淺論中小企業(yè)內(nèi)部控制

徐青

【摘 要】中小企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，為規(guī)范中小企業(yè)管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，必須加強(qiáng)其內(nèi)部控制管理。本文從中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中常見(jiàn)的問(wèn)題出發(fā)，從貨幣資金管理、采購(gòu)業(yè)務(wù)管理、應(yīng)收賬款管理三個(gè)方面分析中小企業(yè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題出現(xiàn)的成因進(jìn)行了進(jìn)一步的分析，探討解決問(wèn)題的途徑及需要采取的措施，以期更好地加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部控制管理，幫助中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；內(nèi)部控制；資金管理；采購(gòu)；應(yīng)收賬款

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的真實(shí)可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行，而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的，旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程。

中小企業(yè)是推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，構(gòu)造市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)力量。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展迅速，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用日益增強(qiáng)。中小企業(yè)在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中，對(duì)于繁榮經(jīng)濟(jì)，活躍市場(chǎng)，推進(jìn)改革，推動(dòng)創(chuàng)新，滿足消費(fèi)者多種多樣的需求，提高人民生活質(zhì)量、擴(kuò)大就業(yè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。但是，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中中小企業(yè)暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題，特別是在其快速成長(zhǎng)過(guò)程中一系列內(nèi)部控制缺陷的問(wèn)題嚴(yán)重制約著中小企業(yè)的發(fā)展，內(nèi)部控制存在缺陷是導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)失敗的重要原因，加強(qiáng)內(nèi)部控制是中小企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)在需求。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題及原因分析

1.中小企業(yè)資金管理控制存在的問(wèn)題

中小企業(yè)往往資金管理情況混亂，資金管理缺乏計(jì)劃性，資金占用不合理，不能有效使用資金，造成資金供應(yīng)緊張；缺乏制度管理，使得企業(yè)管理成本增加，白條抵庫(kù)，坐支現(xiàn)金現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；貨幣資金管理制度監(jiān)控不到位，容易給企業(yè)造成損失，嚴(yán)重影響中小企業(yè)發(fā)展。其原因在于：

首先，沒(méi)有建立完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系，沒(méi)有制定貨幣資金管理制度，費(fèi)用報(bào)銷管理制度，財(cái)務(wù)稽核管理制度等財(cái)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)制度，沒(méi)有明確財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé)，使得財(cái)務(wù)人員對(duì)自己的崗位責(zé)任及工作內(nèi)容模糊不清，沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度去執(zhí)行。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)凌駕于制度之上，不按內(nèi)部控制制度規(guī)定執(zhí)行，具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦人迫于外部壓力，使得內(nèi)部控制制度如同虛設(shè)。

其次，由于中小企業(yè)規(guī)模小，分工不明確，或者為了節(jié)省費(fèi)用，造成不相容職位沒(méi)有分離，一人兼任數(shù)項(xiàng)工作，如出納人員一人保管所有印章，不符合財(cái)務(wù)管理規(guī)定。財(cái)務(wù)部沒(méi)有對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行日清日結(jié)，沒(méi)有進(jìn)行定期或不定期的盤(pán)點(diǎn)，出納人員收入的現(xiàn)金不及時(shí)存入銀行，直接坐支現(xiàn)金，現(xiàn)金管理混亂，資金使用缺乏預(yù)算管理，容易導(dǎo)致企業(yè)資金管理出現(xiàn)問(wèn)題。

再者，中小企業(yè)資金管理往往缺乏有效的監(jiān)督。因?yàn)橹行∑髽I(yè)規(guī)模小，通常是所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)統(tǒng)一，企業(yè)的投資者就是經(jīng)營(yíng)管理者，家族式經(jīng)營(yíng)比較普遍。企業(yè)本身沒(méi)有建立監(jiān)督管理體系，或者雖然有監(jiān)督機(jī)制，管理人員卻沒(méi)有真正遵守制度規(guī)定，沒(méi)有對(duì)崗位輪換制度實(shí)施到位，對(duì)資金管理進(jìn)行有效監(jiān)督。

2.中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制存在的問(wèn)題及原因分析

中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)方面，往往存在著重復(fù)采購(gòu)，采購(gòu)價(jià)格偏高，交貨期延遲，或者采購(gòu)的商品不符合要求，采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中貪污受賄等問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)了嚴(yán)重的損失。其原因在于：

