基于共詞分析的我國(guó)檔案信息化研究熱點(diǎn)探討

趙靜

摘 要：基于CNKI中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)利用共詞分析方法對(duì)我國(guó)檔案信息化的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案信息化的研究熱點(diǎn)主要包括檔案管理人員的素質(zhì)、電子政務(wù)中的電子文件管理、城建檔案信息化、檔案信息資源共享中的信息安全、高校檔案信息化、檔案管理信息化中的信息技術(shù)等12個(gè)主題，存在國(guó)外相關(guān)狀況研究和檔案信息化評(píng)價(jià)研究比較缺乏及混合研究方法使用較少的不足。

關(guān)鍵詞：共詞分析；檔案；信息化；研究熱點(diǎn)

在社會(huì)信息化背景下，人們對(duì)檔案信息資源的需求日益增長(zhǎng)，利用方式發(fā)生著巨大的改變，檔案信息化成為檔案管理的必然趨勢(shì)，也已成為檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)問題，并發(fā)表了高水平的研究綜述。[1]然而，該綜述基于的文獻(xiàn)截止到2007年，而且主要基于作者廣博的相關(guān)知識(shí)和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案信息化研究?jī)?nèi)容的歸納有較強(qiáng)的主觀色彩。因此本文擬利用共詞分析法，對(duì)CNKI中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)中所有檔案信息化文獻(xiàn)進(jìn)行定量分析，力爭(zhēng)客觀形象地反映我國(guó)檔案信息化的研究狀況。

1 數(shù)據(jù)來(lái)源與研究方法

1.1 數(shù)據(jù)來(lái)源。為了解我國(guó)檔案信息化領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)，筆者在2014年1月4日，以CNKI中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索篇名包括“檔案”和“信息化”的論文，共獲得3789篇文獻(xiàn)，剔除會(huì)議通知、報(bào)道、刊物征稿、人物專訪等消息類文獻(xiàn)，舍棄沒有關(guān)鍵詞的文獻(xiàn)，最終得到有效分析文獻(xiàn)2178篇。

1.2 研究方法。本文借助Excel和SPSS等統(tǒng)計(jì)分析軟件，采用共詞分析法，探析我國(guó)檔案信息化的研究熱點(diǎn)。共詞分析的方法通過對(duì)文獻(xiàn)中某一學(xué)科領(lǐng)域?qū)I(yè)詞匯的出現(xiàn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，來(lái)判斷該學(xué)科領(lǐng)域各主題之間的遠(yuǎn)近關(guān)系。它統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)中每?jī)蓚€(gè)主題詞出現(xiàn)的頻率，并把這些詞匯組成的網(wǎng)絡(luò)用數(shù)字和圖表表示，可以更加直觀呈現(xiàn)該領(lǐng)域研究的具體情況。

2 數(shù)據(jù)處理

2.1 高頻關(guān)鍵詞選取。將2178篇文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞導(dǎo)入Excel，利用數(shù)據(jù)透視圖統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵詞詞頻，共得到7255個(gè)關(guān)鍵詞。由于關(guān)鍵詞不是規(guī)范化的主題詞，具有一定的隨意性，需對(duì)相似關(guān)鍵詞進(jìn)行規(guī)范化預(yù)處理，比如將高等學(xué)校、高等院校、高校等統(tǒng)一為高校。由于本文是以檔案信息化為研究對(duì)象，因此刪去檔案和信息化兩詞；而諸如對(duì)策、問題、現(xiàn)狀研究、原則等表達(dá)較為寬泛的關(guān)鍵詞也不宜作具體分析，刪去。處理后，選擇詞頻不少于10次的高頻關(guān)鍵詞作為共詞分析的基礎(chǔ)（見表1）。

