高校數(shù)字檔案館的建設(shè)

當(dāng)今時代，是以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等為代表的數(shù)字時代，信息化是時代發(fā)展的潮流。在數(shù)字信息技術(shù)環(huán)境下，檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡，檔案管理利用的主要環(huán)境逐漸向電子環(huán)境轉(zhuǎn)移。國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上指出：“建設(shè)數(shù)字檔案館，是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的需要，是檔案工作現(xiàn)代化的方向，是檔案信息化的重點(diǎn)，是建設(shè)檔案強(qiáng)國的著力點(diǎn)，必須堅(jiān)定不移、全力以赴、持續(xù)不斷地向前推進(jìn)?！备咝Ｗ鳛榭萍己腿瞬刨Y源集聚之地，要適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源數(shù)字化，為推進(jìn)檔案事業(yè)“數(shù)字崛起”、建設(shè)檔案強(qiáng)國貢獻(xiàn)力量。

一、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的著力點(diǎn)

（一）做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。數(shù)字化有利于傳統(tǒng)載體檔案的安全和證據(jù)保全，有利于傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)入社會信息化系統(tǒng)。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率是檢驗(yàn)檔案館是否現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。高校檔案館要按照“存量數(shù)字化”的要求，堅(jiān)持“內(nèi)容為王”，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)施“數(shù)字化帶動”戰(zhàn)略，發(fā)揚(yáng)“釘釘子”精神，運(yùn)用各種人員力量和激勵手段，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要強(qiáng)化質(zhì)量意識，通過全程質(zhì)量控制、全面質(zhì)量檢查等措施，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。

（二）加大電子文件歸檔力度。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和辦公自動化的普及，原生電子文件歸檔的條件已基本成熟。國家發(fā)布的《電子文件管理辦法》和《電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015年）》，對電子文件的管理和歸檔做出具體規(guī)定。高校檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)及辦公自動化的需要，制定電子文件歸檔與管理細(xì)則，明確電子文件歸檔范圍和保管期限，及時對電子文件進(jìn)行歸檔，確保電子文件應(yīng)收盡收。同時，建設(shè)電子文件容災(zāi)備份中心，相應(yīng)進(jìn)行脫機(jī)異地備份，確保電子文件的安全。

二、加強(qiáng)檔案信息管理與利用是數(shù)字檔案館建設(shè)的切入點(diǎn)

（一）建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要載體，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案材料的數(shù)字化管理。高校檔案館要采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、檢索技術(shù)和存儲備份技術(shù)，按照文件實(shí)體歸檔與電子歸檔相結(jié)合、實(shí)體利用與網(wǎng)絡(luò)利用相結(jié)合、實(shí)體保護(hù)與信息安全防護(hù)相結(jié)合的思路進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)，找準(zhǔn)信息技術(shù)與檔案工作的最佳結(jié)合點(diǎn)，建立起以檔案館為中心，覆蓋各院（系）、校直各部門的檔案管理系統(tǒng)，做到功能全、運(yùn)行快、安全性好。系統(tǒng)要覆蓋檔案工作的全部過程和每個環(huán)節(jié)，最大程度地優(yōu)化檔案工作流程，切實(shí)提高工作質(zhì)量和效率。

（二）建設(shè)特色檔案數(shù)據(jù)庫。高校檔案館要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)《GB/T3792.5-85檔案著錄規(guī)則》和《GB/T20163-2006中國檔案機(jī)讀目錄格式》的要求開展檔案著錄，保證進(jìn)入數(shù)據(jù)庫檔案目錄的準(zhǔn)確、完整和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索。挖掘?qū)W校歷史留存，充分利用現(xiàn)有資源，建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫，包括珍貴檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、音（視）頻檔案數(shù)據(jù)庫、光盤檔案數(shù)據(jù)庫等;建立特色數(shù)據(jù)庫，比如建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，有利于完善教學(xué)檔案信息系統(tǒng)，提高學(xué)籍檔案管理的自動化水平;建立專家數(shù)據(jù)庫，能為高校服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供智力支持，達(dá)到資源共享、互利合作的雙贏目的;建立科技成果數(shù)據(jù)庫，有利于加速科技成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化，提高服務(wù)社會貢獻(xiàn)度。