首先，中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)方面，由于沒(méi)有建立采購(gòu)、付款的內(nèi)部控制管理體系，沒(méi)有制定相應(yīng)的采購(gòu)審批制度、采購(gòu)付款流程、供應(yīng)商管理制度和采購(gòu)崗位職責(zé)及工作標(biāo)準(zhǔn)等等，缺乏預(yù)算管理，往往造成大量重復(fù)采購(gòu)，庫(kù)存積壓嚴(yán)重。

其次，中小企業(yè)由于沒(méi)有建立供應(yīng)商管理制度，沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行管理，可能向未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商采購(gòu)，有些供應(yīng)商信用低，可能造成采購(gòu)的貨物未被提供或者交貨期延遲。有些供應(yīng)商信用低，可能造成采購(gòu)的貨物未被提供或者交貨期延遲。

再者，由于中小企業(yè)采購(gòu)人員素質(zhì)普遍偏低，缺乏專業(yè)知識(shí)及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，議價(jià)能力比較弱，或者采購(gòu)人員私自收取好處費(fèi)，造成采購(gòu)價(jià)格偏高；

另外，中小企業(yè)由于機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，采購(gòu)審批權(quán)限不明確，容易造成未經(jīng)授權(quán)采購(gòu)貨物或者越權(quán)審批。還有些中小企業(yè)采購(gòu)與銷售集于一身，職責(zé)未分離，采購(gòu)過(guò)程中容易產(chǎn)生賄賂、貪污等情形。

3.中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題及原因分析

中小企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為了擴(kuò)大市場(chǎng)份額，提升銷量，往往沒(méi)有對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查而盲目地給予信用額度，賒銷商品，銷售部門(mén)為了追求業(yè)績(jī)，對(duì)大額銷售不做風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，造成大量應(yīng)收賬款難以回收，給企業(yè)帶來(lái)了很大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其原因在于：

首先，小企業(yè)的內(nèi)部控制制度不健全，崗位設(shè)置簡(jiǎn)單，發(fā)貨沒(méi)有相應(yīng)的審批程序，而且往往沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的應(yīng)收賬款催收部門(mén)，而由銷售人員負(fù)責(zé)貨款的催收，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)貨款結(jié)算。

其次，財(cái)務(wù)部門(mén)與銷售部門(mén)溝通不暢，沒(méi)有及時(shí)與銷售部門(mén)核對(duì)應(yīng)收賬款賬務(wù)變動(dòng)情況，沒(méi)有及時(shí)與客戶核對(duì)賬務(wù)，有些客戶惡意拖欠，造成應(yīng)收賬款未能按時(shí)回收，客戶大量占用企業(yè)資金，嚴(yán)重影響中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

另外，有些中小企業(yè)為了擴(kuò)大銷售，只按銷售數(shù)量或銷售金額對(duì)銷售人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，未將應(yīng)收賬款回收率作為考核指標(biāo)，銷售人員為了提升業(yè)績(jī)，大量賒銷，加之企業(yè)未采取措施積極催收貨款，造成應(yīng)收賬款大量積壓，老齡化嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)壞賬，給企業(yè)造成了資金損失。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部控制的措施建議

1.加強(qiáng)資金管理控制的措施

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)好的內(nèi)部控制環(huán)境，良好的內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制有效實(shí)施的保證。建立健全資金管理內(nèi)部控制制度。實(shí)行崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn)制度，確保不相容崗位互相分離。建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，出納與會(huì)計(jì)不能由同一人擔(dān)任，出納不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管及稽核和收入支出費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。辦理資金業(yè)務(wù)的印章不能由一人保管，不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過(guò)程。

其次，對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確審批人對(duì)授權(quán)批準(zhǔn)的貨幣資金面業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)方式、范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，明確經(jīng)辦人的職責(zé)和工作權(quán)限，經(jīng)辦人必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)，任何人不得超越授權(quán)范圍，超越審批權(quán)限。大額貨幣資金支付業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)采用集體決策，責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，實(shí)行責(zé)任追究制度，對(duì)違反資金管理規(guī)定的人員，追究其責(zé)任。按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)，嚴(yán)格支付申請(qǐng)、審批、復(fù)核及支付管理?，F(xiàn)金應(yīng)該做到日清日結(jié)，定期進(jìn)行現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)，加強(qiáng)庫(kù)存現(xiàn)金的限額的管理，明確現(xiàn)金開(kāi)支范圍?，F(xiàn)金收入必須及時(shí)入賬并送存銀行，不得坐支現(xiàn)金。指定專人定期核對(duì)銀行賬戶，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)不符賬項(xiàng)查明原因，及時(shí)處理。建立各種銀行票據(jù)管理制度，明確票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、使用、保管等權(quán)限和程序，設(shè)置登記簿進(jìn)行記錄，防止票據(jù)丟失和挪用。

