網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享探析

張靈

根據(jù)高校檔案信息資源共享的核心理念，分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享體系，以及深化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享的利用率，是未來高校檔案發(fā)展的大趨勢。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享的涵義

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的根本意義就是把分布在各個(gè)地點(diǎn)的一些多媒體計(jì)算機(jī)進(jìn)行互聯(lián)，按照相關(guān)的協(xié)議互相通信，最終達(dá)到軟、硬件與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容資源共享的目的，其基本可分成硬環(huán)境以及軟環(huán)境。高校檔案資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我們將其理解成數(shù)字化信息庫，通過數(shù)字化的高校檔案資源才可以歸類到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，從而被有效地利用，而且也只有利用一些檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的錄入及使用。

從根本上分析，信息資源共享最終是讓組織內(nèi)的所有人都可以最大化地使用資源。而信息資源與物質(zhì)資源有很大的差異性，后者在共享的環(huán)節(jié)會(huì)伴隨使用者的增加而讓人均保有量降低，但是，前者會(huì)因其能夠沒有限度地進(jìn)行復(fù)制而有可共享性，也就是和別人分享后不會(huì)減少本身的價(jià)值。常規(guī)意義上信息資源共享是利用整合信息資源在區(qū)域、時(shí)效以及系統(tǒng)上的分布，讓信息資源的構(gòu)架更為合理，讓使用方獲得最多的信息資源量。

2 模式的建設(shè)

2.1 共享的程序。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展高校檔案信息資源的共享程序，其實(shí)就是怎樣在國內(nèi)相關(guān)高校檔案系統(tǒng)與檔案使用方之間構(gòu)建全面的檔案信息共享空間，達(dá)到相互連接以及多點(diǎn)共享目的。

2.2 能夠進(jìn)行共享的檔案資源

2.2.1 按照相關(guān)條款及規(guī)定，高校檔案信息資源基本包括下述幾大類：（1）黨群類；（2）行政類；（3）學(xué)生類；（4）教學(xué)類；（5）科研類；（6）基本建設(shè)類；（7）儀器設(shè)備類；（8）產(chǎn)品生產(chǎn)類；（9）出版物類；（10）外事類等。

2.2.2 針對(duì)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共享的先決條件是數(shù)字化格式的高校檔案信息以及常規(guī)模式。

2.2.3 館藏檔案全部為目錄內(nèi)容庫?；径际前凑諏W(xué)校館藏各檔案的實(shí)際情況，利用對(duì)案卷目錄以及內(nèi)容目錄的類型、全宗、檔號(hào)、名稱以及責(zé)任人、構(gòu)建時(shí)間、關(guān)鍵詞、摘要等相關(guān)情況予以標(biāo)示，構(gòu)建以原有檔案存儲(chǔ)狀態(tài)為單位的一些內(nèi)容目錄庫，它的共享功能為利用計(jì)算機(jī)查找是否存在此類檔案內(nèi)容，再給出檔案的相關(guān)原件。

2.2.4 一些數(shù)字化檔案信息專題內(nèi)容庫，從概念上去分析高校所存儲(chǔ)的檔案，基本都能夠構(gòu)建一整套較為完整的數(shù)字化檔案信息專題庫，不過在共享的實(shí)際環(huán)節(jié)里，由于共享目標(biāo)的局限性、實(shí)踐以及客觀條件等問題還有數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架的影響，一般按照學(xué)校的基本管理要求和未來發(fā)展的流向，多層次綜合同一階段高校檔案利用的特性以及客觀條件，主要現(xiàn)構(gòu)建起數(shù)字化檔案的專題庫。針對(duì)教學(xué)檔案要?dú)w納到下述幾種數(shù)據(jù)庫當(dāng)中：學(xué)生的評(píng)分檔案庫、學(xué)籍內(nèi)容檔案庫、論文以及各類試題檔案庫、教案檔案庫。而科研檔案上也要?dú)w納到下述幾種數(shù)據(jù)庫中：科研檔案庫、論文檔案庫、著作檔案庫、專利檔案庫以及學(xué)術(shù)專題檔案庫等。在人事檔案上：要按照人事內(nèi)容里所顯示出的相關(guān)情況，構(gòu)建人事內(nèi)容信息庫。

2.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享需求的主體與范圍

2.3.1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案數(shù)據(jù)資源共享是依附于資源優(yōu)化的，且針對(duì)師生與社會(huì)的全面使用，利用專項(xiàng)的擬定，達(dá)到了內(nèi)容之間的聯(lián)系性以及最大化的使用率。常規(guī)檔案內(nèi)容的構(gòu)建核心一般都是檔案形成者以及某一些和檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的使用方，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息內(nèi)容共享的受眾主體可以是組織、部門，同時(shí)還針對(duì)了各類企業(yè)以及個(gè)人，一種信息對(duì)應(yīng)多種共享主體，而檔案信息共享的主體則體現(xiàn)出了多元性特點(diǎn)。例如校園的學(xué)生信息內(nèi)容，對(duì)教務(wù)系統(tǒng)而言，需要依附于學(xué)籍的管理，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)則要實(shí)施收費(fèi)統(tǒng)計(jì)，而就業(yè)系統(tǒng)則要實(shí)施分配管理。

2.3.2 高校檔案信息內(nèi)容共享的局限性，使各類檔案信息內(nèi)容在一定程度上抑制了差異化的共享主體，差異化的共享主體影響著各類的共享資源。針對(duì)很多非開放的檔案信息內(nèi)容，按照劃分等級(jí)而影響檔案信息內(nèi)容共享的限制。檔案的非公開性的等級(jí)越高，其共享的局限性就越大，同樣其共享主體就越少。而且，檔案信息的收集主體也影響共享的局限性。

