做好干部檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

高曉娣

(勝利油田高培黨校,山東東營(yíng)257000)

做好干部檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

高曉娣

(勝利油田高培黨校,山東東營(yíng)257000)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量,干部檔案管理對(duì)于強(qiáng)化干部管理具有重要作用。當(dāng)前干部檔案管理工作中還存在著諸如管理意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)投入不足、管理體系不完善等問(wèn)題。要提升干部檔案管理工作的成效,就必須創(chuàng)新工作思路,改變傳統(tǒng)的干部檔案管理理念;突出工作重點(diǎn),加強(qiáng)檔案管理工作;規(guī)范管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)干部檔案日常制度化管理;優(yōu)化服務(wù)方式,更好地發(fā)揮干部檔案的作用;提升工作素養(yǎng),打造高素質(zhì)干部檔案管理隊(duì)伍。

干部檔案;檔案管理;性質(zhì);認(rèn)識(shí)

干部檔案是干部個(gè)人成長(zhǎng)和發(fā)展的真實(shí)記載,可為不同部門單位的組織人事工作決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。干部檔案管理作為干部信息管理的基礎(chǔ)和核心,在社會(huì)發(fā)展中的作用日益凸顯。隨著現(xiàn)代人事管理制度的改革和完善,科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化管理成為干部檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。因此,對(duì)當(dāng)前我國(guó)干部檔案管理工作的重要性必須有清醒的認(rèn)識(shí),并不斷創(chuàng)新工作思路和舉措,更好地進(jìn)行干部檔案管理。

一、我國(guó)干部檔案管理工作的性質(zhì)及意義

1.干部檔案管理工作的性質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)非常崇高的事業(yè),借助檔案,可以更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、展望未來(lái)。干部檔案管理是單位組織人事部門的基本工作內(nèi)容,是做好干部管理工作的基礎(chǔ)和前提。干部檔案是隨著一名干部成長(zhǎng)發(fā)展不斷完善形成的,對(duì)一名干部而言具有記錄保存的歷史作用,同時(shí)也是組織人事部門考核選拔干部的重要依據(jù),是對(duì)干部進(jìn)行各類考核的憑證。做好干部檔案管理工作,對(duì)管理和運(yùn)用好干部,充分開(kāi)發(fā)利用干部資源具有重要作用。干部檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理工作、政治工作和服務(wù)性工作,雖然干部檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富,但可以為組織人事部門的人事決策和干部個(gè)人成長(zhǎng)提供依據(jù)和記錄,具有一定的政治性、服務(wù)性和管理性特點(diǎn)。

