其中外出辦公占13.7%，參加會議占11%。近半年的出差以2-3次的短差最多，占25.8%。

由以上數(shù)據(jù)和分析可以得出結(jié)論，現(xiàn)代都市白領(lǐng)的工作地點相對不固定，并且移動辦公和差旅活動增加。

1.3 工作交流

隨著經(jīng)濟全球化的推動，現(xiàn)代都市白領(lǐng)在工作中的交流與合作越來越密切。不僅僅停留在同事與同事之間的交流合作，部門與部門之間的交流合作，更有企業(yè)與企業(yè)之間、國家與國家之間的交流合作。同時，工作流也由傳統(tǒng)的垂直型、按部就班、直線型、單一、按序進行轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄?、互動、交叉、豐富、同時進行。傳統(tǒng)的面對面溝通方式顯然已經(jīng)不能完全滿足白領(lǐng)們的工作溝通需求，當(dāng)代白領(lǐng)更加沉浸于社會化分享。社會化分享建立在廣泛的SNS平臺以及人與人之間更加注重交流溝通和分享的社會屬性之上，由于每個個體都有傳播，接受和分享的欲望和需求，從他人那里獲取消息，作為傳輸中心再分享給其他的人。SNS是一種可以集合幾乎所有網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的社交媒體，這些應(yīng)用可以涵蓋網(wǎng)絡(luò)社區(qū)交友、即時通訊、資源共享、網(wǎng)絡(luò)游戲、博客、播客、RSS、電子商務(wù)等，成為“一切媒介的媒介”[5]。調(diào)查顯示，白領(lǐng)們在工作中使用最多的溝通交流方式就是郵件、電話和即時通訊軟件。

1.4 工作效率

白領(lǐng)中接近4成每日平均工作時長超過9個小時，且3成用戶表示上班時間都很忙碌，加班是家常便飯。除去工作時間、上下班路程時間，近6成白領(lǐng)可自由支配的時間不足5個小時，“忙得沒時間思考”是白領(lǐng)生活的真實寫照。智聯(lián)招聘針對白領(lǐng)壓力狀況的一份調(diào)查顯示，超過6成的白領(lǐng)正承受著較大的壓力，7成以上的白領(lǐng)表示工作壓力已經(jīng)影響到了他們正常的生活。大部分白領(lǐng)表示忙碌的大部分原因是在做重復(fù)工作，尤其是多人協(xié)同工作時表現(xiàn)最為嚴(yán)重。白領(lǐng)們對“高效”、“簡單”的工作方式有著強烈的需求。

二 對辦公軟件的新需求

由以上對當(dāng)代白領(lǐng)工作形態(tài)研究的結(jié)果可知，當(dāng)今白領(lǐng)們有工作時間長，碎片化時間多，工作地點不固定，工作間的交流合作增加，工作效率低，壓力大等特點。針對這些特點，白領(lǐng)們對辦公軟件的需求也產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，辦公軟件的設(shè)計需要滿足這些需求，來填補白領(lǐng)們對辦公軟件的需要。

2.1 人性化

現(xiàn)代白領(lǐng)大量的日常時間都被辦公時間占據(jù)，在這漫長的時間中，一款好用的辦公軟件無疑可以使白領(lǐng)們提高效率，改善心情，舒緩壓力。所以人性化的設(shè)計在辦公軟件中就顯得尤為重要。友好的操作界面，流暢的交互行為，高效的溝通方式等，都可以反映出一款辦公軟件的人性化。人性化的辦公軟件不但可以使用戶感受到愉悅的操作體驗，還因為無需學(xué)習(xí)就可以輕松使用，可以為企業(yè)節(jié)約培訓(xùn)成本。

2.2 通用化

現(xiàn)代白領(lǐng)的辦公地點不固定，出差量增多，使得白領(lǐng)們產(chǎn)生了隨時隨地在不同電子設(shè)備上辦公的需求。傳統(tǒng)的一份文件傳來傳去，再分別修改匯總的方式顯然是效率非常低下的。現(xiàn)代白領(lǐng)需要的是一種通用的辦公方式，可以在任何設(shè)備上隨時隨地訪問自己的工作資料。當(dāng)然，還需要對資料的保密和安全有保障。

2.3 協(xié)同化

企業(yè)和團隊的存在，就注定了絕大部門工作都需要合作完成。但是由于白領(lǐng)們工作地點不固定和經(jīng)濟全球化的影響，使用在線交流的方式已經(jīng)遠遠超過了使用面對面交流的方式。有時，甚至在同一辦公室，同事們的交流都會通過郵件或電話或即時通訊軟件來完成。所以，可以在辦公的同時，便捷地溝通和交流。無疑可以提高工作效率，同時滿足同事之間的社交需求。

三 設(shè)計案例

近些年來，由于云計算的概念越來越深入人心，通過不同終端和移動設(shè)備，訪問同一數(shù)據(jù)來源，并且無差異地響應(yīng)計算能力已經(jīng)從技術(shù)的實現(xiàn)發(fā)展到產(chǎn)品的投放上。云計算提供了可靠、安全的數(shù)據(jù)存儲中心。用戶不用擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失、病毒入侵等麻煩。而且對客戶端的設(shè)備要求不高，方便用戶的操作，可以輕松實現(xiàn)不同設(shè)備間的分享與存儲。面對辦公模式的進化，部署在云中的辦公軟件可以在極大程度上滿足人們辦公模式的改變而產(chǎn)生的新需求[6]。

