品管圈活動(dòng)在降低醫(yī)院制劑配制批記錄填寫差錯(cuò)率中的應(yīng)用

吳秋燕，朱 慧，蔣 斌

(蘇州市中醫(yī)醫(yī)院，江蘇 蘇州 215009)

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品管圈活動(dòng)在降低醫(yī)院制劑配制批記錄填寫差錯(cuò)率中的應(yīng)用

吳秋燕，朱 慧，蔣 斌*

(蘇州市中醫(yī)醫(yī)院，江蘇 蘇州 215009)

目的：降低醫(yī)院制劑配制批記錄填寫的差錯(cuò)率，規(guī)范批記錄的填寫。方法：按品管圈十大活動(dòng)步驟在某院制劑室開展品管圈活動(dòng)，統(tǒng)計(jì)活動(dòng)前后某時(shí)段內(nèi)批記錄的填寫差錯(cuò)率，計(jì)算改善幅度。結(jié)果：配制批記錄填寫差錯(cuò)率由活動(dòng)前的27.32%減至2.13%，改善幅度為92.21%。結(jié)論：品管圈活動(dòng)可降低醫(yī)院制劑配制批記錄填寫的差錯(cuò)率。

品管圈；醫(yī)院制劑；批配制記錄；差錯(cuò)率

品管圈(Quality Control Circle，QCC)是由相同、相近或互補(bǔ)的工作群體，為解決問題，突破工作績(jī)效，自動(dòng)自發(fā)組成數(shù)人一圈的小圈團(tuán)體，分工合作，通過輕松愉快的現(xiàn)場(chǎng)管理方式，使員工自發(fā)參與管理活動(dòng)，應(yīng)用品質(zhì)管理的簡(jiǎn)易統(tǒng)計(jì)手法當(dāng)工具，進(jìn)行分析，解決工作場(chǎng)所的障礙問題，以達(dá)到業(yè)績(jī)改善的目標(biāo)[1]。品管圈的有效實(shí)施有助于企業(yè)品質(zhì)文化的創(chuàng)建,提高工作效率，提升營運(yùn)績(jī)效，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力[2]。目前，品管圈作為一種加強(qiáng)管理的手段，被廣泛用于醫(yī)院藥學(xué)的管理中[3-14]。制劑室作為藥學(xué)部的重要部門，擔(dān)負(fù)著醫(yī)院制劑的配制工作。醫(yī)院制劑質(zhì)量的優(yōu)劣，直接關(guān)系著臨床療效與患者的生命安全。為提高制劑的配制質(zhì)量與管理質(zhì)量，根據(jù)QCC特點(diǎn)，我院試行QCC活動(dòng)，取得滿意效果，現(xiàn)具體報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 基本資料

分別收集品管圈活動(dòng)前我院2012年9月—12月和活動(dòng)后2013年9月—12月的醫(yī)院制劑配制批記錄，作為QCC質(zhì)量管理活動(dòng)的依據(jù)。

1.2 方法

1.2.1 組建品管圈 全員進(jìn)行品管圈知識(shí)的介紹，并進(jìn)行品管圈工作的動(dòng)員，制劑人員自發(fā)報(bào)名參與組成品管圈，共10名。通過全體圈員集思廣益和投票表決確定圈名和圈徽，并賦予其各自的寓意。

1.2.2 主題選定 品管圈活動(dòng)前期，結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)制劑配制質(zhì)量管理規(guī)范和檢查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)我部門實(shí)際工作情況進(jìn)行介紹，全體圈員再結(jié)合個(gè)人實(shí)際工作中碰到的問題進(jìn)行討論，以腦力激蕩方式提出當(dāng)前工作中需解決的活動(dòng)主題，每個(gè)圈員按評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分，取平均數(shù)，采用評(píng)價(jià)法確定排序第1位的“降低制劑配制批記錄的填寫差錯(cuò)率”為本次活動(dòng)主題。主題選定及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)詳見表1。

表1 主題選定及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

1.2.3 計(jì)劃擬定 確定活動(dòng)主題后，圈長先行擬定活動(dòng)實(shí)施的具體方案，寫明計(jì)劃進(jìn)度、活動(dòng)日程、人員分工等，圈員一起討論改進(jìn)，確定活動(dòng)計(jì)劃。

1.2.4 目標(biāo)設(shè)定 設(shè)定本圈的圈能力為70%，則目標(biāo)值=現(xiàn)況值-改善值=現(xiàn)況值-(現(xiàn)況值 ×改善重點(diǎn)× 圈能力)=27.32%-(27.32%×83.82%×70%)=11.29%。

2 結(jié)果

2.1 改善前差錯(cuò)分析

抽取2012年9月—12月批記錄40份，利用查檢表[15]統(tǒng)計(jì)配制批記錄中存在的問題，統(tǒng)計(jì)得到批記錄填寫差錯(cuò)率為27.32%。繪制出改善前的柏拉圖[15]。分析表明，前三項(xiàng)主要問題占83.82%(80/20法則)，填寫格式錯(cuò)誤是造成填寫錯(cuò)誤的主要原因。見圖1。

明確主要問題后，全體圈員共同回顧制劑配制過程中與主題相關(guān)的工作流程，從人員、工作流程、批記錄和其他等4個(gè)方面討論分析問題出現(xiàn)的原因，并通過特性要因圖[15]表示，主要原因包括：批記錄方面，設(shè)計(jì)不合理、填寫要求未統(tǒng)一；人員方面，業(yè)務(wù)水平較差，缺乏培訓(xùn)。見圖2。