2.干部檔案管理的意義。干部檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容,也是組織人事部門人事管理的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)信息。做好檔案管理工作,具有重要意義:一是考察和了解干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事部門在干部成長(zhǎng)過(guò)程中形成的,可以準(zhǔn)確反映一名干部的基本情況、成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等,是準(zhǔn)確記錄干部情況的有效工具。因此,做好干部檔案管理工作,可以明確干部的特長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)和突出貢獻(xiàn),并了解干部的思想道德品質(zhì)和個(gè)性特征,以檔案信息為基礎(chǔ)對(duì)一名干部進(jìn)行綜合性分析,可以獲得對(duì)這名干部的準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。近年來(lái),隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,干部考察和選拔任用方式發(fā)生了很大變化,但要做到公道正派地選人用人,全面、歷史、客觀地了解一名干部,查閱干部檔案是不可或缺的內(nèi)容。二是維護(hù)好干部合法權(quán)益的重要憑證。干部檔案是對(duì)一名干部成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)記錄,其中材料都是由相應(yīng)主管部門出具或當(dāng)事人自己書(shū)寫并簽字確認(rèn)、按正常組織程序形成的,所以具有無(wú)可辯駁的真實(shí)性,是澄清有關(guān)問(wèn)題、維護(hù)干部權(quán)益的基礎(chǔ)憑證。三是人才資源信息庫(kù)的基礎(chǔ)。干部檔案是干部信息的集中體現(xiàn),全面、系統(tǒng)地記載了干部的有關(guān)信息,通過(guò)合理的開(kāi)發(fā)利用其中的學(xué)歷、學(xué)位、工作經(jīng)歷和業(yè)績(jī)以及性別、年齡等信息,可以有針對(duì)性地對(duì)人才進(jìn)行教育培養(yǎng)和科學(xué)使用,以此來(lái)準(zhǔn)確掌握部門或系統(tǒng)內(nèi)的人才情況,分析內(nèi)部人才變化規(guī)律,并根據(jù)人才工作需求,為準(zhǔn)確制定內(nèi)部人才發(fā)展規(guī)劃和人才引進(jìn)計(jì)劃提供信息支撐。四是具有規(guī)范和監(jiān)督干部人事工作的作用。干部檔案是組織人事部門形成的,可以對(duì)干部的考察、選拔任用、考核和獎(jiǎng)懲等進(jìn)行客觀反映,通過(guò)對(duì)干部檔案進(jìn)行查閱,既可以更加準(zhǔn)確地了解干部,也可以對(duì)組織人事管理工作進(jìn)行客觀評(píng)價(jià),確保組織人事工作符合法定程序,是檢查組織人事工作質(zhì)量和進(jìn)行廉政檢查的重要依據(jù)。五是研究組織人事工作規(guī)律的基本資料。干部人事檔案數(shù)量眾多,通過(guò)對(duì)不同干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷進(jìn)行研究分析,可以發(fā)現(xiàn)組織人事工作固有的聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律,有助于提煉和總結(jié)不同地區(qū)、部門和類型的干部的基本特點(diǎn)和成長(zhǎng)規(guī)律。通過(guò)研究分析不同成長(zhǎng)階段干部的檔案資料,有助于對(duì)干部成長(zhǎng)經(jīng)歷進(jìn)行梳理,從而有針對(duì)性地研究提出干部工作的改進(jìn)建議。六是寶貴的歷史資料。歷史演變主要靠檔案來(lái)記載。從歷史角度看,今天的檔案就是未來(lái)的歷史,因此,做好干部檔案管理工作,可以為組織人事工作積累寶貴的歷史資料,對(duì)未來(lái)工作發(fā)揮更好的啟發(fā)和教育作用。

二、當(dāng)前干部檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著檔案管理工作的創(chuàng)新和各類先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用,我國(guó)檔案管理工作取得了一定的成效,但依然存在一些問(wèn)題,這些問(wèn)題表現(xiàn)形式是多方面的,主要有以下幾個(gè)方面:

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。雖然干部檔案承載的信息具有重要的作用,但受傳統(tǒng)觀念影響,我國(guó)的干部檔案管理一直重“藏”輕“用”,滿足于做好“保管型”工作,沒(méi)有充分發(fā)揮干部檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足。由于對(duì)干部檔案重要性認(rèn)識(shí)不足,所以在人力、財(cái)力投入上相對(duì)不足。這樣便出現(xiàn)了檔案保存條件較差,管理人員少,特別是隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,因經(jīng)費(fèi)投入不足導(dǎo)致管理工作的軟硬件設(shè)施更新不快,管理手段較為滯后等問(wèn)題。

3.干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、保存、借閱、保密等制度建設(shè)上還存在一些漏洞,有的雖然制定了相關(guān)制度,但對(duì)落實(shí)情況監(jiān)督把關(guān)不嚴(yán),部分制度流于形式。同時(shí),對(duì)干部檔案填寫內(nèi)容把關(guān)不嚴(yán),造成干部檔案政治術(shù)語(yǔ)過(guò)多,內(nèi)容重復(fù)和形式雷同問(wèn)題比較突出,不利于真正發(fā)揮干部檔案評(píng)價(jià)人才的作用。

4.干部檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。干部檔案管理中專業(yè)化人才相對(duì)較少,從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成不合理,不能適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作需求,制約了干部檔案管理工作的成效。

