信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

孫靜

摘 要：隨著信息化的發(fā)展和管理理念的不斷更新，檔案管理事業(yè)也在不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)信息化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了普遍的應(yīng)用，在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；綜合素質(zhì)；社會(huì)環(huán)境；檔案管理事業(yè)

引言：當(dāng)今信息化科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，人類社會(huì)正在向信息化社會(huì)邁進(jìn)，信息化在社會(huì)發(fā)展中有著巨大的作用。在信息化飛速發(fā)展的今天檔案管理信息化越來越明顯改進(jìn)檔案的管理工作顯得很有必要。

一、我國(guó)檔案管理水平的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，信息化社會(huì)快速發(fā)展，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理水平已不適應(yīng)于信息化發(fā)展的需要。在管理、辦公自動(dòng)化的形勢(shì)下，我國(guó)的檔案管理工作仍然有許多有待改善之處。

（一）檔案管理沒有統(tǒng)一性。在檔案管理應(yīng)用軟件方面缺乏統(tǒng)一的管理，以至于應(yīng)用于檔案管理方面的軟件不統(tǒng)一，不能很好的互相利用，也不能及時(shí)反映信息的編輯成果，因此，不利于檔案管理的信息化。

（二）檔案管理制度有待提高。在信息化社會(huì)發(fā)展的不斷深入中，我國(guó)的檔案管理也逐漸進(jìn)入信息化，受各種條件影響，以至于檔案管理的整體水平不高，而檔案管理的相關(guān)機(jī)制缺乏對(duì)檔案管理自動(dòng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，影響檔案信息的相互融合，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在檔案管理信息化和現(xiàn)代化的形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作的要求也越來越高，需要專業(yè)技能的同時(shí)也需要職業(yè)素養(yǎng)。目前，我關(guān)檔案管理的有關(guān)部門缺少綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人才，從業(yè)人員的素質(zhì)影響著檔案管理工作質(zhì)量。

在檔案管理中，缺乏完整的管理程序和制度，會(huì)影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，使各種信息和資源不能有效利用和發(fā)揮出來。為了適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要，提高檔案管理信息化、科學(xué)化水平更為重要。

二、傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變

（一）傳統(tǒng)檔案管理作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等方面進(jìn)行檔案管理的過程。它的工作量大，程序繁瑣。

（二）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的數(shù)量巨大，檔案管理部門不能對(duì)已歸檔的檔案材料的信息進(jìn)行提煉和加工處理，檔案信息資源在很大的程度上被閑置或者浪費(fèi)。

（三）隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)為檔案的管理提供了良好的環(huán)境。檔案管理也有進(jìn)行數(shù)字化的必要。

（四）從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)換為信息檔案管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理的資源共享，發(fā)揮它的資源價(jià)值和使用價(jià)值，使它提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)，創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使它成為信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴資源。

三、提高檔案管理人員能力，確保檔案管理的信息化

檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的基本要素之一，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)之一，因此，建立具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的隊(duì)伍是相當(dāng)有必要的。

（一）檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

（二）具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、檢索、編研等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。

（三）根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)來看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

（四）檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立“復(fù)合型”人才群體和“梯隊(duì)型”人才結(jié)構(gòu)。

四、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

（一）對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）隨著信息化時(shí)代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作一直是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性。

（三）著眼未來，深化服務(wù)意識(shí)，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。

五、提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

檔案的信息化管理，是指在國(guó)家檔案管理部門的規(guī)劃和組織形式下，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行處理、管理及保存，從而更好的為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化過程。推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有利于檔案管理的自動(dòng)化、科學(xué)化、信息化。提高檔案管理者的工作效率，推動(dòng)檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

總之，在信息化條件下，檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的技術(shù)服務(wù)公司服務(wù)。