表1 高頻詞表

2.2 構(gòu)造矩陣。高頻詞雖然可以在一定程度上反映研究熱點(diǎn)，但并不能反映這些熱點(diǎn)之間的關(guān)系，因此需要利用Excel統(tǒng)計(jì)每篇文獻(xiàn)中高頻詞出現(xiàn)的情況，構(gòu)建共詞矩陣（見表2）。由于關(guān)鍵詞頻次的大小直接決定共現(xiàn)頻次，為消除自身頻次差異的影響，首先利用Ochiia系數(shù)將共詞矩陣轉(zhuǎn)換為相關(guān)矩陣，Ochiia系數(shù)=關(guān)鍵詞A和B共同出現(xiàn)的次數(shù)/sqrt（關(guān)鍵詞A出現(xiàn)的次數(shù)×關(guān)鍵詞B出現(xiàn)的次數(shù)）；為消除共詞頻次差異過大而導(dǎo)致的誤差，再用1減去相關(guān)矩陣中的數(shù)值，得到相異矩陣。

2.3 聚類分析。聚類分析將詞視為不同的類，并根據(jù)詞之間的親疏關(guān)系進(jìn)行聚合，將相似的關(guān)鍵詞聚合為一類，從而可以反映出某研究領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題。把2.2生成的相異矩陣導(dǎo)入SPSS，采用組間聯(lián)接和平均Euclidean距離，經(jīng)過系統(tǒng)聚類分析得到聚類樹狀圖（見圖1）。

3 我國(guó)檔案信息化研究熱點(diǎn)分析

在聚類分析樹狀圖中閾值為21.5處將高頻關(guān)鍵詞分為12大類別，即檔案信息化的12個(gè)研究熱點(diǎn)主題。

3.1 檔案管理人員的素質(zhì)。檔案信息化的發(fā)展使得檔案管理工作發(fā)生了根本性的變革，檔案管理人員要承擔(dān)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的重要角色，這給檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)思想政治建設(shè)、提升職業(yè)道德水平、樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握現(xiàn)代化檔案管理手段及強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)拓寬服務(wù)領(lǐng)域等途徑不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。[2]

3.2 電子政務(wù)中的電子文件管理。電子文件已成為電子政務(wù)的主要管理對(duì)象和載體，維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，是電子政務(wù)建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。電子政務(wù)中的電子文件管理尚存在各種問題，需通過深入研究、加強(qiáng)管理、提供技術(shù)保障、制定法律等來(lái)解決。[3]電子政務(wù)環(huán)境下電子文件中心是檔案部門更好服務(wù)黨政工作、開發(fā)利用政務(wù)信息資源的新舉措，它應(yīng)具備文件的報(bào)送、權(quán)限設(shè)置、審核發(fā)布、查閱、統(tǒng)計(jì)和保存的功能，并與本地區(qū)電子政務(wù)網(wǎng)建設(shè)同步；其建設(shè)應(yīng)確定原則對(duì)電子文件中心實(shí)行規(guī)范有序的管理，借助電子政務(wù)平臺(tái)建立集中檢索機(jī)制，建章立制形成有效的工作鏈。隨著電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，政府電子文件越來(lái)越多，可以引入市場(chǎng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)電子文件管理的層次化、文件管理職能外移及電子文件管理制度化進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件社會(huì)化。[4]

3.3 城建檔案信息化。城建檔案信息化工作主要涉及城建檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理工作、建立完善城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、通過信息化手段促進(jìn)城建檔案利用、城建電子檔案的接收與管理、城建檔案與地理信息系統(tǒng)的結(jié)合、通過信息化加強(qiáng)自身建設(shè)等方面，其建設(shè)工作是信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)、信息資源、信息化工作流程、信息服務(wù)的集成。[5]由于城建檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的，因此加強(qiáng)其安全保障體系的建設(shè)是極為重要的工作，只有建立可靠的管理系統(tǒng)，才能保證城建檔案信息化工作的順利開展。羅敏提出了一種城建檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案。[6]