三、提升干部檔案管理工作成效的對(duì)策

1.創(chuàng)新工作思路,改變傳統(tǒng)管理理念。一是做好干部檔案收集工作。要更好地發(fā)揮干部檔案的作用,就要結(jié)合具體的工作條件,通過(guò)加大投入、更換新型檔案盒等措施,對(duì)干部檔案進(jìn)行全面分類、梳理和匯總,實(shí)現(xiàn)干部檔案收集過(guò)程的規(guī)范化。在檔案收集中注重日常工作,隨時(shí)收集干部材料,防止檔案資料落漏、缺失等問(wèn)題發(fā)生。二是建立完善干部檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)借助現(xiàn)代科技手段建立完善干部檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)干部信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,為組織人事部門的干部選拔任用決策提供基礎(chǔ)資料。

2.突出工作重點(diǎn),加強(qiáng)檔案管理工作。按照標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求,以干部檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為提升干部檔案管理水平的突破口,強(qiáng)化工作措施,更好地推進(jìn)干部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。一是要將干部個(gè)人的民主評(píng)議和工作實(shí)績(jī)材料作為干部檔案管理的重點(diǎn),完善這兩方面的材料,使干部檔案更好地反映干部工作素質(zhì)和能力,為組織人事部門的人事決定提供參考資料。二是對(duì)干部廉潔情況進(jìn)行重點(diǎn)研究。干部檔案管理中,廉潔情況也是反映干部工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,因此,在檔案管理中,要把握好干部的定期審計(jì)情況和廉潔考核材料的收集,為更加準(zhǔn)確地進(jìn)行干部評(píng)價(jià)提供資料支持。三是確保干部檔案的完整性。干部檔案是對(duì)干部個(gè)人基本信息資料的全面反映,因此,要將干部個(gè)人履歷和資料的填寫、審核和保存等作為重點(diǎn),強(qiáng)化信息資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性,通過(guò)完善干部信息確保資料的完整性,更好地通過(guò)干部檔案反映工作情況。

3.規(guī)范管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)干部檔案日常制度化管理。健全完善檔案管理制度,是提升干部檔案管理水平的關(guān)鍵。隨著干部檔案管理形式的變化,要及時(shí)健全完善干部檔案管理制度,通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)形成干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)考核、激勵(lì)、約束機(jī)制以及干部成長(zhǎng)的良性運(yùn)行機(jī)制。一是要轉(zhuǎn)變干部檔案的管理方向,實(shí)現(xiàn)向人才管理轉(zhuǎn)變。過(guò)去我國(guó)干部檔案管理工作需要多個(gè)部門共同完成,這種檔案管理形式使檔案信息比較分散,難以全面有效地對(duì)干部個(gè)人發(fā)展情況進(jìn)行反映,容易引起檔案信息的不完整和管理中的職責(zé)不清等混亂情況。要探索通過(guò)統(tǒng)一管理的方式進(jìn)行檔案管理,通過(guò)制度建設(shè)規(guī)范檔案管理機(jī)制,明確干部檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限,并有效對(duì)干部檔案進(jìn)行利用,通過(guò)干部檔案信息的分析為人才選拔和培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。二是健全廉潔資料和專業(yè)人才績(jī)效考核資料。通過(guò)制度規(guī)定,完善干部檔案的形成和匯總,對(duì)績(jī)效考核情況等材料,每年度或定期由審計(jì)、紀(jì)檢部門以及人力資源管理部門進(jìn)行考核評(píng)價(jià)并形成評(píng)價(jià)材料,及時(shí)交由干部檔案管理部門,將全部資料統(tǒng)一匯總到干部檔案中。三是健全完善干部檔案的配套管理制度。根據(jù)形勢(shì)變化需要,修訂完善干部檔案配套管理制度,將日常干部檔案相關(guān)資料的歸檔、修訂完善及在職干部的檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、庫(kù)存檔案核對(duì)等制度進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定,確保干部檔案管理嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度,按制度、按程序辦事,實(shí)現(xiàn)干部檔案管理制度化、規(guī)范化。