2.3.3 共享需要的相關(guān)范圍，一般來說，高校檔案信息共享內(nèi)容是通過很多學(xué)校所提供的，按照共享范圍劃分的情況，共享信息化構(gòu)建的范圍基本整理成下述幾點(diǎn)：（1）院校內(nèi)的共享，共享資源是校園里的一些檔案信息內(nèi)容，共享主體針對(duì)本校里的職能系統(tǒng)以及教師等，給出檔案信息內(nèi)容客體為校園檔案系統(tǒng)，利用校園中網(wǎng)絡(luò)去完成，且不針對(duì)校園以外進(jìn)行共享。（2）校際的共享，此共享指的就是在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)的根本上，一些學(xué)校檔案系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，利用教育網(wǎng)絡(luò)實(shí)施信息傳播，從而達(dá)到檔案信息內(nèi)容共享的目的。一些學(xué)校的檔案系統(tǒng)是其他學(xué)校檔案信息內(nèi)容共享的基礎(chǔ)，而且還是給出本校檔案信息內(nèi)容共享的客體。（3）社會(huì)共享，其指的是校園檔案系統(tǒng)利用公用信息平臺(tái)，打破時(shí)空局限性，針對(duì)差異化檔案需求者，給出相應(yīng)檔案信息。此共享是校園檔案資源共享最高端，其共享主體十分廣泛，其中包括了政府、單位、檔案系統(tǒng)以及檔案管理者等。

2.4 高校檔案信息資源共享模式選定

2.4.1 全面式控制體系，所謂的全面式控制體系，指的就是一種常規(guī)的控制措施，基本以檔案信息數(shù)據(jù)為核心對(duì)共享檔案資源實(shí)施全面控制。檔案信息資源均錄入到性能優(yōu)異的服務(wù)器，共享者要利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入服務(wù)器去獲得需要的檔案數(shù)據(jù)，相關(guān)客戶間沒有溝通功能。此體系的數(shù)據(jù)集中度強(qiáng)，且數(shù)據(jù)開發(fā)效率高，其缺點(diǎn)為檔案信息內(nèi)容的更新都要依附于服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫，其硬盤要有非常高的容量，從而去滿足用戶持續(xù)更新以及采集資料的需要，因此成本也隨之提升。

2.4.2 依附于檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的網(wǎng)式控制體系，選用P2P（即點(diǎn)對(duì)點(diǎn)）的方式，利用系統(tǒng)間的互聯(lián)去共享檔案信息。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)里的用戶所構(gòu)成資源節(jié)點(diǎn)，因此用戶也為對(duì)等體，對(duì)等體再實(shí)施數(shù)據(jù)傳輸，因此所有的計(jì)算機(jī)都能夠獲得相應(yīng)的資源，還能夠給出資源。針對(duì)那些跨系統(tǒng)應(yīng)用的使用方，就無需對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施集中以及分析。其缺點(diǎn)為，在進(jìn)行資源共享的過程，其自身資源只有通過主動(dòng)共享其余用戶才能夠使用，其余用戶沒有辦法得到實(shí)時(shí)的共享資源，從而有礙對(duì)檔案信息內(nèi)容的管理以及使用。

3 實(shí)現(xiàn)的相關(guān)機(jī)制

高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，也就是利用信息內(nèi)容共享措施以及手段降低其負(fù)面因素帶來的副作用，達(dá)到高校檔案信息內(nèi)容共享模式框架的一個(gè)環(huán)節(jié)，要根據(jù)技術(shù)的革新，通過專門的構(gòu)建系統(tǒng)，再利用相互制約去確保資源傳遞途徑的順暢。此傳遞其中涵蓋了學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部的，同時(shí)還涵蓋不同學(xué)校系統(tǒng)間的，其實(shí)質(zhì)是多層次的，確保繁瑣的系統(tǒng)間信息流的順暢，以此達(dá)到高校檔案信息資源共享的目的。

3.1 保障機(jī)制。運(yùn)行保障機(jī)制針對(duì)高校檔案資源內(nèi)容共享運(yùn)行機(jī)制的構(gòu)建以及發(fā)展給出一定的保護(hù)，只有構(gòu)建穩(wěn)定的保障機(jī)制，才可以讓高校檔案資源內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更持久且更有效地協(xié)調(diào)。高校檔案資源內(nèi)容共享運(yùn)行保障機(jī)制基本都集中于規(guī)范機(jī)制、法律條款機(jī)制以及利益制衡機(jī)制等。

3.2 激勵(lì)以及協(xié)作機(jī)制。深化高校檔案資源內(nèi)容共享要通過各個(gè)學(xué)校的協(xié)調(diào)努力，也就是要采取協(xié)作機(jī)制進(jìn)行控制，同時(shí)還要有激勵(lì)機(jī)制的促進(jìn)。因?yàn)楹芏鄼n案資源內(nèi)容并不是真正意義上的公共物品，能夠自由獲得，所以要制定相應(yīng)的規(guī)章、協(xié)議以及合同等，去深化共享的控制力，利用構(gòu)建協(xié)作機(jī)制去分出不同高校檔案系統(tǒng)的義務(wù)及權(quán)益。而且構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，深化溝通，加強(qiáng)了解，第一時(shí)間整合信息化構(gòu)建共享效益，促進(jìn)學(xué)校檔案系統(tǒng)參與共享的主動(dòng)性，因此去延伸共享的品質(zhì)，為共享模式的順利運(yùn)行做好鋪墊。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來稿日期：2015-02-15）