醫(yī)院后勤檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

毛向陽(yáng) 張 為* 陳 亮

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院后勤活動(dòng)的直接記錄，是后勤管理、服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等活動(dòng)直接的信息資料來(lái)源。醫(yī)院后勤檔案管理主要內(nèi)容有醫(yī)院設(shè)計(jì)、建設(shè)、招標(biāo)、綠化、裝修等建設(shè)類的管理，還有水電氣、設(shè)備運(yùn)行、食堂運(yùn)行、清潔滅害等日常運(yùn)行類管理［1］。大致可以分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。這些檔案是后勤工作的真實(shí)記錄，是醫(yī)院正常運(yùn)行的重要保證，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

1 醫(yī)院后勤檔案管理存在的主要問(wèn)題

1．1 醫(yī)院后勤各類檔案管理存在的共性問(wèn)題(1)檔案意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)醫(yī)院職工，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部重視醫(yī)療，輕視后勤檔案建設(shè)，不注意檔案資料的搜集、整理及有效保存，致使很多重要原始資料遺漏，甚至丟失。(2)規(guī)章制度不健全。沒(méi)有一系列的規(guī)章制度作保障，是難以提升檔案管理水平的。有的雖然建立了檔案制度，但執(zhí)行不力，缺少對(duì)檔案工作的監(jiān)督、檢查和考核，使制度形同虛設(shè)［2］。(3)管理人員非專業(yè)化。醫(yī)院后勤兼職檔案管理員大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)的管理人員，多是從醫(yī)療、護(hù)理或行政改行的，大多沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)教育，很少參加檔案知識(shí)的培訓(xùn)，多是在工作中自己摸索。(4)信息化管理手段普及率不高。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中已廣泛運(yùn)用，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的檔案較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，特別是設(shè)備檔案，其使用、維修、保養(yǎng)等信息仍以手工為主。(5)檔案硬件建設(shè)不夠。目前不少醫(yī)院還只是停留在近乎原始狀態(tài)的配備。檔案室狹小、通風(fēng)設(shè)備談不上;只是一些簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的檔案袋、檔案夾、檔案柜，根本談不上檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案的發(fā)展。(6)檔案宣傳力度不夠。目前醫(yī)院檔案部門開展檔案宣傳工作時(shí)，因?yàn)樾麄鲀?nèi)容與方式陳舊、落后與單一，難以進(jìn)行互動(dòng)，因此造成員工參與興趣不大。大部分職工對(duì)檔案認(rèn)識(shí)依舊處在傳統(tǒng)印象和陳舊的理解中。(7)檔案管理工作規(guī)劃和醫(yī)院發(fā)展不同步。在醫(yī)院后勤管理工作中，常常對(duì)建筑改擴(kuò)建、設(shè)備更新、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整等工作進(jìn)行明確詳細(xì)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，但是卻很少提及對(duì)檔案管理工作的改革和檔案設(shè)備的升級(jí)。(8)對(duì)檔案管理工作的投入相對(duì)不足。醫(yī)院后勤部門認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單，只是保管些材料，負(fù)責(zé)給檔案利用者提供資料即可，所以在經(jīng)費(fèi)投入方面，相對(duì)其他工作而言，投入的資金非常少，導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和整理的最基本的條件。

1．2 醫(yī)院后勤各類檔案管理存在的個(gè)性問(wèn)題(1)文書檔案整理時(shí)間有限。專職檔案管理員隸屬于醫(yī)院后勤辦公室的管理，經(jīng)常因?yàn)榧骖欈k公室的工作繁忙而無(wú)暇整理，成了名副其實(shí)的兼職管理員，全年大部分時(shí)間應(yīng)付辦公室工作，不能系統(tǒng)地進(jìn)行檔案整理。(2)財(cái)務(wù)檔案開發(fā)利用率低。財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院后勤的重要經(jīng)濟(jì)史料，目前后勤財(cái)務(wù)檔案管理職能僅停留在收集保管與簡(jiǎn)單利用方面，而對(duì)于檔案的開發(fā)利用幾乎沒(méi)有開展，難以體現(xiàn)檔案的價(jià)值。(3)基建檔案記錄不詳細(xì)。實(shí)際工作中由于臨床科室調(diào)整、改造以及裝修，導(dǎo)致房屋使用功能在不影響使用安全的情況下部分結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，維修檔案卻沒(méi)有及時(shí)歸檔，時(shí)間久遠(yuǎn)后，院內(nèi)房屋的構(gòu)造、管線走向等缺少詳盡的變更記錄。(4)設(shè)備檔案歸檔范圍不規(guī)范。在設(shè)備申購(gòu)至報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程中，經(jīng)歷了設(shè)備的立項(xiàng)、招標(biāo)、購(gòu)置、安裝、運(yùn)行、維護(hù)和報(bào)廢7個(gè)階段。在這7個(gè)階段形成了大量的設(shè)備檔案資料。但由于醫(yī)院后勤各班組職責(zé)不同，檔案收集依據(jù)缺乏，設(shè)備檔案材料的購(gòu)置報(bào)告、安裝調(diào)試、驗(yàn)收、報(bào)廢材料等資料的收集存在較大的隨意性，后勤各班組所收集的設(shè)備檔案資料也存在較大的差異。

