淺議如何做好高校學生檔案管理工作

張文華

（山東廣播電視大學，山東 濟南 250014）

淺議如何做好高校學生檔案管理工作

張文華

（山東廣播電視大學，山東 濟南 250014）

文章主要闡述了當前高校學生檔案管理工作中存在的問題，以及加強高校學生檔案管理工作的建議，從而進一步完善高校檔案管理工作。

學生；檔案；管理

一、前言

隨著時代的發(fā)展，高校學生檔案工作越來越受到人們的重視，但是部分高校在學生檔案管理上還有很大的漏洞，加強高校學生檔案管理應該提到議事日程上來。高校學生檔案主要是指學生在校期間的點點滴滴詳實記錄，是學生在校期間生活、學習的真實反應，是學生的成長足跡，是學生的最主要、最真實、最原始的檔案材料。這些材料為考核學生學業(yè)成績提供了重要的參考依據(jù)，同時，為今后學生就業(yè)給用人單位提供了科學的考核依據(jù)。在當前的就業(yè)形勢下，高校學生檔案作為畢業(yè)生就業(yè)的一項重要憑證，更顯得尤為突出。為此我們必須把學生的檔案做好詳實的記錄，這也是做好高校檔案管理的關鍵所在。

二、高校學生檔案管理工作中存在的瓶頸

根據(jù)當時的現(xiàn)狀，各個高校管理學生檔案水平是不一樣的，很多學校對學生的檔案管理工作不重視，管理不規(guī)范，制度不健全，有制度也不按照規(guī)章來做。主要表現(xiàn)就是收集材料不完整，不及時，有些材料得不到補充，造成很多學生的檔案信息漏缺嚴重，不能真實的反應學生在校期間的表現(xiàn)?？偠胖?，當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

1.檔案管理制度不健全，思想認識不夠。當前各地高校一般把學校的教學檔案、后勤檔案以及其他檔案作為重點來抓。從思想上認識不到位，重視程度不夠，管理制度也不健全，就是有制度也落不到實處。學生檔案可以說是學校所有檔案中的一個重要組成部分，但是由于思想認識不到位，學生檔案管理工作并沒有得到重視，缺乏系統(tǒng)管理的體制。

2.材料收集不及時，整理不規(guī)范。造成材料收集不及時的原因主要是沒有專職的學生檔案管理人員，沒有統(tǒng)一的管理，學校對這一方面雖然有布置，但是缺少檢查，發(fā)現(xiàn)問題不能及時修正，視而不見，這就造成在收集學生信息時不規(guī)范。同時，對學生檔案沒有統(tǒng)一的要求，如，紙張的大小不一，印章不規(guī)范，書寫潦草，用筆顏色各異，缺少簽名，這就不能體現(xiàn)檔案的規(guī)范性與真實性，為檔案的整理帶來麻煩。

3.學生檔案管理員服務跟不上，難以查閱、借閱。沒有專人負責檔案，在收集學生資料時，就跟不上，就是收上來整理也不規(guī)范，簡單的整理一下，就存放起來，要是真想查閱學生的檔案，可以說是無從下手，對管理學生來說，形同虛設。不能真正起到檔案資料的作用。就像一堆廢紙放在那里，有何意義？

4.高校學生檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復雜、不盡完善。過去學生畢業(yè)時，檔案會跟隨學生，學校將檔案直接轉(zhuǎn)遞到學生生源所在地的人事局或者用人單位，而現(xiàn)在不同了，有些學校把學生的檔案轉(zhuǎn)到人才市場，進行待管，然后根據(jù)學生的就業(yè)情況，再交到用人單位。環(huán)節(jié)復雜了，在轉(zhuǎn)遞過程中有可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，這就給學生就業(yè)帶來麻煩。

5.部分高校檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高。他們沒有專業(yè)經(jīng)驗，沒有系統(tǒng)的學習，造成檔案管理不當。由于沒有專職的人員管理學生檔案，他們往往忙于其他事務，而忽視學生檔案的管理，存在應付現(xiàn)狀。

三、做好檔案管理工作的幾點建議

1.強化領導，加強認識。學校領導要提高認識，做好宣傳，讓每一位教職員工都要從思想上認識到學生檔案的重要性，把強化檔案管理作為重要工作來看待。對分管檔案管理的領導要提出新的要求，對管理人員要做好培訓工作，使其認識到工作的特殊性，不是可有可無的工作，要常抓不懈。學?？梢愿鶕?jù)實際情況，制定相應的考核制度，對做的好的、突出的要給予表彰獎勵。同時，可以提高管理人員的辦公條件，加大人員、經(jīng)費的投入，讓他們輕松的干好分管的工作。

2.學生檔案材料收集要及時，整理要規(guī)范。在收集學生檔案材料時，要分工明確，責任到人。同時，要統(tǒng)一標準，要求學生按照要求統(tǒng)一填寫，例如：紙張大小統(tǒng)一，項目填寫完整，不能空項，書寫要規(guī)范，不能使用復寫紙等等。不按照要求的要重新填寫。需要班主任簽名的不能有別人代寫。收集時要做到及時，能今天收完的不能拖到明天。對收上來的材料，管理工作人員要認真審核，不能對錯誤視而不見，要加強檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，整理檔案時要順序一致，每人一袋，并做好規(guī)范的標簽說明，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。

3.加強學生檔案管理制度建設。任何事物必須有嚴格的制度，才能起到規(guī)范的作用，因此，對學生的檔案管理要強化制度建設，高校要以《檔案法》為指導，結(jié)合本校工作的實際情況，通過制定相應的檔案管理細則，來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識。如：保密制度，查閱、借閱制度，學生檔案收集制度、學生檔案保存制度、學生檔案調(diào)入調(diào)出制度等。

4.檔案的轉(zhuǎn)遞要確保檔案運轉(zhuǎn)安全性及材料完整性。這是個細致的環(huán)節(jié)，管理人員必須認識到它的重要性，在轉(zhuǎn)遞檔案的時候，要細心仔細，不能因為檔案材料太多，而出現(xiàn)厭煩情緒，并且要做好檔案的保密工作，不能泄露他人信息。嚴格轉(zhuǎn)遞程序，做好周密安排，更不能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

5.加強檔案管理人員的培訓工作，切實提高管理員的業(yè)務能力。檔案是否規(guī)范取決于檔案管理員的素質(zhì)，因此我們必須加強檔案管理員的培訓,通過外出學習、內(nèi)部研討，進一步完善自己，不斷提高自身的業(yè)務能力，打造一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊伍。

[1]龍曉鳳.試論高校學生檔案管理[J].廣東白云學院學報,2007年.

[2]羅春葉.高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學院學報,2008，（4）.

[3]張文華.高校檔案創(chuàng)新管理現(xiàn)狀及對策初探[J].山東廣播電視大學學報，2014，（3）.

2014-07-13

張文華，山東廣播電視大學檔案館員。

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