再次，加強(qiáng)貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查，加大監(jiān)督制度的執(zhí)行力度。對(duì)各部門(mén)定期或者不定期進(jìn)行抽查，檢查人員崗位配備是否符合規(guī)范要求，貨幣資金業(yè)務(wù)流程執(zhí)行是否遵循規(guī)定，設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，并定期聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)企業(yè)的賬目進(jìn)行審計(jì)。并且建立貨幣資金預(yù)算管理制度，每月初做好資金用款計(jì)劃，合理安排資金用度，以便經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。

2.加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制的措施

首先，企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)實(shí)行不相容崗位職責(zé)分離，采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)由使用部門(mén)根據(jù)需要提出申請(qǐng)，專人審批，設(shè)立采購(gòu)詢價(jià)制度，對(duì)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信評(píng)估，實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制，建立供應(yīng)商檔案，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)詢價(jià)人員與合同簽訂人員應(yīng)職責(zé)分離，采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄，付款審批與付款執(zhí)行均由不同人員擔(dān)任，以確保辦理采購(gòu)與付款交易的不相容崗位互相分離、制約和監(jiān)督。

其次，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況及業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)采購(gòu)流程。由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門(mén)的有關(guān)人員填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，并送交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)選擇供應(yīng)商詢價(jià)，大額采購(gòu)應(yīng)實(shí)行招標(biāo)方式，確定后應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)訂購(gòu)單，注明訂購(gòu)的商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的品名、規(guī)格、型號(hào)等要求，收到貨物后由專人進(jìn)行驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)有問(wèn)題的商品及時(shí)與供應(yīng)商溝通，進(jìn)行調(diào)換或退貨處理。財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的單據(jù)，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具發(fā)票并進(jìn)行賬務(wù)處理。每月末應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，對(duì)應(yīng)付款的供應(yīng)商，由應(yīng)付憑單部門(mén)負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日付款。

3.加強(qiáng)應(yīng)收賬款控制的措施

首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)銷售客戶的管理，對(duì)銷售客戶進(jìn)行資信評(píng)估，堅(jiān)持綜合評(píng)審制度，建立客戶信用檔案，根據(jù)客戶信用情況和企業(yè)的信用政策，按照評(píng)估等級(jí)確定信用政策，對(duì)不同信用等級(jí)的客戶采取不同的賒銷限額、付款方式、付款期限、發(fā)貨方式等信用政策，并制定嚴(yán)格的審批程序，相關(guān)人員必須按照審批程序和審批權(quán)限履行職責(zé)，這樣既可以擴(kuò)大銷售規(guī)模，也可以有效防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)遭受損失。

其次，企業(yè)應(yīng)制定合理的銷售發(fā)貨流程，嚴(yán)格發(fā)貨審批制度，加強(qiáng)對(duì)銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的控制，對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，并采取恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批，其中包括在銷售發(fā)生之前，應(yīng)確保賒銷已經(jīng)正確審批，非經(jīng)正當(dāng)審批，不得發(fā)出貨物；銷售價(jià)格、銷售條件、運(yùn)費(fèi)、銷售折扣等必須經(jīng)過(guò)審批，審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售與收款授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定范圍的特殊銷售交易，需要經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄及賬務(wù)處理，企業(yè)應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬并按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)帳，及時(shí)記錄客戶應(yīng)收賬款余額的增減變動(dòng)情況，建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和應(yīng)收賬款逾期催收制度，對(duì)逾期催收無(wú)效的應(yīng)收賬款可以通過(guò)法律程序解決。對(duì)于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批，查明原因，明確責(zé)任。企業(yè)應(yīng)定期與銷售客戶進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，進(jìn)行應(yīng)收賬款函證，對(duì)賬務(wù)不符的，及時(shí)查明原因，做出處理并做好相關(guān)債券債務(wù)資料的保管，保護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

四、結(jié)論

綜上所述，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一套完整、科學(xué)，并行之有效的內(nèi)部控制制度，并在完善的內(nèi)部控制基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)企業(yè)管理，減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)效益，使我國(guó)的中小企業(yè)更加繁榮昌盛。

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