2 提高醫(yī)院后勤檔案管理水平的改進(jìn)措施

2．1 增強(qiáng)檔案意識(shí) 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督 首先，領(lǐng)導(dǎo)思想上要提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，將后勤檔案管理列入日常工作的重要內(nèi)容，做到在安排布置各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置檔案的搜集、歸類及存檔，并做好檢查驗(yàn)收工作。其次，提升后勤全員的檔案意識(shí)。后勤部門存在著業(yè)務(wù)種類繁多、檔案資料的搜集難度大的特征，必須強(qiáng)化相關(guān)教育，使后勤每一位員工認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的重要意義，更好地支持后勤檔案管理工作順利開展。

2．2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 創(chuàng)建良好的管理環(huán)境良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和管理環(huán)境是后勤檔案建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施包括軟、硬件的建設(shè)。醫(yī)院局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備以方便信息的輸出。醫(yī)院后勤部門設(shè)立一個(gè)具有獨(dú)立職能的檔案室，將文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等進(jìn)行集中管理。

2．3 建立健全組織體系 確保檔案工作有序開展為確保醫(yī)院后勤檔案工作取得實(shí)效，醫(yī)院分管后勤的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案工作高度重視，將推進(jìn)醫(yī)院后勤檔案工作列入重要議事日程，實(shí)行分管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，后勤部門主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，班組長(zhǎng)成員按照分工，抓好各自分管班組的檔案管理工作，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作機(jī)制。

2．4 完善管理制度 規(guī)范管理行為 檔案的管理離不開科學(xué)的管理制度。各醫(yī)院后勤結(jié)合本單位工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，完善崗位管理制度、檔案歸檔制度、檔案(借)閱制度、檔案室管理制度等，并將檔案管理工作與班級(jí)及個(gè)人目標(biāo)考核相掛鉤。醫(yī)院后勤部門規(guī)定班組專人負(fù)責(zé)收集整理所轄范圍內(nèi)的基礎(chǔ)資料。班組長(zhǎng)作為檔案管理的第一責(zé)任人，后勤部門根據(jù)檔案管理的完成情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲，直接與班組績(jī)效掛鉤。

2．5 加強(qiáng)培訓(xùn) 切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平 注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)定期或不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，拓展視野，豐富知識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員也需要具有創(chuàng)新意識(shí)，也就是說(shuō)后勤檔案管理人員必須熟悉醫(yī)院后勤業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，使后勤檔案管理與后勤事業(yè)發(fā)展保持同步。

2．6 采用信息化的管理模式 提高資源利用率信息化、電子化、數(shù)字化是醫(yī)院管理的工作趨勢(shì)，也是醫(yī)院的發(fā)展方向。要充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，利用電子計(jì)算機(jī)管理信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。此外，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段將檔案內(nèi)容按文書、財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備等分門別類地輸入進(jìn)去，不會(huì)出現(xiàn)遺漏，形成高效的電子檔案的管理模式。

2．7 抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理 基建檔案管理工作涉及建設(shè)工程項(xiàng)目決策階段、實(shí)施階段和使用階段3個(gè)階段［3］。其中使用階段主要是工程維修、改造項(xiàng)目的檔案資料管理工作。建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，不僅要做好土建工程的基建檔案管理工作，更要做好對(duì)暖通、強(qiáng)弱電設(shè)備設(shè)施的檔案管理工作。

2．8 樹立動(dòng)態(tài)收集理念 設(shè)備檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)鹊墓ぷ髂Ｊ剑瑢⒃O(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、購(gòu)置、安裝、運(yùn)行、維護(hù)直至報(bào)廢等各個(gè)階段的整個(gè)過(guò)程。樹立檔案工作的動(dòng)態(tài)觀，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的新的檔案工作理念。

1 解錦紅．淺析醫(yī)院后勤檔案管理的重要性［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012，21:30．

2 莊甸珍，楊亦軍．淺談醫(yī)院后勤檔案管理［J］．醫(yī)學(xué)信息，2013，26(2):69．

3 賈曉平，陳景．醫(yī)院后勤檔案管理的體會(huì)［J］．中小企業(yè)管理與科技，2010，33:43 －44．