Microsoft、Google等知名公司已經(jīng)先后推出了像Office 365、Google Docs這些基于SaaS（ Software as a Service）的云上辦公軟件。IBM公司專于數(shù)據(jù)分析及云計算，為企業(yè)提供了無與倫比的IT服務(wù)，且在新興市場增長迅速?！綛M公司推出的IBM Docs成為Google Docs和Microsoft Office 365的潛在競爭對手。

筆者全程參與并完成了IBM Docs新版本的交互設(shè)計和部分視覺設(shè)計工作。交互設(shè)計從產(chǎn)品使用的角度可以理解為用戶與產(chǎn)品以及環(huán)境之間的互動及信息交換過程。交互設(shè)計師丹.薩菲爾在《Designing forInteraction》中把交互設(shè)計描述為“交互設(shè)計是圍繞人的：人是如何通過他們使用的產(chǎn)品、服務(wù)與其他人聯(lián)系[7]?！睉?yīng)用交互設(shè)計的基本方法，具體設(shè)計步驟如下。

首先明確產(chǎn)品的目標(biāo)用戶。IBM Docs是一款面向企業(yè)用戶的產(chǎn)品，目標(biāo)用戶大部分是都市白領(lǐng)。通過上文中的分析研究，我們知道都市白領(lǐng)們對辦公軟件的需求有：人性化的需求，即希望辦公軟件在交互體驗上更好用；通用化的需求，即希望可以從不同終端中訪問辦公資料，并可以對資料進行創(chuàng)建或編輯；協(xié)同化的需求，即希望可以多人同時編輯同一個文檔，協(xié)同辦公，并且可以在文檔中進行交流，最后可以將工作成果分享。

通過以上分析可建立出人物原型：瑪莎，是一個互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)用戶。她可以通過IBM Docs進行協(xié)同編輯，輕松地與合作伙伴溝通，還可以查看整個文檔的進程。她可以隨時隨地在任何電子設(shè)備上使用IBMDocs。她利用IBM Docs高效并快捷地完成了工作，并把它分享和推薦給自己的商業(yè)伙伴們。

接著確定產(chǎn)品功能，搭建基本框架。產(chǎn)品的功能需要包容并滿足之前分析總結(jié)得出的用戶需求?；谥暗男枨蠓治?，從人性化的設(shè)計準(zhǔn)則出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)有產(chǎn)品的特點，可以確定出IBM Docs該具備的功能點。

（1）產(chǎn)品的功能要涵蓋廣大辦公軟件使用者的使用需要

辦公軟件指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)庫的處理等方面工作的軟件。所以IBM Docs共分為Document、Spreadsheet、Presentation三個部分。

（2）要滿足用戶隨時隨地辦公的需要

由于都市白領(lǐng)有很多碎片化時間可以利用，IBM Docs需要實現(xiàn)多平臺、多設(shè)備的登錄。通過一個賬號，在任何地方，任何平臺上都能進入到用戶自己的云端文件，可以對文件進行閱讀和編輯。編輯結(jié)果實時同步，只要網(wǎng)絡(luò)暢通，無論因為何種不可抗拒因素而不小心離開界面，再打開文件依然完好顯示離開時的內(nèi)容。

（3）要滿足用戶協(xié)同辦公的需要

IBM Docs集成于IBM Connections之上，IBM Connections是一款企業(yè)社交軟件，是一個龐大的信息共享空間。IBM Docs可以利用其用戶和資源完成社交化的需要。當(dāng)然，在IBM Docs內(nèi)部也增加了共同編輯的功能，文檔的創(chuàng)建者可以邀請同事一起編輯同一文檔，并設(shè)有不同權(quán)限。通過Comments功能，擁有編輯和查看權(quán)限的用戶可以在文檔內(nèi)部進行交流。增加Sametime插件，使文檔內(nèi)的用戶可以即時聊天，討論工作內(nèi)容。（如圖1）

將以上分析所產(chǎn)生的功能點進行優(yōu)化排列，明確用戶的使用流程，從以用戶為中心的角度出發(fā)，對交互結(jié)構(gòu)，交互細節(jié)等方面進行優(yōu)化。（如圖2）

完成交互原型后進行交互測試迭代。在迭代之后輸出交互文檔，并建立高保真原型。最后與開發(fā)人員共同完成產(chǎn)品的設(shè)計輸出，并進行內(nèi)部用戶測試和迭代，修改完成之后發(fā)布產(chǎn)品。（如圖3）

四 總結(jié)

筆者通過對當(dāng)代白領(lǐng)工作形態(tài)的調(diào)查研究，提取出了當(dāng)前時代背景下白領(lǐng)們對辦公軟件的需求。并在IBM Docs這款軟件中，將需求轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的功能點。結(jié)合提取出的需求和功能點，以用戶為中心，增加和改進了軟件的交互設(shè)計。在軟件發(fā)布之后得到了良好的用戶反饋。佐證了生活形態(tài)的研究可以對產(chǎn)品設(shè)計產(chǎn)生積極的作用。

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