3.4 檔案信息資源共享中的信息安全。檔案信息資源共享是檔案信息化的重要目標(biāo)，但檔案信息共享是有權(quán)限限制的共享行為，必須堅(jiān)持檔案信息資源共享的安全性原則，即確保檔案原件安全、數(shù)字化檔案與檔案原件吻合、涉密檔案不泄密、不同保密要求的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有不同的訪問權(quán)限等，可以通過管理層面和技術(shù)層面的措施保障檔案信息資源共享的安全?，F(xiàn)有研究提出了檔案信息共享的隱私保護(hù)技術(shù)策略：基于訪問策略的檔案信息訪問控制和基于知識(shí)的信息匿名保護(hù)和隱私推理防范，[7]分析了網(wǎng)上不同內(nèi)容的檔案信息資源共享時(shí)保障敏感信息安全的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、組織管理和技術(shù)保護(hù)的基本策略。[8]

3.5 高校檔案信息化。高校檔案信息化有利于高校檔案信息資源共享，對(duì)高校教育科研工作具有深遠(yuǎn)的影響。高校檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化是高校檔案信息化的基礎(chǔ)。但我國(guó)高校檔案信息化尚存在諸如檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低、管理體制較為混亂、基礎(chǔ)設(shè)施落后、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息資源分散等問題。孫艷麗分析了高校檔案信息化建設(shè)的技術(shù)和非技術(shù)因素，探索了高校檔案信息資源體系建設(shè)、檔案管理與利用體系建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍體系建設(shè)及檔案信息化安全保障體系建設(shè)的方案。[9]

3.6 高職院校檔案信息化。高職院校檔案同高校檔案一樣同時(shí)涉及教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)等檔案，但兩者的檔案工作基礎(chǔ)不同，信息化建設(shè)也存在很大差距，高職院校檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要清楚自身與高校檔案的差距，建立符合自身要求的管理體制，以保證其信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。李文從高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，分析其普遍存在的問題，提出了加大基礎(chǔ)設(shè)施投入、加強(qiáng)體系建設(shè)、開展技能培訓(xùn)、加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)等相關(guān)對(duì)策。[10]

3.7 檔案管理信息化中的信息技術(shù)。檔案管理信息化將信息技術(shù)和信息管理相結(jié)合，全面利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)、提供利用。信息技術(shù)是檔案管理信息化的工具，檔案管理信息化的一切工作都離不開信息技術(shù)，同時(shí)信息技術(shù)又是遏制電子文件管理利用失范的重要機(jī)制。檔案管理信息化必須以有效的技術(shù)組織為前提，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的管理，注重檔案管理信息化的前期規(guī)劃和設(shè)計(jì)，將信息化和檔案信息資源的開發(fā)利用結(jié)合、將信息技術(shù)需要與技術(shù)人才培養(yǎng)和技術(shù)儲(chǔ)備結(jié)合、將信息化和檔案管理基礎(chǔ)工作相結(jié)合。[11] 3.8 醫(yī)院檔案和健康檔案信息化。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案信息化是醫(yī)院進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展的重要保證。研究者分析了醫(yī)院檔案信息化中的人才隊(duì)伍建設(shè)問題、信息安全問題、醫(yī)院檔案編研問題，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。而健康檔案的信息化則主要研究了社區(qū)健康檔案信息化及區(qū)域電子健康檔案共享的實(shí)現(xiàn)問題，特別是利用了SWOT分析方法分析了社區(qū)居民應(yīng)用電子健康檔案的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)。[12]

3.9 創(chuàng)新檔案工作。檔案管理工作仍存在檔案館政治屬性大于社會(huì)屬性、檔案館定位不夠明確、檔案開放程度較低、檔案服務(wù)大眾的途徑較少、檔案服務(wù)技術(shù)手段比較落后等問題?，F(xiàn)代化檔案工作要抓調(diào)研在工作思路上創(chuàng)新、抓住突破口在工作重點(diǎn)上創(chuàng)新、抓典型在整體工作上創(chuàng)新、抓規(guī)范在工作機(jī)制上創(chuàng)新、抓培養(yǎng)提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神。[13]同時(shí)作為政府信息公開的重要場(chǎng)所，檔案館也應(yīng)不斷創(chuàng)新，在觀念上支持政府信息公開、在理念上增強(qiáng)角色意識(shí)、建構(gòu)與政府信息公開相和諧的檔案法規(guī)體系、整合重組業(yè)務(wù)流程、建立健全雙向監(jiān)督評(píng)價(jià)保障機(jī)制。