圖1 改善前柏拉圖

圖2 特性要因圖

2.2 對(duì)策擬定、實(shí)施與檢討

將圖2中影響批記錄填寫差錯(cuò)率的主要因素進(jìn)行討論分析，建立相應(yīng)的對(duì)策方案，從可行性、經(jīng)濟(jì)性和圈能力3個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，確定以下主要對(duì)策。

2.2.1 改進(jìn)批記錄設(shè)計(jì)及填寫 按圈員提出建議，綜合GPP規(guī)范要求及檢查細(xì)則重新合理設(shè)計(jì)批記錄，并完善填寫說明，制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書，規(guī)范批記錄中各項(xiàng)目的填寫人員、方法、時(shí)間及格式等；加強(qiáng)設(shè)計(jì)批記錄人員與生產(chǎn)人員的溝通，及時(shí)對(duì)批記錄進(jìn)行調(diào)整與完善；填寫批記錄過程中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)討論、解決；按填寫流程及時(shí)填寫批記錄。

2.2.2 上崗考核，規(guī)范化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn) 收集相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)行全員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；對(duì)新員工的崗前培訓(xùn)及老員工的定期培訓(xùn)中加強(qiáng)批記錄填寫培訓(xùn)，幫助所有員工充分了解批記錄填寫的重要性；對(duì)批記錄填寫培訓(xùn)后人員進(jìn)行考核。

2.2.3 調(diào)整態(tài)度，相互監(jiān)督 個(gè)別員工對(duì)批記錄的填寫不重視，態(tài)度不認(rèn)真，需加強(qiáng)思想教育，強(qiáng)化責(zé)任心，并進(jìn)行人員調(diào)整，使專業(yè)盡量對(duì)口；所有員工相互核對(duì)并監(jiān)督，相互幫助、學(xué)習(xí)、交流。

2.2.4 嚴(yán)格檢查物料及材料 由于供應(yīng)商提供的材料不全，導(dǎo)致部分原輔料的信息填寫不完整。因此嚴(yán)格要求供應(yīng)商提供完整的材料，并聯(lián)系質(zhì)檢部門加強(qiáng)對(duì)物料的檢查力度。

2.2.5 建立獎(jiǎng)懲措施 定期抽查批記錄，統(tǒng)計(jì)差錯(cuò)率，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，充分調(diào)動(dòng)員工積極性；分析差錯(cuò)原因，通告制劑室全體員工，避免相同差錯(cuò)再次發(fā)生。

2.2.6 鼓勵(lì)合理化建議提案 鼓勵(lì)所有圈員積極提出合理化建議提案，并對(duì)建議被采納的圈員給予一定獎(jiǎng)勵(lì), 從而提高成員的參與意識(shí)和獻(xiàn)策積極性。

2.3 效果確認(rèn)

2.3.1 有形成果 抽取2013年9月—12月的批記錄50份，利用查檢表統(tǒng)計(jì)配制批記錄中存在的問題，統(tǒng)計(jì)得到批記錄填寫差錯(cuò)率為2.13%。將2012年9月—12月的醫(yī)院制劑配制批記錄和活動(dòng)后2013年9月—12月的醫(yī)院制劑配制批記錄進(jìn)行改善前后的量化比較，目標(biāo)達(dá)標(biāo)率=(改善后值-改善前值)/(目標(biāo)值-改善前值)×100%=(2.128 0-27.324 0)/(11.29 - 27.324 0)×100%=157.14%，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；改善幅度=(改善前值-改善后值)/改善前值×100%=(27.324 0-2.128 0)/27.324 0 ×100% =92.21%。見圖3。

圖3 改善后柏拉圖

2.3.2 無形成果 實(shí)施QCC活動(dòng)前后, 分別就QCC手法、團(tuán)隊(duì)精神、腦力開發(fā)、溝通協(xié)調(diào)、活動(dòng)信心、責(zé)任榮譽(yù)、發(fā)掘問題等能力對(duì)圈員進(jìn)行問卷調(diào)查, 并將變化以雷達(dá)圖表示。結(jié)果表明，本次QCC活動(dòng)使圈員各方面能力均有較大提高。見圖4。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化

QCC活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)其中有效措施，如批記錄填寫說明

建立作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書，長期執(zhí)行，保證批記錄填寫準(zhǔn)確性。

圖4 無形成果改善前后雷達(dá)圖

2.5 檢討與改進(jìn)

對(duì)整個(gè)品管圈活動(dòng)過程進(jìn)行全面的檢討與改進(jìn)，具體內(nèi)容見表2。

表2 檢討與改進(jìn)內(nèi)容

3 結(jié)語

該次品管圈活動(dòng)有效幫助醫(yī)師熟悉并能靈活運(yùn)用各種品管手法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高自身水平；有效降低醫(yī)院制劑配制批記錄的填寫錯(cuò)誤率，提升制劑室管理的整體水平；同時(shí)還可增強(qiáng)各圈員間的凝聚力，提高工作環(huán)境及工作效率。

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(責(zé)任編輯：李嵐春)

2014-09-24

吳秋燕，江蘇省蘇州市中醫(yī)醫(yī)院主管中藥師，研究方向?yàn)獒t(yī)院藥學(xué)。E-mail：jeny50591@163.com

蔣斌，江蘇省蘇州市中醫(yī)醫(yī)院副主任中藥師，研究方向?yàn)獒t(yī)院藥學(xué)。E-mail：jiangbin73@ 126.com

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1673-2197(2015)06-0137-03

10.11954/ytctyy.201506072