4.優(yōu)化服務(wù)方式,更好地發(fā)揮干部檔案的作用。

一是借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立干部檔案查詢檢索系統(tǒng),將干部檔案按照在職干部、一般干部、離退休干部等進(jìn)行分類管理,并對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行編碼編號(hào),將編號(hào)與對(duì)應(yīng)干部名稱錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)干部檔案查詢的便捷化、快速化。在進(jìn)行新的干部檔案編入時(shí),也變得更加簡(jiǎn)便靈活,既提高了干部檔案管理效率,又使檔案管理工作變得更加有序。二是要建立干部信息查詢系統(tǒng)。利用現(xiàn)代信息技術(shù),將干部檔案中可以信息化的內(nèi)容全部錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),及時(shí)根據(jù)檔案變化情況對(duì)干部信息進(jìn)行更新,在需要查詢某名干部信息時(shí),只需要輸入姓名等就可以方便地查找相應(yīng)內(nèi)容,以計(jì)算機(jī)檢索取代了手工檢索,以信息數(shù)據(jù)庫(kù)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,提高了工作效率。三是綜合開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng),借助現(xiàn)代信息技術(shù),建立完善干部檔案的網(wǎng)上檔案系統(tǒng),通過(guò)網(wǎng)上干部檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)功能,根據(jù)需要進(jìn)行自定義格式或固定格式的統(tǒng)計(jì)、輸出和打印,實(shí)現(xiàn)深層分析判斷功能,借助信息系統(tǒng)對(duì)干部隊(duì)伍構(gòu)成情況進(jìn)行分析,有針對(duì)性地預(yù)測(cè)干部隊(duì)伍變化趨勢(shì),為人力資源決策提供依據(jù)。

5.提升檔案管理人員工作素養(yǎng),打造高素質(zhì)干部檔案管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)干部檔案管理人員的責(zé)任感和基礎(chǔ)知識(shí)教育培訓(xùn),使廣大干部檔案管理人員以更加積極的態(tài)度投身到工作中,以更加廣泛的專業(yè)知識(shí)、更加科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和更加開(kāi)闊的視野,高效地開(kāi)展檔案管理工作。

綜上所述,干部檔案管理是一項(xiàng)重要工作,我國(guó)的干部檔案管理取得了一定成績(jī),但還存在一些問(wèn)題,不能更好地適應(yīng)形勢(shì)變化的需要,要根據(jù)干部檔案管理實(shí)際,采取有針對(duì)性的措施提高干部檔案管理水平,更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]王遠(yuǎn)鵬.規(guī)范民企職工檔案管理實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享:涉縣建立民企職工檔案管理服務(wù)中心[J].中小企業(yè)管理與科技,2007(9).

[2]史淑琴.對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2009(2).

[3]周媛.談新時(shí)期檔案管理的信息化建設(shè)方略[J].中小企業(yè)管理與科技:下旬刊,2011(11).

[4]安春娥.試論高校學(xué)報(bào)檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2009(2).

Some Understandings on the Work of Cadres Archives Management

GAO Xiaodi
(Advanced Training College&Party School,Shengli Oilfield,Dongying 257000,China)

Application of modern science and technology in the field of archives management has improved the efficiency and quality of cadre archives management,which plays an important role in strengthening the cadre archives management. There still exist some problems in current management of cadre archives,such as management consciousness being not strong, inadequate funding,imperfect management system,etc.In order to improve the effectiveness of the management of cadre archives,we must innovate our working ideas,change the traditional cadre archives management concept,highlight the focus and strengthen the archives management;standardize the management mechanism,realize daily institutionalized management of cadre archives;optimize the service mode,play a better role of cadre archives;improve work quality and create a high-quality cadre archives management team.

cadres archives;archive management;nature;understanding

G271

A

1009-4326(2015)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.06.023

(責(zé)任編輯 王愛(ài)玲)

2015-09-29

高曉娣(1978-),女,山東濟(jì)南人,勝利油田高培黨校人力資源部(組織)政工師。研究方向:檔案管理與教育管理。