3.10 地質(zhì)檔案和人事檔案信息化。隨著地質(zhì)工作信息化建設(shè)的發(fā)展、地質(zhì)檔案保護(hù)利用服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，地質(zhì)檔案信息化勢(shì)在必行，在地質(zhì)檔案信息化時(shí)要制定信息化規(guī)劃、漸進(jìn)式地開展檔案信息化工作、保證檔案信息化的安全、與地質(zhì)信息化工作有效結(jié)合、加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（包括硬件和軟件的管理信息系統(tǒng)）、堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范原則、加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。[14]無(wú)論是政府還是企事業(yè)單位都涉及大量的人事檔案，人事檔案信息化的相關(guān)研究包含于各主體的信息化中，不再贅述。

3.11 企業(yè)檔案信息化。伴隨企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施已初步形成，但仍然存在信息化發(fā)展不平衡、基礎(chǔ)條件薄弱、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、沒有與其他信息管理有效銜接等問題；存在檔案職能分類引起的不便、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確、信息資源整合困難、企業(yè)主體檔案作用被忽視等影響檔案信息化的不利因素。[15]具體到企業(yè)檔案的類型，企業(yè)檔案信息化更多關(guān)注于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的信息化及電子檔案的管理。

3.12 工程科技檔案和學(xué)籍檔案信息化。工程科技檔案類型很多，如公路工程檔案、水利工程檔案、電力工程檔案、基建工程檔案等，研究者針對(duì)不同類型的工程科技檔案進(jìn)行了信息化相關(guān)研究。吳波等針對(duì)公路工程檔案，開發(fā)了公路工程圖文與資料管理系統(tǒng)軟件，分析了系統(tǒng)的開發(fā)思想及系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與實(shí)現(xiàn)；[16]白曉明等以重慶市電力工程為例，分析了電力工程檔案管理存在的問題，并詳述了電力工程檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)。[17]學(xué)籍檔案信息化屬于高校及高職院校檔案信息化的一部分，不再贅述。

4 結(jié)論

我國(guó)檔案信息化的研究熱點(diǎn)主要包括檔案管理人員的素質(zhì)、電子政務(wù)中的電子文件管理、城建檔案信息化、檔案信息資源共享中的信息安全、高校檔案信息化、高職院校檔案信息化、檔案管理信息化中的信息技術(shù)、醫(yī)院檔案和健康檔案信息化、創(chuàng)新檔案工作、地質(zhì)檔案和人事檔案信息化、企業(yè)檔案信息化、工程科技檔案和學(xué)籍檔案信息化等12個(gè)主題。這些研究既有針對(duì)某種類型的檔案信息化研究，如高校檔案、醫(yī)院檔案、企業(yè)檔案信息化等，也有檔案信息化中具體問題的研究，如檔案管理人員的素質(zhì)、電子政務(wù)中電子文件的管理等。從總體上看研究?jī)?nèi)容比較豐富全面，具有廣泛性和發(fā)展性，但也存在一些不足：①缺乏對(duì)國(guó)外檔案信息化狀況的研究分析；②缺乏檔案信息化評(píng)價(jià)方面的研究，各主體檔案信息化的水平是怎么樣的，可以從哪些方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，如何構(gòu)建評(píng)價(jià)體系，目前相關(guān)研究還比較缺乏；③混合研究方法的使用較少，大多數(shù)檔案信息化文獻(xiàn)還主要采用純定性研究的方法，主要基于歷史事實(shí)和作者的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，結(jié)論具有較強(qiáng)的思辨性和主觀色彩，基于定量分析基礎(chǔ)上的更高層次的定性研究比較缺乏。

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（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2015-02-05）