（三）搭建檔案信息共享平臺。要充分利用全國開放檔案信息資源共享平臺，探索建立高校檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享、互聯(lián)互通。為全方位構(gòu)建檔案資源服務(wù)體系，提升檔案遠(yuǎn)程服務(wù)能力，高校檔案館要改變“看攤守業(yè)，等客上門”的被動服務(wù)模式，積極打造信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)師生和檔案用戶足不出戶就可辦理檔案業(yè)務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)流程和處理方式的不同，信息共享平臺可分為六大功能區(qū)：檔案查閱、檔案證明、出國翻譯、檔案外借、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、學(xué)生檔案提取，基本涵蓋檔案館的檔案服務(wù)工作，六大功能區(qū)分別由六個模塊自動進(jìn)行處理，用戶可根據(jù)需要選擇業(yè)務(wù)類型。通過信息共享平臺辦理并出具的檔案證明、出國翻譯等文件都使用防偽紙張、統(tǒng)一版式并采用條碼管理，具備唯一標(biāo)識，無法模仿與造假，且復(fù)印和掃描無效，充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性和憑證性。

三、加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的支撐點(diǎn)

（一）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍自身建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)任務(wù)艱巨繁重，涉及多門學(xué)科、多項(xiàng)技術(shù)、多個領(lǐng)域，需要高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍作支撐。檔案工作者要以思想建設(shè)為根本，切實(shí)提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)檔案數(shù)字化的責(zé)任感和緊迫感;以能力建設(shè)為重點(diǎn)，既要掌握圖書情報、檔案學(xué)等專業(yè)知識，又要掌握數(shù)字化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)知識，不斷提高應(yīng)用信息技術(shù)和駕馭信息資源的能力，成為“檔案信息資源的管理者和傳播者”;以作風(fēng)建設(shè)為抓手，嚴(yán)守組織紀(jì)律和工作紀(jì)律，始終保持求實(shí)創(chuàng)新、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，為建設(shè)數(shù)字檔案館夯實(shí)思想能力基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化信息技術(shù)教育。檔案管理的信息化、文檔處理的一體化、檔案保存的技術(shù)化，對檔案工作者提出了更高的要求。高校檔案部門要通過開展繼續(xù)教育、專題講座、業(yè)務(wù)研討、學(xué)術(shù)交流等方式，以崗位培訓(xùn)為重點(diǎn)，對專兼職檔案員進(jìn)行不同類型和不同層次的信息技術(shù)教育。研究制定吸引、穩(wěn)定信息化人才的政策、措施，在職務(wù)晉級、職稱評審中關(guān)注長期在檔案信息化一線工作而又肩負(fù)重要責(zé)任的人員，培養(yǎng)一支掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的骨干隊(duì)伍。

四、加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）確保檔案信息存儲和傳輸安全。要充分利用安全防護(hù)技術(shù)，配套建設(shè)檔案系統(tǒng)安全防范措施。加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，對每份電子檔案的生命周期實(shí)行全程監(jiān)管，采取電子、紙質(zhì)兩種形式并存的辦法，對已經(jīng)數(shù)字化的信息多重備份與異地備份。制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性。檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)等實(shí)行嚴(yán)格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫，原則上應(yīng)分建庫。檔案信息網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時，應(yīng)采取防火墻的技術(shù)措施進(jìn)行防護(hù)，避免病毒感染。

（二）確保檔案信息保密安全。要牢固樹立安全保密意識，嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定和要求，按照“誰公開，誰負(fù)責(zé)”、“上網(wǎng)信息不涉密，涉密信息不上網(wǎng)”的要求，健全信息安全和保密責(zé)任制，把責(zé)任落實(shí)到具體崗位和具體人員，對擬公開的檔案信息和開放檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，凡屬國家秘密或公開后可能危及學(xué)校安全、公共安全及社會穩(wěn)定的檔案信息，一律不得公開。對數(shù)字化外包公司，要進(jìn)行保密資質(zhì)審核。對于外包的檔案，要做好鑒定和解降密工作，同時加強(qiáng)其數(shù)字化過程的監(jiān)管，保證檔案信息保密安全。

（三）確保檔案館舍庫房安全。強(qiáng)化經(jīng)常性安全宣傳教育，嚴(yán)格落實(shí)人防、物防、技防措施，定期組織開展“四防”專項(xiàng)檢查，及時消除安全隱患。建立全自動火災(zāi)報警及氣體滅火系統(tǒng)，溫濕度自動控制系統(tǒng)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館舍重要區(qū)域的全智能控制。

數(shù)字檔案館是大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。高校檔案工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十八大和十八屆三中全會精神，積極面對檔案信息化帶來的挑戰(zhàn)，不斷豐富完善數(shù)字檔案資源體系，搭建檔案運(yùn)行管理服務(wù)平臺，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，為建設(shè)檔案強(qiáng)國貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

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（作者簡介：扈航（1978-）男，山東建筑大學(xué)黨委、校長辦公室秘書科科長，館員。）